Le bulletinage est l'opération de réception de numéros attendus.

Si l'option de création des numéros de périodique a été choisie (Créer n° périodique = Oui dans les options de gestion d'abonnement), un numéro est enregistré dans la table de Numéro périodique au moment du premier bulletinage du numéro. Dans tous les cas, l'état de collection est automatiquement mis à jour. Il est également possible d'enchaîner avec la création d'exemplaire.

G.1. Réceptionner

Standard

Profil utilisé : per/per

Etape 1/7 : rechercher les numéros à recevoir

Dans le menu Périodiques / Bulletinage, cliquez sur Rechercher. Par défaut, la liste est triée sur la première colonne (Titre du périodique).

Puisque l'état A recevoir est coché par défaut, la liste des numéros non reçus ou partiellement reçus est affichée. Le bouton  informe de la présence d'une ou plusieurs liste(s) de circulation.

Etape 2/7 : réceptionner totalement

Par défaut, Flora propose de réceptionner tous les numéros attendus, c'est-à-dire le nombre commandé moins le nombre déjà reçu (chiffre affiché dans la zone devant le titre du périodique). Pour tout recevoir pour une ligne donnée, cliquez sur dans cette ligne. Pour recevoir tous les exemplaires de plusieurs lignes, cochez-les avant de cliquer sur dans la barre d'outils.

Etape 3/7 : réceptionner partiellement

Pour recevoir quelques numéros seulement, saisissez le nombre dans la zone prévue avant de cliquer sur  . Il est possible de saisir des quantités dans plusieurs lignes, et de les recevoir en même temps, en les cochant puis en cliquant sur  dans la barre d'outils.

Réception de quelques numéros

Etape 4/7 : réceptionner les doublons

Pour recevoir plus que le nombre prévu, saisissez la quantité dans la zone prévue et cliquez sur . Le nombre de doublons s'inscrit dans la colonne Dou.

Etape 5/7 : annuler la réception

Pour annuler la réception, saisissez le nombre à annuler dans la zone prévue et cliquez sur  , soit dans la ligne, soit dans la barre d'outils, comme décrit dans les étapes précédentes. Flora recalcule le nombre reçu et, le cas échéant, le nombre de doublons.

Il n'est pas possible d'annuler la réception d'un numéro qui a été exemplarisé.

Etape 6/7 : réceptionner et exemplariser

Pour recevoir des exemplaires et procéder directement à l'exemplarisation, cliquez sur  .

Le formulaire de saisie d'exemplaires s'ouvre (voir chapitre suivant).

Une fois la création d'exemplaires terminée, cliquez sur  pour revenir à la liste de lignes à recevoir. Le nombre de numéros attendus est actualisé.

Etape 7/7 : visualiser les listes de circulation

Le bouton  est présent si une ou plusieurs liste(s) de circulation est(sont) associée(s) au numéro. Un clic sur ce bouton ouvre la vue synthétique du numéro attendu et les listes de circulation qui lui sont associées (voir le chapitre Listes de circulation).

G.2. Ne pas réceptionner

Standard

Profil utilisé : per/per

Etape 1/2 : mettre en lacune

Si malgré de nombreuses relances auprès de votre fournisseur, vous considérez que le fascicule ne sera jamais reçu, déclarez-le en lacune. Cette opération n'est possible que si le nombre de reçus est inférieur au nombre de commandés.

Saisissez la quantité dans la zone et cliquez sur  .

Le fait de mettre des fascicules en lacune n'empêche pas d'en réceptionner de nouveaux : indiquez la quantité reçue puis confirmez la réception en cliquant sur  . Flora diminue le nombre des lacunes et incrémente les reçus.

Etape 2/2 : marquer un numéro non paru

Un numéro non paru est un numéro prévu, mais dont la parution n'a pas lieu. Il n'est donc pas possible de déclarer la non-parution d'un numéro dont au moins un exemplaire a déjà été reçu.

Pour marquer un numéro non paru, cochez-le et cliquez sur  dans la barre d'outils. Il disparaît de la liste des numéros à recevoir. Pour le visualiser, sélectionnez l'état Non paru dans le formulaire de recherche.

G.3. Modifier

Standard

Profil utilisé : per/per

Etape 1/2 : modifier la numérotation

Au moment de la réception, il est possible de mettre à jour les dates du numéro, si elles ne correspondent pas tout à fait à celles qui étaient prévues ou de modifier la numérotation, et si aucun numéro n'a encore été reçu. Les numéros reçus partiellement ne disposent donc pas du bouton de renumérotation.

Pour modifier la numérotation d'un numéro, cliquez sur dans la ligne, pour ouvrir la fenêtre de renumérotation.

Vous pouvez modifier le volume et le numéro, la date de parution et la date texte. La renumérotation et la date de parution peuvent également être propagées (le choix par défaut est de ne rien reporter) :

• Aucun report
• Reporter dans les précédents
• Reporter dans les suivants.

Il faut savoir que :

• Flora arrête la renumérotation dès qu'un numéro reçu est rencontré.
• Aucune renumérotation n'est effectuée pour un doublon : même valeur pour chaque niveau de numérotation, même date de publication, même type de numéro. Pour les numéros de type non standard, Flora vérifie en plus la valeur de la date texte.
• Aucune renumérotation n'est effectuée si un niveau se retrouve avec une valeur négative.
• Aucun report n'est possible si la nouvelle valeur saisie n'est pas un chiffre.
• Si la nouvelle valeur est vide, et que l'ancienne valeur était un chiffre, le report est effectué en considérant que le vide équivaut 0.

Renumérotation lors du bulletinage

Etape 2/2 : modifier le numéro attendu

Cliquez sur  pour ouvrir la fenêtre de modification. Elle est identique à celle décrite dans le chapitre Calendrier.

G1.4. Insérer

Standard

Profil utilisé : per/per

Etape 1/1 : insérer un numéro non prévu

Dans la liste résultat, cliquez sur  dans une ligne, pour ouvrir la fenêtre d'insertion. Elle est identique à celle décrite dans le chapitre Calendrier.

Il n'est pas possible de créer un numéro ayant les mêmes volume, numéro, type, date de parution et date texte qu'un numéro déjà existant.