F.1. Principes

Deux situations imposent de pouvoir communiquer avec les lecteurs autour de la communication d'objets : le rappel et les relances. Flora propose pour cela des fonctionnalités automatisées et contrôlées : les lecteurs concernés sont automatiquement retrouvés, des courriers et/ou mails à leur attention sont produits de façon automatique.

Rappel

Un rappel est un type de relance réalisé par le site, auprès de tout ou partie des lecteurs ayant des communications en cours. Il est réalisé à titre informatif, pour annoncer une fermeture exceptionnelle (travaux, inventaire, ...), des manifestations diverses, ...

La génération de rappels n'a aucune incidence sur les données : un lecteur peut être rappelé sans limitation, tant qu'il a des communications en cours.

Relances

Les relances concernent les lecteurs ayant des communications en retard. La notion de retard est définie par les délais de relance dans les fiches de droits de communication.

En standard, trois niveaux de relance sont proposés - ce qui permet de "graduer" les campagnes de relance - selon le fonctionnement suivant :

• Lors d'une communication, la date de retour prévue est automatiquement calculée par Flora, en fonction des informations de la fiche de droits.
• La date à partir de laquelle une première relance peut être envoyée est égale à cette date plus un éventuel délai de 1ère relance.
• Une fois la première relance réalisée, la date de deuxième relance est la date de la première plus le délai de 2ème relance.
• Le même fonctionnement est appliqué pour la troisième relance.
• Le nombre de relances de communication est incrémenté automatiquement, pour que Flora sache quelle relance appliquer la prochaine fois.
• Des frais de relance peuvent être appliqués. Flora crée une régie du type "Frais de relance" pour les lecteurs concernés.

Les campagnes de relance permettent donc d'interpeller les lecteurs, en tenant compte de la date et du nombre de relances déjà réalisés (incrémenté lors de l'exécution de chaque relance).

Exemple : Nous sommes le 21 décembre. Le délai de 1ère relance défini dans la fiche de droits est de 2 jours. La recherche des communications pour lesquelles une relance de niveau 1 doit être effectuée affiche les objets :

• qui n'ont pas encore été relancés et
• qui auraient dû être rapportés jusqu'au 18 décembre et
• pour lesquels nous sommes dans la période de 1ère relance (date de relance <= 21 décembre).

F.2. Sélectionner

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/3 : sélectionner le type de campagne

Cliquez sur le menu Communications / Rappel et relance. Dans la liste A traiter, sélectionnez d'abord le type de campagne à réaliser.

Formulaire de gestion des communications à rappeler / relancer

Etape 2/3 : cibler la campagne

S'il ne s'agit pas d'une campagne globale, affinez la recherche des prêts concernés en précisant (plusieurs valeurs peuvent être sélectionnées dans les listes) :

• le(s) site(s) de communication
• le(s) type(s) de communication
• la(les) catégorie(s) de lecteur
• le caractère nouveau ou non des objets à considérer
• la(les) catégorie(s) de communication.

Etape 3/3 : sélectionner les prêts

Lancez la recherche : la liste des réponses s'affiche, triée par défaut sur la première colonne. Chaque ligne correspond à une communication concernée par l'opération de rappel ou de relance. Un lecteur apparaîtra donc plusieurs fois dans la colonne Lecteur si plusieurs communications le concernant sont à prendre en compte. Dans la liste d'une campagne de rappel, les communications pour lesquelles la date de retour prévue est dépassée sont mises en évidence avec l'icône en fin de ligne.

Liste résultat du traitement à réaliser

Par défaut, Flora propose de prendre en compte l'ensemble des lecteurs concernés. Pour contacter une partie des lecteurs concernés, cochez simplement les lignes des communications à traiter.

F.3. Éditer

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/2 : choisir le type d'édition

Trois types d'édition sont proposés dans la liste déroulante Rappel et relance de la barre d'outils : sélectionnez celle que vous voulez appliquer pour les destinataires désignés, entraînant automatiquement l'édition correspondante.

Si vous n'avez rien sélectionné, Flora propose d'éditer tous les objets listés : La sélection est vide, voulez-vous prendre en compte toutes les réponses ? Un clic sur OK lance l'édition, un clic sur Annuler stoppe l'opération.

Mail

Flora envoie un mail à tous les lecteurs concernés.

Si un lecteur n'a pas d'adresse mail, une lettre sera automatiquement générée à la place du mail.

Lettre

Les courriers sont générés dans un fichier au format PDF, qui s'ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Vous pouvez ainsi le parcourir, l'imprimer, l'enregistrer.

Exemple de lettre de 1ère relance générée au format PDF

Lettres et mail

Le choix Lettre et mail permet d'envoyer simultanément une lettre et un mail aux lecteurs.

Derrière ces choix, des modèles d'édition automatiques - par lettre ou mail - sont définis. Ces modèles sont différents dans leur contenu, selon la campagne à lancer et le site d'édition.

Si plusieurs communications à traiter concernent le même lecteur, elles seront bien sûr regroupées dans une seule lettre et/ou un seul mail. De plus, les prêts des lecteurs appartenant à un groupe sont regroupés et le destinataire du rappel ou de la relance est le responsable du groupe.

Si toutes les communications à traiter sont localisées sur un seul site, le modèle utilisé est celui défini pour ce site. Sinon, c'est le modèle défini pour le réseau qui s'applique.

Etape 2/2 : mettre à jour les tables

Avant d'éditer, Flora vous demande si vous voulez mettre à jour les tables après l'édition des relances. Si vous répondez Non, les prêts resteront dans la liste des relances du niveau sélectionné. Si vous répondez Oui, la relance effectuée est enregistrée : les prêts sélectionnés seront disponibles dans la liste de relances du niveau supérieur s'ils ne sont pas retournés dans le délai prévu.

Quelques jours (la durée est paramétrable) avant la date de retour des documents, le lecteur est informé de l’échéance prochaine de son prêt.

La tâche peut être automatisée ou bien réalisée par un utilisateur autorisé via l’application dans l’onglet Avis préventif dans le menu Communication / Rappels et relances.

L'avis est envoyé soit par SMS, soit par mail, soit par courrier selon le choix du lecteur.