Les bibliothèques départementales de prêt (BDP) ont pour mission de constituer et d'aider un réseau de bibliothèques publiques dans les communes de moins de 10 000 habitants. Les BDP ne sont généralement pas directement ouvertes au public. Leurs bibliobus sont principalement utilisés pour déposer des livres dans les bibliothèques de leur réseau et ne sont pas non plus directement ouverts au public.

Dans Flora, la notion d'ensemble permet de gérer la communication de malles aux dépôts. Une malle correspond à une notice catalographique qui décrit le contenu, et pour laquelle on crée une fiche d'exemplaire virtuel à laquelle sont associés les exemplaires de la malle. La communication de cet ensemble passe par les fonctions habituelles de communication.

Quelques définitions

• Dépôt : Structure qui est desservie par la BDP.
• Navette : A périodes régulières, la BDP réalise une tournée sur tous ses dépôts pour :
• Déposer les exemplaires qui lui sont réservés,
• Récupérer les exemplaires demandés par un autre dépôt.
• Ensemble : Regroupement indissociable d’exemplaires, qu’ils fassent partie de documents en série, d’une malle ou d’une exposition.

Dans ce chapitre, nous mettons en évidence les particularités de la gestion BDP. Pour les rappels et relances, référez-vous au chapitre correspondant : ils portent sur les notices de prêt des exemplaires de l'ensemble n’ayant pas été retournés (retour partiel), il s'agit donc du fonctionnement classique.

K.1. Constituer des ensembles

Dans Flora, les ensembles sont définis de la manière suivante :

• Saisie de la notice du catalogue de description de l'ensemble
• Saisie des ensembles (exemplaires virtuels) associés à la notice catalographique
• Rattachement des exemplaires physiques aux ensembles.

Standard

Profil utilisé : cat/cat

Etape 1/5 : cataloguer la notice

Sélectionnez l'espace de travail Référencement puis cliquez sur le menu Catalogage / Saisie / Catalogue. Saisissez un Titre, par exemple Malle - Finance et enregistrez la notice. La vue s'affiche.

Etape 2/5 : créer des ensembles associés à la notice descriptive

Un ensemble correspondant à la description d'un exemplaire fictif, défini selon les mêmes principes que tout type d'exemplaires.

Dans la barre d'outils de la vue de la notice descriptive, cliquez sur le bouton   pour créer un ensemble. Renseignez Représente un ensemble à Oui, et saisissez le code-barres malle 1, par exemple. Enregistrez l'exemplaire. Comme pour toute notice de catalogue, vous pouvez y rattacher plusieurs exemplaires et donc gérer plusieurs ensembles.

Saisie d'un exemplaire fictif pour gestion des ensembles

Les exemplaires fictifs s'affichent en dessous de la vue de la notice.

Fiche catalographique avec les exemplaires fictifs des ensembles

Etape 3/5 : lier les exemplaires physiques à un ensemble

Profil utilisé : comm/comm

Un ensemble correspond à un regroupement indissociable d'exemplaires physiques. Il convient d'abord de visualiser l'ensemble auquel vont être rattachés les exemplaires physiques existants.

Sélectionnez l'espace de travail Communication puis cliquez sur le menu Communications / Objets / Exemplaires. Recherchez les exemplaires ayant un code-barres débutant par malle (malle*), par exemple (dans notre base standard, ce sont des exemplaires virtuels décrivant des ensembles). Dans la vue d'un exemplaire de gestion d'ensemble, le bouton Ensemble donne accès à l'écran de gestion du contenu de l'ensemble.

Bouton Ensemble pour un exemplaire qui représente un ensemble

L'écran de gestion du contenu de l'ensemble s'affiche, composé de :

• Une zone de saisie des identifiants des objets à ajouter/supprimer.
• Une vue abrégée de l'ensemble.
• Trois onglets : Contenu (exemplaires associés à l'ensemble), Ajoutés (exemplaires ajoutés à l'ensemble), Supprimés (exemplaires supprimés de l'ensemble).

Sélectionnez le bouton Ajouter, saisissez le code-barres fin 21 et cliquez sur OK. L'exemplaire s'ajoute à la liste des ajouts et du contenu.

Ajout d'un exemplaire à un ensemble

L’éventuelle mise à disposition qui porte sur l’objet ajouté est transformée en demande de réservation sur le catalogue.

Les demandes de réservation posées sur l’objet ajouté sont transformées en demandes de réservation sur le catalogue.

Etape 4/5 : supprimer des exemplaires des ensembles

Dans la même interface, sélectionnez le bouton Supprimer. Saisissez le même code-barres, puis cliquez sur OK : il s'affiche dans la liste des supprimés et l'onglet Contenu est mis à jour.

Aucun passe-droit n’est associé à la suppression d’un exemplaire d’un ensemble.

Lors de la suppression du dernier objet en prêt associé à l'ensemble, l'ensemble passe à l’état Disponible et les demandes de réservation qui portent sur l’ensemble sont traitées.

Lors de l’ajout ou la suppression d’un objet, le message qui lui est associé s’affiche : il peut être supprimé.

Etape 5/5 : revenir à la vue de l'ensemble

Dans la vue abrégée de l'ensemble, cliquez sur le code-barres associé à l'ensemble : la vue de l'ensemble avec ses objets associés est affichée :

Vue de l'ensemble et de ses objets associés

K.2. Communiquer

La communication d'un ensemble ressemble à la communication de n'importe quel exemplaire. Néanmoins elle a quelques particularités. Il n'est pas possible de prêter directement l'exemplaire fictif qui représente l'ensemble : son état est établi en fonction de l'état de prêt de ses exemplaires. Les états possibles pour un ensemble sont donc :

• Disponible : lorsque tous les exemplaires qui lui sont associés sont à l’état Disponible.
• Prêté partiellement : lorsqu’une partie des exemplaires qui lui sont associés sont à l’état Prêté.
• Prêté : lorsque tous les exemplaires qui lui sont associés sont à l’état Prêté.

Prêter un ensemble

Le prêt d’un ensemble est subordonné à l’enregistrement du prêt de tous les exemplaires qui lui sont associés.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/2 : communiquer un exemplaire de l'ensemble

Sélectionnez l'espace de travail Communication puis cliquez sur le menu Communications / Prêt et retour. Prêtez un exemplaire appartenant à un ensemble, à un lecteur représentant un dépôt desservi par la BDP (dans la base standard, ces lecteurs ont un numéro de carte commençant par BD).

Un message de rappel est d'abord présenté : L’objet de référence <Identifiant de l’exemplaire> appartient à l'ensemble <Identifiant de l’ensemble>. Il reste x objets(s) à prêter sur les y objet(s) de l'ensemble.

Cliquez sur Fermer : deux nouveaux prêts s'affichent sous l'onglet Prêts :

• l'exemplaire prêté (à l'état Prêté)
• l'exemplaire représentant son ensemble (à l'état Prêté partiellement).

Le nombre de prêts affiché dans l'onglet est augmenté d'une unité, correspondant au prêt effectif de l'exemplaire.

Les droits de communication pris en compte sont ceux définis au niveau de l’ensemble.

Les passe-droits s’appliquent uniquement sur le prêt de l’ensemble.

Le fait que l'ensemble soit partiellement prêté à un lecteur empêche le prêt à un autre lecteur de ses autres exemplaires disponibles.

Etape 2/2 : communiquer le dernier exemplaire de l'ensemble

Après avoir communiqué les autres exemplaires de l'ensemble, prêtez le dernier exemplaire de l'ensemble. Un message vous informe que tous les exemplaires de l'ensemble sont en prêt. L'exemplaire de gestion représentant l'ensemble est désormais à l'état Prêté. Le nombre de prêts affiché prend en compte les exemplaires effectivement prêtés.

Un ensemble est comptabilisé comme une seule unité de prêt.

Exemples de messages d'erreurs associés à la communication d'ensembles :

• Si l’ensemble se trouve à l’état Prêté partiellement à un lecteur A, il n’est pas possible de prêter un exemplaire Disponible de l'ensemble à un lecteur B. Un message vous en informe : Prêt impossible. L'objet de référence X appartient à l'ensemble <Identifiant de l'ensemble> qui est en prêt au lecteur Y.
• Le prêt d’un ensemble ne peut être réalisé directement, il convient de prêter les exemplaires qui lui sont rattachés. Un message s'affiche :Prêt impossible : l'objet de référence X représente l'ensemble <Identifiant de l'ensemble>.
• Si la date de retour définie dans le prêt de l'ensemble est dépassée, alors il n’est pas possible de prêter un objet de l'ensemble. Un message est présenté : Prêt impossible : L'objet de référence X appartient à l'ensemble <Identifiant de l'ensemble> dont la date de retour est dépassée : <Date de retour>.

Retourner un ensemble

Le retour d’un ensemble est subordonné à l’enregistrement du retour de tous les exemplaires qui lui sont associés.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/2 : retourner un exemplaire de l'ensemble

Sélectionnez l'espace de travail Communication puis cliquez sur le menu Communications / Prêt et retour. Enregistrez le retour de l'exemplaire prêté au début de la section précédente.

Un message de rappel est d'abord présenté : L’objet de référence <Identifiant de l’exemplaire> appartient à l'ensemble <Identifiant de l’ensemble>. Il reste x objet(s) à retourner sur les y objet(s) de l'ensemble.

Cliquez sur Fermer : le prêt ne s'affiche plus sous l'onglet Prêts, et le nombre de prêts est décrémenté. L'exemplaire est à l'état Disponible, mais l'exemplaire représentant son ensemble est toujours à Prêté partiellement. L'exemplaire ne peut donc pas être prêté à un autre lecteur.

Etape 2/2 : retourner le dernier exemplaire de l'ensemble

Après avoir retourné les autres exemplaires de l'ensemble, effectuez le retour du dernier. Un message vous informe que tous les exemplaires de l'ensemble sont retournés. L'exemplaire de gestion représentant l'ensemble est désormais à l'état Disponible. Sa fiche de prêt est supprimée. Les éventuelles demandes de réservation sont traitées. Les amendes sont appliquées sur l’enregistrement du retour de chaque objet associé à l'ensemble.

Pour rendre un ensemble disponible, sans attendre le retour de tous ses exemplaires, il suffit de les supprimer de l'ensemble. Ils seront donc gérés comme des exemplaires simples, indépendamment de l'ensemble.

Le retour d’un ensemble ne peut être réalisé directement, il convient de retourner les exemplaires qui lui sont rattachés. Un message est présenté : Retour impossible : l'objet de référence X représente l'ensemble <Identifiant de l'ensemble>.

Modifier les dates

La modification de la date de retour ou la prolongation du prêt d’un ensemble s'effectuent de la même manière que pour un prêt classique.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/2 : modifier la date de retour

Sélectionnez l'espace de travail Communication puis cliquez sur le menu Communications / Prêt et retour. Identifiez un lecteur représentant un dépôt desservi par la BDP (numéro de carte commençant par BD) et qui a un prêt d'ensemble(s) en cours. Sélectionnez le(s) ensemble(s) en prêt dans la liste, saisissez une date dans la zone prévue à cet effet puis cliquez sur Date retour. La date de retour de tous ses exemplaires est modifiée. Les passe-droits habituels s'appliquent uniquement sur le prêt de l'ensemble.

Si tous les passe-droits sont validés sur le prêt de l’ensemble, alors la modification de la date de retour impacte toutes les notices de prêt associés aux exemplaires de l'ensemble qui ont été communiqués, y compris la notice de prêt de l’ensemble.

Etape 2/2 : prolonger le prêt

Sélectionnez l'espace de travail Communication puis cliquez sur le menu Communications / Prêt et retour. Identifiez un lecteur représentant un dépôt desservi par la BDP (numéro de carte commençant par BD) et qui a un prêt d'ensembles(s) en cours. Sélectionnez le(s) ensemble(s) en prêt dans la liste, saisissez une date dans la zone prévue à cet effet puis cliquez sur Prolonger. Tous les exemplaires de l'ensemble sont prolongés. Les passe-droits habituels s'appliquent uniquement sur le prêt de l'ensemble.

Si tous les passe-droits sont validés sur le prêt de l’ensemble, alors la prolongation impacte toutes les notices de prêt associés aux exemplaires de l'ensemble qui ont été communiqués, y compris la notice de prêt de l’ensemble.

Demander une réservation ou une mise à disposition

La réservation et la mise à disposition fonctionnent de la même manière que dans la communication d'exemplaires simples.

Les demandes de réservation ou les mises à disposition portent uniquement sur :

• les notices catalographiques auxquelles sont rattachés des ensembles
• les ensembles.

Il n’est pas possible de créer une demande de réservation ou une mise à disposition sur les exemplaires d’un ensemble.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/4 : faire une demande de réservation sur catalogue

Sélectionnez l'espace de travail Recherche puis cliquez sur le menu Catalogue / Simple. Recherchez la notice de titre Malle - histoire économique. En bas de la vue, cliquez sur  à côté de la liste déroulante. Réservez-la pour le lecteur de numéro de carte BD 1. La demande s'ajoute à sa liste de demandes de réservation en cours.

Etape 2/4 : faire une demande de réservation d'ensemble précis

Retournez à la notice de titre Malle - histoire économique. Cliquez sur  à côté de l'exemplaire de gestion d'un ensemble. Réservez-le pour le lecteur de numéro de carte BD 3. La demande s'ajoute à sa liste de demandes de réservation en cours.

Dans le menu Prêts réservés du lecteur de numéro de carte BD 1, la liste proposée contient tous les prêts des objets associés à l'ensemble, sans le prêt de l'ensemble.

Etape 3/4 : faire une demande de mise à disposition

Cliquez sur l'espace de travail Recherche puis sur le menu Catalogue / Simple. Recherchez la notice de titre Malle - Droits de l'homme. Faites une demande de mise à disposition pour le lecteur de numéro de carte BD 3. La demande s'ajoute à sa liste de mises à disposition en cours.

Etape 4/4 : faire une demande de mise à disposition planifiée

Cliquez sur l'espace de travail Recherche puis sur le menu Catalogue / Simple. Recherchez la notice de titre Malle - Droits de l'homme. Faites une demande de mise à disposition d'une exemplaire de gestion d'un ensemble disposant de la mise à disposition planifiée, pour le lecteur de numéro de carte BD 2. La demande s'ajoute à sa liste de mises à disposition en cours.

K.3. Bibliobus

A une différence près, le module de communication fonctionne exactement de la même manière en mode "embarqué", dans un bibliobus par exemple, que dans la bibliothèque centrale.

La différence concerne la réservation. Normalement lors du retour d'un exemplaire réservé. Flora le met à l'état Mis à disposition et met à jour la fiche de la demande. Lors du retour d'un deuxième exemplaire du même titre, Flora traite la demande suivante. Si les retours s'effectuent dans deux bibliobus différents, chaque bibliobus va traiter la première demande, et il y a aura des anomalies lors de la synchronisation avec la base centrale.

La solution est de traiter les exemplaires réservés différemment lors de leur retour dans un bibliobus : au lieu de les passer à l'état Mis à disposition et de mettre à jour la fiche de la demande, Flora les passe simplement à l'état A réserver et le traitement se poursuit à la bibliothèque centrale.

Le fonctionnement est identique pour la réservation d'un ensemble, selon les principes vus précédemment.

Communications

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/2 : enregistrer le retour d'un exemplaire réservé

Il faut que le service de communication soit en mode embarqué. Ceci nécessite un paramétrage de l'application et le redémarrage du serveur d'application.

Faites préalablement une demande de réservation d'un exemplaire. Effectuez le retour de celui-ci.

L'exemplaire passe à l'état A réserver, les dates de prêt et de retour sont vidées, les informations sur le dernier emprunt sont renseignées (dernier lecteur, dernière date d'emprunt, dernière date de retour). La notice de prêt est supprimée et un message s'affiche : L’exemplaire de code-barres X doit être réservé au lecteur : <Identifiant du lecteur>. L'exemplaire est mis à côté.

Etape 2/2 : enregistrer le retour seul d'un exemplaire à réserver

Il faut revenir au mode standard. Ceci nécessite un paramétrage de l'application et le redémarrage du serveur d'application.

Au retour à la BDP et après synchronisation avec l'application interne, enregistrez le retour seul de l'exemplaire.

L'exemplaire passe à l'état Réservé, la fiche de demande est mise à jour et le message habituel propose l'édition de la mise à disposition.

Si la demande de réservation n’est plus effective ou a été supprimée, l’exemplaire passe à l’état Disponible.

Avis de passage

La gestion et l’édition des avis de passage des bibliobus ou navettes sont réalisées via les menus Saisie et Recherche du menu Communications / Avis de passage.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/3 : saisir un avis de passage

Dans l'espace de travail Communication, cliquez sur le menu Communications / Avis de passage / Saisie. Deux formulaires de saisie sont disponibles : Bibliobus (un passage), Navette (plusieurs passages).

Formulaire pour bibliobus

Une fois le formulaire renseigné, cliquez sur Enregistrer ou Annuler pour stopper l'opération.

Etape 2/3 : rechercher un avis

Dans l'espace de travail Communication, cliquez sur le menu Communications / Avis de passage / Recherche. Le formulaire de recherche générique sur les avis de passage est présenté.

Effectuez votre recherche et visualisez les fiches trouvées.

Etape 3/3 : éditer un avis

L’édition d’un avis de passage (lettre et/ou mail) est réalisée via la liste déroulante Avis de passage dans la barre d'outils, si et seulement si son état est A diffuser. Le sélection d'un mode d'édition entraîne automatiquement le traitement associé.

Cette édition est générée pour chaque destinataire présent dans la zone Destinataires de l’avis.

Edition de l'avis de passage

Le modèle pris en compte est fonction du type d’avis (bibliobus/navettes). Il n’y a plus de modèles d’extraction à paramétrer : tout le contenu des notices est exporté.

Edition d’un avis de passage de bibliobus

Edition d’un avis de passage de navette

K.4. Suivi du réseau

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/3 : accéder au suivi du réseau

L'espace de travail Suivi du réseau permet spécifiquement de suivre l'activité du réseau, donnant accès à la saisie et recherche sur les tables suivantes : Contrat, Convention, Formation, Entité géographique, Manifestation, Rapport d'activité, Subvention, Visite.

Menus du suivi réseau

Etape 2/3 : prendre en compte les spécificités de la table Entité géographique

• Cette table contient la description de cinq types d’entités géographiques. A chaque type d’entité est associé un scenario et par suite une grille de saisie : Intercommunalité, Canton, Commune avec arrondissements, Arrondissement, Commune.
• Les informations suivantes sont calculées automatiquement : Population de l’entité géographique, Superficie, Densité de population (habitants/km&sup2, Population retenue, Nombre d'arrondissements, Nombre de communes.

Etape 3/3 : prendre en compte les spécificités de la table Rapport

• La grille de saisie propose les onglets : Informations générales, Horaires d’ouverture (décomposé en deux zones : Tout public, Public spécial), Inscription, Informatisation, Equipe, Collections, Acquisitions, Animations, Lecteurs, Prêts, Notes.
• Des calculs spécifiques sont exploités.