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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/04 15:40
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Joséphine Ducruet 2.1 1 **PAGE EN COURS DE REDACTION**
admin admin 1.1 2
3 Les bibliothèques départementales de prêt (BDP) ont pour mission de constituer et d'aider un réseau de bibliothèques publiques dans les communes de moins de 10 000 habitants. Les BDP ne sont généralement pas directement ouvertes au public. Leurs bibliobus sont principalement utilisés pour déposer des livres dans les bibliothèques de leur réseau et ne sont pas non plus directement ouverts au public.
4
5 Dans Flora, la notion d'**ensemble** permet de gérer la communication de malles aux dépôts. Une malle correspond à une notice catalographique qui décrit le contenu, et pour laquelle on crée une fiche d'exemplaire virtuel à laquelle sont associés les exemplaires de la malle. La communication de cet ensemble passe par les fonctions habituelles de communication.
6
7 **Quelques définitions**
8
9 * Dépôt : Structure qui est desservie par la BDP.
10 * Navette : A périodes régulières, la BDP réalise une tournée sur tous ses dépôts pour :
11 * Déposer les exemplaires qui lui sont réservés,
12 * Récupérer les exemplaires demandés par un autre dépôt.
13 * Ensemble : Regroupement indissociable d’exemplaires, qu’ils fassent partie de documents en série, d’une malle ou d’une exposition.
14
15 Dans ce chapitre, nous mettons en évidence les particularités de la gestion BDP. Pour les rappels et relances, référez-vous au chapitre correspondant : ils portent sur les notices de prêt des exemplaires de l'ensemble n’ayant pas été retournés (retour partiel), il s'agit donc du fonctionnement classique.
16
17 = K.1. Constituer des ensembles =
18
19 Dans Flora, les ensembles sont définis de la manière suivante :
20
21 * Saisie de la notice du catalogue de description de l'ensemble
22 * Saisie des ensembles (exemplaires virtuels) associés à la notice catalographique
23 * Rattachement des exemplaires physiques aux ensembles.
24
25 (% id="HStandard" %)
26 **Standard**
27
28 Profil utilisé : cat/cat
29
30 (% class="etape" %)
31 Etape 1/5 : cataloguer la notice
32
33 Sélectionnez l'espace de travail Référencement puis cliquez sur le menu Catalogage / Saisie / Catalogue. Saisissez un Titre, par exemple Malle - Finance et enregistrez la notice. La vue s'affiche.
34
35 (% class="etape" %)
36 Etape 2/5 : créer des ensembles associés à la notice descriptive
37
38 Un ensemble correspondant à la description d'un exemplaire fictif, défini selon les mêmes principes que tout type d'exemplaires.
39
40 Dans la barre d'outils de la vue de la notice descriptive, cliquez sur le bouton [[image:1564583306560-311.png||height="24" width="24"]] pour créer un ensemble. Renseignez Représente un ensemble à Oui, et saisissez le code-barres malle 1, par exemple. Enregistrez l'exemplaire. Comme pour toute notice de catalogue, vous pouvez y rattacher plusieurs exemplaires et donc gérer plusieurs ensembles.
41
Joséphine Ducruet 2.1 42 [[image:1564560200567-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="176" width="581"]]
admin admin 1.1 43
44 (% class="MsoCaption" %)
45 //Saisie d'un exemplaire fictif pour gestion des ensembles//
46
47 Les exemplaires fictifs s'affichent en dessous de la vue de la notice.
48
Joséphine Ducruet 2.1 49 [[image:1564560220025-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="280" width="558"]]
admin admin 1.1 50
51 (% class="MsoCaption" %)
52 //Fiche catalographique avec les exemplaires fictifs des ensembles//
53
54 (% class="etape" %)
55 Etape 3/5 : lier les exemplaires physiques à un ensemble
56
57 Profil utilisé : comm/comm
58
59 Un ensemble correspond à un regroupement indissociable d'exemplaires physiques. Il convient d'abord de visualiser l'ensemble auquel vont être rattachés les exemplaires physiques existants.
60
61 Sélectionnez l'espace de travail Communication puis cliquez sur le menu Communications / Objets / Exemplaires. Recherchez les exemplaires ayant un code-barres débutant par malle (malle*), par exemple (dans notre base standard, ce sont des exemplaires virtuels décrivant des ensembles). Dans la vue d'un exemplaire de gestion d'ensemble, le bouton Ensemble donne accès à l'écran de gestion du contenu de l'ensemble.
62
Joséphine Ducruet 2.1 63 [[image:1564560239881-340.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="339" width="438"]]
admin admin 1.1 64
65 (% class="MsoCaption" %)
66 //Bouton Ensemble pour un exemplaire qui représente un ensemble//
67
68 L'écran de gestion du contenu de l'ensemble s'affiche, composé de :
69
70 * Une zone de saisie des identifiants des objets à ajouter/supprimer.
71 * Une vue abrégée de l'ensemble.
72 * Trois onglets : Contenu (exemplaires associés à l'ensemble), Ajoutés (exemplaires ajoutés à l'ensemble), Supprimés (exemplaires supprimés de l'ensemble).
73
74 Sélectionnez le bouton Ajouter, saisissez le code-barres fin 21 et cliquez sur OK. L'exemplaire s'ajoute à la liste des ajouts et du contenu.
75
Joséphine Ducruet 2.1 76 [[image:1564560257174-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="254" width="630"]]
admin admin 1.1 77
78 (% class="MsoCaption" %)
79 //Ajout d'un exemplaire à un ensemble//
80
81 (% class="reference" %)
82 L’éventuelle mise à disposition qui porte sur l’objet ajouté est transformée en demande de réservation sur le catalogue.
83
84 (% class="reference" %)
85 Les demandes de réservation posées sur l’objet ajouté sont transformées en demandes de réservation sur le catalogue.
86
87 (% class="etape" %)
88 Etape 4/5 : supprimer des exemplaires des ensembles
89
90 Dans la même interface, sélectionnez le bouton Supprimer. Saisissez le même code-barres, puis cliquez sur OK : il s'affiche dans la liste des supprimés et l'onglet Contenu est mis à jour.
91
92 (% class="reference" %)
93 Aucun passe-droit n’est associé à la suppression d’un exemplaire d’un ensemble.
94
95 (% class="reference" %)
96 Lors de la suppression du dernier objet en prêt associé à l'ensemble, l'ensemble passe à l’état (% style="font-style:normal; font-weight:normal" %)Disponible(%%) et les demandes de réservation qui portent sur l’ensemble sont traitées.
97
98 (% class="reference" %)
99 Lors de l’ajout ou la suppression d’un objet, le message qui lui est associé s’affiche : il peut être supprimé.
100
101 (% class="etape" %)
102 Etape 5/5 : revenir à la vue de l'ensemble
103
104 Dans la vue abrégée de l'ensemble, cliquez sur le code-barres associé à l'ensemble : la vue de l'ensemble avec ses objets associés est affichée :
105
Joséphine Ducruet 2.1 106 [[image:1564560276913-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="342" width="623"]]
admin admin 1.1 107
108 (% class="MsoCaption" %)
109 //Vue de l'ensemble et de ses objets associés//
110
111 = K.2. Communiquer =
112
113 La communication d'un ensemble ressemble à la communication de n'importe quel exemplaire. Néanmoins elle a quelques particularités. Il n'est pas possible de prêter directement l'exemplaire fictif qui représente l'ensemble : son état est établi en fonction de l'état de prêt de ses exemplaires. Les états possibles pour un ensemble sont donc :
114
115 * Disponible : lorsque tous les exemplaires qui lui sont associés sont à l’état Disponible.
116 * Prêté partiellement : lorsqu’une partie des exemplaires qui lui sont associés sont à l’état Prêté.
117 * Prêté : lorsque tous les exemplaires qui lui sont associés sont à l’état Prêté.
118
119 == Prêter un ensemble ==
120
121 Le prêt d’un ensemble est subordonné à l’enregistrement du prêt de tous les exemplaires qui lui sont associés.
122
123 (% id="HStandard-1" %)
124 **Standard**
125
126 Profil utilisé : comm/comm
127
128 (% class="etape" %)
129 Etape 1/2 : communiquer un exemplaire de l'ensemble
130
131 Sélectionnez l'espace de travail Communication puis cliquez sur le menu Communications / Prêt et retour. Prêtez un exemplaire appartenant à un ensemble, à un lecteur représentant un dépôt desservi par la BDP (dans la base standard, ces lecteurs ont un numéro de carte commençant par BD).
132
133 Un message de rappel est d'abord présenté : L’objet de référence <Identifiant de l’exemplaire> appartient à l'ensemble <Identifiant de l’ensemble>. Il reste x objets(s) à prêter sur les y objet(s) de l'ensemble.
134
135 Cliquez sur Fermer : deux nouveaux prêts s'affichent sous l'onglet Prêts :
136
137 * l'exemplaire prêté (à l'état Prêté)
138 * l'exemplaire représentant son ensemble (à l'état Prêté partiellement).
139
140 Le nombre de prêts affiché dans l'onglet est augmenté d'une unité, correspondant au prêt effectif de l'exemplaire.
141
142 (% class="reference" %)
143 Les droits de communication pris en compte sont ceux définis au niveau de l’ensemble.
144
145 (% class="reference" %)
146 Les passe-droits s’appliquent uniquement sur le prêt de l’ensemble.
147
148 (% class="reference" %)
149 Le fait que l'ensemble soit partiellement prêté à un lecteur empêche le prêt à un autre lecteur de ses autres exemplaires disponibles.
150
151 (% class="etape" %)
152 Etape 2/2 : communiquer le dernier exemplaire de l'ensemble
153
154 Après avoir communiqué les autres exemplaires de l'ensemble, prêtez le dernier exemplaire de l'ensemble. Un message vous informe que tous les exemplaires de l'ensemble sont en prêt. L'exemplaire de gestion représentant l'ensemble est désormais à l'état Prêté. Le nombre de prêts affiché prend en compte les exemplaires effectivement prêtés.
155
156 (% class="reference" %)
157 Un ensemble est comptabilisé comme une seule unité de prêt.
158
159 Exemples de messages d'erreurs associés à la communication d'ensembles :
160
161 * Si l’ensemble se trouve à l’état Prêté partiellement à un lecteur A, il n’est pas possible de prêter un exemplaire Disponible de l'ensemble à un lecteur B. Un message vous en informe : Prêt impossible. L'objet de référence X appartient à l'ensemble <Identifiant de l'ensemble> qui est en prêt au lecteur Y.
162 * Le prêt d’un ensemble ne peut être réalisé directement, il convient de prêter les exemplaires qui lui sont rattachés. Un message s'affiche :Prêt impossible : l'objet de référence X représente l'ensemble <Identifiant de l'ensemble>.
163 * Si la date de retour définie dans le prêt de l'ensemble est dépassée, alors il n’est pas possible de prêter un objet de l'ensemble. Un message est présenté : Prêt impossible : L'objet de référence X appartient à l'ensemble <Identifiant de l'ensemble> dont la date de retour est dépassée : <Date de retour>.
164
165 == Retourner un ensemble ==
166
167 Le retour d’un ensemble est subordonné à l’enregistrement du retour de tous les exemplaires qui lui sont associés.
168
169 (% id="HStandard-2" %)
170 **Standard**
171
172 Profil utilisé : comm/comm
173
174 (% class="etape" %)
175 Etape 1/2 : retourner un exemplaire de l'ensemble
176
177 Sélectionnez l'espace de travail Communication puis cliquez sur le menu Communications / Prêt et retour. Enregistrez le retour de l'exemplaire prêté au début de la section précédente.
178
179 Un message de rappel est d'abord présenté : L’objet de référence <Identifiant de l’exemplaire> appartient à l'ensemble <Identifiant de l’ensemble>. Il reste x objet(s) à retourner sur les y objet(s) de l'ensemble.
180
181 Cliquez sur Fermer : le prêt ne s'affiche plus sous l'onglet Prêts, et le nombre de prêts est décrémenté. L'exemplaire est à l'état Disponible, mais l'exemplaire représentant son ensemble est toujours à Prêté partiellement. L'exemplaire ne peut donc pas être prêté à un autre lecteur.
182
183 (% class="etape" %)
184 Etape 2/2 : retourner le dernier exemplaire de l'ensemble
185
186 Après avoir retourné les autres exemplaires de l'ensemble, effectuez le retour du dernier. Un message vous informe que tous les exemplaires de l'ensemble sont retournés. L'exemplaire de gestion représentant l'ensemble est désormais à l'état Disponible. Sa fiche de prêt est supprimée. Les éventuelles demandes de réservation sont traitées. Les amendes sont appliquées sur l’enregistrement du retour de chaque objet associé à l'ensemble.
187
188 (% class="reference" %)
189 Pour rendre un ensemble disponible, sans attendre le retour de tous ses exemplaires, il suffit de les supprimer de l'ensemble. Ils seront donc gérés comme des exemplaires simples, indépendamment de l'ensemble.
190
191 Le retour d’un ensemble ne peut être réalisé directement, il convient de retourner les exemplaires qui lui sont rattachés. Un message est présenté : Retour impossible : l'objet de référence X représente l'ensemble <Identifiant de l'ensemble>.
192
193 == Modifier les dates ==
194
195 La modification de la date de retour ou la prolongation du prêt d’un ensemble s'effectuent de la même manière que pour un prêt classique.
196
197 (% id="HStandard-3" %)
198 **Standard**
199
200 Profil utilisé : comm/comm
201
202 (% class="etape" %)
203 Etape 1/2 : modifier la date de retour
204
205 Sélectionnez l'espace de travail Communication puis cliquez sur le menu Communications / Prêt et retour. Identifiez un lecteur représentant un dépôt desservi par la BDP (numéro de carte commençant par BD) et qui a un prêt d'ensemble(s) en cours. Sélectionnez le(s) ensemble(s) en prêt dans la liste, saisissez une date dans la zone prévue à cet effet puis cliquez sur Date retour. La date de retour de tous ses exemplaires est modifiée. Les passe-droits habituels s'appliquent uniquement sur le prêt de l'ensemble.
206
207 Si tous les passe-droits sont validés sur le prêt de l’ensemble, alors la modification de la date de retour impacte toutes les notices de prêt associés aux exemplaires de l'ensemble qui ont été communiqués, y compris la notice de prêt de l’ensemble.
208
209 (% class="etape" %)
210 Etape 2/2 : prolonger le prêt
211
212 Sélectionnez l'espace de travail Communication puis cliquez sur le menu Communications / Prêt et retour. Identifiez un lecteur représentant un dépôt desservi par la BDP (numéro de carte commençant par BD) et qui a un prêt d'ensembles(s) en cours. Sélectionnez le(s) ensemble(s) en prêt dans la liste, saisissez une date dans la zone prévue à cet effet puis cliquez sur Prolonger. Tous les exemplaires de l'ensemble sont prolongés. Les passe-droits habituels s'appliquent uniquement sur le prêt de l'ensemble.
213
214 Si tous les passe-droits sont validés sur le prêt de l’ensemble, alors la prolongation impacte toutes les notices de prêt associés aux exemplaires de l'ensemble qui ont été communiqués, y compris la notice de prêt de l’ensemble.
215
216 == Demander une réservation ou une mise à disposition ==
217
218 La réservation et la mise à disposition fonctionnent de la même manière que dans la communication d'exemplaires simples.
219
220 Les demandes de réservation ou les mises à disposition portent uniquement sur :
221
222 * les notices catalographiques auxquelles sont rattachés des ensembles
223 * les ensembles.
224
225 Il n’est pas possible de créer une demande de réservation ou une mise à disposition sur les exemplaires d’un ensemble.
226
227 (% id="HStandard-4" %)
228 **Standard**
229
230 Profil utilisé : comm/comm
231
232 (% class="etape" %)
233 Etape 1/4 : faire une demande de réservation sur catalogue
234
235 Sélectionnez l'espace de travail Recherche puis cliquez sur le menu Catalogue / Simple. Recherchez la notice de titre Malle - histoire économique. En bas de la vue, cliquez sur [[image:1564583374497-797.png||height="24" width="24"]] à côté de la liste déroulante. Réservez-la pour le lecteur de numéro de carte BD 1. La demande s'ajoute à sa liste de demandes de réservation en cours.
236
237 (% class="etape" %)
238 Etape 2/4 : faire une demande de réservation d'ensemble précis
239
240 Retournez à la notice de titre Malle - histoire économique. Cliquez sur [[image:1564583393677-682.png||height="24" width="24"]] à côté de l'exemplaire de gestion d'un ensemble. Réservez-le pour le lecteur de numéro de carte BD 3. La demande s'ajoute à sa liste de demandes de réservation en cours.
241
242 Dans le menu Prêts réservés du lecteur de numéro de carte BD 1, la liste proposée contient tous les prêts des objets associés à l'ensemble, sans le prêt de l'ensemble.
243
244 (% class="etape" %)
245 Etape 3/4 : faire une demande de mise à disposition
246
247 Cliquez sur l'espace de travail Recherche puis sur le menu Catalogue / Simple. Recherchez la notice de titre Malle - Droits de l'homme. Faites une demande de mise à disposition pour le lecteur de numéro de carte BD 3. La demande s'ajoute à sa liste de mises à disposition en cours.
248
249 (% class="etape" %)
250 Etape 4/4 : faire une demande de mise à disposition planifiée
251
252 Cliquez sur l'espace de travail Recherche puis sur le menu Catalogue / Simple. Recherchez la notice de titre Malle - Droits de l'homme. Faites une demande de mise à disposition d'une exemplaire de gestion d'un ensemble disposant de la mise à disposition planifiée, pour le lecteur de numéro de carte BD 2. La demande s'ajoute à sa liste de mises à disposition en cours.
253
254 = K.3. Bibliobus =
255
256 A une différence près, le module de communication fonctionne exactement de la même manière en mode "embarqué", dans un bibliobus par exemple, que dans la bibliothèque centrale.
257
258 La différence concerne la réservation. Normalement lors du retour d'un exemplaire réservé. Flora le met à l'état Mis à disposition et met à jour la fiche de la demande. Lors du retour d'un deuxième exemplaire du même titre, Flora traite la demande suivante. Si les retours s'effectuent dans deux bibliobus différents, chaque bibliobus va traiter la première demande, et il y a aura des anomalies lors de la synchronisation avec la base centrale.
259
260 La solution est de traiter les exemplaires réservés différemment lors de leur retour dans un bibliobus : au lieu de les passer à l'état Mis à disposition et de mettre à jour la fiche de la demande, Flora les passe simplement à l'état A réserver et le traitement se poursuit à la bibliothèque centrale.
261
262 Le fonctionnement est identique pour la réservation d'un ensemble, selon les principes vus précédemment.
263
264 == Communications ==
265
266 (% id="HStandard-5" %)
267 **Standard**
268
269 Profil utilisé : comm/comm
270
271 (% class="etape" %)
272 Etape 1/2 : enregistrer le retour d'un exemplaire réservé
273
274 (% class="reference" %)
275 Il faut que le service de communication soit en mode embarqué. Ceci nécessite un paramétrage de l'application et le redémarrage du serveur d'application.
276
277 Faites préalablement une demande de réservation d'un exemplaire. Effectuez le retour de celui-ci.
278
279 L'exemplaire passe à l'état A réserver, les dates de prêt et de retour sont vidées, les informations sur le dernier emprunt sont renseignées (dernier lecteur, dernière date d'emprunt, dernière date de retour). La notice de prêt est supprimée et un message s'affiche : L’exemplaire de code-barres X doit être réservé au lecteur : <Identifiant du lecteur>. L'exemplaire est mis à côté.
280
281 (% class="etape" %)
282 Etape 2/2 : enregistrer le retour seul d'un exemplaire à réserver
283
284 (% class="reference" %)
285 Il faut revenir au mode standard. Ceci nécessite un paramétrage de l'application et le redémarrage du serveur d'application.
286
287 Au retour à la BDP et après synchronisation avec l'application interne, enregistrez le retour seul de l'exemplaire.
288
289 L'exemplaire passe à l'état Réservé, la fiche de demande est mise à jour et le message habituel propose l'édition de la mise à disposition.
290
291 (% class="reference" %)
292 Si la demande de réservation n’est plus effective ou a été supprimée, l’exemplaire passe à l’état (% style="font-style:normal; font-weight:normal" %)Disponible(%%).
293
294 == Avis de passage ==
295
296 La gestion et l’édition des avis de passage des bibliobus ou navettes sont réalisées via les menus Saisie et Recherche du menu Communications / Avis de passage.
297
298 (% id="HStandard-6" %)
299 **Standard**
300
301 Profil utilisé : comm/comm
302
303 (% class="etape" %)
304 Etape 1/3 : saisir un avis de passage
305
306 Dans l'espace de travail Communication, cliquez sur le menu Communications / Avis de passage / Saisie. Deux formulaires de saisie sont disponibles : Bibliobus (un passage), Navette (plusieurs passages).
307
Joséphine Ducruet 2.1 308 [[image:1564560314706-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="369" width="596"]]
admin admin 1.1 309
310 (% class="MsoCaption" %)
311 //Formulaire pour bibliobus//
312
313 Une fois le formulaire renseigné, cliquez sur Enregistrer ou Annuler pour stopper l'opération.
314
315 (% class="etape" %)
316 Etape 2/3 : rechercher un avis
317
318 Dans l'espace de travail Communication, cliquez sur le menu Communications / Avis de passage / Recherche. Le formulaire de recherche générique sur les avis de passage est présenté.
319
320 Effectuez votre recherche et visualisez les fiches trouvées.
321
322 (% class="etape" %)
323 Etape 3/3 : éditer un avis
324
325 L’édition d’un avis de passage (lettre et/ou mail) est réalisée via la liste déroulante Avis de passage dans la barre d'outils, si et seulement si son état est A diffuser. Le sélection d'un mode d'édition entraîne automatiquement le traitement associé.
326
327 Cette édition est générée pour chaque destinataire présent dans la zone Destinataires de l’avis.
328
Joséphine Ducruet 2.1 329 [[image:1564560331223-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="291" width="559"]]
admin admin 1.1 330
331 (% class="MsoCaption" %)
332 //Edition de l'avis de passage//
333
334 Le modèle pris en compte est fonction du type d’avis (bibliobus/navettes). Il n’y a plus de modèles d’extraction à paramétrer : tout le contenu des notices est exporté.
335
Joséphine Ducruet 2.1 336 [[image:1564560347440-128.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="401" width="624"]]
admin admin 1.1 337
338 (% class="MsoCaption" %)
339 //Edition d’un avis de passage de bibliobus//
340
Joséphine Ducruet 2.1 341 [[image:1564560364526-769.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="401" width="624"]]
admin admin 1.1 342
343 (% class="MsoCaption" %)
344 //Edition d’un avis de passage de navette//
345
346 = K.4. Suivi du réseau =
347
348 (% id="HStandard-7" %)
349 **Standard**
350
351 Profil utilisé : comm/comm
352
353 (% class="etape" %)
354 Etape 1/3 : accéder au suivi du réseau
355
356 L'espace de travail Suivi du réseau permet spécifiquement de suivre l'activité du réseau, donnant accès à la saisie et recherche sur les tables suivantes : Contrat, Convention, Formation, Entité géographique, Manifestation, Rapport d'activité, Subvention, Visite.
357
Joséphine Ducruet 2.1 358 [[image:1564560380757-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="245" width="115"]]
admin admin 1.1 359
360 (% class="MsoCaption" %)
361 //Menus du suivi réseau//
362
363 (% class="etape" %)
364 Etape 2/3 : prendre en compte les spécificités de la table Entité géographique
365
366 * Cette table contient la description de cinq types d’entités géographiques. A chaque type d’entité est associé un scenario et par suite une grille de saisie : Intercommunalité, Canton, Commune avec arrondissements, Arrondissement, Commune.
367 * Les informations suivantes sont calculées automatiquement : Population de l’entité géographique, Superficie, Densité de population (habitants/km&sup2;), Population retenue, Nombre d'arrondissements, Nombre de communes.
368
369 (% class="etape" %)
370 Etape 3/3 : prendre en compte les spécificités de la table Rapport
371
372 * La grille de saisie propose les onglets : Informations générales, Horaires d’ouverture (décomposé en deux zones : Tout public, Public spécial), Inscription, Informatisation, Equipe, Collections, Acquisitions, Animations, Lecteurs, Prêts, Notes.
373 * Des calculs spécifiques sont exploités.