H.1. Principes

La gestion des droits constitue l\'armature de base du service Communication de Flora.

Vous devez définir des droits de communication pour votre site - ou pour tous les sites de votre réseau, dans le cas d\'un fonctionnement multisite - afin de fixer les règles qui régissent les communications d\'objets.

Rappelons quelques principes de base :

• Les communications sont destinées à des lecteurs. Les règles ne vont pas être les mêmes pour un adulte, un enfant, un professionnel, un chercheur, ...
• Les communications concernent des objets communicables. Le volume et la durée de communication varient selon la catégorie de communication de l\'objet et sa localisation. La catégorie de communication indique la classification de l\'objet dans une catégorie donnée : un fonds (Jeunesse, Patrimonial, ...), un support (papier, vidéo, CD-ROM, ...) ou toute autre classification. Il en découle que deux références d\'un même objet, appartenant à des fonds différents, et éventuellement destinés à des types de communication différents, n\'auront pas forcément les mêmes droits de communication.
• La communication se décline en plusieurs types : Prêt (à l\'extérieur, avec prise en compte ou non de périodes spécifiques : week-end, soir, ...), Consultation sur place, Prêt Week-end, Prêt Soir et week-end. Elle est réalisée pour une durée précise.
• Il faut pouvoir envisager la prolongation, la réservation, la mise à disposition, les pénalités financières et suspensives appliquées en cas de retard sur retour de l\'objet, les campagnes de rappel et relances.
• Les durées et montants d\'inscription doivent pouvoir être précisément pris en compte.
• Les droits de communication peuvent être distingués selon les périodes.

Ces droits permettent de gérer l\'ensemble des transactions et d\'assurer l\'intégrité de la disponibilité des objets, Flora se chargeant d\'effectuer les vérifications et calculs adéquats :

• pour la période concernée (Eté, Par défaut, ...),
• pour une catégorie de lecteur donnée,
• pour un type de communication (Prêt, Consultation sur place, prêt Week-end, prêt Soir et week-end)
• sur un site donné,
• pour une catégorie de communication de l\'objet,
• et selon la qualification ou non de l\'objet en tant que Nouveauté.

Les droits permettent ainsi de définir :

- Les droits des lecteurs au regard des objets communicables :

• droits de communication
• droits de prolongation
• droits de réservation
• droits de mise à disposition

- Les opérations de gestion liées à ces droits :

• amendes et suspensions
• relances en cas de retard
• conditions d\'inscription.

Lorsqu\'un cas non prévu dans la définition des droits se présente, Flora le signale et interdit la transaction de communication, sauf si vous disposez d\'un passe-droit. Par ailleurs, deux cas particuliers seront paramétrés :

• Un site particulier, appelée Réseau, permet de limiter le nombre total de communications pour une catégorie de lecteurs donnée, prenant en compte toutes les communications effectuées sur le réseau.
• Une catégorie de communication particulière, appelé Toutes, permet de limiter le nombre de communications pour les lecteurs, toutes catégories confondues.

Pour optimiser le démarrage et le fonctionnement du service Communication de Flora, un nombre limité de fiches de droits de communication est chargé en mémoire, avec recyclage périodique en cas d’inutilisation pendant un temps déterminé (visible dans le menu Administration/System/Caches/TimeredCache : com.ezida.services.communication.impl.CommRightManagerImpl.rightsList).

H.2. Rechercher

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/1 : visualiser les droits de communication

Cliquez sur le menu Communications / Administration / Droits pour ouvrir le formulaire de recherche des fiches de droits, selon les critères formant la combinaison utilisée pour la définition de ces fiches :

Formulaire de recherche des droits de communication

Sélectionnez les valeurs à rechercher dans les listes proposées, avant de cliquer sur le bouton Rechercher.

La liste des droits qui répondent à vos critères s\'affiche.

Liste des droits trouvés

Les durées des droits de prêt exprimées en minutes dans le système sont formatées lors de la saisie et à l’affichage afin d’être plus lisibles. Nouveauté 4.0.0. !

H.3. Visualiser

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/9 : ouvrir une fiche de droits

Cliquez sur une ligne pour ouvrir une fiche de droits. Son contenu est divisé en sections. Nous allons détailler chaque rubrique.

Visualisation d\'une fiche de droits

Etape 2/9 : visualiser la section Généralités

Chaque fiche correspond à la définition de droits pour la combinaison des informations suivantes :

Période : Les droits de communication peuvent être appliqués en fonction d’une période donnée (le cas le plus courant étant les vacances d’été). Quand une période de communication est définie, les droits définis pour cette période sont pris en compte. Si aucune fiche de droit n\'est définie pour la période, ce sont les droits de la période Par défaut qui s\'appliquent.

Catégorie lecteur : Catégorie de lecteur concernée par la fiche de droits.

Type comm. : Type de communication concerné par la fiche de droits : Prêt, Consultation sur place, Prêt week-end, Prêt Soir et week-end.

Site de l\'objet : Site d\'appartenance de l\'objet concerné par la fiche de droits.

Catégorie comm. : Catégorie de communication de l\'objet concernée par la fiche de droits. La valeur Toutes permet de limiter le nombre de communications aux lecteurs, toutes catégories confondues.

Nouveauté : Caractère nouveau ou non de l\'objet concerné par la fiche de droits. La valeur Indifférent permet d\'ignorer cette caractéristique.

Appliquer droits de niveau supérieur : Gestion des droits cumulatifs au regard des valeurs Réseau et Toutes catégories de communication. Si Oui est sélectionné, les droits cumulatifs sont appliqués. Par exemple, on peut très bien accorder le droit à un lecteur d\'emprunter 5 romans et 3 beaux livres, mais pas plus de 6 objets au total. Un lecteur qui a atteint le maximum de communications (au niveau du réseau) ne pourra plus emprunter dans aucun autre site, même dans celui où il n\'a pas atteint la limite. Non est sélectionné pour permettre au niveau d\'un site et/ou d\'une catégorie de communication, un maximum plus élevé que ceux définis à des niveaux supérieurs.

Etape 3/9 : visualiser la section Communication

Ici sont regroupés les droits de communication :

Nombre : Nombre d\'objets communicables (prêt ou consultation sur place, selon le type de communication défini dans la rubrique Généralités de la fiche).

Nombre d\'objets identiques : Nombre d\'objets identiques communicables en même temps.

Durée : Durée de la communication (en minutes).

Remarque : Certains objets peuvent avoir été définis comme étant communicables uniquement à un nombre restreint de catégories de lecteur, voire pour une durée spécifique (si celle-ci est renseignée) qui n\'est pas celle définie dans la fiche de droits de communication appliquée. Ces informations sont renseignées dans la fiche de l\'objet.

Date limite retour (valeur facultative) : Lors de la réalisation d’une communication, si la date de retour calculée est supérieure à la date limite de retour alors c\'est la date limite de retour qui est prise en compte pour le retour de la communication. Lors de la réalisation d’une prolongation, si la date de retour calculée ou saisie est supérieure à la date limite de retour, un passe-droit devra être appliqué pour valider la prolongation.

Délai avant fermeture journalière (prêts Soir et/ou Week-end): Les prêts Soir et/ou Week-end consistent à communiquer l\'objet le soir OU la veille d\'une fermeture du site pour un ou plusieurs jour(s). Ce type de prêt s\'applique donc sur une période particulière définie ici (en minutes).

Sites de retour autorisés : Dans le cas d\'un fonctionnement multisites, listes des sites où peuvent être rendus les objets concernés par la fiche de droits.

Etape 4/9 : visualiser la section Prolongation

Ici sont regroupés les droits de prolongation de communication :

Nombre : Nombre maximum de prolongations simultanées auxquelles le lecteur a droit.

Nombre par objet : Nombre maximum de prolongations par objet auxquelles le lecteur a droit.

Durée : Durée de la prolongation (en minutes).

Etape 5/9 : visualiser la section Réservation

Ici sont regroupés les droits relatifs à la réservation d\'objets :

Nombre max. par objet : Nombre maximal de demandes de réservation PAR objet et SUR un objet précis.

Nombre total : Nombre maximum de réservations qu\'un lecteur peut avoir en même temps (demandes de réservation et objet réservés confondus).

Durée validité : Durée de validité de la demande de réservation (en minutes).

Durée mise à disposition : Durée de mise à disposition de l\'objet réservé, à savoir disponible pour le lecteur (en minutes).

Etape 6/9 : visualiser la section Mise à disposition

Ici sont regroupés les droits relatifs à la mise à disposition d\'objets :

Nombre : Nombre maximum de mises à disposition dont un lecteur peut disposer en même temps.

Durée : Durée pendant laquelle l\'objet est à la disposition du lecteur (en minutes). Passé ce délai, l\'objet est remis en circulation.

Marge de sécurité pour mise à dispo planifiée : La durée dite de sécurité qui s’applique avant et après une période de mise à disposition en minutes de période d’ouverture

Etape 7/9 : visualiser la section Pénalités

Le non-respect des droits de communication par le lecteur peut engendrer des pénalités financières et/ou suspensives à son égard, définies par les informations suivantes.

Les zones Date début, Unité de calcul, Délai postal 1ère relance sont communes aux pénalités financières et aux pénalités suspensives.

Date début : Date à partir de laquelle sont comptabilisés les jours de retard. Le déclenchement de la pénalité peut varier selon le contexte. Deux choix sont disponibles : 1/ Date de retour prévue ou 2/ Date 1ère relance + délai postal 1ère relance.

Unité de calcul : Le calcul du montant ou de la durée de la pénalité nécessite la mise en place d\'une méthode de calcul, basée sur une durée unitaire (en minutes).

Délai postal 1ère relance : Temps estimé (en minutes) pour l\'acheminement du courrier de première relance (à 0 par défaut). Ce temps est pris en compte uniquement si la date choisie de début de pénalité est : [Date 1ère relance + délai postal 1ère relance].

Pénalités financières : Pénalité donnant lieu au paiement d\'une amende financière, enregistrée dans la régie du lecteur. Les informations suivantes permettent de la définir :

Montant : Tarif unitaire de la pénalité financière.

Plafond : Plafond maximum du montant de la pénalité.

Délai grâce : Sursis supplémentaire accordé par rapport à la date du début de la pénalité (en minutes).

Il est possible d\'appliquer une amende financière par relance et par niveau.Il est possible d\'appliquer une amende financière par relance et par niveau. Nouveauté 4.0.0. !
Elle est donc :
•    Indépendante du nombre d’exemplaire en retard
•    Indépendante du nombre de jours de retard

Pénalités suspensives : Pénalité donnant lieu à une suspension du lecteur, enregistrée dans sa fiche d\'identification. Les informations suivantes permettent de la définir :

Durée : Durée unitaire de la pénalité suspensive (en minutes).

Durée max. : Durée maximum de la pénalité suspensive (en minutes).

Délai grâce : Sursis supplémentaire accordé par rapport à la date du début de la pénalité (en minutes).

Etape 8/9 : visualiser la section Relances

Ces informations sont utilisées dans la recherche des lecteurs à relancer, dans le menu Communications / Rappel et relance.

Relance 1

Délai : Délai avant première relance (en minutes).

Frais d\'envoi : Frais d\'envoi pour la première relance.

Durée suspension : Durée de suspension pour la première relance (en minutes).

Relance 2

Délai : Délai avant deuxième relance (en minutes).

Frais d\'envoi : Frais d\'envoi pour la deuxième relance.

Durée suspension : Durée de suspension pour la deuxième relance (en minutes).

Relance 3

Délai : Délai avant troisième relance (en minutes).

Frais d\'envoi : Frais d\'envoi pour la troisième relance.

Durée suspension : Durée de suspension pour la troisième relance (en minutes).

Par exemple, les communications qui s\'affichent lors d\'une recherche des relances de niveau 1 sont celles dont :
(Date retour + Délai 1ère relance) < date du jour.
Si la valeur du Délai 1ère relance est à 0, une communication qui est en retard fait tout de suite l\'objet d\'une première relance.
Suite du lancement de la première relance, la communication rentre dans le processus d\'une relance de niveau 2 pour une période définie comme suit :
(Date de la première relance + Délai 2ème relance)
La communication répondra à la recherche des relances de niveau 2 quand :
A relancer le <= Date du jour et Nb. relances = 1.
Ce cycle se répète pour chaque niveau de relance.

Etape 9/9: visualiser la section Inscription

Ici sont regroupées les informations relatives à l\'inscription des lecteurs :

Durée inscription (en jours) : Durée de l\'inscription exprimée en jours.

Date fin inscription : Date de fin d\'inscription, saisie manuellement au format jj/mm/aaaa ou sélectionnée dans le calendrier.

Montant inscription : Montant de l\'inscription, en euro.

Dans le cas d\'une inscription payante, il ne faut pas remplir le champ Date de renouvellement sous peine de ne pas voir apparaitre l\'icône de la finalisation de l\'inscription dans l\'interface Prêt et Retour. Voir les chapitres Lecteur/Inscrire/Etape 7/8 : vérifier les dates de dernière (ré)inscription et de réinscription prévue et Communication/Lecteur/Situations irrégulières.

Selon l\'organisation de votre site, une des deux zones est renseignée :

• Durée inscription (en jours)
• Date fin inscription

Si les deux sont présents, c\'est la date fixe qui prime. Flora utilise cette information pour renseigner la date de fin d\'inscription du lecteur, à savoir :

• Une date calculée à partir de la date du jour et la durée saisie dans la fiche de droits,
• Une date fixe, correspondant à la date de fin d\'inscription.

Lors de la réinscription d\'un lecteur, les droits de communication sont appliqués dans l’ordre défini ci-dessous :

Ordre de prise en compte des droits lors de la réinscription d\'un lecteur

H.4. Créer

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/1 : créer une fiche de droits

A partir de la visualisation d\'une fiche de droits ou directement à partir du menu Communications / Administration / Droits, cliquez sur le bouton  pour ouvrir le formulaire de saisie d\'une nouvelle fiche de droits. La plupart des champs sont obligatoires. Pour qu\'un droit ne soit pas accordé, laissez la valeur par défaut 0. Cliquez sur Enregistrer pour valider la nouvelle fiche.

Formulaire de saisie d\'une fiche de droits

H.5. Modifier

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/1 : modifier une fiche de droits

A partir de la visualisation d\'une fiche de droits, cliquez sur le bouton  . La grille de modification s\'ouvre. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer pour valider vos mises à jour.

La modification des informations d\'une fiche de droits n\'est pas sans incidence sur la gestion de la communication dans Flora, et doit être réalisée par des utilisateurs avertis. EVER TEAM ne serait être rendu responsable des dysfonctionnements liés à une modification de ce type.

H.6. Dupliquer

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/1 : dupliquer une fiche de droits

A partir de la visualisation d\'une fiche de droits, cliquez sur le bouton  . Une grille de saisie s\'ouvre, préremplie avec les valeurs de la fiche originelle. Faîtes les modifications voulue et cliquez sur Enregistrer pour valider la nouvelle fiche.

Il faut modifier au moins un des champs Catégorie lecteur, Type comm. Site, Catégorie comm, Nouveauté pour éviter une erreur d\'unicité. La duplication est un moyen pratique de mettre en place une série de fiches de droits, qui ont très peu de différence entre elles.

H.7. Supprimer

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/1 : supprimer une fiche de droits

A partir de la visualisation d\'une fiche de droits, cliquez sur le bouton  .

Un message de confirmation s\'affiche. Cliquez sur Oui pour que la fiche soit définitivement supprimée.

Tâches planifiées Nouveauté 4.0.0. !

Un certain nombre de tâches sont automatisées selon une fréquence décidée par les administrateurs. Voici la liste complète de ces tâches :

• Suppression des réservations et mises à disposition échues.
• Avant dernier numéro de périodique à rendre disponible pour le prêt/mise à dispo aux lecteurs.
• Avis préventif automatique d’échéance de prêt (voir chapitre 6.3).
• Envoi par lot des mises à disposition lecteur.
• Mise à jour automatique du statut nouveauté des exemplaires (voir chapitre 6.6).
• Mise à jour automatique des accès restreints des exemplaires (voir chapitre 6.7).