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Code source wiki de Récoler des biens

Version 89.1 par Doriane Bautista le 2025/07/29 14:38
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="wikigeneratedid" %)
2 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
3
4 |(% style="width:840px" %)(((
5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
9
10 Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
11 )))
12
13 (((
14 = Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
15
16 Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :
17
18 * De s'assurer de la **traçabilité des biens**,
19 * De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,
20 * D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
21 * De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.
22
23 Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.
24
25 = Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
26
27 Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :
28
29 (% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation **
30 |(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01
31 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
32 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
33
34 == Préparer la base avant de récoler ==
35
36 Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
37
38 1. (((
39 **Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :
40
41 * Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
42 * Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.
43 )))
44 1. (((
45 **Une saisie documentaire suffisamment avancée** :
46
47 * Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
48 * Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).
49 )))
50 1. (((
51 **Des localisations fiables** :
52
53 * Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
54 * Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.
55 )))
56 1. (((
57 **Un périmètre clair** :
58
59 * Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
60 * Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
61 )))
62
63 == Étapes du récolement dans Flora ==
64
65 Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
66
67 1. **Créer la campagne**
68 Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
69 1. **Créer les sous-campagnes**
70 À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
71 1. **Ajouter les biens à récoler**
72 Automatiquement ou manuellement.
73 1. **Effectuer le récolement**
74 En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
75 1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
76 Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
77
78 == Fonctionnalités du module Récolement ==
79
80 Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
81
82 (% class="active" %)|Fonction|Détail
83 |Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
84 |Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
85 |Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
86 |Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
87 |Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
88 |Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
89 |Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
90
91 = Planifier les campagnes de récolement =
92
93 La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
94
95 == Créer une campagne de récolement ==
96
97 1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
98 1. Cliquez sur le bouton créer.
99 1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
100 1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
101
102 (% class="box infomessage" %)
103 (((
104 **Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
105 )))
106
107 [[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108
109
110 [[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111
112
113 [[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114
115
116 === Numéro de récolement vs numéro de la campagne : quelle différence ? ===
117
118 Lors de la création d’une campagne de récolement dans Flora, deux champs jouent un rôle structurant dans l’organisation et le suivi à long terme :
119
120 * (((
121 **Numéro de récolement**
122 Ce champ identifie la campagne décennale en cours.
123
124 >(% class="small" %)Par exemple, en 2022, nous sommes dans la **deuxième décennie** de récolement (2015–2025), donc la valeur à renseigner est **2**.
125 >(% class="small" %)Cette numérotation reste inchangée jusqu’au démarrage officiel du **troisième cycle décennal** (à partir de 2026).
126 )))
127 * (((
128 **Numéro de la campagne**
129 Ce champ permet de numéroter **les campagnes menées au sein d’un même cycle décennal**.
130
131 >(% class="small" %)Il sert à suivre leur succession dans le temps (ex. :1 pour la première campagne de 2015, 2 pour celle de 2017, etc.) et à structurer la planification progressive du récolement sur plusieurs années.
132 )))
133
134 Ce double repérage facilite **le pilotage multi-années** du récolement et l’édition des bilans décennaux exigés réglementairement.
135
136 [[Ex. Création de la 12e campagne du second récolement.>>image:1753784941571-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137
138 == Ajouter des sous-campagnes ==
139
140 Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
141
142 (% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
143 |**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
144 |**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
145
146 === Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
147
148 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
149 1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
150 1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
151
152 [[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153
154
155 [[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156
157
158 ==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
159
160 1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
161 1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
162 1. Sélectionnez les notices à récoler.
163 1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
164
165 [[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166
167
168 [[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169
170
171 [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172
173
174 [[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175
176
177 [[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178
179
180 === Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
181
182 1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
183 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
184 1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
185 1. Cliquez sur **Valider.**
186
187 Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
188
189 * Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
190 * Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
191
192 (% class="box warningmessage" %)
193 (((
194 Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
195 )))
196
197 [[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198
199
200 [[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201
202
203 [[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204
205
206 == Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
207
208 * Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
209
210 [[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211
212
213 [[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214
215
216 * Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
217
218 [[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219
220
221 [[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222
223
224 == Éditer le planning d'une campagne ==
225
226 Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
227 Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
228
229 [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230
231
232 [[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233
234
235 = Récoler les biens =
236
237 == Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
238
239 Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
240
241 Les filtres disponibles portent sur :
242
243 * **Le numéro d’inventaire**
244 * **L'emplacement de référence théorique**
245 * **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
246
247 Pour activer les filtres :
248
249 1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
250 1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
251 1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
252
253 (% class="box infomessage" %)
254 (((
255 Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
256 )))
257
258 [[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259
260
261 [[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262
263
264 Pour désactiver le filtre :
265
266 1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
267 1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
268
269 [[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270
271
272 == Récoler un bien par action rapide ==
273
274 L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
275
276 1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
277 1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
278 1. (((
279 Indiquez :
280
281 * Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
282 * La **date de récolement**, si différente de celle proposée
283 )))
284 1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
285
286 **Cette action renseigne automatiquement les champs :**
287
288 * Récolé le
289 * Récolé par
290 * État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
291 * Conformité avec le registre : oui
292
293 [[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294
295
296 [[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297
298
299 [[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300
301
302 == Récoler des biens en lot ==
303
304 La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
305
306 1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
307 1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
308 1. (((
309 Renseignez :
310
311 * Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
312 * La **date de récolement**, si différente de la date du jour
313 )))
314 1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
315
316 **Cette action renseigne automatiquement les champs :**
317
318 * Récolé le
319 * Récolé par
320 * État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
321 * Conformité avec le registre : oui
322
323 (% class="box infomessage" %)
324 (((
325 Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
326 )))
327
328 [[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329
330
331 [[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332
333
334 [[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335
336
337 [[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338
339
340 == Récoler un bien via la notice de récolement ==
341
342 Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
343
344 Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
345
346 * Marquage défaillant ou absent
347 * État de conservation dégradé
348 * Non-conformité avec le registre ou la base
349 * Mauvaise localisation
350 * Bien non vu, détruit ou manquant
351 * Saisie d'un constat d'état complémentaire
352
353 (((
354 Procédure à suivre :
355
356 1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
357 1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
358 1. (((
359 Renseignez les anomalies constatées :
360
361 * Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
362 * Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
363 )))
364 1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
365 1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
366
367 [[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
368
369
370 [[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371
372
373 [[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374
375
376 == Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
377
378 Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
379
380 Procédure :
381
382 1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
383 1. Repérez le bien concerné
384 1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
385 1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
386
387 (% class="box infomessage" %)
388 (((
389 Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
390 )))
391
392 [[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393
394
395 [[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396
397
398 [[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
399 )))
400
401
402
403
404
405 [[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
406
407
408 [[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
409
410
411 == Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
412
413 Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
414
415 Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
416
417 |(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
418 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
419 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
420 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
421
422 (% class="box infomessage" %)
423 (((
424 Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
425 Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
426 Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
427 )))
428
429 [[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
430
431 == Relocaliser un bien pendant le récolement ==
432
433 Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
434
435 (% class="box warningmessage" %)
436 (((
437 La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
438 )))
439
440 === Notions d'emplacements ===
441
442 Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
443
444 (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
445 Terme​
446 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
447 Définition​
448 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
449 Usage courant​
450 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
451 Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
452 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
453 Équivalence notice de bien​
454 )))
455 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
456 Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
457 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
458 Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
459 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
460 Sert de base à la préparation des campagnes​
461 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
462 Non​
463 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
464 Emplacement de référence​
465 )))
466 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
467 Nouvel emplacement de référence​
468 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
469 Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
470 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
471 Si le bien a définitivement changé de lieu​
472 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
473 Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
474 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
475 Emplacement de référence​
476 )))
477 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
478 Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
479 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
480 Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
481 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
482 Utilisée en cas de mouvements planifiés​
483 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
484 Non​
485 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
486 Localisation temporaire​
487 )))
488 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
489 Nouvelle localisation temporaire​
490 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
491 Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
492 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
493 Sert à signaler un changement temporaire de place​
494 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
495 Non, valeur uniquement informative
496 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
497 Localisation temporaire​
498 )))
499
500 === Procédure pour relocaliser un bien ===
501
502 1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
503 1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
504 1. (((
505 Dans les champs dédiés :
506
507 * Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
508 * Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
509 )))
510 1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
511 1. Cliquez sur **Enregistrer**.
512
513 (% class="box warningmessage" %)
514 (((
515 La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
516 )))
517
518 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
519
520
521 [[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
522
523
524 [[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
525
526
527 == Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
528
529 Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
530
531 (% class="box infomessage" %)
532 (((
533 Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
534 )))
535
536 Procédure :
537
538 1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
539 1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
540 1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
541 1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
542 1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
543 1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
544
545 (% class="box infomessage" %)
546 (((
547 Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
548 La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
549 Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
550 )))
551
552 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
553
554
555 [[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
556
557
558 [[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
559
560
561 [[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
562
563
564 == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
565
566 En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.
567
568 (% class="box infomessage" %)
569 (((
570 Si vous effectuez le récolement via l'application **RecolApp**, **n’utilisez pas la fonctionnalité d’ajout de biens après la génération de la sous-campagne**.
571
572 * Cette fonction est réservée à un usage en saisie directe dans Flora.
573 * Les biens ainsi ajoutés, dont l’emplacement de référence ne correspond pas à celui défini dans la sous-campagne, **ne seront pas pris en compte dans l’export vers RecolApp** et **ne pourront donc pas être récolés en mode déconnecté**.
574 )))
575
576 === Ajouter un bien déjà existant ===
577
578 S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.
579
580 **Procédure :**
581
582 1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
583 1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
584 1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.
585 1. Sélectionnez le bien dans les résultats.
586 1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.
587
588 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
589
590
591 [[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
592
593
594 [[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
595
596
597 [[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
598
599
600 === Ajouter un bien non existant ===
601
602 Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.
603
604 **Procédure :**
605
606 1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
607 1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
608 1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.
609 1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
610 1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
611 1. Sinon, cliquez sur **Valider**.
612
613 (% class="box infomessage" %)
614 (((
615 La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne
616 )))
617
618 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
619
620
621 [[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
622
623
624 [[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
625
626
627 [[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
628
629
630 == Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==
631
632 **Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.
633
634 Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :
635
636 (% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités
637 |**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main
638 |**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.
639
640 Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :
641
642 * **La campagne de récolement** doit avoir été créée,
643 * **Les sous-campagnes** doivent être définies,
644 * **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,
645 * Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.
646
647 (% class="box infomessage" %)
648 (((
649 Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.
650 )))
651
652 === Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ===
653
654 Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :
655
656 (% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée
657 |Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain
658 |Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles
659
660 Procédure d’accès aux formats d’impression :
661
662 1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée.
663 1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils.
664 1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée.
665 1. (((
666 Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.
667 )))
668
669 (% class="box infomessage" %)
670 (((
671 Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.
672 )))
673
674 [[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
675
676
677 [[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
678
679
680 [[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
681
682
683 === Export RecolApp ===
684
685 Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.
686
687 Procédure d’export vers RecolApp :
688
689 1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
690 1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**.
691 1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp.
692
693 (% class="box infomessage" %)
694 (((
695 Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import.
696 )))
697
698 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
699
700
701 = Suivre l'avancement du récolement =
702
703 Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne, aussi bien au niveau des sous-campagnes que de la campagne principale. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.
704
705 == Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==
706
707 Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.
708
709 Ce suivi repose sur trois actions principales :
710
711 (% class="active" %)|=**Action**|=**Étape**|=(% style="width: 498px;" %)**Description**|=(% style="width: 221px;" %)**Icône associée**
712 |**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
713 |**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
714 |**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
715
716 [[Sous-campagne → bouton modifier l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
717
718
719 Une fois ces étapes réalisées :
720
721 * Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**.
722 * Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**.
723 * Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**.
724
725 (% class="box infomessage" %)
726 (((
727 Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.
728 )))
729
730 [[Campagne  → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
731
732
733 == Suivre l'avancement d'une campagne ==
734
735 Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.
736
737 Pour modifier l’état d’avancement :
738
739 1. Ouvrez la fiche de la campagne.
740 1. Passez en modification.
741 1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
742 1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.
743
744 Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global :
745
746 (% class="active" %)|=Couleur|=Signification
747 |Orange|Campagne non démarrée
748 |Vert|Campagne en cours
749 |Gris|Campagne clôturée
750
751 (% class="box infomessage" %)
752 (((
753 Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.
754 )))
755
756 [[Campagne  → clic sur le bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
757
758
759 [[Campagne  → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
760
761
762 [[Campagne  → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
763
764
765 [[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
766
767
768 == Suivi du récolement depuis le tableau de bord ==
769
770 En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, **le tableau de bord de Flora** offre un suivi global et synthétique du récolement.
771
772 Depuis la page d’accueil, trois encarts dédiés permet d’accéder en un clic :
773
774 * Aux **états d’avancement des objets récolés**, avec des liens directs vers les notices concernées,
775 * Aux **campagnes de récolement**, affichées selon leur statut (en préparation, en cours, clôturées),
776 * Aux **suites à donner** en post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).
777
778 Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une **vision transversale** de l’ensemble des opérations.
779
780 (% class="box infomessage" %)
781 (((
782 **Astuce** : servez-vous de ces raccourcis pour accéder rapidement aux notices à compléter ou vérifier l’état d’une campagne, sans passer par les espaces de travail ni les menus.
783 )))
784
785 [[Ex. Tableau de bord →  Suivi des récolements ; Récolement : travaux à réaliser ; Suivi des campagnes.>>image:1753784386186-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
786
787
788 = Produire les statistiques et les procès-verbaux =
789
790 Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**.
791
792 (% class="box infomessage" %)
793 (((
794 Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.
795 )))
796
797 == Pour une sous-campagne ==
798
799 * Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.
800 * Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.
801
802 [[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
803
804
805 [[Ex. Format d'impression →** liste des biens vus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
806
807
808 == Pour la campagne entière ==
809
810 * Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.
811 * Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.
812
813 [[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
814
815
816 [[Ex. Format d'impression → **Statistiques pour PV de récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
817
818
819 = Exploiter les données du récolement via la recherche =
820 )))
821
822 En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**.
823
824 Ces recherches permettent de :
825
826 * préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),
827 * suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),
828 * ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.
829
830 Elles s’appuient sur les tables des **campagnes **et l’**historique des récolements**.
831
832 Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de recherches utiles.
833
834 == Dans les campagnes ==
835
836 === Identifier les campagnes terminées du second récolement et dont le procès-verbal reste à éditer ===
837
838 **Objectif** : repérer, dans le **deuxième récolement décennal**, les campagnes clôturées, mais pour lesquelles le **PV n’a pas encore été produit**.
839
840 **Méthode** :
841
842 1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
843 1. Sélectionnez la **table Campagnes. **
844 1. (((
845 Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
846
847 * Numéro de récolement = 2
848 * État d’avancement = terminé PV à éditer
849 )))
850 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
851
852 [[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753781567199-110.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
853
854
855 == Dans l'historique des récolements ==
856
857 === Identifier les biens récolés lors du premier récolement et nécessitant un marquage ===
858
859 **Objectif :** lister les objets déjà récolés lors de la **campagne n°1** du récolement, pour lesquels une **action de marquage** a été identifiée comme suite à donner. Cela permet de suivre les anomalies constatées et d'établir un plan d'action pour les traiter en post-récolement.
860
861 **Méthode :**
862
863 1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
864 1. Sélectionnez la **table Historique des récolements**
865 1. (((
866 Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
867
868 * Numéro de récolement = 1
869 * Suites à donner contient = à marquer
870 )))
871 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
872
873 [[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
874
875
876 == Dans les biens ==
877
878 === Vérifier la documentation photographique des biens ===
879
880 **Objectif : **Distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.
881
882 Cette recherche nécessite un **croisement de plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) **via la recherche par liens.
883
884 **Méthode : **
885
886 1. Rendez-vous dans la table **Biens > Recherche par liens**.
887 1. Recherchez sur les tables Récolements (par campagne ou numéro de récolement) et Photos (par support technique).
888 1. Filtrez par **type de support** : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE. Cela suppose que les photos sont bien **liées aux notices de biens** et que le champ **Support technique** est renseigné.
889 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
890
891 [[Recherche par liens sur les biens → ex. distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.>>image:1753780719842-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
892
893
894 = Saisir un récolement hors campagne =
895
896 Dans certains cas, vous pouvez être amené à réaliser un récolement en dehors du cadre structuré des campagnes (récolement décennal ou thématique). Cela peut être le cas si votre établissement ne dispose pas du temps ou des ressources nécessaires pour planifier en amont.
897
898 Flora permet alors de créer une **notice de récolement directement depuis la fiche d’un bien**, de façon ponctuelle et rapide
899
900 (% class="box infomessage" %)
901 (((
902 * **Avantage** : procédure rapide, adaptée à un besoin immédiat (récolement à la volée).
903 * **Limite** : pas de structuration préalable, pas de sélection groupée, ni d’exports globaux associés.
904 )))
905
906 (% class="wikigeneratedid" id="HProcE9duredecrE9ationd2019unrE9colementponctuel" %)
907 **Procédure de création d’un récolement hors campagne : **
908
909 1. Recherchez la notice du bien concerné.
910 1. Ouvrez la fiche et cliquez sur le bouton **Récolement complémentaire hors campagne**.
911 1. Une **notice de récolement** est automatiquement créée et liée au bien.
912 1. Vous pouvez saisir immédiatement les constats (présence, état, localisation…).
913 1. Il est également possible de **lier cette notice à une campagne existante**, si besoin.
914 1. Une fois les données saisies, cliquez sur **Enregistrer.**
915
916 **Résultat : **
917
918 * La nouvelle notice de récolement s’affiche dans la table des récolements.
919 * Elle est rattachée au bien concerné.
920 * Le champ **Dernier récolement** est automatiquement mis à jour dans la fiche du bien.
921
922 [[Notice de bien → Bouton récolement complémentaire hors campagne.>>image:1753783229275-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
923
924
925 [[Notice de récolement → saisie des données et enregistrement. >>image:1753783579343-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
926
927
928 [[Résultats → notice de récolement enregistrée avec les données saisies ; lien automatique avec le bien.>>image:1753783660195-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
929
930
931 [[Notice de bien → champ **Dernier récolement** mis à jour.>>image:1753783780493-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
932
933
934 = Gérer le post-récolement =
935
936 Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires peuvent être menées pour assurer la continuité de la gestion des collections et préparer les suites nécessaires : signalement des biens manquants, planification des traitements ou valorisation des constats établis.
937
938 == Signaler les biens manquants sur POP/Joconde ==
939
940 Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent signaler sur la plateforme POP les biens constatés comme manquants ou volés à l’issue du récolement décennal.
941
942 La passerelle d'export POP/Joconde de Flora Musées a été adaptée pour répondre à cette obligation. Elle permet de générer un fichier d’export conforme, à verser sur la plateforme du ministère.
943
944 == Organiser les traitements post-récolement ==
945
946 Lorsque le récolement met en évidence des constats nécessitant des interventions (reprise de marquage, prises de vue, chantiers de traitement...), il est possible de formaliser ces suites dans Flora.
947
948 Pour cela, vous pouvez **créer des événements internes** pour suivre, organiser et documenter les actions à réaliser.
949
950 Cas d'usage fréquents :
951
952 (% class="active" %)|=(% style="width: 397px;" %)Constat lors du récolement|=(% style="width: 580px;" %)Type d’événement à créer
953 |(% style="width:397px" %)Marquage absent ou défectueux|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Marquage**
954 |(% style="width:397px" %)Bien à photographier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Photographie**
955 |(% style="width:397px" %)Lot d’objets à inventorier ou à étudier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : chantier des collections**
956 |(% style="width:397px" %)Bien à restaurer|(% style="width:580px" %)**Traitement de conservation et analyse**
957
958 (% class="box infomessage" %)
959 (((
960 **Astuce** : vous pouvez utiliser un **panier de notices récolées avec suites à donner** pour les lier à un nouvel événement.
961 )))
962
963 == Clôturer les suites à donner ==
964
965 Une fois les actions correctives réalisées, il est important de **mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées**.
966
967 === Sur une notice individuelle ===
968
969 1. Ouvrez la notice de récolement.
970 1. Cliquez sur **Modifier**.
971 1. Mettez à jour le champ **État d’avancement** avec **Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées**.
972 1. Cliquez sur **Enregistrer**.
973
974 [[Notice de récolement → clic sur le bouton modifier.>>image:1753790854237-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
975
976
977 [[Notice de récolement → modification du champ **État d'avancement **et enregistrement. >>image:1753790958225-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
978
979
980 [[Résultat → état d'avancement mis à jour dans la notice de récolement.>>image:1753790973902-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
981
982
983 === Par lot de fiches ===
984
985 1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées.
986 1. Sélectionnez les notices à modifier.
987 1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.
988 1. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ **État d’avancement **et renseignez la nouvelle valeur.
989 1. Lancez le traitement.
990
991 (% class="box infomessage" %)
992 (((
993 **Astuce** : vous pouvez utiliser l’option **Forcer** dans la modification par lot si le champ contient déjà une valeur, et que vous souhaitez la remplacer pour toutes les notices sélectionnées.
994 )))
995
996 [[Historique des biens récolés → exemple de recherche (biens à marquer du second récolement).>>image:1753791279467-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
997
998
999 [[Liste de résultats  → sélection des biens et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753791358344-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1000
1001
1002 [[Modification par lot → Remplacer les données du champ **État d'avancement**. >>image:1753791404806-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1003
1004
1005 [[Résultat → 16 notices sur 16 modifiées. Retour à la liste de résultats.>>image:1753791575103-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1006
1007
1008 = Supprimer des notices de récolement =
1009
1010
1011
1012 )))
1013
1014 (((
1015
1016 )))
1017 )))|(% style="width:300px" %)(((
1018 (% class="box" %)
1019 (((
1020 **Sommaire**
1021
1022 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
1023 )))
1024
1025 (% class="box" %)
1026 (((
1027 **Aller plus loin**
1028
1029 * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
1030 * [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
1031 * [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
1032 * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
1033 * [[MCC : export POP : signalement des biens constatés manquants ou volés >>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-france-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/specifications-d-export-vers-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france]]
1034
1035 * [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
1036 * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
1037 * [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
1038 * [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
1039 * [[Rechercher dans Flora >>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
1040 * [[Utiliser la recherche générique>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.FAQ Effectuer des recherches génériques dans l'espace de travail Administration.WebHome]]
1041 * [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
1042 * [[Exporter vers POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
1043 * Gérer les évènements internes
1044 * [[Modifier des notices en lot>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Manipuler les données en masse.5\.F\. Modifications globales.WebHome]]
1045 )))
1046
1047 (% class="box" %)
1048 (((
1049 **Icônes principales**
1050 )))
1051 )))
1052
1053 (% style="text-align: center;" %)
1054