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Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/6 : rechercher les lignes de commande à exemplariser

Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Exemplarisation.

Le formulaire de recherche des lignes de commande à exemplariser s'affiche.

Cliquez sur Rechercher. Puisque le critère coché par défaut est l'état A créer, toutes les lignes de commande pour lesquelles des exemplaires restent à créer sont présentées.

Les critères de recherche dans les deux onglets sont les mêmes que ceux décrits dans la recherche des lignes de commande.

Chaque ligne de la liste résultat débute par un certain nombre de boutons permettant d'interagir rapidement sur la ligne de commande correspondante (facturer, recevoir, exemplariser, visualiser,...) :

 : créer les exemplaires pour cette ligne de commande.

 : lister les autres lignes de la même commande

 : accéder à la visualisation la fiche du catalogue associée

 : accéder à la visualisation de la commande associée.

Etape 2/6 : visualiser les lignes pour lesquelles tous les exemplaires sont créés

Sélectionnez l'état Crées totalement puis cliquez sur Rechercher. Les lignes dont tous les exemplaires sont créés s'affichent.

Etape 3/6 : créer un exemplaire

A partir de la liste de lignes à exemplariser, cliquez sur  pour ouvrir le formulaire de création d'exemplaires. La ligne de commande en cours reste affichée en haut du formulaire.

Formulaire de création d'exemplaires

Si les valeurs proposées par défaut vous conviennent, saisissez le code-barres et cliquez sur  pour enregistrer le nouvel exemplaire et retourner à la liste de lignes à exemplariser. Si le code-barres a déjà été affecté, un message s'affiche (accompagné éventuellement d'une alerte sonore) et le curseur se positionne dans la zone de saisie avec la valeur saisie en surbrillance.

Les champs de gestion obligatoires sont :

• Code-barres
• Bibliothèque
• Fonds ou localisation
• Etat
• Type comm.
• Catégorie de prêt.

Cette interface sert à la saisie initiale des exemplaires dans le cadre d'une acquisition. Pour toute modification par la suite, il faut passer par les formulaires classiques de recherche et de modification.

Vérification de code-barres

Si un format particulier de code-barres est imposé pour votre bibliothèque ou centre de documentation, un message s'affiche lors de la saisie d'un code-barres non conforme, du type : Le format du code-barres saisi est incorrect. Il doit être composé de X chiffres avec les 4 derniers égaux à xxxx.

Pour revenir à l'écran précédent sans créer un exemplaire, cliquez sur  .

Etape 4/6 : créer plusieurs exemplaires

Dans le formulaire de création d'exemplaire, cliquez sur  le bouton pour insérer une ligne supplémentaire. Répétez autant de fois que nécessaire, dans la limite du nombre d'exemplaires qui restent à créer.

Dans chaque ligne, saisissez le code-barres et sélectionnez les valeurs des autres zones dans les listes déroulantes.

Pour effacer une ligne, cochez-la et cliquez sur  .

Une fois terminé, validez en cliquant sur  . Si le code-barres n'est pas unique, c'est-dire que vous l'avez déjà saisi dans la page, ou qu'il existe dans la base, un message s'affiche (accompagné éventuellement d'une alerte sonore) et le curseur se positionne dans la zone de saisie concernée avec la valeur saisie en surbrillance.

Etape 5/6 : dupliquer un exemplaire

Sélectionnez les valeurs souhaitées dans les champs de gestion de l'exemplaire courant (en standard, Bibliothèque, Localisation, Etat, Type comm., Catégorie de prêt).

Saisissez le nombre de copies à faire, si le nombre proposé ne convient pas (c'est le nombre d'autres exemplaires restant à créer après celui qui est en cours). Cliquez sur  dans la ligne à dupliquer. La ligne est dupliquée en fonction du nombre demandé.

Dupliquer un exemplaire deux fois

Résultat de la duplication

A partir du moment où il existe une ligne pour chaque exemplaire réceptionné, un 0 s'affiche dans toutes les cases de nombre à créer, cette case et le bouton  ne servent plus.

Il ne reste qu'à saisir le code-barres de chaque exemplaire, avant de valider en cliquant sur  . Si le code-barres n'est pas unique, c'est-à-dire que vous l'avez déjà saisi dans la page ou qu'il existe dans la base, un message s'affiche (accompagné éventuellement d'une alerte sonore) et le curseur se positionne dans la zone de saisie concernée avec la valeur saisie en surbrillance.

Ces méthodes de création multiple sont adaptées à la saisie rapide de code-barres par douchette.

Etape 6/6 : exemplariser une ligne ayant un lecteur destinataire

Créez un exemplaire comme d'habitude. S'il s'agit de la première création d’exemplaire(s) sur une ligne de commande qui contient un lecteur destinataire, un message vous informe que le premier exemplaire créé doit être mis à la disposition de ce lecteur. Vous vous trouvez alors dans l’écran classique de mise à disposition d’un exemplaire disponible : reportez-vous à la documentation du service Communication. Les boutons Annuler, Fermer, Retour permettent de revenir à l’écran d’exemplarisation.