Via les menus se trouvant sous Périodiques / Commandes, les commandes d'abonnements sont gérées exactement de la même manière que les commandes d'acquisition. Merci de vous référer à la documentation Flora Service Acquisition pour tout ce qui concerne le cycle de vie de la commande, la facturation, les budgets, les devises, les sites et les fournisseurs. Ce chapitre se limite donc à donner quelques indications sur l'intégration des abonnements dans la gestion des commandes.

K.1. Créer une commande

L'abonnement est géré en tant que ligne de commande.

Standard

Profil utilisé : per/per

Etape 1/2 : sélectionner les abonnements à commander

Le menu Périodiques / Commandes / Panier affiche tous les abonnements créés, qui n'ont pas été intégrés dans une commande et qui n'ont pas été reçus totalement. Cochez ceux que vous voulez commander puis cliquez sur  . La grille de saisie de la commande s'affiche, chaque abonnement sélectionné devient une ligne de commande.

Etape 2/2 : créer la commande

Référez-vous à la description du formulaire de saisie dans la documentation Flora Service Acquisition. La suite du traitement de la commande est également décrite dans cette documentation.

Au moment de la création de la commande, Flora met à jour les champs de la fiche abonnement relatifs à la facturation, au fournisseur, aux budgets et aux prix, ainsi que le numéro du bon de commande.

K.2. Relancer

Dans l'application standard, les relances sont générées à partir des commandes commandées et non reçues, sur le même principe que pour le service Acquisition de Flora.

La fonctionnalité des relances permet de réclamer aux fournisseurs les fascicules non reçus alors que le délai de livraison est dépassé.

Il existe trois niveaux de relance dont les dates sont calculées en fonction des valeurs figurant dans les champs Délai 1er relance, Délai 2ème relance et Délai 3ème relance de l'abonnement.

Standard

Profil utilisé : per/per

Etape 1/2 : lancer une recherche

Sélectionnez l'espace de travail Périodiques, puis cliquez sur le menu Périodiques / Commande / Relance. Le formulaire de recherche des fascicules à relancer s'affiche.

Cliquez sur Rechercher. Par défaut, la liste est triée sur la première colonne (Titre du périodique).

Le critère coché par défaut est Niveau 1 : la recherche porte donc sur les fascicules qui n'ont pas encore été relancés et qui :

• sont commandés
• ont une date de relance dépassée,
• ne sont pas totalement reçus.

Pour relancer à un niveau supérieur, cliquez sur le bouton radio adéquat avant de lancer la recherche.

Sélection de fascicules à relancer

Dans la liste des réponses, cochez les fascicules à relancer.

Le bouton  donne accès à une fenêtre permettant de saisir un commentaire pour la relance, qui sera affiché dans la colonne Commentaires.

Fenêtre de saisie de commentaires

Etape 2/2 : lancer les relances

Après avoir choisi la modalité dans la liste déroulante (Lettre et mail, Mail ou Lettre), cliquez sur .

Le message suivant s'affiche : Confirmez-vous la mise à jour des tables après l'édition des relances ?

Si vous confirmez, Flora met à jour le champ Nombre de relances en fonction du niveau de relance en cours : s'il s'agit du premier niveau, le champ passe à 1. La date prévue de la prochaine relance est également recalculée. Dans le cas contraire, Flora génère les messages sans modifier l'état des lignes de commande.

Flora génère les lettres et/ou envoie les mails, en regroupant les fascicules par fournisseur.

Lettre de relance générée en PDF