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Modifications pour le document Suivre, clôturer et analyser le récolement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:40
Depuis la version 57.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 15:35
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À la version 61.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/29 09:08
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -200,7 +200,7 @@
200 200  
201 201  == Éditer le planning d'une campagne ==
202 202  
203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
204 204  Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 205  
206 206  [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -378,10 +378,10 @@
378 378  
379 379  
380 380  
381 -[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
381 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382 382  
383 383  
384 -[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
384 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385 385  
386 386  
387 387  == Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
... ... @@ -491,7 +491,7 @@
491 491  La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
492 492  )))
493 493  
494 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
494 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
495 495  
496 496  
497 497  [[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -502,17 +502,155 @@
502 502  
503 503  == Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
504 504  
505 +Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
505 505  
507 +(% class="box infomessage" %)
508 +(((
509 +Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
510 +)))
511 +
512 +Procédure :
513 +
514 +1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
515 +1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
516 +1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
517 +1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
518 +1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
519 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
520 +
521 +(% class="box infomessage" %)
522 +(((
523 +Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
524 +La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
525 +Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
526 +)))
527 +
528 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
529 +
530 +
531 +[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532 +
533 +
534 +[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
535 +
536 +
537 +[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
538 +
539 +
506 506  == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
507 507  
508 -== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
542 +En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.
509 509  
544 +=== Ajouter un bien déjà existant ===
510 510  
546 +S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.
511 511  
548 +**Procédure :**
512 512  
550 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
551 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
552 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.
553 +1. Sélectionnez le bien dans les résultats.
554 +1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.
513 513  
556 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
514 514  
515 515  
559 +[[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
560 +
561 +
562 +[[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
563 +
564 +
565 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
566 +
567 +
568 +=== Ajouter un bien non existant ===
569 +
570 +Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.
571 +
572 +**Procédure :**
573 +
574 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
575 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
576 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.
577 +1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
578 +1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
579 +1. Sinon, cliquez sur **Valider**.
580 +
581 +(% class="box infomessage" %)
582 +(((
583 +La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne
584 +)))
585 +
586 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
587 +
588 +
589 +[[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
590 +
591 +
592 +[[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
593 +
594 +
595 +[[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
596 +
597 +
598 +== Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==
599 +
600 +**Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.
601 +
602 +Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :
603 +
604 +(% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités
605 +|**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main
606 +|**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.
607 +
608 +=== Exporter des données pour récoler en déconnecté ===
609 +
610 +Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :
611 +
612 +* **La campagne de récolement** doit avoir été créée,
613 +* **Les sous-campagnes** doivent être définies,
614 +* **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,
615 +* Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.
616 +
617 +(% class="box infomessage" %)
618 +(((
619 +Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.
620 +)))
621 +
622 +==== Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ====
623 +
624 +Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :
625 +
626 +(% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée
627 +|Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain
628 +|Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles
629 +
630 +(% class="box infomessage" %)
631 +(((
632 +Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.
633 +)))
634 +
635 +
636 +
637 +
638 +
639 +==== Export RecolApp ====
640 +
641 +
642 +
643 +
644 +
645 +
646 +
647 +
648 +
649 +
650 +
651 +
652 +
653 +
516 516  
517 517  )))
518 518  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -570,79 +570,12 @@
570 570  
571 571  
572 572  
573 -=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
574 574  
575 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
576 576  
577 -[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
578 578  
579 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
580 580  
581 -=== Travailler déconnecté de Flora ===
582 582  
583 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
584 -(((
585 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
586 -- via un tableur.
587 -- via papier-crayon.
588 -- via l'application RecolApp.
589 -)))
590 590  
591 -//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
592 -
593 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
594 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
595 -
596 -(% class="CxSpFirst" %)
597 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
598 -
599 -(% class="CxSpMiddle" %)
600 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
601 -
602 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
603 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
604 -
605 -(% class="CxSpLast" %)
606 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
607 -
608 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
609 -
610 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
611 -
612 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
613 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
614 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
615 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
616 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
617 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
618 -
619 -(% class="CxSpMiddle" %)
620 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
621 -
622 -(% class="CxSpMiddle" %)
623 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
624 -
625 -(% class="CxSpMiddle" %)
626 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
627 -
628 -
629 -
630 -
631 -
632 -
633 -(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
634 -=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
635 -
636 -les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette)
637 -
638 -ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements
639 -
640 -[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
641 -
642 -
643 -
644 -
645 -
646 646  (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
647 647  == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
648 648  
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