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Modifications pour le document Suivre, clôturer et analyser le récolement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:40
Depuis la version 32.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 16:45
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 11:58
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -114,13 +114,12 @@
114 114  
115 115  == Ajouter des sous-campagnes ==
116 116  
117 -Une fois la campagne créée et enregistrée, vous pouvez y associer les espaces à récoler via des sous-campagnes.
117 +Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
118 118  
119 -Deux méthodes sont possibles :
119 +(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
120 +|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
121 +|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
120 120  
121 -* par emplacement à récoler.
122 -* par paniers.
123 -
124 124  === Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
125 125  
126 126  1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
... ... @@ -143,6 +143,9 @@
143 143  [[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 144  
145 145  
145 +[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 +
147 +
146 146  [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
148 148  
... ... @@ -155,31 +155,251 @@
155 155  === Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
156 156  
157 157  1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
158 -1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter via un panier.**
159 -1. Sélectionnez le **panier concerné.**
160 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
161 +1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
162 +1. Cliquez sur **Valider.**
163 +
164 +Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
165 +
166 +* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
167 +* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
168 +
169 +(% class="box warningmessage" %)
170 +(((
171 +Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
172 +)))
173 +
174 +[[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 +
176 +
177 +[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 +
179 +
180 +[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 +
182 +
183 +== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
184 +
185 +* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
186 +
187 +[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 +
189 +
190 +[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 +
192 +
193 +* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
194 +
195 +[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 +
197 +
198 +[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 +
200 +
201 +== Éditer le planning d'une campagne ==
202 +
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
204 +Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 +
206 +[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 +
208 +
209 +[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 +
211 +
212 += Récoler les biens =
213 +
214 +== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
215 +
216 +Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
217 +
218 +Les filtres disponibles portent sur :
219 +
220 +* **Le numéro d’inventaire**
221 +* **L'emplacement de référence théorique**
222 +* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
223 +
224 + Pour activer les filtres :
225 +
226 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
227 +1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
228 +1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
229 +
230 +(% class="box infomessage" %)
231 +(((
232 +Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
233 +)))
234 +
235 +[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236 +
237 +
238 +[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 +
240 +
241 +Pour désactiver le filtre :
242 +
243 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
244 +1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
245 +
246 +[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 +
248 +
249 +== Récoler sur pièce et sur place par action rapide ==
250 +
251 +L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 +
253 +1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
254 +1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
160 160  1. (((
161 -Flora génère automatiquement :
256 +Indiquez :
162 162  
163 -* Les **sous-campagnes** à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices.
164 -* Les **notices de récolement** pour tous les biens inclus.
258 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
259 +* La **date de récolement**, si différente de celle proposée
165 165  )))
261 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
166 166  
167 -(% class="box warningmessage" %)
263 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
264 +
265 +* Récolé le
266 +* Récolé par
267 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
268 +* Conformité avec le registre : oui
269 +
270 +[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 +
272 +
273 +[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 +
275 +
276 +[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 +
278 +
279 +== Récoler sur pièce et sur place en lot ==
280 +
281 +La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
282 +
283 +1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
284 +1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
285 +1. (((
286 +Renseignez :
287 +
288 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
289 +* La **date de récolement**, si différente de la date du jour
290 +)))
291 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
292 +
293 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
294 +
295 +* Récolé le
296 +* Récolé par
297 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
298 +* Conformité avec le registre : oui
299 +
300 +(% class="box infomessage" %)
168 168  (((
169 -Le nombre de biens maximum par sous-campagne est limité à 2000 biens.
170 -Si le panier contient plus de 2000 biens, les biens vont se répartir en plusieurs sous-campagne en fonction de leur emplacement.
302 +Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
171 171  )))
172 172  
305 +[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 173  
174 174  
308 +[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
176 176  
311 +[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 178  
314 +[[Résultat → 5 biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
180 180  
317 +== Récoler via la notice de récolement ==
181 181  
182 182  
320 +== Connaître mes états d'avancement d'une notice de récolement ==
321 +
322 +
323 +|(% style="width:122px" %)Icône|(% style="width:672px" %)État
324 +|(% style="width:122px" %) |(% style="width:672px" %)Récolé sur pièce et sur place
325 +|(% style="width:122px" %) |(% style="width:672px" %)Récolé non vu, manquant ou détruit
326 +|(% style="width:122px" %) |(% style="width:672px" %)En attente de récolement
327 +
328 +== Re localiser pendant le récolement ==
329 +
330 +
331 +=== Notions d'emplacements ===
332 +
333 +Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Le changement de localisation n’est pris en compte dans la fiche bien que si l’état d’avancement de la fiche récolement est modifié et que les nouveaux emplacements (référence ou nouvelle localisation temporaire) sont remplis.
334 +
335 +(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
336 +Terme​
337 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
338 +Définition​
339 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
340 +Usage courant​
341 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
342 +Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
343 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
344 +Équivalence notice de bien​
345 +)))
346 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
347 +Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
348 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
349 +Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
350 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
351 +Sert de base à la préparation des campagnes​
352 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
353 +Non​
354 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
355 +Emplacement de référence​
356 +)))
357 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
358 +Nouvel emplacement de référence​
359 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
360 +Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
361 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
362 +Si le bien a définitivement changé de lieu​
363 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
364 +Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
365 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
366 +Emplacement de référence​
367 +)))
368 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
369 +Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
370 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
371 +Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
372 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
373 +Utilisée en cas de mouvements planifiés​
374 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
375 +Non​
376 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
377 +Localisation temporaire​
378 +)))
379 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
380 +Nouvelle localisation temporaire​
381 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
382 +Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
383 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
384 +Sert à signaler un changement temporaire de place​
385 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
386 +Non.​
387 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
388 +Localisation temporaire​
389 +)))
390 +
391 +
392 +
393 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
394 +
395 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
396 +
397 +== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
398 +
399 +
400 +
401 +
402 +
403 +
404 +
183 183  
184 184  )))
185 185  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -186,6 +186,10 @@
186 186  (% class="box" %)
187 187  (((
188 188  **Sommaire**
411 +
412 +{{toc depth="3" numbered="true"/}}
413 +
414 +
189 189  )))
190 190  
191 191  (% class="box" %)
... ... @@ -197,9 +197,10 @@
197 197  * [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
198 198  * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
199 199  
426 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
427 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
200 200  * [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
201 201  * [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
202 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
203 203  )))
204 204  
205 205  (% class="box" %)
... ... @@ -228,30 +228,10 @@
228 228  
229 229  
230 230  
231 -(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
232 -==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
233 233  
234 234  
235 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
236 -(((
237 -**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
238 -En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
239 -)))
240 240  
241 -[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
242 242  
243 -
244 -
245 -[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
246 -
247 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
248 -(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
249 -
250 -(% class="box warningmessage" %)
251 -(((
252 -Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
253 -)))
254 -
255 255  === Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
256 256  
257 257  une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
... ... @@ -307,43 +307,7 @@
307 307  (% class="CxSpMiddle" %)
308 308  Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
309 309  
310 -=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
311 311  
312 -(% class="box infomessage" %)
313 -(((
314 -[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
315 -)))
316 -
317 -Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
318 -
319 -(% class="CxSpFirst" %)
320 -Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
321 -
322 -
323 -[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
324 -
325 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
326 -(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
327 -
328 -[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
329 -
330 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
331 -(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
332 -
333 -(% class="CxSpMiddle" %)
334 -Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
335 -
336 -[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
337 -
338 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
339 -(% class="small" %)Tous.
340 -
341 -[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
342 -
343 -(% style="text-align: center;" %)
344 -(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
345 -
346 -
347 347  === Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
348 348  
349 349  Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
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