C.1. Inscrire

Formulaire d'inscription

Rappelons que tout type de lecteur peut être considéré dans Flora : lecteurs individuels, collectivités, service versant, personnel du site, ...

Pour cela, il convient de l'inscrire dans Flora. L'inscription est obligatoire pour que le lecteur puisse effectuer des demandes de communication, selon les règles en vigueur. La gestion des inscriptions sous-entend l'attribution d'un numéro d'identification unique (type code-barres), le paiement éventuel d'un droit d'inscription et la création de la carte lecteur. Les fiches Lecteur sont ensuite accessibles à tout professionnel habilité pour mise à jour (réinscription, modification d'état, changement d'adresse, etc.).

Toutes ces fonctionnalités sont disponibles à partir du menu Lecteurs / Inscription et gestion.

Etape 1/9 : ouvrir le formulaire d'inscription

Sélectionnez l'espace de travail Communication, puis cliquez sur le menu Lecteurs / Inscription et gestion. Cliquez sur le bouton  . Le formulaire de saisie de fiche lecteur s'ouvre.

La grille de saisie standard propose une liste d'informations à renseigner (par saisie manuelle ou sélection dans une liste), regroupées par rubriques :

• Notifications Nouveauté 4.0.0. !
• Identité : identités du lecteur.
• Coordonnées : adresses postale et électronique, utilisées lors de l'envoi automatique de courriers et/ou mails (avis de mise à disposition, rappels et relances, ...), numéros de téléphone
• Profession : informations sur le service et la fonction de rattachement du lecteur, pertinentes notamment pour les services d'archives (services versants, ...).
• Inscription : informations nécessaires à la gestion du lecteur dans le contexte du service Communication, pour régir ses droits de communication.
• Irrégularités : enregistrement automatique ou manuel des périodes de suspension pour un lecteur, si les pénalités suspensives sont gérées sur le site.
• Message : message textuel concernant le lecteur. Lorsque vous identifiez le lecteur, ce message s'affiche automatiquement à l'écran, vous pouvez le conserver ou l'effacer. Ce message peut être également proposé au lecteur, dans l'affichage de son compte.
• Responsable : nom du responsable du lecteur. Ceci permet de regrouper les opérations liées à la régie des recettes, à la mise à disposition et aux rappels et relance et d'avoir comme référant le responsable d'un groupe de lecteurs.
• Flora : cette rubrique concerne les informations plus spécifiquement liées à la connexion du lecteur à Flora : code attribué au lecteur pour s'identifier, langue de l'interface, style et charte graphique à proposer par défaut. L'administration complète des accès à Flora est réalisée par l'administrateur des accès (voir documentation "Gestion des accès - Guide Administrateur").

Plusieurs informations sont obligatoires et s'affichent en rouge en standard. Ce sont les informations minimum à renseigner pour enregistrer la fiche d'un nouveau lecteur. Par souci de facilité, certaines informations sont parfois pré-renseignées, correspondant aux situations les plus couramment rencontrées.

Formulaire d'inscription d'un lecteur (extrait)

En dehors des champs nécessaires pour la gestion correcte des inscriptions et droits des lecteurs, le choix des champs à saisir est libre. Par exemple, les sections Profession et Responsable ne sont pas forcément pertinentes dans votre contexte.

Si besoin, la grille de saisie peut aussi se présenter sous la forme de grille standard de saisie Flora, avec possibilité de choix de scenario (voir présentation de la saisie dans la documentation Référencement). Cette deuxième possibilité permet notamment de proposer des valeurs par défaut différentes ou des champs différents, en fonction d'une catégorie de lecteur par exemple.

Formulaire d'inscription d'un lecteur avec grille de saisie standard Flora

Etape 2/9 : Valider ou non les options de notifications. Cette validation peut être modifiée à tout moment (par un professionnel à la demande du lecteur ou par le lecteur lui-même) à partir de la visualisation des informations d'un lecteur, onglet Notifications. Nouveauté 4.0.0. !

Le lecteur gère ses notifications

Etape 3/9 : saisir l'identité et les coordonnées obligatoires

Ces informations sont présentées dans les rubriques Identité et Coordonnées. Il s'agit des champs Nom, Prénom, Rue, Code postal, Ville, Pays. Ce dernier est à sélectionner dans une liste déroulante. La valeur proposée par défaut est France.

Les informations Nom et Ville sont automatiquement converties en majuscules par Flora, dès validation de la saisie correspondante.

Etape 4/9 : choisir l'état du lecteur

Visualisez la rubrique Inscription. L'Etat permet de connaître le statut du lecteur au regard de la gestion des inscriptions. Les valeurs possibles sont :

• Inscription incomplète
• Lecteur inscrit
• Lecteur interdit

En standard, la valeur proposée par défaut est Lecteur inscrit.

Flora ne permet pas la communication à un lecteur dont l'état n'est pas Lecteur inscrit, à moins que vous ne disposiez du passe-droit adéquat.

Etape 5/9 : choisir le site du lecteur

Tout lecteur est rattaché à un Site d'inscription, choisi dans la liste proposée. Cette information prend toute son importance dans un réseau comprenant différents sites, ayant éventuellement une politique de communication différente. Cette information est exploitée dans la définition des droits de communication. A saisir à partir de l'assistant qui propose la liste des sites du réseau associés au contexte du projet.

Etape 6/9 : choisir la catégorie du lecteur

Dans une bibliothèque publique, les droits de communication appliqués sont différents pour un adulte et un enfant ; dans un service d'archives, on distingue les droits associés à un lecteur, un archiviste, un service versant, ... Différentes catégories de lecteur (adultes, jeunesse, ...) ont été définies pour distinguer ceux-ci en terme de droits de communication, à choisir dans la liste présentée pour le champ Catégorie de lecteur. Cette information est exploitée dans la définition des droits de communication.

Etape 7/9 : saisir le numéro de carte du lecteur

Tout lecteur doit être identifié de façon univoque. En plus de son nom (souvent insuffisant pour signifier son unicité), un numéro de carte unique (numéro matricule, code-barres, ...) lui est attribué dans le champ N° carte ou code-barres, pour permettre sa reconnaissance dans toutes les situations le nécessitant. Il est requis lors de tout traitement d'une communication le concernant.

Etape 8/9 : vérifier les dates de dernière (ré)inscription et de réinscription prévue

Si l'inscription n'entraîne aucun frais, saisissez la date de fin d'inscription. Dans le cas contraire, laissez-la vide - elle sera renseignée automatiquement lors de la finalisation de l'inscription dans l'interface Prêt et Retour. Voir le chapitre suivant.

La date prévue de renouvellement du lecteur est alimentée automatiquement selon sa catégorie. Nouveauté 4.0.0. ! 

Etape 9/9 : enregistrer la fiche Lecteur

Une fois la saisie terminée, l'enregistrement du nouveau lecteur s'effectue en cliquant sur le bouton Enregistrer. La nouvelle fiche apparaît à l'écran. Seules les informations effectivement renseignées sont affichées, avec également l'affichage d'informations initialisées par Flora (compteurs d'irrégularités dans le cas de gestion des transactions financières : Débit / Crédit / Solde).

C.2. Rechercher

Formulaire

Le formulaire de recherche proposé permet la consultation et la gestion des lecteurs.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/4 : ouvrir le formulaire de recherche

Sélectionnez l'espace de travail Communication, puis cliquez sur le menu Lecteurs / Inscription et gestion.

Formulaire de recherche de lecteurs

Etape 2/4 : filtrer les lecteurs sur le site de connexion de l'utilisateur

Une case à cocher dans le formulaire de recherche permet d'indiquer si vous voulez limiter la recherche aux lecteurs dont le site de rattachement est le site de connexion en cours.

Etape 3/4 : saisir les critères de recherche

Les zones proposées permettent de rechercher sur le numéro de carte du lecteur ou sur tout ou partie de ses nom/prénom.

Par exemple :
Nom = Corneille ou C* ou C
Prénom = Pierre ou P* ou P

A partir du deuxième caractère, la liste d'autocomplétion propose les critères correspondant à votre saisie trouvés dans l'index. Un simple clic sur l'élément dans la liste le recopie dans la zone.

Le caractère de troncature * n'est pas obligatoire : la recherche est automatiquement réalisée sur les premiers caractères saisis.

Etape 4/4 : lancer la recherche

Cliquer sur OK pour lancer la recherche.

Visualiser les réponses

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/1 : visualiser les réponses

S'il y a plusieurs fiches lecteur répondant à la demande, la liste des réponses s'affiche en dessous du formulaire, permettant de sélectionner un ou plusieurs lecteur(s), avant de passer en visualisation. Pour afficher la fiche d'un lecteur, il suffit de cliquer sur son nom.

Liste de lecteurs

Si la recherche ne trouve qu'une réponse (c'est le cas, par exemple, lorsqu'on interroge sur un code-barres), la fiche du lecteur s'affiche directement.

C.3. Fonctions associées

Plusieurs opérations peuvent être directement réalisées à partir de la vue de la fiche lecteur : visualiser ou modifier les informations associées, dupliquer, supprimer, imprimer la fiche du lecteur.

Visualiser

La visualisation des informations d'un lecteur est présentée sur trois onglets.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/3 : visualiser la fiche lecteur

L'onglet Lecteur affiche les informations d'inscription du lecteur.

Fiche lecteur

Trois nouveaux champs sont disponibles et renseignés automatiquement pour chaque lecteur : la date du dernier emprunt, la date du dernier retour prévu et la date du dernier retour enregistré. Nouveauté 4.0.0. !

Etape 2/3 : visualiser les droits du lecteur

Cliquez sur l'onglet Droits de communication pour afficher la deuxième vue proposée.

Liste des droits du lecteur sélectionné

Pour une explication des droits de communication, voir le chapitre qui y est consacré.

Etape 3/3 : visualiser les statistiques de prêt du lecteur

Cliquez sur l'onglet Statistiques de prêt pour afficher la troisième vue proposée.

Il présente le nombre de prêts du lecteur par an, pour l'année en cours et les deux années précédentes. Par défaut, le mois de début est septembre, mais vous pouvez choisir janvier dans la liste déroulante.

Statistiques de prêt

Si l'année en cours est 2014 et le mois de début est septembre, les chiffres représentent le nombre de prêts :

• à partir du 1 septembre 2014
• entre 1 septembre 2013 et 1 septembre 2014
• entre 1 septembre 2012 et 1 septembre 2013

Modifier

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/3 : accéder à la modification

Cliquez sur le bouton  . La fiche se présente avec les informations existantes, selon les mêmes principes que pour la saisie.

Etape 2/3 : modifier la fiche du lecteur

Les modifications sur la fiche lecteur sont souvent nécessaires. Par exemple, les dates de suspension peuvent être renseignées par Flora lors de l'application d'une pénalité suspensive, mais vous pouvez aussi les saisir ou modifier dans la rubrique Irrégularités. En cas de problème grave, pour interdire les communications à un lecteur, modifiez l'état du lecteur en Lecteur interdit dans la rubrique Inscription.

Rappelons que Flora met à jour automatiquement certaines informations de gestion, en fonction des règles définies et du contexte rencontré. Toute modification sur la fiche est prise en compte en temps réel.

Etape 3/3 : valider les modifications

Une fois les modifications terminées, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la fiche dans la base.

Dupliquer

La duplication de fiches est pratique notamment pour l'inscription de famille ou d'un groupe de lecteurs particulier.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/2 : accéder à la duplication

Cliquez sur le bouton  . Une nouvelle fiche d'inscription est présentée dans laquelle certaines informations de la fiche courante sont conservées pour optimiser la saisie (nom, coordonnées, ...). Il suffit de la modifier et/ou de la compléter.

Etape 2/2 : valider la fiche

Une fois les modifications terminées, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la nouvelle fiche dans Flora.

Imprimer la fiche

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/1 : imprimer la fiche en cours

Pour imprimer la fiche telle qu'elle est présentée à l'écran, cliquez sur le bouton  . La fiche est mise en page dans une autre fenêtre pour édition sur l'imprimante de votre choix.

Imprimer la carte

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/1 : imprimer la carte du lecteur en cours

Cliquez sur l'icône  pour générer un fichier au format PDF, contenant en standard l'identité et le code-barres du lecteur, qui peut ensuite être édité sur toute imprimante :

Carte lecteur

Carte perdue Nouveauté 4.0.0. !

Dans le cas de perte ou de vol, le lecteur doit pouvoir utiliser une nouvelle carte et toutes les informations liées à la carte perdue sont conservé

Gestion de la révocation des cartes

Flora permet de révoquer la carte d'un utilisateur, et enregistre une historique de ces révocations par utilisateurs.
Une carte peut être révoquée pour signaler sa disparition, ou bien parce qu'elle est expirée ou ne fonctionne plus par exemple.

Droits de révocation

Lecture

Pour permettre à un utilisateur de savoir si un numéro de carte a été révoqué, ou bien les numéros de cartes révoqués pour un utilisateur donné, son rôle doit disposer des droits Chercher et Visualiser sur la table system.REVOKED_ID

Révocation

Pour pouvoir révoquer une carte d'un lecteur, l'utilisateur doit également avoir les droits en création et modification sur la table system.REVOKED_ID. Enfin, il doit également avoir l'action revoke_user_id sur la table system.UTILISATEUR.

Informations sur la révocation

Pour savoir si un numéro de carte a été révoqué, il suffit de chercher dans l'interface de gestion des lecteur
(Lecteurs > Inscription et gestion) ou bien dans le bandeau de recherche de l'interface de prêts/retours en tapant (ou scannant) le numéro de carte puis en appuyant sur Entrée.

Si le numéro de carte spécifié a bien été révoqué, alors une écran d'information apparaît :

A noter que l'onglet Lecteur lors de l'inscription et gestion d'utilisateur permet également d'avoir un récapitulatif des différentes cartes révoques.

Révoquer une carte

Pour révoquer une carte il suffit de sélectionner l'option adéquat lors de la visualisation d'un lecteur :

Ensuite il suffit de remplir les informations affichées à l'écran pour révoquer le numéro de carte, en précisant obligatoirement un motif et un nouveau numéro de carte.

Supprimer

Un utilisateur peut être supprimé même s'il est référencé dans des fiches de l'application, à condition que sa situation de communication et les notices dans lesquelles il est référencé le permettent.

La suppression de l'utilisateur est impossible lorsque :

• concernant sa situation, une des conditions suivantes est vérifiée :
• il a des prêts en cours,
• il a un solde négatif,
• il est responsable d'autres utilisateurs,
• le solde du groupe d'utilisateurs dont il est responsable est négatif,
• il a des demandes de réservations valides (si le paramétrage n'accorde pas le droit),
• il a des mises à disposition valides (si le paramétrage n'accorde pas le droit).
• il est référencé dans des notices autres que celles pour lesquelles un traitement particulier est réalisé. Ce traitement spécifique est réalisé pour :
• les notices associées à l'utilisateur qui sont supprimées :
• Régie (table ICASH_SYSTEM),
• Suggestion d'acquisition (table IPURCH_REQUEST).
• les notices associées à l'utilisateur qui sont supprimées et pour lesquelles une mise à jour peut être associée :
• Réservation (table ICOMM_HOLD) : quand le paramétrage accorde le droit.
  Lors de la suppression d'une réservation de l'utilisateur :
  - l'éventuelle demande de réservation suivante dans la liste des réservations est traitée,
  - l'objet de prêt (ICOMM_ITEM) associé est mis à jour.
• les notices où le lien vers l'utilisateur est supprimé :
• Objet de prêt (champ ICOMM_LOAN.LAST_BORROWER_ID),
• Commande (champ IORDER.TO_BORROWER),
• Ligne de commande (champ IORDER_LINE.TO_BORROWER),
• Abonnement (champ ISUBSCRIPTION.TO_BORROWER),
• Numéro attendu (champ IPREDICTED_ISSUE.TO_BORROWER).
• Listes dans lesquelles l'utilisateur ne sera plus référencé :
• Liste de circulation (table ROUTING_LIST, via la table SYS_LIST_MEMBER).

Lors de la suppression d'un utilisateur, ses préférences c'est-à-dire les données associées à son profil sont supprimées : ceci concerne l'affichage des extra-infos, le nombre de résultats par page, les formats d'impression et d'export dernièrement utilisés, ...

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/2 : supprimer la fiche en cours

Cliquez sur le bouton  .

Si la fiche ne peut pas être supprimée : un message sur le motif de l'impossibilité de la suppression s'affiche.

Lecteur avec des prêts en cours

Lecteur avec un solde négatif, responsable d'un groupe dont le solde est aussi négatif.

La fiche peut être supprimée : un message de demande de confirmation s'affiche, il est complété avec les informations qui concernent les notices qui subiront un traitement particulier :

Demande de confirmation de suppression avec la liste des notices et liens supprimables lors de la suppression de l'utilisateur

Cliquez sur Oui pour que la fiche soit définitivement supprimée : un message confirme la suppression.

Etape 2/2 : supprimer un ensemble de fiches

Lors de la suppression globale par une recherche générique dans le menu Données / Recherche, le message informe sur les opérations réalisées sur les fiches utilisateurs et les notices liées :

• motif de non suppression d'une fiche : par exemple :
  Suppression de la fiche : Utilisateur, Clé 111, [AURORE - Stephane - sau - 0700 - Public adulte - -10.00]
  Suppression de l'utilisateur impossible : Utilisateur, Clé 111, [AURORE - Stephane - sau - 0700 - Public adulte - -10.00]
  Situation :
  Prets en cours : 4
  Solde : -10.00
  Responsable d'un groupe d'utilisateurs : 1
  Solde du groupe : -2.53
  Liens :
  Avis de passage : 2
  Echec suppression de la fiche : Utilisateur, Clé 111, [AURORE - Stephane - sau - 0700 - Public adulte - -10.00]
• liste des fiches modifiées et supprimées à la suite de la fiche utilisateur : par exemple :
  Suppression de la fiche : Utilisateur, Clé 13845, [DURAND - Louis - 7777 - Public adulte - 0.00]
  Suppression de la fiche : Réservation, Clé 144, [DURAND - Louis - 7777 - Public adulte - 0.00 - 1 - TEST CATALOGAGE A LA VOLEE TEST BIS]
  Notice modifiée : Réservation, Clé 145, [AURORE - Stephane - sau - 0700 - Public adulte - -10.00 - 1 - TEST CATALOGAGE A LA VOLEE TEST BIS]
  Notice modifiée : Objet de prêt, Clé 3618, [1 - TEST CATALOGAGE A LA VOLEE TEST BIS - 000111333 - Papier - Site 1 - Reserve - Pret]
   

C.4. Bloquer

Le blocage d'un lecteur peut être réalisé de façon automatique ou manuelle, selon le choix mis en place dans votre application.

• Le blocage automatique d'un lecteur est activé lors de toute opération de relance de niveau N le concernant (le niveau est choisi par l'administrateur de Flora sur la base d'un des trois niveaux de relance proposés en standard). Le lecteur sera automatiquement "débloqué" dès qu'il rendra tous les objets qui sont en retard.
• Le blocage manuel d'un lecteur est réalisé par vos soins, à partir de l'icône  disponible sur la fiche de visualisation d'un lecteur non bloqué.

Bloquer un lecteur manuellement

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/2 : ouvrir le formulaire de blocage

Visualisez une fiche de lecteur, en utilisant les méthodes décrites dans les sections précédentes. A partir de la barre d'outils, cliquez sur le bouton  . Le formulaire de gestion des blocages s'affiche :

Formulaire de gestion des blocages

Etape 2/2 : compléter et valider le formulaire de blocage

Si vous saisissez une date de fin de blocage, le déblocage s'effectue automatiquement à cette date. Sinon il faut effectuer un déblocage manuel (voir plus loin).

Saisissez le motif de blocage, qui est affiché ensuite dans la fiche du lecteur, permettant de le distinguer d'un blocage automatique.

Validez le blocage. La fiche du lecteur est mise à jour avec notamment la rubrique Irrégularités, présentée avec les informations liées au blocage :

Informations du blocage affichées dans la rubrique Irrégularités

D'autres champs ont pu aussi être mis à jour automatiquement en fonction des processus mis en place sur votre site (statut du lecteur par exemple, si le blocage entraîne une interdiction automatique du lecteur).

Deux nouvelles fonctions sont disponibles dans la barre d'outils :

•  Débloquer le lecteur.
•  Modifier les informations liées au blocage du lecteur : le formulaire de gestion des blocages est présenté pour modification.

Modifier les informations de blocage

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/1 : effectuer des modifications dans le formulaire de blocage

Cliquez sur le bouton  pour rouvrir le formulaire de blocage et mettre à jour les informations, en inscrivant par exemple une date de fin de blocage.

Débloquer un lecteur manuellement

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/1 : débloquer un lecteur

Pour débloquer un lecteur, cliquez sur le bouton  dans sa fiche, et confirmez la demande en cliquant sur OK suite au message Confirmez-vous le déblocage de ce lecteur ?

Sous la rubrique Irrégularités dans la fiche du lecteur, son état blocage est désormais Débloqué.

C.5. Synchroniser

Cette section vous concerne s'il faut que Flora fasse appel à votre annuaire d'entreprise pour participer à l'identification et l'authentification des lecteurs et utilisateurs de Flora. Cela veut dire que les informations génériques des lecteurs et utilisateurs sont gérées dans l'annuaire externe, les informations spécifiques à l'application étant gérées dans Flora. Les informations de l'annuaire, récupérées lors de votre identification, sont alors stockées dans Flora.

La synchronisation est nécessaire dans plusieurs cas :

• La fiche du lecteur dans Flora doit être mise à jour avec les informations de l'annuaire : bouton  sur la fiche du lecteur.
• Une ou plusieurs fiche(s) lecteur est(sont) à synchroniser à partir de l'annuaire (que ces lecteurs existent ou non dans Flora) : menu Lecteurs / Synchro. annuaire.
• Une campagne de mise à jour de tous les lecteurs de Flora est requise : menu Communications / Administration / Synchro. lecteurs.

Synchroniser une fiche lecteur

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/1 : synchroniser une fiche lecteur

Si des informations sont à rapatrier de l'annuaire externe dans la fiche d'un lecteur, cliquez sur le bouton  , disponible à partir de sa fiche.

Confirmez l'opération en cliquant sur OK suite au message Confirmez-vous la synchronisation de ce lecteur avec l'annuaire externe ?

Synchroniser sur annuaire

Si une ou plusieurs fiche(s) lecteur est(sont) concernée(s) par la synchronisation à partir de l'annuaire, utilisez le menu Lecteurs / Synchro. annuaire. Deux cas peuvent se présenter :

• La fiche lecteur existe dans Flora : elle est mise à jour à partir des informations de l'annuaire.
• La fiche lecteur existe dans l'annuaire mais n'existe pas dans Flora : la fiche du nouveau lecteur est créée automatiquement dans Flora, à partir des informations de l'annuaire.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/2 : rechercher le(s) lecteur(s) dans l'annuaire

Saisissez les critères numéro de carte, nom et / ou prénom (le caractère de troncature * est disponible) :

Recherche sur l'annuaire externe

La liste des réponses s'affiche.

Etape 2/2 : sélectionner le(s) lecteur(s) et lancer leur synchronisation

Dans la liste des réponses, sélectionnez un ou plusieurs lecteur(s), puis cliquez sur le bouton  pour lancer la mise à jour et/ou création des fiches lecteur dans Flora.

Si la fiche lecteur est créée à partir de l'annuaire, les informations applicatives spécifiques à Flora sont renseignées selon le paramétrage de votre application.

Synchroniser tous les lecteurs

Cette option permet la mise à jour à partir de l'annuaire externe de tous les lecteurs et utilisateurs de Flora.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/1 : lancer la synchronisation

Choisissez le menu Communications / Administration / Synchro. lecteurs.

Si plusieurs annuaires sont exploitables, sélectionnez d'abord les annuaires source et/ou destination de la synchronisation. Ensuite, cliquez sur Synchroniser pour lancer l'opération.

Lancement de la synchronisation