J.1. Budgets

Les lignes de commande peuvent être rattachées :

• à un budget interne (budget de fonctionnement)
• au budget consacré à l'un de vos fournisseurs (budget fournisseur)
• à un ou deux budgets de frais de port
• aux trois types de budget à la fois.

Votre budget peut donc être réparti par type de document, par service, par domaine, ... ou par fournisseur. Les frais de livraison peuvent être suivis séparément.

Flora gère les budgets hiérarchiques, sans limite de niveau : budgets père, frères et fils.

Rechercher

Standard

Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/2 : rechercher un budget

Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Gestion / Budget. Le formulaire de recherche/saisie des budgets est présenté.

Saisissez le nom ou une partie du nom. A partir du deuxième caractère, la liste d'autocomplétion propose les critères correspondant à votre saisie trouvés dans l'index. Un simple clic sur l'élément dans la liste le recopie dans la zone.

Si vous avez le droit de gestion des budgets de plusieurs sites, vous pouvez choisir le(s) site(s) dans la liste déroulante, où le site de connexion est sélectionné par défaut (si vous avez le droit sur ce site ; sinon, l'option "Tous" est sélectionnée).

Si vous disposez du droit de gestion des budgets d'un seul site :

si ce site correspond au site de connexion : le site n'est pas affiché dans le formulaire de recherche,

sinon le site est affiché dans le formulaire

Si un utilisateur n'a aucun droit de gestion de budget, à la place du formulaire, il a le message :

Droits insuffisants
Vous ne disposez pas des droits suffisants pour accéder a la fonctionnalité suivante : Gestion des budgets

Cliquez sur Rechercher. Un clic sur Rechercher sans saisie affiche tous les budgets.

Formulaire de recherche budgets

Etape 2/2 : visualiser les budgets

Cliquez sur le numéro placé à gauche d'un budget dans la liste, ou cochez une ou plusieurs ligne(s) et cliquez sur  pour visualiser les fiches budget.

Puisque Flora gère les budgets hiérarchiques, chaque budget est présenté dans son contexte : ses parents sont listés - budgets père, frères et fils. Cliquez sur l'intitulé d'un de ces budgets pour visualiser sa fiche.

Fiche budget

Saisir

Standard

Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/2 : créer un budget principal

Cliquez sur  soit dans la barre d'outils d'une fiche, soit en dessous du formulaire de recherche.

La grille de saisie s'ouvre. La plupart des champs sont obligatoires.

Saisissez un intitulé et un exercice (par défaut, c'est l'année en cours). La combinaison des deux doit être unique.

Indiquez s'il s'agit d'un budget de fonctionnement, d'un budget fournisseur, ou d'un budget de livraison. Pour un budget fournisseur, il faut bien sûr sélectionner le fournisseur concerné.

Laissez le niveau à 1 : il s'agit d'un budget du premier niveau (niveau père).

Saisissez aussi le montant du budget.

Vous pouvez permettre le dépassement du budget, mais par défaut ceci n'est pas autorisé, c'est-à-dire Flora empêche l'envoi des commandes en dépassement. Voir la section sur les commandes.

Pour rattacher un budget à un site ou à un domaine, vous avez en plus la possibilité de sélectionner un site et/ou un domaine, en fonction de vos droits.

Grille de saisie de budget de premier niveau

Cliquez sur  pour enregistrer le nouveau budget.

Etape 2/2 : créer un budget fils

Visualisez un budget, comme décrit précédemment.

Pour créer un budget qui lui est rattaché (budget fils), cliquez sur  dans la barre d'outils.

Parmi les champs obligatoires, vous n'avez que l'intitulé et le montant à saisir. L'exercice et le type sont préremplis en fonction du budget père, le niveau étant celui du père + 1. Le montant ne doit pas excéder celui du père. S'il existe déjà d'autres budgets fils, leur montant total ne doit pas l'excéder.

Le nombre de niveaux dans la hiérarchie est illimité.

Grille de saisie de budget fils

Gérer

Etape 1/1 : visualiser les informations mises à jour

Au fur et mesure de l'affectation des commandes aux budgets, Flora met à jour les champs de gestion décrits ci-dessous :

Montant engagé : Flora mettra à jour ce champ après la génération de la commande mais avant sa facturation. Par défaut, il est renseigné avec la valeur du champ Montant total TTC (DEVISE LOCALE) de la commande.

Montant facturé : Flora mettra à jour ce champ lorsque vous enregistrez la facture de votre commande.

Solde de trésorerie : Sa valeur résulte d'un calcul effectué par Flora = Montant total - Montant facturé.

Montant disponible : Sa valeur résulte d'un calcul effectué par Flora = Montant total - Montant engagé.

J.2. Devises

Standard

Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/2 : rechercher une devise

Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Gestion / Devise. Le formulaire de recherche/saisie des devises est présenté.

Saisissez le code, le nom ou une partie du nom. A partir du deuxième caractère, la liste d'autocomplétion propose les critères correspondant à votre saisie trouvés dans l'index. Un simple clic sur l'élément dans la liste le recopie dans la zone. Cliquez sur Rechercher. Un clic sur Rechercher sans saisie affiche directement tous les budgets.

Etape 2/2 : gérer

Les devises sont gérées de manière standard :

• liste de réponses
• vue avec barre d'outils
• formulaire de saisie.

J.3. Fournisseurs

Standard

Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/2 : rechercher un fournisseur

Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Gestion / Fournisseur. Le formulaire de recherche/saisie des fournisseurs est présenté.

Saisissez le nom ou une partie du nom. A partir du deuxième caractère, la liste d'autocomplétion propose les critères correspondant à votre saisie trouvés dans l'index. Un simple clic sur l'élément dans la liste le recopie dans la zone. Cliquez sur Rechercher. Un clic sur Rechercher sans saisie affiche directement tous les budgets.

Etape 2/2 : gérer

Les fournisseurs sont gérés de manière standard :

• liste de réponses
• vue avec barre d'outils et affichage des liens vers les autres données d'acquisition à titre informatif
• formulaire de saisie.