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Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/8 : rechercher les lignes de commande à recevoir

Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Réception.

Le formulaire de recherche des lignes de commande à réceptionner s'affiche. Les critères de recherche dans les deux onglets sont les mêmes que ceux décrits dans la recherche des lignes de commande.

Cliquez sur Rechercher. Puisque le critère coché par défaut est l'état A recevoir, toutes les lignes de commande pour lesquelles des exemplaires restent à recevoir sont présentées.

Liste de lignes à recevoir

- La barre d'outils de la liste résultat présente des fonctions globales, utilisables sur les lignes de commande sélectionnées dans la liste :

•  Réceptionner les lignes de commande sélectionnées dans la liste.
•  Annuler la réception des lignes de commande sélectionnées dans la liste.

- Chaque ligne de la liste résultat débute par un certain nombre de boutons permettant d'interagir rapidement sur la ligne de commande correspondante (facturer, recevoir, exemplariser, visualiser,...) :

• La colonne Facture permet de créer une nouvelle facture pour la ligne de commande (bouton  ) ou d'associer la ligne à une facture existante (bouton  , le bouton  permettant d'effacer la facture sélectionnée).
• C'est elle qui est prise en compte dans les opérations accessibles par les quatre boutons affichés à sa suite :
•  : recevoir, facturer et exemplariser la quantité désignée.
•  : recevoir et exemplariser la quantité désignée.
•  : recevoir la quantité désignée.
•  : annuler la réception de la quantité désigné.

Le bouton  liste les autres lignes de la même commande

Le bouton  donne accès à la visualisation la fiche du catalogue associée

Le bouton  donne accès à la visualisation de la commande associée.

Par défaut, la zone Qté est renseignée avec la quantité d'exemplaires restant à recevoir et peut être modifiée par simple saisie.

Si vous vérifiez systématiquement la réception avant de la réaliser, Flora peut proposer, en plus de cette information, d'une zone de saisie pré-renseignée avec la quantité Vérif. (nombre d’exemplaires vérifiés restant à recevoir, obtenu lors de la dernière vérification de réception). La colonne Qté contient alors le nombre d’exemplaires commandés restant à recevoir. Suite à réception (ou annulation de réception) des exemplaires d’une ligne de commande, le nombre d’exemplaires vérifiés à recevoir est mis à jour automatiquement.

Liste de lignes à recevoir avec quantité vérifiée

Etape 2/8 : visualiser les lignes déjà reçues

Sélectionnez l'état Reçu totalement puis cliquez sur Rechercher. Les lignes dont tous les exemplaires sont reçus s'affichent. Ceci permet de corriger une erreur ou de réceptionner des doublons.

Etape 3/8 : réceptionner totalement

Par défaut, Flora propose de réceptionner tous les exemplaires attendus, c'est-à-dire le nombre commandé moins le nombre déjà reçu (colonne Qté). Pour tout recevoir pour une ligne donnée, cliquez sur  dans cette ligne. Pour recevoir tous les exemplaires de plusieurs lignes, cochez-les avant de cliquer sur  dans la barre d'outils. L'état de réception passe à Reçu totalement.

Etape 4/8 : réceptionner partiellement

Pour recevoir quelques exemplaires seulement, saisissez le nombre dans la zone Qté avant de cliquer sur  . Il est possible de saisir des quantités dans plusieurs lignes et de les recevoir en même temps, en les cochant et cliquant sur  dans la barre d'outils.

Etape 5/8 : réceptionner des doublons

Pour recevoir plus que le nombre prévu, saisissez la quantité et cliquez sur . Le nombre de doublons s'inscrit dans la colonne Doubles reçus. Pour les voir, cochez Reçu totalement.

Etape 6/8 : annuler

Pour annuler la réception, saisissez le nombre d'exemplaires à annuler et cliquez sur  , soit dans la ligne, soit dans la barre d'outils, comme décrit dans les étapes précédentes. Flora recalcule le nombre reçu et, le cas échéant, le nombre de doublons.

Attention ! Il n'est pas possible d'annuler la réception d'un objet qui a été exemplarisé.

Etape 7/8 : réceptionner et exemplariser

Pour recevoir des exemplaires et procéder directement à l'exemplarisation, cliquez sur  .

Recevoir et créer les exemplaires de façon enchaînée

Le formulaire de saisie d'exemplaires s'ouvre. Il est décrit dans le chapitre suivant.

Une fois la création d'exemplaires terminée, cliquez sur  pour revenir à la liste de lignes à recevoir. Le nombre d'exemplaires reçu et créé est actualisé.

Etape 8/8 : réceptionner, facturer et exemplariser

Si une ligne appartient à une commande dont la facturation est gérée ligne à ligne, il est possible de recevoir, enregistrer la facture et exemplariser à partir de cette liste.

Il faut d'abord renseigner la zone Facture. La ligne sera associée à la facture choisie.

Pour saisir une nouvelle facture, cliquez sur  à côté de la zone Facture. Le formulaire de saisie s'ouvre : il est décrit plus loin.

Pour sélectionner une facture déjà existante, cliquez sur  . L'assistant propose toutes les factures en cours qui correspondent à la ligne - même fournisseur, même type de facturation, ... Cliquez sur l'une d'entre elles puis sur Valider.

Déclenchez le traitement réception/facturation/exemplarisation en cliquant sur  .

La grille de saisie de ligne de facture s'ouvre (voir plus loin). Après validation, la grille d'exemplaire s'affiche, de la même manière que celle décrite dans l'étape précédente. Une fois terminée, la liste des lignes à recevoir est actualisée.

 Il est possible que la ligne que vous venez de traiter ne s'affiche plus : elle est désormais reçu totalement. Sélectionnez l'état Reçu totalement dans le formulaire de recherche. Si la ligne n'apparaît toujours pas, c'est qu'elle est fermée, étant reçue, exemplarisée et facturée. Recherchez-la dans le menu Acquisition / Lignes de commande.