Flora autorise l'enregistrement d'une facture et des lignes de facture qu'elle contient ; ce mode d'enregistrement correspond à la facturation ligne à ligne. Pour alléger la saisie, certains sites préfèrent n'enregistrer que le montant total de la facture ; ce mode de saisie correspond à la facturation globale. Dans l'un ou l'autre des modes de facturation, il est possible d'enregistrer plusieurs factures pour une même commande ; on parle dans ce cas de facturation multiple.

H.1. Facturer globalement

Standard

Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/5 : rechercher les commandes à facturer globalement

Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Facturation / Globale.

Le formulaire de recherche des commandes à facturer s'affiche.

Cliquez sur Rechercher. Puisque le critère coché par défaut est l'état A facturer, vous visualisez la liste de toutes les commandes qui ne sont pas encore facturées. Plus précisément, il s'agit des commandes commandées ou annulées pour lesquelles la facturation globale a été choisie.

Etape 2/5 : visualiser les commandes déjà facturées

Sélectionnez l'état Facturé totalement puis cliquez sur Rechercher. Les commandes dont la facturation est terminée s'affichent.

Etape 3/5 : créer une facture pour le montant total de la commande

Recherchez une commande à facturer globalement puis cliquez sur  , placé devant la commande.

Une grille de saisie de facture s'ouvre, avec le nombre d'exemplaires et les montants pré-renseignée. Dans la partie supérieure, une vue synthétique des données de la commande est affichée.

Ici, la facture concerne l'ensemble des exemplaires : il suffit de saisir le numéro de la facture, et d'ajouter éventuellement un commentaire.

Saisie d'une facture pour la totalité de la commande

Cliquez sur  pour enregistrer la nouvelle facture.

Cliquez sur le numéro placé devant la commande traité. Visualisez la section Gestion. La commande est désormais à l'état Facturé totalement. Il n'y a plus d'exemplaires à facturer.

Données de facturation de la commande

Etape 4/5 : créer une facture pour une partie de la commande

Ouvrez une grille de saisie de facture de la même manière qu'à l'étape précédente.

En plus du numéro de facture, saisissez le nombre d'exemplaires à facturer et le montant HT ou TTC. Flora recalcule automatiquement les autres montants.

Enregistrez la facture. La commande est à l'état Facturé partiellement. Elle apparaîtra dans la liste de commandes à facturer jusqu'à ce que le nombre à facturer soit égal à 0.

Exemple de commande partiellement facturée

Etape 5/5 : visualiser les informations budgétaires mises à jour

Les budgets concernés sont mis à jour en fonction de ces opérations de facturation : le montant facturé augmente et le montant engagé diminue au fur et mesure.

Dans la commande :

• L'état du budget fonctionnel est mis à Désengagé partiellement ou Désengagé totalement.
• Les montants engagés et désengagés du budget fonctionnel sont recalculés.
• L'état du budget fournisseur est mis à Désengagé partiellement ou Désengagé totalement.
• Les montants engagés et désengagés du budget fournisseur sont recalculés.
• L'état des budgets livraison est mis à Désengagé partiellement ou Désengagé totalement.
• Les montants engagés et désengagés des budgets livraison sont recalculés.

Dans la ligne de commande, si la commande est facturée totalement :

• L'état du budget fonctionnel est mis à Désengagé totalement.
• Les montants engagés et désengagés du budget fonctionnel sont recalculés.
• L'état du budget fournisseur est mis à Désengagé totalement.
• Les montants engagés et désengagés du budget fournisseur sont recalculés.

Attention, si la commande est facturée partiellement mais qu'il n'a qu'une seule ligne associée, celle-ci n'est pas mise à jour : ses budgets restent engagés et son état de facturation "Non facturé", jusqu'à ce que la commande soit facturée totalement.

H.2. Facturer ligne à ligne

Standard

Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/7 : rechercher les lignes de commande à facturer ligne à ligne

Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Facturation / Ligne à ligne.

Le formulaire de recherche de lignes de commande à facturer s'affiche.

Cliquez sur Rechercher. Puisque le critère coché par défaut est l'état A facturer, vous visualisez la liste de toutes les commandes qui ne sont pas encore facturées. Plus précisément, il s'agit des commandes commandées ou annulées pour lesquelles la facturation ligne à ligne a été choisie.

Les critères de recherche dans les deux onglets sont les mêmes que ceux décrits dans la recherche des commandes.

Etape 2/7 : visualiser les commandes déjà facturées

Sélectionnez l'état Facturé totalement puis cliquez sur Rechercher. Les commandes dont la facturation est terminée s'affichent.

Etape 3/7 : saisir une facture

Recherchez les lignes de commande à facturer.

Avant de saisir des lignes de facture à partir des lignes de commande, il faut créer la facture. Cliquez sur  , placé devant la ligne de commande, pour ouvrir la grille de saisie de factures.

Flora propose de créer une facture pour la totalité de la commande.

Facture pour les 20 exemplaires de la commande

Saisissez le numéro de facture et enregistrez, en cliquant sur  .

Etape 4/7 : modifier une facture

Tant qu'aucun exemplaire n'a été facturé, il est possible de modifier la facture pour la facturation ligne à ligne.

Etape 5/7 : saisir une ligne de facture

Cliquez sur  pour ouvrir une grille de saisie de ligne de facture. Flora propose de créer une ligne pour les exemplaires commandés ou les exemplaires reçus (selon le paramétrage choisi). Une vue synthétique des données de la ligne de commande est présentée au-dessus du formulaire de saisie.

Ouvrir la liste des factures à laquelle la ligne peut être rattachée

Cliquez sur  pour sélectionner la facture à laquelle la ligne sera rattachée. Flora propose la liste des factures dont :

• le fournisseur
• la devise d'achat
• le taux TVA

correspondent à ceux de la ligne de commande et qui ne sont pas encore totalement facturés.

Après avoir choisi une facture et enregistré la ligne, visualisez la liste des lignes facturées totalement et cliquez sur le numéro placé devant la ligne de commande. Visualisez la section Gestion. Il ne reste rien à facturer.

Informations sur la facturation de la ligne de commande

L'état de facturation de la commande est Facturé partiellement.

Etape 6/7 : créer une facture

Il est possible de créer une facture indépendamment de toute ligne de commande. Elle sera ainsi disponible lors de la saisie ultérieure d'une ligne de facture.

Cliquez sur le bouton  qui se trouve en dessous du formulaire de recherche.

Une grille de saisie vierge s'ouvre, permettant la création d'une facture indépendante des lignes de commande. Remplissez tous les champs obligatoires avant de valider.

Création de facture non associée à une ligne de commande

Etape 7/7 : visualiser les informations budgétaires mises à jour

Les budgets concernés sont mis à jour en fonction de ces opérations de facturation : le montant facturé augmente et le montant engagé diminue au fur et mesure.

Dans la commande et les lignes de commande :

• L'état du budget fonctionnel est mis à Désengagé partiellement ou Désengagé totalement.
• Les montants engagés et désengagés du budget fonctionnel sont recalculés.
• L'état du budget fournisseur est mis à Désengagé partiellement ou Désengagé totalement.
• Les montants engagés et désengagés du budget fournisseur sont recalculés.

H.3. Facture

Ce menu permet de gérer les factures saisies lors de la facturation des commandes et lignes de commande.

Standard

Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/6 : accéder au formulaire

Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Facturation / Facture.

Si vous avez le droit fonctionnel de gérer les factures pour au moins un site, le formulaire de recherche de factures s'affiche.

Etape 2/6 : choisir le type de facturation

Si vous avez le droit de gérer les deux types de facturation, globale et ligne à ligne, des boutons radio vous permettent de sélectionner le type avec lequel vous voulez travailler. Le type de facturation Ligne à ligne est présélectionné. Nous verrons que les possibilités de gestion diffèrent un peu selon le type de facturation.

Etape 3/6 : créer une facture ligne à ligne

Sélectionnez le type de facturation Ligne à ligne puis cliquez sur le bouton  pour ouvrir une grille de saisie de facture ligne à ligne. Reportez-vous à cette étape de la section précédente.

Etape 4/6 : afficher la liste de factures ligne à ligne

Avec type de facturation Ligne à ligne sélectionné, et après avoir saisi éventuellement une question et positionné les filtres, lancez une recherche. La liste de factures qui y répondent se présente en-dessous du formulaire.

Suite à la création d'une nouvelle facture, la liste de factures se présente également.

Vous pouvez cliquer sur le numéro à gauche de chaque ligne pour visualiser la fiche de la facture. Il est possible de rebondir de cette fiche aux lignes de commande associées, ou, en cliquant sur le numéro à gauche, à la vue de la ligne de facture. Les lignes de facture associées peuvent être triées selon les colonnes d’affichage :

Tri sur les lignes de facture

La recherche avancée propose le critère N° commande. En standard, celui-ci n'est pas renseigné pour les factures ligne à ligne, donc n'est pas opérationnel pour la recherche associée. Il est exploité dans la recherche de factures globales.

Etape 5/6 : supprimer une facture ligne à ligne

Le bouton  est toujours disponible pour saisir une facture pour la facturation ligne à ligne. Un deuxième bouton s'affiche avec la liste de factures, qui permet la suppression. Cochez la ou les facture(s) à supprimer avant de cliquer sur  . Les factures sélectionnées sont supprimées de la base et ne s'affichent plus dans la liste.

Etape 6/6 : afficher la liste de factures globales

Avec type de facturation globale sélectionné, et après avoir saisi éventuellement une question et fait votre choix de site, lancez une recherche. La liste de factures qui y répondent se présente en-dessous du formulaire.

Aucun bouton n'est proposé au-dessus de la liste. En revanche, dans chaque ligne, vous pouvez non seulement visualiser la fiche de la facture (cf. étape 4) mais aussi :

• charger les autres factures associées à la même commande
• voir la commande.

H.4. Ligne de facture

Ce menu permet de gérer les lignes de facture saisies lors de la facturation des lignes de commande.

Standard

Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/3 : accéder au formulaire

Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Facturation / Ligne de facture.

Si vous avez le droit fonctionnel de gérer les lignes de facture pour au moins un site le formulaire de recherche de lignes de facture s'affiche.

Etape 2/3 : afficher la liste de lignes de facture

Après avoir saisi éventuellement une question et fait votre choix de site, lancez une recherche. La liste de lignes de facture qui y répondent se présente en-dessous du formulaire.

Vous pouvez cliquer sur le numéro à gauche de chaque ligne pour visualiser la fiche de la facture. De cette fiche vous pouvez rebondir sur les lignes de commande associées.

Vous pouvez aussi :

• charger les autres lignes de la même facture
• voir la commande

Etape 3/3 : annuler une facturation ligne à ligne

Cochez la ou les ligne(s) à annuler avant de cliquer sur  . Les lignes sélectionnées sont annulées et ne s'affichent plus dans la liste. Les données de la facture, de la commande et de la ligne de commande sont mises à jour en fonction de l'annulation.