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Modifications pour le document Suivre, clôturer et analyser le récolement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:40
Depuis la version 54.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 15:05
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À la version 65.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/29 10:58
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -200,7 +200,7 @@
200 200  
201 201  == Éditer le planning d'une campagne ==
202 202  
203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
204 204  Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 205  
206 206  [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -325,6 +325,7 @@
325 325  * Non-conformité avec le registre ou la base
326 326  * Mauvaise localisation
327 327  * Bien non vu, détruit ou manquant
328 +* Saisie d'un constat d'état complémentaire
328 328  
329 329  (((
330 330  Procédure à suivre :
... ... @@ -376,17 +376,18 @@
376 376  
377 377  
378 378  
379 -[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
380 380  
381 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
381 381  
382 -[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
383 383  
384 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
384 384  
386 +
385 385  == Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
386 386  
387 -Lorsque vous êtes dans une sous-campagne de récolement, chaque notice de bien s’accompagne d’une **icône colorée** qui reflète son **état d’avancement**. Ces codes couleurs permettent de suivre en un coup d’œil la progression du récolement et d’identifier les situations à traiter.
389 +Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
388 388  
389 -Dans la vue de la sous-campagne, ces icônes apparaissent dans la colonne centrale, à gauche de chaque ligne de bien. Elles vous permettent de visualiser en temps réel :
391 +Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
390 390  
391 391  |(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
392 392  |(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
... ... @@ -395,20 +395,25 @@
395 395  
396 396  (% class="box infomessage" %)
397 397  (((
398 -Astuce : vous pouvez filtrer la liste des notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**. Pour cela, utilisez l'entonnoir dans la barre d'outils des récolements.
400 +Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
401 +Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
402 +Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
399 399  )))
400 400  
405 +[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
401 401  
407 +== Relocaliser un bien pendant le récolement ==
402 402  
403 -(% class="wikigeneratedid" %)
404 -[[image:1753697372537-107.png]]
409 +Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
405 405  
406 -== Re localiser pendant le récolement ==
411 +(% class="box warningmessage" %)
412 +(((
413 +La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
414 +)))
407 407  
408 -
409 409  === Notions d'emplacements ===
410 410  
411 -Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Le changement de localisation n’est pris en compte dans la fiche bien que si l’état d’avancement de la fiche récolement est modifié et que les nouveaux emplacements (référence ou nouvelle localisation temporaire) sont remplis.
418 +Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
412 412  
413 413  (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
414 414  Terme​
... ... @@ -461,312 +461,381 @@
461 461  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
462 462  Sert à signaler un changement temporaire de place​
463 463  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
464 -Non.
471 +Non, valeur uniquement informative
465 465  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
466 466  Localisation temporaire​
467 467  )))
468 468  
476 +=== Procédure pour relocaliser un bien ===
469 469  
478 +1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
479 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
480 +1. (((
481 +Dans les champs dédiés :
470 470  
471 -== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
483 +* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
484 +* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
485 +)))
486 +1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
487 +1. Cliquez sur **Enregistrer**.
472 472  
473 -== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
489 +(% class="box warningmessage" %)
490 +(((
491 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
492 +)))
474 474  
475 -== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
494 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
476 476  
477 477  
497 +[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
478 478  
479 479  
500 +[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
480 480  
481 481  
503 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
482 482  
483 -
484 -)))
485 -)))|(% style="width:300px" %)(((
486 -(% class="box" %)
505 +Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
506 +
507 +(% class="box infomessage" %)
487 487  (((
488 -**Sommaire**
509 +Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
510 +)))
489 489  
490 -{{toc depth="3" numbered="true"/}}
512 +Procédure :
491 491  
492 -
493 -)))
514 +1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
515 +1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
516 +1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
517 +1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
518 +1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
519 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
494 494  
495 -(% class="box" %)
521 +(% class="box infomessage" %)
496 496  (((
497 -**Aller plus loin**
523 +Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
524 +La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
525 +Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
526 +)))
498 498  
499 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
500 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
501 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
502 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
528 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
503 503  
504 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
505 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
506 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
507 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
508 -)))
509 509  
510 -(% class="box" %)
531 +[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532 +
533 +
534 +[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
535 +
536 +
537 +[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
538 +
539 +
540 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
541 +
542 +En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.
543 +
544 +=== Ajouter un bien déjà existant ===
545 +
546 +S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.
547 +
548 +**Procédure :**
549 +
550 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
551 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
552 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.
553 +1. Sélectionnez le bien dans les résultats.
554 +1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.
555 +
556 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
557 +
558 +
559 +[[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
560 +
561 +
562 +[[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
563 +
564 +
565 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
566 +
567 +
568 +=== Ajouter un bien non existant ===
569 +
570 +Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.
571 +
572 +**Procédure :**
573 +
574 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
575 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
576 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.
577 +1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
578 +1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
579 +1. Sinon, cliquez sur **Valider**.
580 +
581 +(% class="box infomessage" %)
511 511  (((
512 -**Icônes principales**
583 +La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne
513 513  )))
514 -)))
515 515  
586 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
516 516  
517 517  
589 +[[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
518 518  
519 519  
592 +[[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
520 520  
521 521  
595 +[[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
522 522  
523 523  
598 +== Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==
524 524  
600 +**Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.
525 525  
602 +Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :
526 526  
604 +(% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités
605 +|**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main
606 +|**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.
527 527  
608 +Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :
528 528  
610 +* **La campagne de récolement** doit avoir été créée,
611 +* **Les sous-campagnes** doivent être définies,
612 +* **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,
613 +* Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.
529 529  
615 +(% class="box infomessage" %)
616 +(((
617 +Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.
618 +)))
530 530  
620 +=== Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ===
531 531  
622 +Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :
532 532  
624 +(% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée
625 +|Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain
626 +|Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles
533 533  
628 +Procédure d’accès aux formats d’impression :
534 534  
630 +1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée.
631 +1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils.
632 +1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée.
633 +1. (((
634 +Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.
635 +)))
535 535  
637 +(% class="box infomessage" %)
638 +(((
639 +Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.
640 +)))
536 536  
642 +[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
537 537  
538 538  
645 +[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
539 539  
540 -=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
541 541  
542 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
648 +[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
543 543  
544 -[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
545 545  
546 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
651 +=== Export RecolApp ===
547 547  
548 -=== Travailler déconnecté de Flora ===
653 +Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.
549 549  
550 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
655 +Procédure d’export vers RecolApp :
656 +
657 +1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
658 +1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**.
659 +1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp.
660 +
661 +(% class="box infomessage" %)
551 551  (((
552 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
553 -- via un tableur.
554 -- via papier-crayon.
555 -- via l'application RecolApp.
663 +Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import. Pour en savoir plus, consultez la page dédiée à RecolApp (lien disponible dans la rubrique **Aller plus loin**).
556 556  )))
557 557  
558 -//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
666 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
559 559  
560 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
561 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
562 562  
563 -(% class="CxSpFirst" %)
564 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
669 += Suivre l'état d'avancement du récolement =
565 565  
566 -(% class="CxSpMiddle" %)
567 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
671 +Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne, aussi bien au niveau des sous-campagnes que de la campagne principale. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.
568 568  
569 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
570 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
673 +== Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==
571 571  
572 -(% class="CxSpLast" %)
573 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
675 +Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.
574 574  
575 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
677 +Ce suivi repose sur trois actions principales :
576 576  
577 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
679 +(% class="active" %)|=**Action**|=**Étape**|=(% style="width: 498px;" %)**Description**|=(% style="width: 221px;" %)**Icône associée**
680 +|**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
681 +|**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
682 +|**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
578 578  
579 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
580 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
581 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
582 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
583 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
584 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
684 +[[Sous-campagne → bouton modifier l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
585 585  
586 -(% class="CxSpMiddle" %)
587 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
588 588  
589 -(% class="CxSpMiddle" %)
590 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
687 +Une fois ces étapes réalisées :
591 591  
592 -(% class="CxSpMiddle" %)
593 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
689 +* Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**.
690 +* Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**.
691 +* Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**.
594 594  
595 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
596 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
693 +(% class="box infomessage" %)
694 +(((
695 +Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.
696 +)))
597 597  
598 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
698 +[[Campagne  → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
599 599  
600 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
601 601  
602 -(% class="MsoCaption" %)
603 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
701 +== Suivre l'état d'avancement d'une campagne ==
604 604  
605 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
703 +Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.
606 606  
607 -(% class="MsoCaption" %)
608 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
705 +Pour modifier l’état d’avancement :
609 609  
707 +1. Ouvrez la fiche de la campagne.
708 +1. Passez en modification.
709 +1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
710 +1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.
711 +
712 +Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global :
713 +
714 +(% class="active" %)|=Couleur|=Signification
715 +|Orange|Campagne non démarrée
716 +|Vert|Campagne en cours
717 +|Gris|Campagne clôturée
718 +
610 610  (% class="box infomessage" %)
611 611  (((
612 -Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
721 +Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.
613 613  )))
614 614  
615 -[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
724 +[[Campagne  → clic sur le bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
616 616  
617 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
618 618  
619 -[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
727 +[[Campagne  → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
620 620  
621 -(% class="box warningmessage" %)
729 +
730 +[[Campagne  → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
731 +
732 +
733 +[[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
734 +
735 +
736 += Produire les statistiques et les procès-verbaux =
737 +
738 +Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**.
739 +
740 +(% class="box infomessage" %)
622 622  (((
623 -ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
742 +Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.
624 624  )))
625 625  
626 -[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
745 +== Pour une sous-campagne ==
627 627  
628 -L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
747 +* Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.
748 +* Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.
629 629  
630 -[[image:1656938064489-651.png]]
750 +[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
631 631  
632 632  
633 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
753 +[[Ex. Format d'impression →** liste des biens vus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
634 634  
635 -(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
636 -=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
637 637  
638 -les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette)
756 +== Pour la campagne entière ==
639 639  
640 -ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements
758 +* Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.
759 +* Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.
641 641  
642 -[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
761 +[[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
643 643  
644 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
645 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
646 646  
647 -L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
764 +[[Ex. Format d'impression → **Statistiques pour PV de récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
648 648  
649 -Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
650 650  
651 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
767 += Recherches sur les statistiques de récolement =
768 +)))
652 652  
653 -(% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
654 -== ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
770 +En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez exploiter la base via des **requêtes ciblées**, pour affiner l’analyse ou préparer les suites à donner au récolement.
655 655  
656 -=== Sur les emplacements à récoler dans les campagnes ===
772 +Ces recherches s’appuient sur les campagnes et l’historique des récolements. Voici quelques exemples de recherches.
657 657  
658 -(% class="CxSpFirst" %)
659 -En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp.
774 +== Dans les campagnes ==
660 660  
661 -[[image:2021-12-30_15h59_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
662 662  
663 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
664 -(% class="small" %)Validation du commencement du récolement
665 665  
666 -(% class="MsoCaption" %)
667 -[[image:2021-12-30_17h40_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
668 668  
669 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
670 -(% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer.
779 +== Dans l'historique des récolements ==
671 671  
672 -(% class="MsoCaption" %)
673 -[[image:2021-12-30_17h42_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
674 674  
675 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
676 -(% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%)​
677 677  
678 - Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]].
679 679  
680 -[[image:2022-02-07_14h42_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
681 681  
682 -(% style="text-align: center;" %)
683 -(% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne.
684 684  
685 -Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé.
686 686  
687 -(% class="MsoCaption" %)
688 -Sur l'emplacement, il est possible de :
787 +
788 +)))|(% style="width:300px" %)(((
789 +(% class="box" %)
790 +(((
791 +**Sommaire**
689 689  
690 -* Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]]
691 -* Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]]
692 -* ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]]
793 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
794 +)))
693 693  
694 -[[image:2021-12-30_16h07_59.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
796 +(% class="box" %)
797 +(((
798 +**Aller plus loin**
695 695  
800 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
801 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
802 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
803 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
696 696  
697 -[[image:2021-12-30_16h08_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
805 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
806 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
807 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
808 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
809 +)))
698 698  
811 +(% class="box" %)
812 +(((
813 +**Icônes principales**
814 +)))
815 +)))
699 699  
700 -[[image:2021-12-30_16h09_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
701 701  
702 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
703 -(% class="small" %)Fonctionnement des boutons
704 704  
705 -(% id="HPourlesCampagnes:" class="MsoCaption" %)
706 -=== Sur les Campagnes : ===
707 707  
708 -(% class="MsoCaption" %)
709 -Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne.
710 710  
711 -[[image:2021-12-30_17h22_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
712 712  
713 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
714 -(% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié.
715 715  
716 -[[image:2021-12-30_16h45_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
717 717  
718 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
719 -(% class="small" %)Changer l'état d'avancement.
720 720  
721 -[[image:2021-12-30_17h24_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
722 722  
723 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
724 -(% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement.
725 725  
726 726  
727 -== ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. ==
728 728  
729 -=== Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : ===
730 730  
731 731  
732 -[[image:2021-12-30_16h15_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
733 733  
734 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
735 -(% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement.
736 736  
737 737  
738 -(% class="MsoCaption" %)
739 -[[image:2021-12-30_16h15_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
740 740  
741 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
742 -(% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%)
743 -(% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %)
744 744  
745 -(% id="HPourlaCampagne:" class="MsoCaption" %)
746 -=== Pour les Campagnes : ===
747 747  
748 -(% class="MsoCaption" %)
749 -[[image:2021-12-30_16h28_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
750 750  
751 -(% style="text-align: center;" %)
752 -(% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
753 753  
754 -[[image:2021-12-30_16h28_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
755 755  
756 -(% style="text-align: center;" %)
757 -(% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
758 758  
759 759  
760 -=== Modèles de PV musées de France et musées nationaux ===
761 761  
762 -Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus.
763 763  
764 -[[image:1663163903401-555.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="290" width="584"]]
765 765  
766 -(% style="text-align: center;" %)
767 -Non localisés = non vus dans Flora
768 768  
769 -Pour  les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements
770 770  
771 771  === Requêtes sur l'historique des récolements ===
772 772  
... ... @@ -916,8 +916,6 @@
916 916  ⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).**
917 917  )))
918 918  
919 -= =
920 -
921 921  = Informations du tableau de bord =
922 922  
923 923  Le tableau de bord, présent sur la page d'accueil de Flora, permet de suivre d'un simple clic :
... ... @@ -931,10 +931,7 @@
931 931  (% style="text-align: center;" %)
932 932  (% class="small" %)En bas du tableau de bord (ici version 4.5 même chose en Version 4).
933 933  
934 -= Questions / réponses =
935 935  
936 -[[accéder aux questions/réponses>>doc:A masquer.faq.WebHome]]
937 937  
938 -
939 939  (% style="text-align: center;" %)
940 940  
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