Bienvenue dans le service Acquisition de Flora !

Le service Acquisition de Flora vous permet de gérer administrativement, financièrement et commercialement les commandes de monographies. Il permet également la préparation des exemplaires pour le prêt.

Flora gère les acquisitions comme une chaîne de traitements séquentiels destinée à limiter les tâches des bibliothécaires et des documentalistes en évitant les saisies multiples :

• La première étape : sélection dans le catalogue des ouvrages à commander. A partir d'une recherche dans le catalogue, le bibliothécaire ou documentaliste ajoute des notices bibliographiques à son panier d'acquisition.
• Dans son panier, il sélectionne les ouvrages pour lesquels il veut préparer une commande. Il gère toutes les commandes ainsi préparées dans un cycle de vie plus ou moins complexe : édition ou non de bon de commande, gestion ou non de la facturation.
• Ensuite, le menu Réception affiche les ouvrages commandés pour permettre l'enregistrement rapide des livraisons.
• L'étape suivante est l'exemplarisation, c'est-à-dire l'enregistrement des informations nécessaires à la gestion de l'exemplaire physique, par exemple, le code-barres, la localisation, ...
• L'enregistrement des factures est prévu selon deux modes distincts : la facturation globale (à une commande correspond une facture du fournisseur), la facturation ligne à ligne (à chaque ligne de commande correspond une ligne de facture).
• Il se peut que des relances doivent être émises : le service Acquisition gère les relances adressées aux fournisseurs lorsque les documents ne sont pas livrés à la date prévue.

Il est également possible de gérer l'annulation des commandes et des lignes de commande.

Enfin, sont mis à disposition les outils nécessaires à une bonne gestion des fournisseurs, devises et budgets.

Cette documentation s'adresse aux utilisateurs professionnels, amenés à exploiter au quotidien les fonctionnalités d'acquisition :

• Commandes
• Réception
• Exemplarisation
• Facturation
• Relances
• Annulation
• Données de gestion

Le premier chapitre de cette documentation présente les concepts de base du service Acquisition. Le deuxième chapitre présente l'interface du service. Les procédures de préparation et suivi de commande sont détaillées dans les chapitres suivants.

Prérequis : afin d'appréhender au mieux les fonctionnalités du service Acquisition, il est conseillé de maîtriser les fonctions de base de Flora, notamment le catalogage et la recherche (référez-vous aux documentations Flora Référencement et Recherche documentaire).

Avant de commencer...

Vie d'une commande

Une commande a une ou plusieurs ligne(s) de commande. Flora propose deux méthodes distinctes de création de commandes : par le panier, par l'association de lignes de commande.

Créer

Méthode panier

On pose simplement les références à commander dans un panier d'acquisition, à partir duquel on les sélectionne pour générer une commande, dont chaque ligne correspond à une référence sélectionnée. Il faut à ce moment-là saisir dans la commande le nom du fournisseur, le budget, etc.

Méthode association de lignes de commande

A partir d'une référence, on saisit directement une ligne de commande, en précisant le fournisseur et les autres champs de regroupement. Une fois les lignes prêtes, il s'agit de les associer à des commandes en fonction de ces champs. Flora les associe à une commande existante, s'il en trouve une qui correspond à la ligne (même fournisseur etc., pas encore commandée, ...). Dans le cas contraire, Flora crée une nouvelle commande automatiquement.

Finaliser

Avant de commander, il est bien sûr possible de modifier la commande et ses lignes, voire en supprimer et / ou inclure d'autres, à partir du panier ou en associant des lignes créées après la création initiale de la commande. Une fois commandée, nous passons aux étapes suivantes, selon les options de gestion retenues. Le cycle de réception et d'exemplarisation peut se poursuivre indépendamment de la facturation.

Gérer

D'un côté, la réception des objets commandés est enregistrée dans Flora, avec exemplarisation facultative pour préparer la communication des objets. Si une commande, ou une partie de commande n'est pas livrée dans le délai prévu, il est possible de relancer le fournisseur. Tant qu'une commande a été commandée et n'est pas totalement reçue, elle peut aussi être annulée, au moins en partie.

De l'autre côté, Flora peut suivre la facturation.

Clôturer

Flora ferme une ligne de commande ou une commande quand :

• Le nombre d'exemplaires reçus plus le nombre d'exemplaires annulés égalent le nombre d'exemplaires commandés.
• Tous les exemplaires reçus ont été exemplarisés (si cette option a été retenue).
• Tout a été facturé (si cette option a été retenue).

Schéma des étapes de gestion d'une commande

Quelques définitions

Panier d'acquisition : références mémorisées dans Flora, pour commande ultérieure.

Site des droits : site pour lequel les droits fonctionnels de gestion des acquisitions s'appliquent :

• Site de livraison - Les commandes peuvent regrouper des lignes de commande de sites destinataires différents. Les droits sont contrôlés sur le site de livraison en plus du site destinataire.
• Site destinataire - Les commandes sont préparées en fonction du site destinataire. Les droits sont contrôlés sur le site destinataire.

Champs de regroupement : champs présents dans une ligne de commande qui servent pour le regroupement des lignes dans une commande. Par exemple, toutes les lignes ayant les mêmes fournisseurs, site, devise, et options de facturation seront regroupées dans une seule commande. En dehors des champs paramétrables en champs de regroupement, les champs suivants sont des champs de regroupement d'office :

• Gérer facture
• Facturation globale
• Type
• Sous-type
• Fournisseur
• Site émetteur
• Site de livraison
• Taux TVA
• Devise d'achat

Le Site destinataire est aussi traité en champ de regroupement s'il est le site des droits pour votre application.

Champs communs : ce sont des champs qui ne servent pas pour le regroupement, mais qui ont néanmoins les mêmes valeurs dans les lignes et dans la commande. Par exemple, puisque les lignes d'une commande ont toutes la même devise, il s'en suit qu'elles ont aussi un seul taux d'échange.

Les champs de regroupement sont automatiquement des champs communs.

Comment utiliser cette documentation ?

Cette documentation a été organisée de façon à suivre au plus près les fonctionnalités proposées par le service Acquisition et leur présentation et utilisation dans Flora.

Au sommaire...

Après une présentation générale du service Acquisition (chapitre Démarrer), toutes les étapes possibles dans la préparation et gestion des commandes sont décrites dans les chapitres suivants :

• Préparer la commande : comment préparer une commande à partir des références catalographiques, jusqu'à la génération et l'envoi du bon de commande.
• Vérifier : comment vérifier la réception du contenu des commandes.
• Réceptionner : comment suivre la réception des commandes, éventuellement en exemplarisant et / ou en enregistrant les factures en même temps.
• Exemplariser : comment préparer les exemplaires reçus pour la communication.
• Facturer : comment suivre la facturation des commandes, soit de manière globale soit ligne à ligne.
• Relancer : comment relancer les fournisseurs si les commandes ne sont pas livrées dans les délais prévus.
• Gérer : comment maintenir les budgets, les devises et les fournisseurs.

Pour chaque fonction présentée, le découpage est identique :

• Standard : présentation du fonctionnement standard. Avec une explication étape par étape, vous suivez le processus et l'impact du fonctionnement standard de Flora sur l'environnement, à partir d'exemples concrets. Le profil à utiliser pour activer et visualiser la fonctionnalité est précisé au début de chaque chapitre.

Profils utilisés

Pour accéder aux fonctions exposées ici, un code et un mot de passe sont requis. Dans cette documentation, vous utiliserez le profil suivant :

• Gestionnaire des acquisitions : utilisateur professionnel chargé des acquisitions pour le site. Code/mot de passe acq/acq.
• Lecteur identifié : lecteur emprunteur du site, habilité à créer des suggestions d'achat. Code/mot de passe : lecteur/lecteur.

Conventions

Des conventions typographiques ont été utilisées dans cette documentation, pour vous permettre d'accéder facilement à l'information.