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Modifications pour le document Suivre, clôturer et analyser le récolement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:40
Depuis la version 58.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 16:01
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À la version 60.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 16:52
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -200,7 +200,7 @@
200 200  
201 201  == Éditer le planning d'une campagne ==
202 202  
203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
204 204  Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 205  
206 206  [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -377,14 +377,12 @@
377 377  
378 378  
379 379  
380 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
380 380  
381 381  
382 -[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
383 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
383 383  
384 384  
385 -[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
386 -
387 -
388 388  == Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
389 389  
390 390  Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
... ... @@ -492,7 +492,7 @@
492 492  La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
493 493  )))
494 494  
495 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
493 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
496 496  
497 497  
498 498  [[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -515,7 +515,7 @@
515 515  1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
516 516  1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
517 517  1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
518 -1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
516 +1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
519 519  1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
520 520  1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
521 521  
... ... @@ -526,7 +526,7 @@
526 526  Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
527 527  )))
528 528  
529 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753710315764-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
527 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
530 530  
531 531  
532 532  [[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -540,18 +540,79 @@
540 540  
541 541  == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
542 542  
543 -=== Ajouter un bien déjà existant ===
541 +En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.
544 544  
545 -=== Ajouter un bien non existant ===
543 +=== Ajouter un bien déjà existant ===
546 546  
547 -== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
545 +S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.
548 548  
547 +**Procédure :**
549 549  
549 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
550 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
551 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.
552 +1. Sélectionnez le bien dans les résultats.
553 +1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.
550 550  
555 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
551 551  
552 552  
558 +[[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
553 553  
554 554  
561 +[[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
562 +
563 +
564 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
565 +
566 +
567 +=== Ajouter un bien non existant ===
568 +
569 +Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.
570 +
571 +**Procédure :**
572 +
573 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
574 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
575 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.
576 +1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
577 +1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
578 +1. Sinon, cliquez sur **Valider**.
579 +
580 +(% class="box infomessage" %)
581 +(((
582 +La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne
583 +)))
584 +
585 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
586 +
587 +
588 +[[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
589 +
590 +
591 +[[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
592 +
593 +
594 +[[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
595 +
596 +
597 +== Récoler sans outil informatique : quelles options ? ==
598 +
599 +**Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.
600 +
601 +Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :
602 +
603 +|=Mode de collecte|=Description
604 +|**Export papier**|Impression d’une liste de notices localisées dans l’emplacement à récoler, contenant les principales informations documentaires.
605 +|**Application RecolApp**|Application mobile dédiée, permettant de récoler les biens hors connexion puis de synchroniser les données avec Flora.
606 +
607 +
608 +
609 +
610 +
611 +
612 +
613 +
555 555  
556 556  )))
557 557  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -609,75 +609,17 @@
609 609  
610 610  
611 611  
612 -=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
671 +
613 613  
614 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
673 +
615 615  
616 -[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
675 +
617 617  
618 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
677 +
619 619  
620 -=== Travailler déconnecté de Flora ===
621 621  
622 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
623 -(((
624 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
625 -- via un tableur.
626 -- via papier-crayon.
627 -- via l'application RecolApp.
628 -)))
680 +
629 629  
630 -//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
631 -
632 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
633 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
634 -
635 -(% class="CxSpFirst" %)
636 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
637 -
638 -(% class="CxSpMiddle" %)
639 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
640 -
641 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
642 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
643 -
644 -(% class="CxSpLast" %)
645 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
646 -
647 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
648 -
649 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
650 -
651 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
652 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
653 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
654 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
655 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
656 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
657 -
658 -(% class="CxSpMiddle" %)
659 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
660 -
661 -(% class="CxSpMiddle" %)
662 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
663 -
664 -(% class="CxSpMiddle" %)
665 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
666 -
667 -
668 -
669 -
670 -(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
671 -=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
672 -
673 -les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette)
674 -
675 -ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements
676 -
677 -[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
678 -
679 -
680 -
681 681  (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
682 682  == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
683 683  
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