La gestion des réabonnements est une option dans Flora : seuls les abonnements dont le champ Gérer renouvellement est à Oui sont pris en compte.

Le réabonnement consiste en la duplication de l'abonnement courant, avec :

• saisie éventuelle d'une nouvelle date de début et une nouvelle durée,
• possibilité de modifier également les budgets concernés.

Standard

Profil utilisé : per/per

Etape 1/6 : rechercher les abonnements à réabonner

Dans le menu Périodiques / Abonnement / Réabonnement, lancez une recherche en cliquant directement sur Rechercher. Par défaut, la liste est triée sur la première colonne (Titre).

Puisque A réabonner est coché par défaut, la liste affiche tous les abonnements pour lesquels :

• l'option de gestion de réabonnement a été retenue,
• le réabonnement n'est pas encore effectué,
• les numéros attendus ont été générés.

Les autres états possibles sont : Réabonné, A arrêter, A réabonner manuellement.

Etape 2/6 : ouvrir la fenêtre de saisie de réabonnement

Cliquez sur le bouton , soit à côté de l'abonnement à traiter, soit dans la barre d'outils si vous en avez sélectionné plusieurs. Dans ce cas, les informations saisies s'appliqueront à tous les abonnements sélectionnés. La fenêtre de réabonnement s'ouvre.

Saisie d'un réabonnement

Etape 3/6 : saisir la date de début et la durée

Il n'est pas obligatoire de saisir la date de début ou la durée. Si les zones sont vides, Flora calcule les nouvelles dates de début et de fin à partir de la date de fin et de la durée de l'abonnement en cours.

Etape 4/6 : saisir les budgets

Si vous ne saisissez aucun budget et que vous laissez cochées les cases adéquates pour indiquer que vous voulez conserver les mêmes budgets, les budgets de l'abonnement actuel seront conservés.

En revanche, si vous ne saisissez aucun budget et que vous décocher les cases, le nouvel abonnement sera créé sans budget.

Etape 5/6 : enregistrer le réabonnement

Un clic sur  crée la fiche du nouvel abonnement. Si l'option Générer les numéros attendus a été cochée, les numéros sont générés en même temps.

Etape 6/6 : générer les numéros attendus et la numérotation

Vous pouvez choisir de générer les numéros tout de suite en choisissant la valeur A faire, ou bien préférer les générer ultérieurement en utilisant la valeur Non (en passant par le menu Recherche et le calendrier prévisionnel). Les trois valeurs de la liste Non/A faire/Fait sont les valeurs du champ Générer Fascicules.

ce champ permet d'indiquer si vous voulez créer des numéros attendus, c'est-à-dire prévoir leur réception, leur bulletinage. Si oui, positionnez-le sur A faire. Il passera à l'état Fait lorsque les numéros auront été générés. Voir le chapitre sur le calendrier prévisionnel.

Si le nouvel abonnement suit directement le précédent, la date de début est la date de fin du précédent et la numérotation se poursuit sans interruption.

Exemple : l'abonnement d'origine, un hebdomadaire, avait commencé début mars (rang 9). Le réabonnement génère un abonnement qui commence un an plus tard. La numérotation continue la série : le N° du premier n° est 9.

En cas d'interruption (saisie de date de début ultérieure), Flora recalcule tout à partir de l'abonnement d'origine pour établir la numérotation et le rang du premier numéro attendu.

Exemple : un abonnement mensuel (12 numéros par volume) se termine en avril avec le volume 153, numéro 4. L'abonnement suivant ne commence qu'en octobre. Le N° du 1er volume est 153, N° 1er N° 1.

Pour les périodiques irréguliers, le nombre de fascicules attendus est pris dans l'abonnement d'origine. Si le nombre de numéros attendus a évolué par rapport à la déclaration initiale, il faudra modifier le nombre dans la nouvelle fiche d'abonnement. Il est donc conseillé de renouveler sans génération de numéros attendus, d'effectuer la modification nécessaire puis de générer les fascicules.

Exemple : l'abonnement d'origine était sur 15 mois. Puisque le périodique paraît deux fois par an, 3 numéros étaient attendus. Lors du réabonnement, cette durée est ramenée à 12 mois et le nombre de numéros attendus à 2, avant de générer les fascicules.

Lors du réabonnement, Flora positionne le Rang du premier fascicule au cours du calcul de la numérotation ; il n'a pas toujours un rapport direct avec celui d'origine.

Renouvellement automatique des abonnements Nouveauté 4.0.0. !

Lors de la création de l’abonnement pour un titre de périodique, le gestionnaire choisit l’option de renouvellement automatique. Avant la fin de l’échéance de l'abonnement, Flora affiche une alerte au gestionnaire à partir du menu Tableau de bord.

La date à laquelle l’alerte pour un abonnement est affichée est fonction de sa périodicité et de la date de fin de l’abonnement. Cette donnée est modifiable via un paramétrage.

Ex : 60 jours pour un mensuel

       30 jours pour un hebdomadaire

Pour chaque alerte, le gestionnaire a la possibilité :

• D’annuler le renouvellement automatique. Un message sera alors affiché à l’utilisateur. Le gestionnaire pourra à tout moment opter à nouveau pour un renouvellement automatique à partir de la notice d’abonnement, tant que l’abonnement en cours n’est pas arrivé à échéance.
• De renouveler manuellement l’abonnement. Une boite de dialogue permettant de saisir des informations complémentaires est alors affichée.
• D’afficher la vue de l’abonnement.
• De ne rien faire. Lorsque la date du jour correspond à la date de fin de l’abonnement, celui-ci est automatiquement renouvelé avec les options par défaut :
  • Calcule des nouvelles dates de début et de fin à partir de la date de fin et de la durée de l'abonnement en cours.
  • Conservation des budgets.
  • Génération des numéros attendus.

Tableau de bord d’un utilisateur gestionnaire des abonnements