Service Périodiques
Bienvenue dans le service Périodiques de Flora !
Le service Périodiques de Flora prend en compte l'ensemble de la chaîne de gestion des publications en série. Cette chaîne repose sur deux types de notices :
- les notices de périodiques issues du catalogue de votre bibliothèque ou centre de documentation
- les notices d'abonnement liées aux notices de périodiques.
A partir de leur création, vous pouvez mettre en place :
- les services aux utilisateurs :
- réception des bulletins
- circulation des périodiques
- indexation des numéros de périodiques
- préparation des exemplaires pour le prêt.
- la gestion administrative et financière des abonnements :
- gestion des commandes
- gestion des dons et des échanges
- édition des bons de commande
- enregistrement des factures
- relance aux fournisseurs
- réabonnement.
Le premier chapitre de cette documentation présente les concepts de base du service Périodiques. Le deuxième chapitre présente l'interface du service. Les procédures de création et suivi d'abonnement sont détaillées dans les chapitres suivants.
Pour tout ce qui concerne les commandes et la facturation, merci de vous reporter à la documentation Flora Service Acquisition.
Prérequis : afin d'appréhender au mieux les fonctionnalités du service Périodiques, il est conseillé de maîtriser les fonctions de base de Flora, notamment le catalogage et la recherche (référez-vous aux documentations Flora Référencement et Recherche documentaire).
Avant de commencer
Vie d'un abonnement
Un abonnement est créé à partir d'une référence bibliographique d'un périodique.
La gestion d'un abonnement consiste avant tout à suivre la réception des numéros attendus. Cela peut être la seule raison d'être de votre service d'abonnements dans Flora.
Si vous avez l'intention de permettre le prêt de vos numéros de périodiques, vous pouvez exemplariser les numéros reçus, en leur affectant un code-barres, une localisation, ...
En parallèle, vous pouvez créer des commandes d'abonnements auprès de vos fournisseurs. A partir des commandes, la gestion de la facturation devient possible. Ces aspects de la gestion font l'objet d'une autre documentation.
Schéma des étapes de gestion d'un abonnement.
Quelques définitions
Calendrier prévisionnel : présentation des dates où un numéro de l'abonnement est attendu : standard, hors-série, supplément ou numéro spécial.
Numéro attendu : à partir de la périodicité de l'abonnement et du nombre d'abonnements du titre, Flora créé une fiche pour chaque numéro attendu. Pour un mensuel pour lequel dix abonnements ont été souscrits sur un an, Flora prépare donc 120 numéros attendus.
Exemplarisation : création d'une fiche d'exemplaire contenant les informations nécessaire à la gestion de la communication du numéro.
Panier d'abonnement : tout abonnement créé, non commandé et non validé est disponible pour inclusion dans une commande : il est dans le panier d'abonnement.
Comment utiliser cette documentation ?
Cette documentation a été organisée de façon à suivre au plus près les fonctionnalités proposées par le service Périodiques et leur présentation et utilisation dans Flora.
Au sommaire...
Après une présentation générale du service Périodiques (chapitre Démarrer) , toutes les étapes possibles dans la préparation et gestion des commandes sont décrites dans les chapitres suivants :
- Création d'abonnement : comment créer un abonnement à partir d'une référence catalographique, avec toutes les informations nécessaires à son suivi.
- Calendrier : comment mettre en place le calendrier des numéros attendus.
- Gestion des abonnements : comment rechercher et modifier les abonnements en cours.
- Réabonnement : comment se réabonner aux périodiques.
- Bulletinage : comment suivre la réception des numéros, éventuellement en exemplarisant en même temps.
- Exemplarisation : comment préparer les numéros reçus pour la communication.
- Listes de circulation : comment créer les listes, les associer aux abonnements et numéros et les imprimer lors de l'exemplarisation.
- Modèles d'abonnement : comment mettre en place des modèles pour faciliter la création rapide des abonnements ayant les mêmes caractéristiques.
- Commandes et relances : comment suivre la commande et éventuellement la facturation des abonnements, comment relancer un fournisseur.
- Etat de collection : comment visualiser les informations des états de collection de périodiques.
Pour chaque fonction présentée, le découpage est identique :
- Standard : présentation du fonctionnement standard. Avec une explication étape par étape, vous suivez le processus et l'impact du fonctionnement standard de Flora sur l'environnement, à partir d'exemples concrets. Le profil à utiliser pour activer et visualiser la fonctionnalité est précisé au début de chaque chapitre.
Profils utilisés
Pour accéder aux fonctions exposées ici, un code et un mot de passe sont requis. Dans cette documentation, vous utiliserez les profils suivants :
- Gestionnaire des périodiques : utilisateur professionnel chargé des abonnements et périodiques pour le site. Code/mot de passe per/per.
- Gestionnaire fonctionnel : utilisateur professionnel chargé de la gestion biblioéconomique du site (catalogage, acquisition, périodiques, communication). Code/mot de passe gest/gest.
Conventions
Des conventions typographiques ont été utilisées dans cette documentation, pour vous permettre d'accéder facilement à l'information.
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