Le point de départ de la création d'un abonnement est la notice bibliographique décrivant le périodique. L'abonnement reprend ses données bibliographiques. Vous pouvez aussi le baser sur un modèle : des champs de gestion seront ainsi préremplis (périodicité, dates de non-parution, délai des relances et type de numérotation).

C.1. Choisir le périodique et le modèle

Standard

Profil utilisé : per/per

Etape 1/3 : rechercher les notices de périodique

Sélectionnez l'espace de travail Recherche, puis cliquez sur le menu Catalogue / Simple. Cliquez sur Périodique dans la liste des types de document. Effectuez une recherche. Dans la liste résultat, cochez une ou plusieurs notice(s) et passez en visualisation. Les fiches de périodiques s'affichent.

Etape 2/3 : afficher la liste des modèles

Dans la barre d'outils de la vue, cliquez sur  . La liste des modèles d'abonnement s'affiche.

Etape 3/3 : choisir le modèle

Sélectionnez un modèle dans la liste proposée. Un résumé des caractéristiques du modèle s'affiche dans la partie inférieure. Cliquez sur Valider. La grille de saisie d'abonnement s'ouvre.

Choix de modèle d'abonnement

Si aucun modèle ne convient, il suffit de cliquer sur l'option Sans modèle.

C.2. Saisir

Certains champs de la fiche Abonnement sont automatiquement renseignés car ils sont hérités du catalogue et/ou du modèle d'abonnement. Vous devez compléter les autres afin de donner les caractéristiques de l'abonnement et de sa gestion (voir aussi la liste des champs en annexe).

Le formulaire se compose de quatre parties, accessibles à partir d'onglets :

• Description
• Numérotation
• Gestion
• Autres

Pour afficher le formulaire en entier, il suffit de cliquer sur l'onglet**.

La plupart des champs obligatoires (libellé en orange) ont des valeurs par défaut.

Standard

Profil utilisé : per/per

Etape 1/12 : saisir les données bibliographiques

Cliquez sur l'onglet Description. Dans la section Données bibliographiques, vous pouvez :

• visualiser les champs Titre, Sous-titre, ISSN, Cote, Editeur, hérités du catalogue. Il faut que le champ Titre soit présent.
• sélectionner la valeur de Sous-type dans la liste déroulante. Il prend par défaut la valeur Achat. En effet, dans la grande majorité des cas, les abonnements sont achetés.
• saisir un Domaine : ce champ lié à la table DOMAINE permet de saisir le domaine ou le thème d'appartenance du périodique.

Données bibliographiques dans l'onglet Description

Etape 2/12 : gérer le multisite

Dans la section Gestion multisite, les trois sites ont des valeurs par défaut, mais vous pouvez les modifier en sélectionnant une autre valeur dans la liste via le bouton .

Site émetteur : site où l'abonnement est créé.

Site destinataire : site de stockage des numéros de l'abonnement.

Site de livraison : site où les numéros de l'abonnement sont réceptionnés.

Ces champs sont utiles si vous ne gérez pas les commandes d'abonnement dans Flora. Sinon, les valeurs saisies au niveau de la commande priment.

Etape 3/12 : saisir les informations de la commande

Dans la section Commande, les informations de la commande sont modifiables.

Abon. cdés : nombre d'abonnements à commander. Ce chiffre sera pris en compte :

• lors du calcul du nombre total de numéros attendus
• si l'abonnement fait l'objet d'une commande. Il peut être modifié lors de la préparation de la commande.

Prix unitaire HT (devise achat) : prix de l'abonnement, hérité de la notice du catalogue s'il a été renseigné (sinon, sa valeur est mise par défaut à 0).

Etape 4/12 : saisir les informations sur la durée d'abonnement

Dans la section Durée de l'abonnement, la saisie de la date de début et d'un des deux champs relatifs à la durée de l'abonnement est obligatoire. Flora s'en sert pour calculer la date de fin.

Date début abonnement : date de début de la période de l'abonnement (qui ne doit pas être confondu avec le champ Date parution premier n°).

Durée en semaines : nombre de semaines dans la période d'abonnement. Cette information permet à Flora de déterminer la fin de la période d'abonnement.

ou

Durée en mois : nombre de mois dans la période d'abonnement. Cette information permet à Flora de déterminer la fin de la période d'abonnement.

Si les deux champs Durée sont vides, la date de fin d'abonnement est égale à la date de début de l'abonnement, ce qui provoque l'erreur suivante lors de la génération des numéros attendus : Subscription end date (jj/mm/aaaa) must be after subscription start date (jj/mm/aaaa).

Etape 5/12 : saisir la périodicité et la langue

Cliquez sur l'onglet Numérotation. Visualisez la section Périodicité et langue.

Périodicité : renseignée automatiquement lorsque du choix du modèle d'abonnement. Vous pouvez cependant la modifier, en sélectionnant une autre valeur dans la liste déroulante.

Elle est utilisée dans le calcul du nombre de numéros à générer. Flora prend aussi en compte la durée, calculée à partir des dates de début, de la durée (en semaines ou mois) et des dates exclues.

Les périodicités gérées par Flora sont :

• Quotidien
• N fois par semaine
• Hebdomadaire
• Toutes les N semaines
• N fois par mois
• Mensuel
• Bimestriel
• Trimestriel
• Quadrimestriel
• Semestriel
• Tous les N mois
• Annuel
• Biennal
• Triennal
• Quadriennal
• Quinquennal
• Toutes les N années
• Irrégulier

Des zones permettant de compléter le choix de périodicité s'affichent selon les cas.

N fois par semaine

Sélectionnez un ou plusieurs jour(s) selon les jours de parution du périodique.

Définition d'une périodicité de trois fois par semaine - tous les lundis, mercredis et vendredis

Hebdomadaire

Sélectionnez le jour de parution de l'hebdomadaire dans la semaine.

Périodicité d'un journal qui parait tous les mercredis

N fois par mois

Sélectionnez une ou plusieurs date(s) de parution. Vous pouvez sélectionner un jour entre le 1er et le 28 du mois.

Cette limite de 28 jours par mois est imposée pour que tous les fascicules aient la même date de parution dans le mois : actuellement, Flora ne sait pas gérer une parution le 30 du mois sauf pour le mois de février.

Choix des dates de parution d'un périodique qui parait plusieurs fois par mois

Mensuel, Bimestriel, Trimestriel, Quadrimestriel, Semestriel

Pour une périodicité de type mensuel, on peut soit :

• préciser la date de sortie (entre le 1er et le 28 du mois)
• sélectionner un jour dans la semaine et son rang dans le mois, par exemple troisième jeudi.

Définition de périodicité d'un mensuel qui parait le troisième jeudi du mois

Annuel, Biennal, Triennal, Quadriennal, Quinquennal

Pour une périodicité sur une ou plusieurs année(s), la définition des jours de parution ressemble à celle des mensuels, avec le choix du mois en plus.

Définition d'une périodicité sur un ou plusieurs années

Toutes les N périodes (N semaines, N mois, N années)

Ces périodicités combinent la définition du jour de parution selon la période (hebdomadaire, mensuel ou annuel) avec le nombre de périodes entre chaque parution.

Périodicité Tous les N mois

Irrégulier

Par définition, la périodicité d'un périodique irrégulier n'est pas prévisible systématiquement. Il convient de saisir simplement le nombre d'éléments attendus. Flora s'appuie sur cette information, la date de début et la durée de l'abonnement pour calculer un calendrier prévisionnel.

Zones de gestion d'irréguliers

Langue : langue du périodique, choisie dans une liste déroulante. Elle sera prise en compte lors de la génération des numéros, pour la date texte.

Etape 6/12 : préparer la numérotation

La préparation de la numérotation s'effectue en deux étapes :

• décrire le modèle de la numérotation théorique (description de la numérotation sur une année d'abonnement entière avec un commencement en janvier, quelle que soit la date réelle d'abonnement).

Par exemple, un volume par an, incrémentation de numéro de volume au bout de 12 numéros mensuels, qui sont eux en numérotation continue.

• préciser le rang du premier numéro attendu (ordre de parution du numéro dans la suite des fascicules reçus constituant l'abonnement).

Pour le périodique décrit dans notre exemple, l'abonnement démarre en septembre : il s'agit donc du rang 9 (le 9ème des 12 numéros à recevoir dans la période décrite). Cette information permet à Flora de respecter le modèle même si l'abonnement ne démarre pas en début de cycle de numérotation.

Dans la section Préparation de la numérotation, les 5 niveaux de numérotation gérés par Flora sont présentés :

• volume
• numéro
• partie
• sous-partie
• sous-sous-parties

Il s'agit d'une description de la hiérarchie de la numérotation, à partir de l'entité du plus haut niveau qui peut être le volume, le numéro ou la partie. Ces champs peuvent être renseignés automatiquement à partir du modèle d'abonnement (voir aussi la liste des champs en annexe), ou saisis dans cette grille.

Nb. enfants par élément : nombre d'éléments du niveau inférieur dans chaque élément. La numérotation du niveau supérieur change quand ce nombre est atteint. Ce champ est seulement présent dans les blocs ayant une hiérarchie de numérotation supérieure.

Exemple : Nb. n° par volume = 12 = chaque volume contient douze numéros. Au bout de douze numéros, le numéro de volume change (revient à une valeur définie dans Origine volume, ou, le cas échéant, s'incrémente de 1).

N° 1er élément : numéro du premier élément du périodique, c'est-à-dire le premier élément du cycle de vie du périodique concerné par l'abonnement. Valeur numérique uniquement.

Exemple : un mensuel a un volume par an, contenant les numéros de 1 à 12. Il démarre l'année de l'abonnement avec le volume 48 et le numéro 1 : Alors N° 1er volume = 48 et N° 1er n° = 1

Si cette zone est vide, les fascicules seront générés sans numéro.

Origine élément : numéro auquel revient l'élément quand le nombre d'entités défini dans Nb. éléments avant retour à l'origine est atteint. Il s'agit généralement du numéro 1. Valeur numérique uniquement. Ces deux champs fonctionnent donc ensemble.

Origine élément et Nb. éléments avant retour à l'origine sont pris en compte uniquement au niveau le plus élevé de la hiérarchie. Ainsi, par exemple, il est inutile de remplir ces zones pour les numéros si l'abonnement contient des volumes.

Numérotation en fonction du niveau supérieur : lors du changement du numéro du niveau supérieur, il est possible de recommencer la numérotation de l'élément à 1 (Oui) ou bien d'avoir une numérotation continue (Non).

Donc, on voit que le binôme Origine élément et Nb. éléments avant retour à l'origine d'une part et le monôme Numérotation en fonction du niveau supérieur de l'autre ne peuvent pas s'appliquer au même niveau :
- le premier étant applicable uniquement au premier niveau de la hiérarchie,
- le deuxième, se référant au niveau supérieur, ne peut être appliqué que pour des niveaux ayant un parent. Puisque les sous-parties et les sous-sous-parties ne peuvent pas être au premier niveau, elles ne disposent pas des zones Origine élément et Nb. éléments avant retour à l'origine.

Aux niveaux inférieurs, la numérotation est soit continue, soit dépendante du niveau supérieur (dont le changement est conditionné à son tour par le nombre d'entités qu'il contient).

Style pour l'élément : présentation de la numérotation pour l'élément, choisie dans une liste ci-dessous. Attention le style est décrit à titre informatif : il n'est pas utilisé pour un traitement du numéro qui est obligatoirement saisi au format numérique.

• Arabe
• Alphabétique
• Romain
• Ordinal

Rang du premier fascicule : numéro du premier élément attendu par rapport au cycle de vie décrit dans les zones précédentes, point de départ pour l'attribution des numéros dans le calendrier prévisionnel. Valeur numérique uniquement. Si ce champ est vide, Flora démarre à 1.

Par exemple, pour un mensuel avec 12 numéros par abonnement : Si vous vous abonnez en janvier, vous recevrez ainsi le 1er fascicule de la période décrite (une année entière) : le rang est donc égal à 1. Si vous vous abonnez en juin, vous décrivez les champs de numérotation sur l'année entière (janvier à décembre) : le rang du 1^er fascicule est égal à 6 car le fascicule de Juin est le 6^ème fascicule sur les 12 fascicules prévus sur l’année.

Ou prenons un mensuel qui paraît dans 4 volumes de 3 numéros. L'abonnement démarre en mai. Le premier numéro du cycle est le volume 1, numéro 1 du mois de janvier. Le rang du premier fascicule attendu dans l'abonnement est le 5 : Flora en déduit qu'il s'agit du volume 2, numéro 2.

Ces champs peuvent être renseignés automatiquement à partir du modèle d'abonnement (voir aussi la liste des champs en annexe), ou saisis dans cette grille.

Les champs de numérotation contiennent uniquement des valeurs numériques. Si des fascicules ont des valeurs de type alphanumérique ou alphabétique, la modification est possible dans le calendrier prévisionnel (voir chapitre Calendrier/Prévision/Etape 3/7 : modifier un numéro attendu) ou lors du bulletinage (voir paragraphe Bulletinage/Modifier/Etape 2/2 : modifier le numéro attendu).

Pour plus d'exemples sur l'utilisation de l'ensemble des champs de ce bloc Préparation de la numérotation, reportez-vous à l'annexe Numérotation/Différents types.

Etape 7/12 : saisir les informations sur les suppléments, numéros spéciaux et hors-séries

Nb. spéciaux, Nb. hors-séries, Nb. suppléments : nombre de numéros spéciaux, hors-séries et suppléments que comporte l'abonnement. Flora s'en servira pour calculer le nombre de numéros à générer.

Vous pourrez modifier les dates de ces numéros dans le calendrier prévisionnel. Flora les fixe de manière théorique dans le calendrier de bulletinage en divisant la durée de l'abonnement par leur nombre.

Etape 8/12 : saisir les informations relatives à la préparation du calendrier de bulletinage

Flora se base sur les informations saisies dans cette section pour la génération des numéros attendus.

Date parution premier n° : date à laquelle vous aimeriez recevoir votre premier numéro d'abonnement. Ce champ est obligatoire et sert lors de la création du calendrier de bulletinage

Type date texte : ce champ permet de choisir le libellé de la date en texte libre, qui sera utilisé dans le calendrier de bulletinage. Il peut être renseigné automatiquement à partir du modèle d'abonnement. Sinon, sélectionnez dans la liste celui correspondant à la périodicité désirée (modifiable dans le calendrier prévisionnel). Les périodicités et le type de date texte associés sont :

• Quotidien : jj/mm/aaaa
• Hebdomadaire : jj/mm/aaaa
• Mensuel : Mois
• Bimestriel : Mois/Mois
• Trimestriel : Trimestre
• Quadrimestriel : Mois
• Semestriel : Semestre
• Annuel : Année
• Biennal : Année
• Triennal : Année
• Quadriennal : Année
• Quinquennal : Année

Dates exclues : si les dates de non-parution du périodique sont connues, il faut définir ces informations ici afin de prédire avec plus de précision les dates de réception des numéros attendus. Pour ce faire, cliquez sur  pour sélectionner les dates exclues : après validation, le code XML correspondant est affiché dans la zone associée (pour une explication complète de la syntaxe employée, se référer aux annexes).

Les dates exclues ne sont jamais prises en compte pour les périodiques irréguliers. Si vous avez un périodique déclaré comme étant irrégulier, mais pour lequel il est possible de définir des dates exclues, il convient de trouver une autre périodicité plus adaptée.

Livraison groupée : renseignez ce champ à Oui si l'éditeur regroupe plusieurs éléments dans chaque livraison. Par exemple, tous les numéros d'un volume sortent en même temps.

Livraison groupée des trois numéros d'un volume de mensuels

Dans un deuxième exemple, le but est de recevoir un numéro en deux parties tous les mois.

Réception groupée de numéro en deux parties

Cet abonnement est défini comme suit :
Périodicité : N fois par mois
Jours de parution dans le mois : 2,3
Nb. parties par n° : 2
N° 1ère partie : 1
Numérotation en fonction du niveau supérieur [parties] : Oui
Livraison groupée : Oui

Un troisième exemple est le cas d'un périodique qui parait 2 fois par an, avec à chaque fois 6 parties. Il faut décrire une périodicité semestrielle avec des numéros et des parties : chaque numéro contient 6 parties. Pour que les 6 parties soient reçues au même moment de l'année, il faut remplir le champ livraison groupée avec Oui : voir en annexe le détail de cet exemple.

Etape 9/12 : renseigner les options de gestion

Cliquez sur l'onglet Gestion. Visualisez la section Options de gestion. La plupart de ces champs ont des valeurs par défaut, que vous pouvez modifier si vous souhaitez.

Générer fascicules : créer les numéros attendus, c'est-à-dire prévoir leur réception, leur bulletinage. Si oui, positionnez-le sur A faire. Il passera à l'état Fait lorsque les numéros auront été générés (voir le chapitre sur le calendrier prévisionnel).

Créer n° périodique : créer une notice de numéro de périodique (Oui ou Non). Vous devez obligatoirement le positionner sur Oui si vous avez l'intention de prêter vos revues, de les exemplariser.

Créer exemplaire : créer les exemplaires pour le prêt (Oui ou Non).

Gérer renouvellement : gérer le réabonnement (Oui ou Non).

Délai fournisseur : délai de livraison du fournisseur, dont la valeur par défaut est 10.

Délai 1ère relance : dix jours sont paramétrés par défaut entre la date de livraison prévue et la date de la première relance.

Date 1ère relance = Date livraison prévue + Délai 1ère relance
Date livraison prévue = Date de création + Délai fournisseur

Délai 2ème relance : dix jours sont paramétrés par défaut entre la date de la première et de la deuxième relance.

Délai 3ème relance : dix jours sont paramétrés par défaut entre la date de la deuxième et de la troisième relance.

Etape 10/12 : affecter les listes de circulation

Dans la section Listes de circulation, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs liste(s) de circulation, via le bouton . Ces listes sont répercutées automatiquement dans les numéros attendus de l'abonnement.

Etape 11/12 : saisir les notes

Cliquez sur l'onglet Autres. Dans la section Notes, vous pouvez saisir trois types de remarque :

Note au fournisseur ou Note de don : le premier champ permet de saisir une remarque à éditer éventuellement dans le bon de commande d'un abonnement de type Achat, le second dans le bon de commande d'un abonnement de type Don ou Echange.

Commentaires : autres remarques éventuelles.

Notes internes : message à l'intention du collaborateur qui se charge du bulletinage. Il sera propagé dans les numéros attendus lors de leur génération et s'affichera au moment de la réception. Il peut être modifié à n'importe quel moment, dans l'abonnement ou dans les numéros.

Onglet Autres de la grille de saisie

Etape 12/12 : enregistrer la fiche

Cliquez sur pour enregistrer le nouvel abonnement : sa vue s'affiche. L'abonnement est désormais disponible dans le panier d'abonnements à intégrer dans les commandes (menu Périodiques / Commande / Panier), si vous avez choisi de les gérer dans Flora (voir la documentation Flora Service Acquisition).