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Modifications pour le document Supprimer des notices de récolement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:46
Depuis la version 7.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 14:08
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À la version 116.1
modifié par admin admin
sur 2025/08/12 14:33
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Récoler des biens
1 +Supprimer des notices de récolement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -2,905 +2,116 @@
2 2  (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
3 3  
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 -(% class="box" %)
6 6  (((
7 -Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la présence, la localisation et l’état de conservation des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les conditions de gestion et de conservation, et de planifier des actions curatives ou préventives de conservation.
8 -
9 -Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 -)))
11 -
12 -(((
13 -= Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
14 -
15 -Le récolement décennal une opération réglementaire imposée par l’article L.451-2 du Code du patrimoine et précisée par l’arrêté du 25 mai 2004.
16 -
17 -Il permet :
18 -
19 -* De s'assurer de la traçabilité des biens,
20 -* De corriger les écarts entre la réalité physique et les données inventoriées,
21 -* D’identifier les biens manquants, à régulariser ou à documenter,
22 -* De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.
23 -
24 -Cette vérification doit être menée au moins une fois tous les dix ans sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.
25 -
26 -
27 -
28 -
29 -
30 -)))
31 -)))|(% style="width:300px" %)(((
32 32  (% class="box" %)
33 33  (((
34 -**Sommaire**
8 +Lors d’un récolement, il peut arriver de générer par erreur des notices (mauvaise sélection de biens, doublons, biens déjà récolés…).
35 35  )))
36 36  
37 -(% class="box" %)
38 -(((
39 -**Aller plus loin**
11 +Comme ces notices sont liées à des notices de biens, elles **ne peuvent pas être supprimées directement**.
40 40  
41 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
42 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
43 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
44 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
13 +La suppression se déroule donc **en deux étapes** :
45 45  
46 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
47 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
48 -)))
15 +1. Retirer le lien entre le bien et la notice de récolement,
16 +1. Supprimer la notice de récolement devenue indépendante.
49 49  
50 -(% class="box" %)
51 -(((
52 -**Icônes principales**
53 -)))
54 -)))
18 +[[Message d'erreur → notice de récolement liée à un bien. Suppression impossible.>>image:1753793142544-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 56  
21 += Retirer le lien entre un bien et sa notice de récolement =
57 57  
23 +1. Allez dans **Décrire > Bases**.
24 +1. Recherchez les biens concernés (par emplacement, numéro d’inventaire, discipline, campagne, ou via **Recherche par liens** avec la table Récolements).
25 +1. Sélectionnez les biens trouvés dans la liste de résultats.
26 +1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.
27 +1. (((
28 +Dans l’écran de modification :
58 58  
59 -
60 -
61 -(% class="Sous-titredossier" %)
62 -Cas particuliers à prévoir (cf conséquences du récolement, arrêté du 25 mai 2004)
63 -
64 -1. Si un bien ne porte pas son numéro d’inventaire, il est procédé à son marquage.
65 -1. Si un bien a été plusieurs fois inventorié, il est procédé au choix du numéro à prendre en considération pour la gestion du bien. Les renvois nécessaires à l’inventaire sont effectués par utilisation de la rubrique “ Observations ” du registre d’inventaire. Le cas échéant, une explication des raisons de ce choix, qui peuvent concerner un bien ou une série de biens, est portée dans le dossier d’acquisition ou de dépôt de chacun des biens considérés. Les numéros devenus caduques, s’ils ont été portés sur le bien, n’y sont pas effacés mais barrés tout en devant demeurer lisibles.
66 -1. Si la destruction irrémédiable d’un bien est constatée, le bien est radié de l’inventaire, dans les conditions prévues à l’article 4 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002.
67 -1. Si la disparition d’un bien est constatée, il est procédé à des recherches approfondies. En cas de recherches répétées et infructueuses, la disparition du bien et la date à laquelle elle a été constatée sont, après information de l’instance délibérante compétente, inscrites à l’inventaire, dans la rubrique “ Observations ”. Il est ouvert si besoin un fichier particulier des biens disparus.
68 -1. S’il est constaté qu’un bien n’a jamais été inventorié, il est procédé à son inscription sur le registre d’inventaire. A partir des sources disponibles, les éléments relatifs à l’identification et au statut du bien sont complétés ou reconstitués. En l’absence de toute trace d’entrée du bien dans les collections du musée, des éléments de preuve ou de présomption de propriété sont réunis. La mention “ inconnu ” est alors portée dans la rubrique “ mode d’acquisition ” et la rubrique “ Observations ” est complétée par la mention suivante : “ attesté au musée depuis.... ”. Un dossier d’acquisition comportant les informations rassemblées est ouvert
69 -
70 -=== Plan de récolement décennal ===
71 -
72 -Les opérations de récolement font l’objet d’un plan d’action (plan de récolement décennal) prenant en compte :
73 -
74 -* L’espace : répartition des collections dans les divers emplacements.
75 -* Le temps : durée pour assurer le récolement (calendrier prévisionnel).
76 -
77 -Pour la Description des emplacements il convient de réaliser plusieurs choses :
78 -
79 -1. Etablissement d’un plan de localisation des collections à partir des plans des bâtiments concernés en listant tous les lieux contenant des collections. Ces espaces sont identifiés par bâtiment, par niveau, etc. ; cette identification se fait uniquement par rapport aux espaces architecturaux sans prendre en compte les mobiliers. Chaque espace est affecté d’une dénomination précise. Il est préférable que celle-ci soit chiffrée (par exemple : salle A.1) et topographique, mais pas fonctionnelle (par exemple : salle des primitifs, réserve Berger, …) car la dénomination des espaces peut changer d’un récolement à l’autre. Cette cartographie – si possible informatisée – constitue le canevas de référence pour toutes les opérations de récolement.
80 -1. Caractérisation de chaque espace ainsi défini en spécifiant, notamment :
81 -
82 -* Salles ouvertes au public/réserves.
83 -* Espaces situés dans l’enceinte du musée/espaces extérieurs.
84 -* Types de collections, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement et de conditionnement (par exemple, textiles : 30 tapisseries roulées et suspendues).
85 -* Accessibilité.
86 -
87 -(% start="3" %)
88 -1. Mise en place du plan d’interventions.
89 -
90 -(% class="CxSpLast" %)
91 -Sur la base de ce plan de récolement décennal, le musée pourra organiser les campagnes de récolements.
92 -
93 -(% id="HCampagnederE9colementdE9cennal" class="CxSpLast" %)
94 -=== Campagne de récolement décennal ===
95 -
96 -Sur la base du plan de récolement décennal, le récolement sera organisé par campagne de récolement, chaque campagne devra :
97 -
98 -* Correspondre à un objectif précis et circonscrit (récolement d’une ou de plusieurs salles, d’un type de collections, des dépôts extérieurs….) en cohérence avec le plan de récolement décennal ;
99 -* Permettre l’établissement de la cartographie précise de la zone en s’appuyant sur un relevé des espaces (salles, réserves…) et du mobilier (vitrines, armoires, grilles, travées…), chacun de ces éléments recevant une dénomination précise. Si possible la construction d’un plan numérique peut aider à la réalisation de l’inventaire, de très bons logiciels gratuits tel que SketchUp existent.
100 -* Permettre de décrire l’ordre opérationnel et le type d’interventions, en prenant en compte les contraintes (accessibilité, matériel…).
101 -* Permettre de préciser les moyens humains, techniques et financiers nécessaires et les responsabilités de chacun.
102 -* Permettre d’établir un calendrier prévisionnel.
103 -
104 -(((
105 -**Progression du récolement décennal :**
106 -
107 -* Chaque campagne de récolement fait l’objet d’un procès-verbal (espaces vus, collections récolées, observations….).
108 -* Chaque procès-verbal de campagne est annexé au plan de récolement décennal.
109 -* Le plan de récolement décennal est mis à jour au terme de chaque campagne pour mesurer l’avancement du récolement décennal ; il peut également, le cas échéant, au vu des conditions de réalisation de chaque campagne, être adapté afin d’assurer au mieux l’achèvement des opérations dans les délais prévus.
30 +* Onglet **Remplacer**,
31 +* Champ **Récolement en cours (LAST_RECOL_KEY)**,
32 +* Cocher **Forcer**,
33 +* Laisser **Nouvelle valeur** vide,
34 +* **Lancer le traitement**.
110 110  )))
111 111  
112 -
113 -
114 -
115 -=== Fiches de récolement (support de saisie) ===
116 -
117 -Une fiche de récolement, conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 mai 2004 relatif à l’inventaire et au récolement, comporte au minimum les rubriques suivantes :
118 -
119 -* Identification.
120 -* Localisation.
121 -* État du bien.
122 -* Marquage.
123 -* Conformité de l’inscription à l’inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d’œuvre, catalogues… La fiche de récolement est proposée à titre indicatif ; elle constitue un cadre qui peut être amendé ou complété par le musée en fonction des collections, de leurs spécificités, de leur nombre, des moyens et des équipes disponibles.
124 -
125 -La fiche de récolement offre la possibilité de traiter rapidement des ensembles volumineux ou des séries, en ne récolant que leurs contenants (par exemple, une palette composée uniquement de matériel lithique).
126 -
127 -
128 -=== Procès-verbal de récolement ===
129 -
130 -(% class="CxSpFirst" %)
131 -L’article 13 de l’arrêté du 25 mai 2004 précise que « chaque campagne de récolement fait l'objet d'un procès-verbal rédigé par le professionnel responsable des collections au sens de l'article L. 442-8 du code du patrimoine. Le procès-verbal doit être conservé par le musée. Le procès-verbal décrit la méthode adoptée, le champ couvert par le récolement, ainsi que les résultats de la campagne, notamment la liste des biens non vus ou manquants, la liste des biens détruits, la liste des biens inventoriés ou à inventorier à l'issue du récolement.
132 -
133 -
134 -==== Radiations ====
135 -
136 -(% class="CxSpFirst" %)
137 -Un article dédié et un pas à pas est disponible sur [[la radiation.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Radiation/]]  La radiation d’un bien des collections du musée est un acte du même niveau d’importance que son inscription à l’inventaire. Elle ne peut en aucun cas intervenir sur la décision du seul responsable des collections car, comme l’acquisition, elle ne peut émaner que de la personne morale propriétaire des collections du musée.
138 -
139 -(% class="CxSpLast" %)
140 -A la fin du récolement, une radiation ne peut être achevée juridiquement par respect du parallélisme des formes, qu’à l’issue d’une procédure équivalente à l’acte ayant autorisé l’affectation du bien au musée, puis provoqué son inscription sur le registre d’inventaire. Les différentes possibilités de radiation des inventaires sont limitées, selon l’article 4 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002, aux seuls cas suivants :
141 -
142 -* Destruction totale du bien : un procès-verbal doit alors être dressé et validé par l’autorité compétente (c’est-à-dire le propriétaire du musée).
143 -* Inscription indue sur l’inventaire : cette inscription doit être signalée à l’autorité compétente, propriétaire du musée, qui autorise la radiation. S’il existe deux enregistrements pour le même bien, on raye l’enregistrement le moins pertinent en effectuant un renvoi vers l’autre. Si une inscription est frappée de nullité par décision de justice, elle sera rayée une fois cette dernière devenue définitive, c’est à dire notamment après exercice d’éventuels recours.
144 -* Modification d’affectation entre deux musées de France appartenant à la même personne morale : on radiera le bien dans le registre du musée qui en perd l’affectation et on l’inscrira dans le registre de l’autre musée nouvellement affectataire.
145 -* Transfert de propriété, en application des articles L. 451-8 à L. 451-101 du code du patrimoine.
146 -* Déclassement, en application des articles L. 451-5 à L. 451-7 du code du patrimoine.III - 3.
147 -
148 -==== Dépôts de plaintes ====
149 -
150 -(% class="CxSpFirst" %)
151 -A l’issue de chaque campagne de récolement, plainte est déposée pour les biens manquants au nom de la collectivité ou de l’organisme propriétaire des collections, aux services de police ou de gendarmerie ou encore directement auprès du procureur de la République, territorialement compétents (article 6 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002).
152 -
153 -
154 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: justify;" %)
155 -Sont considérés comme manquants les biens non localisés à la fin d’une campagne malgré des recherches répétées qui se sont révélées infructueuses. Pour chaque dépôt de plainte, un dossier individuel détaillé doit être établi comportant la preuve de l’appartenance du bien à la collection, les éléments d’identification et, dans toute la mesure du possible, une photographie. En l’absence de photographie, il convient de rassembler tous les éléments descriptifs existants. En cas de non-inscription à l’inventaire, tout document justificatif de l’entrée dans la collection (tel que facture, décision ou acte d’acquisition…) est produit.
156 -
157 -
158 -
159 -(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
160 -= Planification des campagnes de récolement =
161 -
162 -(% class="CxSpFirst" %)
163 -Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
164 -
165 -(% class="CxSpMiddle" %)
166 -Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
167 -
168 -(% class="CxSpMiddle" %)
169 -Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
170 -
171 -
172 -== Points d’organisation pratique ==
173 -
174 -(% class="CxSpFirst" %)
175 -**POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement.
176 -
177 -(% class="CxSpMiddle" %)
178 -**POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé.
179 -
180 -(% class="CxSpMiddle" %)
181 -**POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens.
182 -
183 -(% class="CxSpMiddle" %)
184 -Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement).
185 -
186 -(% class="CxSpLast" %)
187 -**POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire :
188 -
189 -1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire).
190 -1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement.
191 -
192 -**POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place :
193 -
194 -//Sans Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
195 -
196 -1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire.
197 -1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif).
198 -1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…).
199 -1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement.
200 -
201 -//Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
202 -
203 -1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler
204 -1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement
205 -1. Exporter ces notices sur la tablette
206 -1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette)
207 -1. Importer la saisie de la tablette dans Flora
208 -
209 -(% class="CxSpLast" %)
210 -**POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ?
211 -
212 -1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial.
213 -1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
214 -
215 -== ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement  sur Flora ==
216 -
217 -=== Compléter la saisie dans la table des Emplacements ===
218 -
219 -(% class="CxSpFirst" %)
220 -Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement.
221 -
222 -[[image:2021-12-28_18h18_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
223 -
224 -(% class="CxSpLast" %)
225 -Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par :
226 -
227 -(% style="list-style-type:circle" %)
228 -* Son type : (bâtiment, niveau…).
229 -* Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle).
230 -* Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve.
231 -* Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement).
232 -* Son accessibilité.
233 -
234 -[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
235 -
236 -=== Créer les campagnes de récolement ===
237 -
238 238  (% class="box infomessage" %)
239 239  (((
240 -[[image:Créer une campagne récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
39 +**Astuce** : la recherche par liens est idéale pour cibler précisément les notices, par exemple par discipline ou par campagne.
241 241  )))
242 242  
243 -Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
42 +>(% class="small" %)Le 29/07/2025, l’administrateur Flora a par erreur généré et récolé des notices de récolement pour des biens déjà récolés un an plus tôt, dans le cadre du même récolement décennal. En analysant la situation, il remarque que toutes ces notices ont en commun la discipline **Sciences de la vie**. Pour procéder à leur suppression, il doit d’abord identifier les biens concernés.** Astuce** : pour maximiser vos chances de cibler précisément ces notices, utilisez **la recherche par liens**, en combinant la table **Biens **avec la table **Récolements**.
244 244  
245 -(% class="CxSpFirst" %)
246 -La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
44 +[[Ex. Recherche par liens sur les biens.>>image:1753794810591-354.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 247  
248 -[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
249 249  
250 -(% class="CxSpMiddle" %)
251 -Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
47 +[[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795344962-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 252  
253 -[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
254 254  
255 -(% style="text-align: center;" %)
256 -(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
50 +[[Modification par lot → remplacement par le vide du champ **Récolement en cours**.>>image:1753795486438-256.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257 257  
258 258  
259 -(% class="CxSpMiddle" %)
260 -Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
53 +[[Résultats → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753795557143-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 261  
262 -(% class="CxSpMiddle" %)
263 -Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
264 264  
265 -(% class="CxSpMiddle" %)
266 -Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
56 += Supprimer les notices de récolement devenues orphelines =
267 267  
268 -(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %)
269 -=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
58 +Une fois le lien dissocié, les notices de récolement peuvent être supprimées sans contrainte.
270 270  
271 -(% class="box infomessage" %)
272 -(((
273 -[[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
274 -)))
275 275  
276 -Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
277 -
278 -(% class="box infomessage" %)
279 -(((
280 -Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
61 +1. Allez dans **Récoler > Récolement**.
62 +1. Dans **Historique des biens récolés**, recherchez les notices à supprimer (par date, campagne, agent récoleur…).
63 +1. Sélectionnez-les dans la liste de résultats.
64 +1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.
65 +1. (((
66 +Dans l’écran de modification :
281 281  )))
282 282  
283 -(% class="MsoCaption" %)
284 -[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
69 +* Onglet **Supprimer**,
70 +* Cocher **Ignorer les erreurs**,
71 +* **Lancer le traitement**
72 +* Confirmez la suppression en cliquant sur **Oui**.
285 285  
286 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
287 -(% class="small" %)Ajout d'un emplacement
74 +>(% class="small" %)L'administrateur Flora peut maintenant rechercher les notices de récolement à supprimer.
288 288  
289 -(% class="MsoCaption" %)
290 -[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
291 291  
292 -(% style="text-align: center;" %)
293 -(% class="small" %)Saisie d'un emplacement
77 +[[Historique des biens récolés → ex. recherche experte.>>image:1753795780592-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 294  
295 -Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
296 296  
297 -* European Paintings, 1250-1800.
298 -* Musical instruments.
299 -* Greek and Roman Art.
300 -* Réserves MET.
301 -* L'aile Americaine.
302 -* European Sculpture and Decorative Arts.
80 +[[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795934761-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 303  
304 -(% class="MsoCaption" %)
305 -[[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
306 -
307 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
308 -(% class="small" %)Visu des emplacements récolés
309 -
310 -(% class="CxSpMiddle" %)
311 -Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
312 -
313 -[[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
314 -
315 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
316 -(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
317 -
318 -(% class="CxSpMiddle" %)
319 -Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
320 -
321 -(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
322 -== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
323 -
324 -Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
325 -
326 -(% class="box infomessage" %)
327 -(((
328 -[[image:Générer les notices de récolements.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
82 +
329 329  )))
330 330  
331 -Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
85 +[[Modification par lot → suppression des notices de récolement.>>image:1753796011088-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 332  
333 -(% class="MsoCaption" %)
334 -[[image:2022-02-04_23h44_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
335 335  
336 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
337 -(% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
88 +[[Message de confirmation suppression.>>image:1753796065920-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 338  
339 -=== Récoler par domaine / typologie ===
340 340  
341 -Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
91 +[[Résultats → suppression par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753796134120-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342 342  
343 -[[image:2021-12-30_11h43_52.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
344 -
345 -
346 -[[image:2021-12-30_11h42_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 -
348 -Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
349 -
350 -[[image:2021-12-30_11h58_50.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
351 -
352 -(% class="CxSpMiddle" %)
353 -Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
354 -
355 -(% class="box infomessage" %)
93 +
94 +)))|(% style="width:300px" %)(((
95 +(% class="box" %)
356 356  (((
357 -Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
358 -)))
97 +**Sommaire**
359 359  
360 -[[image:2021-12-30_12h01_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
361 -
362 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
363 -(% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
364 -
365 -(% class="MsoCaption" %)
366 -[[image:2021-12-30_12h03_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="135" width="445" class="img-thumbnail"]]
367 -
368 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
369 -(% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
370 -
371 -
372 -(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
373 -Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
374 -
375 -[[image:2021-12-30_12h11_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
376 -
377 -
378 -(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
379 -==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
380 -
381 -
382 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
383 -(((
384 -**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
385 -En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
99 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
386 386  )))
387 387  
388 -[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
389 -
390 -
391 -
392 -[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
393 -
394 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
395 -(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
396 -
397 -(% class="box warningmessage" %)
102 +(% class="box" %)
398 398  (((
399 -Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
400 -)))
104 +**Icônes principales**
401 401  
402 -=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
106 +__Communes__
403 403  
404 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
405 -
406 -[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
407 -
408 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
409 -
410 -=== Travailler déconnecté de Flora ===
411 -
412 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
413 -(((
414 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
415 -- via un tableur.
416 -- via papier-crayon.
417 -- via l'application RecolApp.
108 +* [[image:1753863617377-864.png||height="32" width="32"]] Créer 
109 +
110 +* [[image:1753863643894-162.png||height="31" width="30"]] Modifier 
111 +
112 +* [[image:1753877852633-767.png||height="28" width="28"]] Modifier par lot
418 418  )))
419 -
420 -//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
421 -
422 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
423 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
424 -
425 -(% class="CxSpFirst" %)
426 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
427 -
428 -(% class="CxSpMiddle" %)
429 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
430 -
431 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
432 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
433 -
434 -(% class="CxSpLast" %)
435 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
436 -
437 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
438 -
439 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
440 -
441 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
442 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
443 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
444 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
445 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
446 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
447 -
448 -(% class="CxSpMiddle" %)
449 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
450 -
451 -(% class="CxSpMiddle" %)
452 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
453 -
454 -(% class="CxSpMiddle" %)
455 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
456 -
457 -=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
458 -
459 -(% class="box infomessage" %)
460 -(((
461 -[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
462 462  )))
463 463  
464 -Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
465 -
466 -(% class="CxSpFirst" %)
467 -Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
468 -
469 -
470 -[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
471 -
472 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
473 -(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
474 -
475 -[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
476 -
477 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
478 -(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
479 -
480 -(% class="CxSpMiddle" %)
481 -Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
482 -
483 -[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
484 -
485 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
486 -(% class="small" %)Tous.
487 -
488 -[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
489 -
490 490  (% style="text-align: center;" %)
491 -(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
492 -
493 -
494 -=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
495 -
496 -Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
497 -
498 -(% class="CxSpMiddle" %)
499 -Commençons par aller sur cette notice :
500 -
501 -[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
502 -
503 -(% class="CxSpMiddle" %)
504 -Passons en modification :
505 -
506 -[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
507 -
508 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
509 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
510 -
511 -(% class="CxSpFirst" %)
512 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
513 -
514 -(% class="CxSpLast" %)
515 -J’indique donc :
516 -
517 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
518 -* Les deux problèmes.
519 -* Les suites à donner.
520 -* Le nom du récoleur.
521 -
522 -(% class="MsoCaption" %)
523 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
524 -
525 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
526 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
527 -
528 -(% class="MsoCaption" %)
529 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
530 -
531 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
532 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
533 -
534 -(% class="MsoCaption" %)
535 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
536 -
537 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
538 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
539 -
540 -(% class="CxSpMiddle" %)
541 -Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
542 -
543 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
544 -
545 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
546 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
547 -
548 -(% class="CxSpMiddle" %)
549 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
550 -
551 -[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
552 -
553 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
554 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
555 -
556 -[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
557 -
558 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
559 -(% class="small" %)Réalisé sans suite
560 -
561 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
562 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
563 -
564 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
565 -
566 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
567 -
568 -(% class="MsoCaption" %)
569 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
570 -
571 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
572 -
573 -(% class="MsoCaption" %)
574 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
575 -
576 -(% class="box infomessage" %)
577 -(((
578 -Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
579 -)))
580 -
581 -[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
582 -
583 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
584 -
585 -[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
586 -
587 -(% class="box warningmessage" %)
588 -(((
589 -ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
590 -)))
591 -
592 -[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
593 -
594 -L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
595 -
596 -[[image:1656938064489-651.png]]
597 -
598 -
599 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
600 -
601 -(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
602 -=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
603 -
604 -les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette)
605 -
606 -ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements
607 -
608 -[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
609 -
610 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
611 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
612 -
613 -L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
614 -
615 -Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
616 -
617 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
618 -
619 -(% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
620 -== ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
621 -
622 -=== Sur les emplacements à récoler dans les campagnes ===
623 -
624 -(% class="CxSpFirst" %)
625 -En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp.
626 -
627 -[[image:2021-12-30_15h59_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
628 -
629 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
630 -(% class="small" %)Validation du commencement du récolement
631 -
632 -(% class="MsoCaption" %)
633 -[[image:2021-12-30_17h40_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
634 -
635 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
636 -(% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer.
637 -
638 -(% class="MsoCaption" %)
639 -[[image:2021-12-30_17h42_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
640 -
641 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
642 -(% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%)​
643 -
644 - Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]].
645 -
646 -[[image:2022-02-07_14h42_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
647 -
648 -(% style="text-align: center;" %)
649 -(% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne.
650 -
651 -Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé.
652 -
653 -(% class="MsoCaption" %)
654 -Sur l'emplacement, il est possible de :
655 -
656 -* Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]]
657 -* Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]]
658 -* ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]]
659 -
660 -[[image:2021-12-30_16h07_59.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
661 -
662 -
663 -[[image:2021-12-30_16h08_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
664 -
665 -
666 -[[image:2021-12-30_16h09_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
667 -
668 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
669 -(% class="small" %)Fonctionnement des boutons
670 -
671 -(% id="HPourlesCampagnes:" class="MsoCaption" %)
672 -=== Sur les Campagnes : ===
673 -
674 -(% class="MsoCaption" %)
675 -Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne.
676 -
677 -[[image:2021-12-30_17h22_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
678 -
679 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
680 -(% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié.
681 -
682 -[[image:2021-12-30_16h45_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
683 -
684 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
685 -(% class="small" %)Changer l'état d'avancement.
686 -
687 -[[image:2021-12-30_17h24_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
688 -
689 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
690 -(% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement.
691 -
692 -
693 -== ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. ==
694 -
695 -=== Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : ===
696 -
697 -
698 -[[image:2021-12-30_16h15_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
699 -
700 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
701 -(% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement.
702 -
703 -
704 -(% class="MsoCaption" %)
705 -[[image:2021-12-30_16h15_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
706 -
707 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
708 -(% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%)
709 -(% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %)
710 -
711 -(% id="HPourlaCampagne:" class="MsoCaption" %)
712 -=== Pour les Campagnes : ===
713 -
714 -(% class="MsoCaption" %)
715 -[[image:2021-12-30_16h28_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
716 -
717 -(% style="text-align: center;" %)
718 -(% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
719 -
720 -[[image:2021-12-30_16h28_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
721 -
722 -(% style="text-align: center;" %)
723 -(% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
724 -
725 -
726 -=== Modèles de PV musées de France et musées nationaux ===
727 -
728 -Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus.
729 -
730 -[[image:1663163903401-555.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="290" width="584"]]
731 -
732 -(% style="text-align: center;" %)
733 -Non localisés = non vus dans Flora
734 -
735 -Pour  les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements
736 -
737 -=== Requêtes sur l'historique des récolements ===
738 -
739 -==== Objets nécessitant des modifications à l’inventaire ====
740 -
741 -A radier (joindre une liste)... rédaction en cours
742 -
743 -==== Objets nécessitant des compléments d’identification ( à marquer, à photographier...) ====
744 -
745 -via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2
746 -
747 -(% class="box infomessage" %)
748 -(((
749 -Attention, les nombres apparaissant entre parenthése sont comptabilisés sur toute la base documentaire, il faut donc lancer la recherche pour obtenir le résultat
750 -)))
751 -
752 -[[image:1663164804018-111.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
753 -
754 -==== État de conservation du bien ====
755 -
756 -via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2
757 -
758 -[[image:1663164967991-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
759 -
760 -==== Localisation des biens : Exposés dans les salles ou en réserve ====
761 -
762 -Généralement les campagnes sont organisées par emplacements donc concernent des salles du musée OU des réserves mais rarement les deux
763 -
764 -il est toutefois possible croiser la requete avec l'emplacement de référence des biens en selectionnat la branche de la table d'autorité des emplacements qui regroupe toutes les salles du musée ou toutes les réserves (utiliser 'lassiatnt pour activer la profondeur de recherche"
765 -
766 -[[image:1663165259686-230.png]]
767 -
768 -==== Documentation photographique des biens ====
769 -
770 -Argentique ou Format numérique
771 -
772 -Cette requête est délicate car il faut croiser la recherche avec la phototheque pour savoir si une notice photo est liée et si elle concerne une photo numérique ou argentiquie
773 -
774 -Utiliser l**a recherche par liens sur les biens**
775 -
776 -choisir l'emplacement à récoler dans la campagne, puis le support de la photo liée au bien (ce qui suppose que le champ a été renseigné ce qui 'est pas toujours le cas)
777 -
778 -[[image:1663166194800-369.png]]
779 -
780 -
781 -== ETAPE 6 : Post-récolement ==
782 -
783 -..en cours de ré-écriture
784 -
785 -=== Signalement des manquants sur POP/Joconde ===
786 -
787 -[[https:~~/~~/www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France]]
788 -
789 -La passerelle d'export POP/Joconde de FLora musée a été adaptée pour permettre le versement des notices de biens manquants tels que décrit dans l'article du site du ministère de la culture ci dessus
790 -
791 -Se reporter à l'article sur [[export POP/Joconde de Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]] pour savoir comment produire le fichier zip à verser sur POP
792 -
793 -
794 -(% id="HSuividesanomalies" class="CxSpMiddle" %)
795 -=== Suivi des anomalies ===
796 -
797 -(% class="CxSpMiddle" %)
798 -Pour le suivi des anomalies il sera possible de chercher directement l’information sur Flora.
799 -
800 -[[image:2021-12-30_17h48_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
801 -
802 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
803 -(% class="small" %)Recherche "suite à donner".
804 -
805 -[[image:2021-12-30_18h22_07.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
806 -
807 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
808 -(% class="small" %)Recherche "état".
809 -
810 -
811 -(% id="HClF4turerlessuitesE0donner" class="CxSpFirst" %)
812 -=== (% id="cke_bm_2543S" style="display:none" %) (%%)Clôturer les suites à données ===
813 -
814 -Ne pas oublier de clôturer les suite à donner après les avoir traitées
815 -
816 -Pour une fiche récolement, faire modifier puis changer l'état d'avancement.
817 -
818 -Pour un lot de fiches récolement faire une recherche simple comme ci dessous par exemple :
819 -
820 -[[image:2022-02-25_15h31_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
821 -
822 -(% id="cke_bm_23087S" style="display:none" %) (%%)Puis utiliser l'outil modification par lot de fiches [[image:2022-02-25_14h34_39.png||class="img-circle"]].
823 -
824 -Reproduire l'écran ci-dessous et lancer le traitement ou cliquer sur forcer et mettre uniquement la Nouvelle valeur.
825 -
826 -[[image:2022-02-25_15h25_03.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
827 -
828 -(% class="CxSpFirst" %)
829 -Résultat:
830 -
831 -=== Saisie des données minimales de récolement manquantes dans les notices biens ===
832 -
833 -(% class="CxSpFirst" style="text-align:left;text-align:left" %)
834 -Les notices des biens saisis dans la base documentaire ne comportent pas forcément les données minimales attendues lors d’un récolement. La liste des biens à récoler dans un emplacement signalera les manques flagrants (dimensions, matières-technique, …) en indiquant les champs manquant avec un point d'exclamation "!" (comme nous pouvons le voir dans le petit encadré[[image:2021-12-28_15h32_44.png]] ci dessous) . Vous pouvez avoir accès à la notice bien directement pour réaliser les modifications souhaitées[[image:2021-12-30_11h27_36.png]] à droite (A gauche, cela ouvre la notice de récolement).
835 -
836 -(% class="MsoCaption" %)
837 -[[image:2021-12-30_18h00_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
838 -
839 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
840 -(% class="small" %)Modification d'une notice bien en récolement
841 -
842 -
843 -= Récolement direct sans planification de campagnes =
844 -
845 -(% class="CxSpFirst" %)
846 -Dans le cas où la structure n’a pas le temps ou les moyen humain de planifier un récolement, il sera possible de réaliser un récolement ponctuel via l’interface de la notice objet directement.
847 -
848 -(% class="CxSpMiddle" %)
849 -Recherchons la notice 2021.1.1 par exemple, appuyons sur le bouton " récolement complémentaire hors campagne de récolement décennal".
850 -
851 -[[image:2021-12-30_18h12_38.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
852 -
853 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
854 -(% class="small" %)Saisi d'un récolement complémentaire
855 -
856 -(% class="CxSpMiddle" %)
857 -Flora va donc créer directement une notice de récolement, vous pouvez décider de la lier ou non à une campagne existante.
858 -
859 -[[image:2021-12-30_18h14_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
860 -
861 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
862 -(% class="small" %)Création d'une notice de récolement
863 -
864 -[[image:2021-12-30_18h16_29.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
865 -
866 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
867 -(% class="small" %)Notice de récolement crée.
868 -
869 -(% class="MsoCaption" %)
870 -[[image:2021-12-30_18h19_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
871 -
872 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
873 -(% class="small" %)Résultat sur la notice Bien.
874 -
875 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
876 -(((
877 -Votre dernier récolement apparaitra ensuite directement sur la notice, comme pour un récolement réalisé via le module. Le plus de cette technique et la rapidité et la simplicité. Le point négatif étant l’impossibilité de préparer son récolement et de ne pouvoir récoler qu’à la volée (notice par notice).
878 -)))
879 -
880 -(% class="box warningmessage" %)
881 -(((
882 -⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).**
883 -)))
884 -
885 -= =
886 -
887 -= Informations du tableau de bord =
888 -
889 -Le tableau de bord, présent sur la page d'accueil de Flora, permet de suivre d'un simple clic :
890 -
891 -* Les récolements.
892 -* Le campagnes de récolements.
893 -* Les travaux à réaliser.
894 -
895 -[[image:2021-12-30_18h06_55.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
896 -
897 -(% style="text-align: center;" %)
898 -(% class="small" %)En bas du tableau de bord (ici version 4.5 même chose en Version 4).
899 -
900 -= Questions / réponses =
901 -
902 -[[accéder aux questions/réponses>>doc:A masquer.faq.WebHome]]
903 -
904 -
905 -(% style="text-align: center;" %)
906 906  
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