La fonctionnalité des relances permet de réclamer à vos fournisseurs les ouvrages que vous n'avez pas reçus, alors que le délai de livraison est dépassé.

Il existe trois niveaux de relance dont les dates sont calculées en fonction des valeurs figurant dans les champs Délai 1er relance, Délai 2ème relance et Délai 3ème relance de la ligne de commande.

Standard

Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/2 : lancer une recherche

Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Relance. Le formulaire de recherche des lignes de commande à relancer s'affiche.

Cliquez sur Rechercher. Le critère coché par défaut est Niveau 1 : la recherche porte donc sur les lignes qui n'ont pas encore été relancées et qui :

• sont commandées,
• ont une date de relance dépassée,
• ne sont pas totalement reçues.

Pour relancer à un niveau supérieur, cliquez sur le bouton radio adéquat avant de lancer la recherche.

Sélection de lignes de commande à relancer

Dans la liste des réponses, cochez les lignes de commande que vous voulez relancer.

Le bouton  donne accès à une fenêtre permettant de saisir un commentaire pour la relance, qui sera affiché dans la colonne Commentaires.

Fenêtre de saisie de commentaires

Etape 2/2 : lancer les relances

Lancez l'édition en sélectionnant la modalité dans la liste déroulante (Lettre, Mail ou Lettre et mail). Le message suivant s'affiche : Confirmez-vous la mise à jour des tables après l'édition des relances ?

Si vous confirmez, Flora met à jour le champ Nombre de relances en fonction du niveau de relance en cours : s'il s'agit du premier niveau, le champ passe à 1. La date prévue de la prochaine relance est également recalculée. Dans le cas contraire, Flora génère les messages sans modifier l'état des lignes de commande.

Flora génère les lettres et/ou envoie les mails, en regroupant les lignes par fournisseur.

Lettre de relance générée en PDF

Les modèles de relance sont paramétrables. Ils peuvent notamment intégrer les notes aux fournisseurs (en standard, celles-ci sont en diffusion interne).