Introduction

Bienvenue dans le service Communication de Flora !

Le service Communication de Flora vous permet de gérer la communication de tout objet de vos fonds - ouvrages, multimédia, documents ou boites d'archives, ... , et s'adapte :

• au prêt direct ou suite à une demande d'objet stocké en magasin
• à la consultation sur place.
• au prêt de malles aux dépôts d'une bibliothèque départementale de prêt (BDP).

Cette documentation s'adresse aux utilisateurs professionnels, amenés à exploiter au quotidien les fonctionnalités de communication :

• Inscription et recherche des lecteurs.
• Communications : prêt, consultation sur place et retour, prêt secouru.
• Réservation et mise à disposition.
• Gestion des transactions financières et régie de recettes.
• Campagnes de rappels et relances.
• Gestion multisite : objets en transit, transfert d'objets.
• Gestion des droits de communication.
• Gestion des exemplaires.
• Gestion des prêts en BDP.

D'autre part, elle montre la vision qu'un lecteur peut avoir de Flora :

• Compte lecteur

Rappelons que chaque utilisateur dispose d'une interface personnalisée en fonction des actions qu'il doit réaliser dans son contexte de travail. Ceci facilite considérablement la tâche, puisque seules les fonctions et actions dont il a besoin lui sont présentées.

Prérequis : afin d'appréhender au mieux les fonctionnalités du service Communication, il est conseillé de maîtriser les fonctions de base de Flora, notamment la recherche documentaire (référez-vous à la documentation Flora Recherche documentaire).

Les acteurs

Différents acteurs participent à l'action de communication. Chacun y tient un rôle particulier qu'il convient de définir avant de démarrer. Rappelons que leur définition est personnalisée en fonction du contexte du site.

Professionnels

Les utilisateurs professionnels sont au cœur de la gestion des communications. Flora contrôle en temps réel toutes les tentatives de transactions, mais ce sont les professionnels qui valident - in fine - les opérations demandées.

Lecteurs

Tout type de lecteur peut être considéré dans Flora : lecteurs individuels, collectivités, personnel du site, services versants, dépôt desservi par une BDP, ... Ils sont distingués de par leur appartenance à une catégorie de lecteur et à un site de rattachement. La fiche du lecteur contient toutes les informations nécessaires à l'identification et à la gestion de celui-ci : identité, coordonnées, informations liées à l'inscription et la réinscription, catégorie et site d'inscription.

Objets

Tout type d'objet défini dans Flora est potentiellement communicable : monographie, numéro de périodique, rapport, cédérom, document d'archives, boîte d'archives, ...

La fiche de l'objet permet de définir ses caractéristiques en termes de contenu, d'identification, de localisation, de support, de type de communication.

En pratique, chaque objet est ainsi rattaché à un site, à une catégorie de communication (papier, vidéo, archives, ...), est destiné à un type de communication (prêt, consultation sur place, ...), et peut être géré en tant que nouveauté.

Le rattachement d'un objet à un site est également une information importante, notamment dans le cas d'un fonctionnement multisite : lors d'une communication, il est primordial de connaître - à tout moment - le site d'origine et le site courant d'un objet.

Un objet communicable est un exemplaire d'un ouvrage décrit dans le catalogue, un article ou une boîte rattaché à un versement d'archives, dont la communication (prêt, consultation sur place....) est gérée dans Flora.

Rappelons ici quelques informations essentielles pour la communication de l'objet, gérées par Flora Communication :

- Référence : chaque objet communicable est identifié de façon unique par sa référence (code-barres, cote, ...). C'est cet identifiant qui servira à reconnaître l'objet lors d'une communication.

- Catégorie de communication : elle est choisie à partir d'une liste de supports (papier, cédérom, vidéo, ...) ou de fonds ou de tout autre type de catégorie. Cette information est utilisée dans la définition des droits de communication. Vous pouvez définir librement ces catégories.

- Site : tout objet communicable est rattaché à un site physique, choisi à partir de la liste des sites existants (bibliothèques, annexes, magasins, ...). Cette information est utilisée dans la définition des droits de communication.

- Nouveauté : la nouveauté d'un objet doit pouvoir être prise en compte afin d'associer à celui-ci des droits de communication spécifiques. Cette information, simplement gérée par les valeurs Oui/Non, est utilisée dans la définition des droits de communication.

- Restriction catégorie : ce champ permet de limiter la communication de certains objets à une ou plusieurs catégorie(s) de lecteur, et ceci jusqu'à une date définie dans le champ Date fin restriction.

- Type de communication : le type de communication indique les possibilités de communication liées à l'objet. Flora gère les types suivants :

• Non communicable.
• Prêt.
• Sur place.
• Week-end.
• Soir et week-end.

- État : Flora assure automatiquement le suivi des objets communicables, en mettant à jour leur état qui peut prendre les valeurs suivantes :

• Non défini.
• Disponible.
• Prêté partiellement.
• Prêté.
• A réserver.
• Réservé.
• En transit.
• Mis à disposition.
• A la reliure.
• Exclu.
• En traitement.
• En attente de livraison.

Les quatre derniers états ne sont pris en compte dans Flora qu'à titre indicatif (le prêt est, dans ce cas, impossible). Les autres sont essentiels à la gestion correcte de la communication, et ne sont donc pas modifiables.

- Heure de communication : ces informations sont renseignées automatiquement par Flora lors d'une communication d'objet.

- Heure de retour : ces informations sont calculées automatiquement par Flora au moment de la communication de l'objet, à partir des date et heure de communication, en y ajoutant les durées de communication stockées dans la fiche de droits correspondante. Elles servent à déterminer si une communication est en retard de retour ou non. Dans le cas d'un prêt, c'est la date qui s'applique, dans le cas d'une consultation sur place, c'est l'heure.

- Site de retour : rappelons que chaque objet est rattaché à un site et que la communication multisite est une fonction standard de Flora. Si le site de retour n'est pas le même que le site d'appartenance, cette information est automatiquement renseignée par Flora, exploitée ensuite pour la gestion des transits entre sites.

Informations sur le dernier emprunt : lors du retour de l'objet, les données suivantes de la dernière communication sont stockées dans la fiche de l'objet :

• Dernier emprunteur.
• Date de la dernière communication.
• Date du dernier retour.

En conformité avec les recommandations de la CNIL, ces données ne sont ensuite pas conservées en clair, mais sont utilisables à des fins statistiques.

Droits de communication

Les fiches de droits - permettant de définir très finement les règles qui régissent les communications - s'appliquent aux combinaisons : Catégorie de lecteur / Catégorie de communication / Nouveauté.

Les opérations régies par les droits de communication se réfèrent aux transactions suivantes : prêt, consultation sur place, retour, prolongation, réservation, mise à disposition, pénalités (financières et/ou suspensives), relances, droits et durée d'inscription. Flora contrôle systématiquement toute action de communication, en affichant des messages clairs et explicites. Des passe-droits peuvent vous avoir été accordés pour passer outre des situations normalement interdites en regard des règles du site (communication exceptionnelle, dépassement de quota, amendes en cours, ...).

Statistiques

Flora enregistre automatiquement les informations nécessaires à la génération des statistiques. Ces informations sont paramétrables.

Les opérations suivantes pour lesquelles une fiche de données est créée pour exploitation ultérieure lors de l'analyse des statistiques sont :

• prêt d'un exemplaire.
• retour d'un exemplaire.
• prolongation d'un prêt.
• mise à disposition d'un exemplaire.
• réservation d'un exemplaire.

Comment utiliser cette documentation ?

Cette documentation a été organisée de façon à suivre au plus près les fonctionnalités proposées par le service Communication et leur présentation et utilisation dans Flora.

Au sommaire...

Après une présentation générale du service Communication (chapitre Démarrer), les fonctionnalités communes à tous les contextes sont décrites dans les chapitres suivants :

• Lecteurs : comment inscrire et rechercher un lecteur, modifier sa fiche d'inscription, ainsi que toutes les autres fonctions associées : supprimer, imprimer la fiche ou la carte lecteur, bloquer/débloquer un lecteur, synchroniser des fiches lecteur à partir de l'annuaire exploité sur votre site.
• Communications : comment identifier un lecteur pour lui communiquer des objets, visualiser sa situation et les contrôles réalisés par Flora, valider un passe-droit, faire évoluer une demande (modifier une date de retour, prolonger, réserver, mettre à disposition), effectuer un retour.
• Régie des recettes : suivre les régies enregistrées, régulariser, créer une nouvelle régie, visualiser les contrôles réalisés par Flora.
• Rappels et relances : lancer des campagnes de rappels ou relances, globales ou au cas par cas, choisir les destinataires et le type d'édition, générer les éditions.
• Réseau : exploiter les fonctionnalités multisites de Flora, dans le cadre d'un réseau de sites : gestion du transit d'objets entre sites lorsque ceux-ci peuvent être indifféremment communiqués/retournés sur n'importe quel site du réseau, transfert temporaire ou permanent d'objets entre sites.
• Droits de communication : définition et principes des droits de communication dans Flora ; comment rechercher, visualiser, créer et modifier un droit de communication.
• Exemplaires : ici sont présentées la recherche et la gestion d'exemplaires, et l'éventuelle restriction de leur prêt à certaines catégories de lecteur.
• Compte lecteur : accéder à son compte lecteur et visualiser ses informations, effectuer des demandes de réservation ou de mise à disposition.
• Flora en Bibliothèque départementale de prêt : décrire et gérer la communication de séries, exploiter les spécificités liées à l'utilisation de bibliobus.

Les annexes propose des tableaux récapitulatifs des passe-droits que vous pouvez rencontrer dans Flora, organises par fonctions et contextes.

Pour chaque fonction présentée, le découpage est identique :

• Standard : présentation du fonctionnement standard. Avec une explication étape par étape, vous suivez le processus et l'impact du fonctionnement standard de Flora sur l'environnement, à partir d'exemples concrets. Le profil à utiliser pour activer et visualiser la fonctionnalité est précisé au début de chaque chapitre.

Profils utilisés

Pour accéder aux fonctions exposées ici, un code et un mot de passe sont requis. Dans cette documentation, vous utiliserez les profils suivants :

• Administrateur fonctionnel : utilisateur professionnel habilité à effectuer des opérations avancées sur les données de vos tables. Code/mot de passe : admin/admin.
• Gestionnaire fonctionnel : utilisateur professionnel chargé de la gestion biblioéconomique du site (catalogage, acquisition, périodiques, communication). Code/mot de passe : gest/gest.
• Gestionnaire des communications : utilisateur professionnel chargé de la gestion globale des communications. Code/mot de passe : comm/comm.
• Gestionnaire restreint des communications du site 1 : utilisateur professionnel ayant des passe-droits restreints sur le site 1. Code/mot de passe : comm1/comm1.
• Gestionnaire des communications du site 2 : utilisateur professionnel habilité à effectuer des prêts uniquement sur le site 2. Code/mot de passe comm2/comm2.
• Catalogueur : utilisateur professionnel chargé du catalogage dans une bibliothèque ou centre de documentation. Code/mot de passe : cat/cat.
• Lecteur identifié : lecteur emprunteur du site. Code/mot de passe : lecteur/lecteur.

Conventions

Des conventions typographiques ont été utilisées dans cette documentation, pour vous permettre d'accéder facilement à l'information.