Modifications pour le document Supprimer des notices de récolement

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Supprimer des notices de récolement
	1	+Suivre, analyser et finaliser le récolement

Contenu

...	...	@@ -5,9 +5,283 @@
5	5	(((
6	6	(% class="box" %)
7	7	(((
	8	+Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
	9	+
	10	+Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
	11	+)))
	12	+
	13	+(((
8	8
	15	+
	16	+= Suivre l'avancement du récolement =
	17	+
	18	+Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne et des sous-campagnes. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.
	19	+
	20	+== Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==
	21	+
	22	+Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.
	23	+
	24	+Ce suivi repose sur trois actions principales :
	25	+
	26	+(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Étape**|(% style="background-color:#cbcbea; width:498px" %)**Description**|(% style="background-color:#cbcbea; width:221px" %)**Icône associée**
	27	+|**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	28	+|**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	29	+|**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	30	+
	31	+[[Sous-campagne → bouton mise à jour de l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	32	+
	33	+
	34	+Une fois ces étapes réalisées :
	35	+
	36	+* Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**.
	37	+* Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**.
	38	+* Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**.
	39	+
	40	+(% class="box infomessage" %)
	41	+(((
	42	+Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.
9	9	)))
10	10
	45	+[[Campagne  → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	46	+
	47	+
	48	+== Suivre l'avancement d'une campagne ==
	49	+
	50	+Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.
	51	+
	52	+Pour modifier l’état d’avancement :
	53	+
	54	+1. Ouvrez la fiche de la campagne.
	55	+1. Passez en modification.
	56	+1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
	57	+1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.
	58	+
	59	+Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global :
	60	+
	61	+(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
	62	+|Orange|Campagne en préparation
	63	+|Vert|Campagne en cours
	64	+|Gris|Campagne clôturée
	65	+
	66	+(% class="box infomessage" %)
	67	+(((
	68	+Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.
	69	+)))
	70	+
	71	+[[Campagne  → bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	72	+
	73	+
	74	+[[Campagne  → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	75	+
	76	+
	77	+[[Campagne  → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	78	+
	79	+
	80	+[[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	81	+
	82	+
	83	+== Suivi du récolement depuis le tableau de bord ==
	84	+
	85	+En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, **le tableau de bord de Flora** offre un suivi global et synthétique du récolement.
	86	+
	87	+Depuis la page d’accueil, trois encarts dédiés permet d’accéder en un clic :
	88	+
	89	+* Aux **états d’avancement des objets récolés**, avec des liens directs vers les notices concernées,
	90	+* Aux **campagnes de récolement**, affichées selon leur statut (en préparation, en cours, clôturées),
	91	+* Aux **suites à donner** en post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).
	92	+
	93	+Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une **vision transversale** de l’ensemble des opérations.
	94	+
	95	+(% class="box infomessage" %)
	96	+(((
	97	+**Astuce** : servez-vous de ces raccourcis du tableau de bord pour accéder rapidement aux notices à compléter ou vérifier l’état d’une campagne, sans passer par les espaces de travail ni les menus.
	98	+)))
	99	+
	100	+[[Ex. Tableau de bord →  Suivi des récolements ; Récolement : travaux à réaliser ; Suivi des campagnes.>>image:1753784386186-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	101	+
	102	+
	103	+= Produire les statistiques et les procès-verbaux =
	104	+
	105	+Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**.
	106	+
	107	+(% class="box infomessage" %)
	108	+(((
	109	+Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.
	110	+)))
	111	+
	112	+== Pour une sous-campagne ==
	113	+
	114	+* Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.
	115	+* Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.
	116	+
	117	+[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	118	+
	119	+
	120	+[[Ex. Format d'impression →** liste des biens vus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	121	+
	122	+
	123	+== Pour la campagne entière ==
	124	+
	125	+* Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.
	126	+* Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.
	127	+
	128	+[[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	129	+
	130	+
	131	+[[Ex. Format d'impression → **Statistiques pour PV de récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	132	+
	133	+
	134	+= Exploiter les données du récolement via la recherche =
	135	+)))
	136	+
	137	+En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**.
	138	+
	139	+Ces recherches permettent de :
	140	+
	141	+* préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),
	142	+* suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),
	143	+* ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.
	144	+
	145	+Elles s’appuient sur les tables **campagnes **et **historique des biens récolés**.
	146	+
	147	+Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de recherches utiles.
	148	+
	149	+== Dans les campagnes ==
	150	+
	151	+=== Identifier les campagnes terminées du second récolement et dont le procès-verbal reste à éditer ===
	152	+
	153	+**Objectif** : repérer, dans le **deuxième récolement décennal**, les campagnes clôturées, mais pour lesquelles le **PV n’a pas encore été produit**.
	154	+
	155	+**Méthode** :
	156	+
	157	+1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
	158	+1. Sélectionnez la **table Campagnes. **
	159	+1. (((
	160	+Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
	161	+
	162	+* Numéro de récolement = 2
	163	+* État d’avancement = terminé PV à éditer
	164	+)))
	165	+1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
	166	+
	167	+[[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753781567199-110.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	168	+
	169	+
	170	+== Dans l'historique des récolements ==
	171	+
	172	+=== Identifier les biens récolés lors du premier récolement et nécessitant un marquage ===
	173	+
	174	+**Objectif :** lister les objets déjà récolés lors de la **campagne n°1** du récolement, pour lesquels une **action de marquage** a été identifiée comme suite à donner.
	175	+
	176	+(% class="box infomessage" %)
	177	+(((
	178	+Ce type de recherche permet de suivre les anomalies constatées et d'établir un plan d'action pour les traiter en post-récolement.
	179	+)))
	180	+
	181	+**Méthode :**
	182	+
	183	+1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
	184	+1. Sélectionnez la **table Historique des biens récolés**
	185	+1. (((
	186	+Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
	187	+
	188	+* Numéro de récolement = 1
	189	+* Suites à donner contient = à marquer
	190	+)))
	191	+1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
	192	+
	193	+[[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	194	+
	195	+
	196	+== Dans les biens ==
	197	+
	198	+=== Vérifier la documentation photographique des biens ===
	199	+
	200	+**Objectif : **Distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.
	201	+
	202	+Cette recherche nécessite **de croiser plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) **via la recherche par liens.
	203	+
	204	+**Méthode : **
	205	+
	206	+1. Rendez-vous dans la table **Biens > Recherche par liens**.
	207	+1. Recherchez sur les tables Récolements (par campagne ou numéro de récolement) et Photos (par support technique).
	208	+1. Filtrez par **type de support** : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE. Cela suppose que les photos sont bien **liées aux notices de biens** et que le champ **Support technique** est renseigné.
	209	+1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
	210	+
	211	+[[Recherche par liens sur les biens → ex. distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.>>image:1753780719842-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	212	+
	213	+
	214	+
	215	+
	216	+= Gérer le post-récolement =
	217	+
	218	+Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires peuvent être menées pour assurer la continuité de la gestion des collections et préparer les suites nécessaires : signalement des biens manquants, planification des traitements ou valorisation des constats établis.
	219	+
	220	+== Signaler les biens manquants sur POP/Joconde ==
	221	+
	222	+Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent signaler sur la plateforme POP les biens constatés comme manquants ou volés à l’issue du récolement décennal.
	223	+
	224	+La passerelle d'export POP/Joconde de Flora Musées a été adaptée pour répondre à cette obligation. Elle permet de générer un fichier d’export conforme, à verser sur la plateforme du ministère.
	225	+
	226	+== Organiser les traitements post-récolement ==
	227	+
	228	+Lorsque le récolement met en évidence des constats nécessitant des interventions (reprise de marquage, prises de vue, chantiers de traitement...), il est possible de formaliser ces suites dans Flora.
	229	+
	230	+Pour cela, vous pouvez **créer des événements internes** pour suivre, organiser et documenter les actions à réaliser.
	231	+
	232	+Cas d'usage fréquents :
	233	+
	234	+(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; width:397px" %)**Constat lors du récolement**|(% style="background-color:#cbcbea; width:580px" %)**Type d’événement à créer**
	235	+|(% style="width:397px" %)Marquage absent ou défectueux|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Marquage**
	236	+|(% style="width:397px" %)Bien à photographier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Photographie**
	237	+|(% style="width:397px" %)Lot d’objets à inventorier ou à étudier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : chantier des collections**
	238	+|(% style="width:397px" %)Bien à restaurer|(% style="width:580px" %)**Traitement de conservation et analyse**
	239	+
	240	+== Clôturer les suites à donner ==
	241	+
	242	+Une fois les actions correctives réalisées, il est important de **mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées**.
	243	+
	244	+=== Sur une notice individuelle ===
	245	+
	246	+1. Ouvrez la notice de récolement.
	247	+1. Cliquez sur **Modifier**.
	248	+1. Mettez à jour le champ **État d’avancement** avec **Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées**.
	249	+1. Cliquez sur **Enregistrer**.
	250	+
	251	+[[Notice de récolement → bouton modifier.>>image:1753790854237-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	252	+
	253	+
	254	+[[Notice de récolement → modification du champ **État d'avancement **et enregistrement. >>image:1753790958225-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	255	+
	256	+
	257	+[[Résultat → état d'avancement mis à jour dans la notice de récolement.>>image:1753790973902-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	258	+
	259	+
	260	+=== Par lot de fiches ===
	261	+
	262	+1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées dans **l'Historique des biens récolés**.
	263	+1. Sélectionnez les notices à modifier.
	264	+1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.
	265	+1. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ **État d’avancement **et renseignez la nouvelle valeur.
	266	+1. Lancez le traitement.
	267	+
	268	+(% class="box infomessage" %)
	269	+(((
	270	+**Astuce** : vous pouvez utiliser l’option **Forcer** dans la modification par lot si le champ contient déjà une valeur, et que vous souhaitez la remplacer pour toutes les notices sélectionnées.
	271	+)))
	272	+
	273	+[[Historique des biens récolés → exemple de recherche (biens à marquer du second récolement).>>image:1753791279467-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	274	+
	275	+
	276	+[[Liste de résultats  → sélection des biens et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753791358344-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	277	+
	278	+
	279	+[[Modification par lot → Remplacer les données du champ **État d'avancement**. >>image:1753791404806-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	280	+
	281	+
	282	+[[Résultat → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753791575103-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	283	+
	284	+
11	11	= Supprimer des notices de récolement =
12	12
13	13	Il peut vous arriver de **générer par erreur des notices de récolement** : mauvaise sélection de biens, bien déjà récolé, etc. Ces notices, une fois créées, **ne peuvent pas être supprimées directement**, car elles sont **liées à des notices de biens**.