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Code source wiki de Récoler des biens

Version 86.1 par Doriane Bautista le 2025/07/29 14:30
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="wikigeneratedid" %)
2 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
3
4 |(% style="width:840px" %)(((
5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
9
10 Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
11 )))
12
13 (((
14 = Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
15
16 Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :
17
18 * De s'assurer de la **traçabilité des biens**,
19 * De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,
20 * D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
21 * De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.
22
23 Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.
24
25 = Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
26
27 Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :
28
29 (% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation **
30 |(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01
31 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
32 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
33
34 == Préparer la base avant de récoler ==
35
36 Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
37
38 1. (((
39 **Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :
40
41 * Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
42 * Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.
43 )))
44 1. (((
45 **Une saisie documentaire suffisamment avancée** :
46
47 * Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
48 * Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).
49 )))
50 1. (((
51 **Des localisations fiables** :
52
53 * Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
54 * Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.
55 )))
56 1. (((
57 **Un périmètre clair** :
58
59 * Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
60 * Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
61 )))
62
63 == Étapes du récolement dans Flora ==
64
65 Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
66
67 1. **Créer la campagne**
68 Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
69 1. **Créer les sous-campagnes**
70 À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
71 1. **Ajouter les biens à récoler**
72 Automatiquement ou manuellement.
73 1. **Effectuer le récolement**
74 En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
75 1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
76 Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
77
78 == Fonctionnalités du module Récolement ==
79
80 Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
81
82 (% class="active" %)|Fonction|Détail
83 |Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
84 |Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
85 |Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
86 |Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
87 |Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
88 |Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
89 |Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
90
91 = Planifier les campagnes de récolement =
92
93 La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
94
95 == Créer une campagne de récolement ==
96
97 1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
98 1. Cliquez sur le bouton créer.
99 1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
100 1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
101
102 (% class="box infomessage" %)
103 (((
104 **Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
105 )))
106
107 [[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108
109
110 [[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111
112
113 [[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114
115
116 === Numéro de récolement vs numéro de la campagne : quelle différence ? ===
117
118 Lors de la création d’une campagne de récolement dans Flora, deux champs jouent un rôle structurant dans l’organisation et le suivi à long terme :
119
120 * (((
121 **Numéro de récolement**
122 Ce champ identifie la campagne décennale en cours.
123
124 >(% class="small" %)Par exemple, en 2022, nous sommes dans la **deuxième décennie** de récolement (2015–2025), donc la valeur à renseigner est **2**.
125 >(% class="small" %)Cette numérotation reste inchangée jusqu’au démarrage officiel du **troisième cycle décennal** (à partir de 2026).
126 )))
127 * (((
128 **Numéro de la campagne**
129 Ce champ permet de numéroter **les campagnes menées au sein d’un même cycle décennal**.
130
131 >(% class="small" %)Il sert à suivre leur succession dans le temps (ex. :1 pour la première campagne de 2015, 2 pour celle de 2017, etc.) et à structurer la planification progressive du récolement sur plusieurs années.
132 )))
133
134 Ce double repérage facilite **le pilotage multi-années** du récolement et l’édition des bilans décennaux exigés réglementairement.
135
136 [[Ex. Création de la 12e campagne du second récolement.>>image:1753784941571-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137
138 == Ajouter des sous-campagnes ==
139
140 Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
141
142 (% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
143 |**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
144 |**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
145
146 === Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
147
148 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
149 1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
150 1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
151
152 [[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153
154
155 [[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156
157
158 ==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
159
160 1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
161 1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
162 1. Sélectionnez les notices à récoler.
163 1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
164
165 [[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166
167
168 [[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169
170
171 [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172
173
174 [[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175
176
177 [[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178
179
180 === Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
181
182 1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
183 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
184 1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
185 1. Cliquez sur **Valider.**
186
187 Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
188
189 * Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
190 * Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
191
192 (% class="box warningmessage" %)
193 (((
194 Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
195 )))
196
197 [[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198
199
200 [[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201
202
203 [[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204
205
206 == Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
207
208 * Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
209
210 [[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211
212
213 [[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214
215
216 * Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
217
218 [[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219
220
221 [[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222
223
224 == Éditer le planning d'une campagne ==
225
226 Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
227 Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
228
229 [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230
231
232 [[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233
234
235 = Récoler les biens =
236
237 == Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
238
239 Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
240
241 Les filtres disponibles portent sur :
242
243 * **Le numéro d’inventaire**
244 * **L'emplacement de référence théorique**
245 * **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
246
247 Pour activer les filtres :
248
249 1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
250 1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
251 1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
252
253 (% class="box infomessage" %)
254 (((
255 Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
256 )))
257
258 [[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259
260
261 [[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262
263
264 Pour désactiver le filtre :
265
266 1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
267 1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
268
269 [[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270
271
272 == Récoler un bien par action rapide ==
273
274 L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
275
276 1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
277 1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
278 1. (((
279 Indiquez :
280
281 * Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
282 * La **date de récolement**, si différente de celle proposée
283 )))
284 1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
285
286 **Cette action renseigne automatiquement les champs :**
287
288 * Récolé le
289 * Récolé par
290 * État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
291 * Conformité avec le registre : oui
292
293 [[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294
295
296 [[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297
298
299 [[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300
301
302 == Récoler des biens en lot ==
303
304 La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
305
306 1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
307 1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
308 1. (((
309 Renseignez :
310
311 * Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
312 * La **date de récolement**, si différente de la date du jour
313 )))
314 1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
315
316 **Cette action renseigne automatiquement les champs :**
317
318 * Récolé le
319 * Récolé par
320 * État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
321 * Conformité avec le registre : oui
322
323 (% class="box infomessage" %)
324 (((
325 Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
326 )))
327
328 [[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329
330
331 [[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332
333
334 [[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335
336
337 [[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338
339
340 == Récoler un bien via la notice de récolement ==
341
342 Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
343
344 Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
345
346 * Marquage défaillant ou absent
347 * État de conservation dégradé
348 * Non-conformité avec le registre ou la base
349 * Mauvaise localisation
350 * Bien non vu, détruit ou manquant
351 * Saisie d'un constat d'état complémentaire
352
353 (((
354 Procédure à suivre :
355
356 1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
357 1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
358 1. (((
359 Renseignez les anomalies constatées :
360
361 * Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
362 * Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
363 )))
364 1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
365 1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
366
367 [[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
368
369
370 [[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371
372
373 [[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374
375
376 == Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
377
378 Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
379
380 Procédure :
381
382 1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
383 1. Repérez le bien concerné
384 1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
385 1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
386
387 (% class="box infomessage" %)
388 (((
389 Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
390 )))
391
392 [[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393
394
395 [[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396
397
398 [[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
399 )))
400
401
402
403
404
405
406
407
408
409
410 [[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
411
412
413 [[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
414
415
416 == Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
417
418 Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
419
420 Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
421
422 |(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
423 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
424 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
425 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
426
427 (% class="box infomessage" %)
428 (((
429 Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
430 Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
431 Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
432 )))
433
434 [[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435
436 == Relocaliser un bien pendant le récolement ==
437
438 Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
439
440 (% class="box warningmessage" %)
441 (((
442 La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
443 )))
444
445 === Notions d'emplacements ===
446
447 Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
448
449 (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
450 Terme​
451 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
452 Définition​
453 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
454 Usage courant​
455 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
456 Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
457 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
458 Équivalence notice de bien​
459 )))
460 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
461 Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
462 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
463 Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
464 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
465 Sert de base à la préparation des campagnes​
466 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
467 Non​
468 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
469 Emplacement de référence​
470 )))
471 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
472 Nouvel emplacement de référence​
473 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
474 Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
475 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
476 Si le bien a définitivement changé de lieu​
477 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
478 Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
479 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
480 Emplacement de référence​
481 )))
482 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
483 Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
484 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
485 Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
486 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
487 Utilisée en cas de mouvements planifiés​
488 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
489 Non​
490 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
491 Localisation temporaire​
492 )))
493 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
494 Nouvelle localisation temporaire​
495 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
496 Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
497 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
498 Sert à signaler un changement temporaire de place​
499 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
500 Non, valeur uniquement informative
501 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
502 Localisation temporaire​
503 )))
504
505 === Procédure pour relocaliser un bien ===
506
507 1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
508 1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
509 1. (((
510 Dans les champs dédiés :
511
512 * Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
513 * Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
514 )))
515 1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
516 1. Cliquez sur **Enregistrer**.
517
518 (% class="box warningmessage" %)
519 (((
520 La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
521 )))
522
523 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
524
525
526 [[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
527
528
529 [[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
530
531
532 == Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
533
534 Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
535
536 (% class="box infomessage" %)
537 (((
538 Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
539 )))
540
541 Procédure :
542
543 1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
544 1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
545 1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
546 1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
547 1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
548 1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
549
550 (% class="box infomessage" %)
551 (((
552 Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
553 La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
554 Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
555 )))
556
557 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
558
559
560 [[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
561
562
563 [[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
564
565
566 [[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
567
568
569 == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
570
571 En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.
572
573
574 (% class="box infomessage" %)
575 (((
576 Si vous effectuez le récolement via l'application **RecolApp**, **n’utilisez pas la fonctionnalité d’ajout de biens après la génération de la sous-campagne**.
577 )))
578
579 * Cette fonction est réservée à un usage en saisie directe dans Flora.
580 * Les biens ainsi ajoutés, dont l’emplacement de référence ne correspond pas à celui défini dans la sous-campagne, **ne seront pas pris en compte dans l’export vers RecolApp** et **ne pourront donc pas être récolés en mode déconnecté**.
581
582
583
584 === Ajouter un bien déjà existant ===
585
586 S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.
587
588 **Procédure :**
589
590 1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
591 1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
592 1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.
593 1. Sélectionnez le bien dans les résultats.
594 1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.
595
596 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
597
598
599 [[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
600
601
602 [[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
603
604
605 [[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
606
607
608 === Ajouter un bien non existant ===
609
610 Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.
611
612 **Procédure :**
613
614 1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
615 1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
616 1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.
617 1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
618 1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
619 1. Sinon, cliquez sur **Valider**.
620
621 (% class="box infomessage" %)
622 (((
623 La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne
624 )))
625
626 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
627
628
629 [[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
630
631
632 [[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
633
634
635 [[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
636
637
638 == Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==
639
640 **Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.
641
642 Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :
643
644 (% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités
645 |**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main
646 |**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.
647
648 Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :
649
650 * **La campagne de récolement** doit avoir été créée,
651 * **Les sous-campagnes** doivent être définies,
652 * **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,
653 * Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.
654
655 (% class="box infomessage" %)
656 (((
657 Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.
658 )))
659
660 === Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ===
661
662 Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :
663
664 (% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée
665 |Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain
666 |Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles
667
668 Procédure d’accès aux formats d’impression :
669
670 1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée.
671 1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils.
672 1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée.
673 1. (((
674 Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.
675 )))
676
677 (% class="box infomessage" %)
678 (((
679 Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.
680 )))
681
682 [[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
683
684
685 [[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
686
687
688 [[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
689
690
691 === Export RecolApp ===
692
693 Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.
694
695 Procédure d’export vers RecolApp :
696
697 1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
698 1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**.
699 1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp.
700
701 (% class="box infomessage" %)
702 (((
703 Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import.
704 )))
705
706 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
707
708
709 = Suivre l'avancement du récolement =
710
711 Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne, aussi bien au niveau des sous-campagnes que de la campagne principale. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.
712
713 == Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==
714
715 Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.
716
717 Ce suivi repose sur trois actions principales :
718
719 (% class="active" %)|=**Action**|=**Étape**|=(% style="width: 498px;" %)**Description**|=(% style="width: 221px;" %)**Icône associée**
720 |**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
721 |**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
722 |**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
723
724 [[Sous-campagne → bouton modifier l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
725
726
727 Une fois ces étapes réalisées :
728
729 * Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**.
730 * Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**.
731 * Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**.
732
733 (% class="box infomessage" %)
734 (((
735 Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.
736 )))
737
738 [[Campagne  → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
739
740
741 == Suivre l'avancement d'une campagne ==
742
743 Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.
744
745 Pour modifier l’état d’avancement :
746
747 1. Ouvrez la fiche de la campagne.
748 1. Passez en modification.
749 1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
750 1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.
751
752 Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global :
753
754 (% class="active" %)|=Couleur|=Signification
755 |Orange|Campagne non démarrée
756 |Vert|Campagne en cours
757 |Gris|Campagne clôturée
758
759 (% class="box infomessage" %)
760 (((
761 Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.
762 )))
763
764 [[Campagne  → clic sur le bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
765
766
767 [[Campagne  → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
768
769
770 [[Campagne  → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
771
772
773 [[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
774
775
776 == Suivi du récolement depuis le tableau de bord ==
777
778 En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, **le tableau de bord de Flora** offre un suivi global et synthétique du récolement.
779
780 Depuis la page d’accueil, trois encarts dédiés permet d’accéder en un clic :
781
782 * Aux **états d’avancement des objets récolés**, avec des liens directs vers les notices concernées,
783 * Aux **campagnes de récolement**, affichées selon leur statut (en préparation, en cours, clôturées),
784 * Aux **suites à donner** en post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).
785
786 Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une **vision transversale** de l’ensemble des opérations.
787
788 (% class="box infomessage" %)
789 (((
790 **Astuce** : servez-vous de ces raccourcis pour accéder rapidement aux notices à compléter ou vérifier l’état d’une campagne, sans passer par les espaces de travail ni les menus.
791 )))
792
793 [[Ex. Tableau de bord →  Suivi des récolements ; Récolement : travaux à réaliser ; Suivi des campagnes.>>image:1753784386186-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
794
795
796 = Produire les statistiques et les procès-verbaux =
797
798 Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**.
799
800 (% class="box infomessage" %)
801 (((
802 Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.
803 )))
804
805 == Pour une sous-campagne ==
806
807 * Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.
808 * Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.
809
810 [[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
811
812
813 [[Ex. Format d'impression →** liste des biens vus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
814
815
816 == Pour la campagne entière ==
817
818 * Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.
819 * Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.
820
821 [[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
822
823
824 [[Ex. Format d'impression → **Statistiques pour PV de récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
825
826
827 = Exploiter les données du récolement via la recherche =
828 )))
829
830 En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**.
831
832 Ces recherches permettent de :
833
834 * préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),
835 * suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),
836 * ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.
837
838 Elles s’appuient sur les tables des **campagnes **et l’**historique des récolements**.
839
840 Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de recherches utiles.
841
842 == Dans les campagnes ==
843
844 === Identifier les campagnes terminées du second récolement et dont le procès-verbal reste à éditer ===
845
846 **Objectif** : repérer, dans le **deuxième récolement décennal**, les campagnes clôturées, mais pour lesquelles le **PV n’a pas encore été produit**.
847
848 **Méthode** :
849
850 1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
851 1. Sélectionnez la **table Campagnes. **
852 1. (((
853 Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
854
855 * Numéro de récolement = 2
856 * État d’avancement = terminé PV à éditer
857 )))
858 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
859
860 [[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753781567199-110.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
861
862
863 == Dans l'historique des récolements ==
864
865 === Identifier les biens récolés lors du premier récolement et nécessitant un marquage ===
866
867 **Objectif :** lister les objets déjà récolés lors de la **campagne n°1** du récolement, pour lesquels une **action de marquage** a été identifiée comme suite à donner. Cela permet de suivre les anomalies constatées et d'établir un plan d'action pour les traiter en post-récolement.
868
869 **Méthode :**
870
871 1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
872 1. Sélectionnez la **table Historique des récolements**
873 1. (((
874 Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
875
876 * Numéro de récolement = 1
877 * Suites à donner contient = à marquer
878 )))
879 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
880
881 [[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
882
883
884 == Dans les biens ==
885
886 === Vérifier la documentation photographique des biens ===
887
888 **Objectif : **Distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.
889
890 Cette recherche nécessite un **croisement de plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) **via la recherche par liens.
891
892 **Méthode : **
893
894 1. Rendez-vous dans la table **Biens > Recherche par liens**.
895 1. Recherchez sur les tables Récolements (par campagne ou numéro de récolement) et Photos (par support technique).
896 1. Filtrez par **type de support** : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE. Cela suppose que les photos sont bien **liées aux notices de biens** et que le champ **Support technique** est renseigné.
897 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
898
899 [[Recherche par liens sur les biens → ex. distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.>>image:1753780719842-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
900
901
902 = Saisir un récolement hors campagne =
903
904 Dans certains cas, vous pouvez être amené à réaliser un récolement en dehors du cadre structuré des campagnes (récolement décennal ou thématique). Cela peut être le cas si votre établissement ne dispose pas du temps ou des ressources nécessaires pour planifier en amont.
905
906 Flora permet alors de créer une **notice de récolement directement depuis la fiche d’un bien**, de façon ponctuelle et rapide
907
908 (% class="box infomessage" %)
909 (((
910 * **Avantage** : procédure rapide, adaptée à un besoin immédiat (récolement à la volée).
911 * **Limite** : pas de structuration préalable, pas de sélection groupée, ni d’exports globaux associés.
912 )))
913
914 (% class="wikigeneratedid" id="HProcE9duredecrE9ationd2019unrE9colementponctuel" %)
915 **Procédure de création d’un récolement hors campagne : **
916
917 1. Recherchez la notice du bien concerné.
918 1. Ouvrez la fiche et cliquez sur le bouton **Récolement complémentaire hors campagne**.
919 1. Une **notice de récolement** est automatiquement créée et liée au bien.
920 1. Vous pouvez saisir immédiatement les constats (présence, état, localisation…).
921 1. Il est également possible de **lier cette notice à une campagne existante**, si besoin.
922 1. Une fois les données saisies, cliquez sur **Enregistrer.**
923
924 **Résultat : **
925
926 * La nouvelle notice de récolement s’affiche dans la table des récolements.
927 * Elle est rattachée au bien concerné.
928 * Le champ **Dernier récolement** est automatiquement mis à jour dans la fiche du bien.
929
930 [[Notice de bien → Bouton récolement complémentaire hors campagne.>>image:1753783229275-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
931
932
933 [[Notice de récolement → saisie des données et enregistrement. >>image:1753783579343-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
934
935
936 [[Résultats → notice de récolement enregistrée avec les données saisies ; lien automatique avec le bien.>>image:1753783660195-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
937
938
939 [[Notice de bien → champ **Dernier récolement** mis à jour.>>image:1753783780493-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
940
941
942 = Gérer le post-récolement =
943
944 Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires peuvent être menées pour assurer la continuité de la gestion des collections et préparer les suites nécessaires : signalement des biens manquants, planification des traitements ou valorisation des constats établis.
945
946 == Signaler les biens manquants sur POP/Joconde ==
947
948 Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent signaler sur la plateforme POP les biens constatés comme manquants ou volés à l’issue du récolement décennal.
949
950 La passerelle d'export POP/Joconde de Flora Musées a été adaptée pour répondre à cette obligation. Elle permet de générer un fichier d’export conforme, à verser sur la plateforme du ministère.
951
952 == Organiser les traitements post-récolement ==
953
954 Lorsque le récolement met en évidence des constats nécessitant des interventions (reprise de marquage, prises de vue, chantiers de traitement...), il est possible de formaliser ces suites dans Flora.
955
956 Pour cela, vous pouvez **créer des événements internes** pour suivre, organiser et documenter les actions à réaliser.
957
958 Cas d'usage fréquents :
959
960 (% class="active" %)|=(% style="width: 397px;" %)Constat lors du récolement|=(% style="width: 580px;" %)Type d’événement à créer
961 |(% style="width:397px" %)Marquage absent ou défectueux|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Marquage**
962 |(% style="width:397px" %)Bien à photographier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Photographie**
963 |(% style="width:397px" %)Lot d’objets à inventorier ou à étudier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : chantier des collections**
964 |(% style="width:397px" %)Bien à restaurer|(% style="width:580px" %)**Traitement de conservation et analyse**
965
966 (% class="box infomessage" %)
967 (((
968 **Astuce** : vous pouvez utiliser un **panier de notices récolées avec suites à donner** pour les lier à un nouvel événement.
969 )))
970
971 == Clôturer les suites à donner ==
972
973 Une fois les actions correctives réalisées, il est important de **mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées**.
974
975 === Sur une notice individuelle ===
976
977 1. Ouvrez la notice de récolement.
978 1. Cliquez sur **Modifier**.
979 1. Mettez à jour le champ **État d’avancement** avec **Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées**.
980 1. Cliquez sur **Enregistrer**.
981
982 [[Notice de récolement → clic sur le bouton modifier.>>image:1753790854237-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
983
984
985 [[Notice de récolement → modification du champ **État d'avancement **et enregistrement. >>image:1753790958225-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
986
987
988 [[Résultat → état d'avancement mis à jour dans la notice de récolement.>>image:1753790973902-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
989
990
991 === Par lot de fiches ===
992
993 1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées.
994 1. Sélectionnez les notices à modifier.
995 1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.
996 1. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ **État d’avancement **et renseignez la nouvelle valeur.
997 1. Lancez le traitement.
998
999 (% class="box infomessage" %)
1000 (((
1001 **Astuce** : vous pouvez utiliser l’option **Forcer** dans la modification par lot si le champ contient déjà une valeur, et que vous souhaitez la remplacer pour toutes les notices sélectionnées.
1002 )))
1003
1004 [[Historique des biens récolés → exemple de recherche (biens à marquer du second récolement).>>image:1753791279467-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1005
1006
1007 [[Liste de résultats  → sélection des biens et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753791358344-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1008
1009
1010 [[Modification par lot → Remplacer les données du champ **État d'avancement**. >>image:1753791404806-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1011
1012
1013 [[Résultat → 16 notices sur 16 modifiées. Retour à la liste de résultats.>>image:1753791575103-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1014
1015
1016
1017
1018
1019 )))
1020
1021 (((
1022
1023 )))
1024 )))|(% style="width:300px" %)(((
1025 (% class="box" %)
1026 (((
1027 **Sommaire**
1028
1029 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
1030 )))
1031
1032 (% class="box" %)
1033 (((
1034 **Aller plus loin**
1035
1036 * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
1037 * [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
1038 * [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
1039 * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
1040 * [[MCC : export POP : signalement des biens constatés manquants ou volés >>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-france-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/specifications-d-export-vers-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france]]
1041
1042 * [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
1043 * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
1044 * [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
1045 * [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
1046 * [[Rechercher dans Flora >>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
1047 * [[Utiliser la recherche générique>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.FAQ Effectuer des recherches génériques dans l'espace de travail Administration.WebHome]]
1048 * [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
1049 * [[Exporter vers POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
1050 * Gérer les évènements internes
1051 * [[Modifier des notices en lot>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Manipuler les données en masse.5\.F\. Modifications globales.WebHome]]
1052 )))
1053
1054 (% class="box" %)
1055 (((
1056 **Icônes principales**
1057 )))
1058 )))
1059
1060 (% style="text-align: center;" %)
1061