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Modifications pour le document Suivre, clôturer et analyser le récolement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:40
Depuis la version 64.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/29 10:49
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À la version 60.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 16:52
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -594,251 +594,208 @@
594 594  [[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
595 595  
596 596  
597 -== Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==
597 +== Récoler sans outil informatique : quelles options ? ==
598 598  
599 599  **Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.
600 600  
601 601  Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :
602 602  
603 -(% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités
604 -|**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main
605 -|**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.
603 +|=Mode de collecte|=Description
604 +|**Export papier**|Impression d’une liste de notices localisées dans l’emplacement à récoler, contenant les principales informations documentaires.
605 +|**Application RecolApp**|Application mobile dédiée, permettant de récoler les biens hors connexion puis de synchroniser les données avec Flora.
606 606  
607 -Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :
608 608  
609 -* **La campagne de récolement** doit avoir été créée,
610 -* **Les sous-campagnes** doivent être définies,
611 -* **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,
612 -* Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.
613 613  
614 -(% class="box infomessage" %)
615 -(((
616 -Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.
617 -)))
618 618  
619 -=== Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ===
620 620  
621 -Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :
622 622  
623 -(% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée
624 -|Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain
625 -|Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles
626 626  
627 -Procédure d’accès aux formats d’impression :
628 628  
629 -1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée.
630 -1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils.
631 -1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée.
632 -1. (((
633 -Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.
614 +
634 634  )))
635 -
636 -(% class="box infomessage" %)
616 +)))|(% style="width:300px" %)(((
617 +(% class="box" %)
637 637  (((
638 -Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.
639 -)))
619 +**Sommaire**
640 640  
641 -[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
621 +{{toc depth="3" numbered="true"/}}
642 642  
623 +
624 +)))
643 643  
644 -[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
626 +(% class="box" %)
627 +(((
628 +**Aller plus loin**
645 645  
630 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
631 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
632 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
633 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
646 646  
647 -[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
648 -
649 -
650 -=== Export RecolApp ===
651 -
652 -Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.
653 -
654 -Procédure d’export vers RecolApp :
655 -
656 -1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
657 -1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**.
658 -1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp.
659 -
660 -(% class="box infomessage" %)
661 -(((
662 -Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import. Pour en savoir plus, consultez la page dédiée à RecolApp (lien disponible dans la rubrique **Aller plus loin**).
635 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
636 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
637 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
638 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
663 663  )))
664 664  
665 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
666 -
667 -
668 -= Suivre l'état d'avancement du récolement =
669 -
670 -Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne, aussi bien au niveau des sous-campagnes que de la campagne principale. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.
671 -
672 -== Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==
673 -
674 -Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.
675 -
676 -Ce suivi repose sur trois actions principales :
677 -
678 -(% class="active" %)|=**Action**|=**Étape**|=(% style="width: 498px;" %)**Description**|=(% style="width: 221px;" %)**Icône associée**
679 -|**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
680 -|**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
681 -|**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
682 -
683 -[[Sous-campagne → bouton modifier l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
684 -
685 -
686 -Une fois ces étapes réalisées :
687 -
688 -* Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**.
689 -* Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**.
690 -* Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**.
691 -
692 -(% class="box infomessage" %)
641 +(% class="box" %)
693 693  (((
694 -Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.
643 +**Icônes principales**
695 695  )))
645 +)))
696 696  
697 -[[Campagne  → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
698 698  
699 699  
700 -== Suivre l'état d'avancement d'une campagne ==
701 701  
702 -Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.
703 703  
704 -Pour modifier l’état d’avancement :
705 705  
706 -1. Ouvrez la fiche de la campagne.
707 -1. Passez en modification.
708 -1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
709 -1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.
710 710  
711 -Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global :
712 712  
713 -(% class="active" %)|=Couleur|=Signification
714 -|Orange|Campagne non démarrée
715 -|Vert|Campagne en cours
716 -|Gris|Campagne clôturée
717 717  
718 -(% class="box infomessage" %)
719 -(((
720 -Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.
721 -)))
722 722  
723 -[[Campagne  → clic sur le bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
724 724  
725 725  
726 -[[Campagne  → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
727 727  
728 728  
729 -[[Campagne  → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
730 730  
731 731  
732 -[[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
733 733  
734 734  
735 -= Produire les statistiques et les procès-verbaux =
736 736  
737 -Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**.
738 738  
739 -(% class="box infomessage" %)
740 -(((
741 -Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.
742 -)))
743 743  
744 -== Pour une sous-campagne ==
745 745  
746 -* Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.
747 -* Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.
748 748  
749 -[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
750 750  
751 751  
752 -[[Ex. Format d'impression →** liste des biens vus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
671 +
753 753  
673 +
754 754  
755 -== Pour la campagne entière ==
675 +
756 756  
757 -* Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.
758 -* Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.
677 +
759 759  
760 -[[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
761 761  
680 +
762 762  
763 -[[Ex. Format d'impression → **Statistiques pour PV de récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
682 +(% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
683 +== ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
764 764  
685 +=== Sur les emplacements à récoler dans les campagnes ===
765 765  
766 -== Recherches sur les statistiques de récolement ==
767 -)))
687 +(% class="CxSpFirst" %)
688 +En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp.
768 768  
769 -Certaines données plus spécifiques nécessitent d’interroger les **tables Campagne ou Historique des récolements** via des requêtes dédiées.
690 +[[image:2021-12-30_15h59_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
770 770  
771 -=== Dans les campagnes ===
692 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
693 +(% class="small" %)Validation du commencement du récolement
772 772  
773 -=== Dans l'historique des récolements ===
695 +(% class="MsoCaption" %)
696 +[[image:2021-12-30_17h40_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
774 774  
698 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
699 +(% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer.
775 775  
701 +(% class="MsoCaption" %)
702 +[[image:2021-12-30_17h42_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
776 776  
704 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
705 +(% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%)​
777 777  
707 + Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]].
778 778  
709 +[[image:2022-02-07_14h42_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
779 779  
711 +(% style="text-align: center;" %)
712 +(% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne.
780 780  
781 -
782 -)))|(% style="width:300px" %)(((
783 -(% class="box" %)
784 -(((
785 -**Sommaire**
714 +Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé.
786 786  
787 -{{toc depth="3" numbered="true"/}}
716 +(% class="MsoCaption" %)
717 +Sur l'emplacement, il est possible de :
788 788  
789 -
790 -)))
719 +* Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]]
720 +* Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]]
721 +* ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]]
791 791  
792 -(% class="box" %)
793 -(((
794 -**Aller plus loin**
723 +[[image:2021-12-30_16h07_59.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
795 795  
796 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
797 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
798 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
799 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
800 800  
801 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
802 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
803 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
804 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
805 -)))
726 +[[image:2021-12-30_16h08_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
806 806  
807 -(% class="box" %)
808 -(((
809 -**Icônes principales**
810 -)))
811 -)))
812 812  
729 +[[image:2021-12-30_16h09_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
813 813  
731 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
732 +(% class="small" %)Fonctionnement des boutons
814 814  
734 +(% id="HPourlesCampagnes:" class="MsoCaption" %)
735 +=== Sur les Campagnes : ===
815 815  
737 +(% class="MsoCaption" %)
738 +Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne.
816 816  
740 +[[image:2021-12-30_17h22_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
817 817  
742 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
743 +(% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié.
818 818  
745 +[[image:2021-12-30_16h45_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
819 819  
747 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
748 +(% class="small" %)Changer l'état d'avancement.
820 820  
750 +[[image:2021-12-30_17h24_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
821 821  
752 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
753 +(% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement.
822 822  
823 823  
756 +== ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. ==
824 824  
758 +=== Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : ===
825 825  
826 826  
761 +[[image:2021-12-30_16h15_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
827 827  
763 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
764 +(% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement.
828 828  
829 829  
767 +(% class="MsoCaption" %)
768 +[[image:2021-12-30_16h15_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
830 830  
770 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
771 +(% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%)
772 +(% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %)
831 831  
774 +(% id="HPourlaCampagne:" class="MsoCaption" %)
775 +=== Pour les Campagnes : ===
832 832  
777 +(% class="MsoCaption" %)
778 +[[image:2021-12-30_16h28_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
833 833  
780 +(% style="text-align: center;" %)
781 +(% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
834 834  
783 +[[image:2021-12-30_16h28_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
835 835  
785 +(% style="text-align: center;" %)
786 +(% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
836 836  
837 837  
789 +=== Modèles de PV musées de France et musées nationaux ===
838 838  
791 +Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus.
839 839  
793 +[[image:1663163903401-555.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="290" width="584"]]
840 840  
795 +(% style="text-align: center;" %)
796 +Non localisés = non vus dans Flora
841 841  
798 +Pour  les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements
842 842  
843 843  === Requêtes sur l'historique des récolements ===
844 844  
... ... @@ -988,6 +988,8 @@
988 988  ⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).**
989 989  )))
990 990  
948 += =
949 +
991 991  = Informations du tableau de bord =
992 992  
993 993  Le tableau de bord, présent sur la page d'accueil de Flora, permet de suivre d'un simple clic :
... ... @@ -1001,7 +1001,10 @@
1001 1001  (% style="text-align: center;" %)
1002 1002  (% class="small" %)En bas du tableau de bord (ici version 4.5 même chose en Version 4).
1003 1003  
963 += Questions / réponses =
1004 1004  
965 +[[accéder aux questions/réponses>>doc:A masquer.faq.WebHome]]
1005 1005  
967 +
1006 1006  (% style="text-align: center;" %)
1007 1007  
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