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Modifications pour le document Suivre, clôturer et analyser le récolement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:40
Depuis la version 27.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 16:02
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modifié par admin admin
sur 2025/08/12 14:32
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Récoler des biens
1 +Suivre, clôturer et analyser le récolement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -2,839 +2,328 @@
2 2  (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
3 3  
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 -(% class="box" %)
6 6  (((
7 -Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 -
9 -Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 -)))
11 -
12 -(((
13 -= Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
14 -
15 -Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :
16 -
17 -* De s'assurer de la **traçabilité des biens**,
18 -* De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,
19 -* D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
20 -* De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.
21 -
22 -Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.
23 -
24 -= Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
25 -
26 -Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :
27 -
28 -(% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation **
29 -|(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01
30 -|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
31 -|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
32 -
33 -== Préparer la base avant de récoler ==
34 -
35 -Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
36 -
37 -1. (((
38 -**Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :
39 -
40 -* Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
41 -* Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.
42 -)))
43 -1. (((
44 -**Une saisie documentaire suffisamment avancée** :
45 -
46 -* Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
47 -* Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).
48 -)))
49 -1. (((
50 -**Des localisations fiables** :
51 -
52 -* Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
53 -* Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.
54 -)))
55 -1. (((
56 -**Un périmètre clair** :
57 -
58 -* Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
59 -* Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
60 -)))
61 -
62 -== Étapes du processus de récolement dans Flora ==
63 -
64 -Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
65 -
66 -1. **Créer la campagne**
67 -Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
68 -1. **Créer les sous-campagnes**
69 -À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
70 -1. **Ajouter les biens à récoler**
71 -Automatiquement ou manuellement.
72 -1. **Effectuer le récolement**
73 -En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
74 -1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
75 -Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
76 -
77 -== Fonctionnalités du module Récolement ==
78 -
79 -Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
80 -
81 -(% class="active" %)|Fonction|Détail
82 -|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
83 -|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
84 -|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
85 -|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
86 -|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
87 -|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
88 -|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
89 -
90 -= Planifier les campagnes de récolement =
91 -
92 -La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
93 -
94 -== Créer une campagne de récolement ==
95 -
96 -1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
97 -1. Cliquez sur le bouton créer.
98 -1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
99 -1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
100 -
101 -(% class="box infomessage" %)
102 -(((
103 -**Astuce** : il est possible de **choisir de masquer ou d'afficher les informations de la campagne** lors de sa visualisation.
104 -)))
105 -
106 -[[Légende>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 -
108 -
109 -[[Légende>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 -
111 -
112 -[[Légende>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 -
114 -
115 -
116 -
117 -
118 -
119 -)))
120 -)))|(% style="width:300px" %)(((
121 121  (% class="box" %)
122 122  (((
123 -**Sommaire**
124 -)))
8 +Le récolement ne s’arrête pas une fois les biens vérifiés : il implique un suivi précis de l’avancement, l’édition de documents officiels, l’exploitation des données collectées et la mise en œuvre des actions correctives identifiées.
125 125  
126 -(% class="box" %)
127 -(((
128 -**Aller plus loin**
129 -
130 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
131 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
132 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
133 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
134 -
135 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
136 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
137 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
10 +Cette phase finale, essentielle pour garantir la conformité réglementaire et la qualité de la gestion des collections, permet de transformer les constats en décisions concrètes et d’assurer la continuité du travail engagé.
138 138  )))
139 139  
140 -(% class="box" %)
141 141  (((
142 -**Icônes principales**
143 -)))
144 -)))
14 += Suivre l'avancement du récolement =
145 145  
16 +Le suivi s’effectue à la fois au niveau **des sous-campagnes** et **de la campagne globale**, avec un système de statuts, de pictogrammes et de codes couleurs.
146 146  
18 +== Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==
147 147  
20 +Dans chaque sous-campagne, des boutons d’action permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.
148 148  
149 149  
23 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Étape**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; width:498px" %)**Description**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; width:221px" %)**Icône associée**
24 +|**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:1753877543554-145.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
25 +|**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:1753877570676-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="29" width="30"]]
26 +|**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:1753877620819-280.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="31" width="28"]]
150 150  
151 -(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
152 -= Planification des campagnes de récolement =
28 +**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la sous-campagne principale.
153 153  
154 -(% class="CxSpFirst" %)
155 -Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
30 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
31 +|(%%)(% style="color:#e67e22" %)Orange|sous-campagne en préparation
32 +|(%%)(% style="color:#2ecc71" %)Vert|sous-campagne en cours
33 +|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|sous-campagne clôturée
156 156  
157 -(% class="CxSpMiddle" %)
158 -Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
35 +[[Sous-campagne → bouton mise à jour de l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 159  
160 -(% class="CxSpMiddle" %)
161 -Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
162 162  
38 +[[Campagne  → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 163  
164 -1. aisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
165 165  
166 -== Etape 1 créer une campagne ==
41 +== Suivre l'avancement d'une campagne ==
167 167  
168 -[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
43 +Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur** la modification manuelle **du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.
169 169  
170 -=== Créer les campagnes de récolement ===
45 +Pour modifier l’état d’avancement :
171 171  
172 -(% class="box infomessage" %)
173 -(((
174 -[[image:Créer une campagne récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
175 -)))
47 +1. Ouvrez la fiche de la campagne.
48 +1. Passez en modification.
49 +1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
50 +1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.
176 176  
177 -Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
52 +Une fois l’état d’avancement renseigné, des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.
178 178  
179 -(% class="CxSpFirst" %)
180 -La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
54 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
55 +|(%%)(% style="color:#e67e22" %)Orange|Campagne en préparation
56 +|(%%)(% style="color:#2ecc71" %)Vert|Campagne en cours
57 +|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|Campagne clôturée
181 181  
182 -[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
59 +[[Campagne  → bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 183  
184 -(% class="CxSpMiddle" %)
185 -Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
186 186  
187 -[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
62 +[[Campagne  → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
189 -(% style="text-align: center;" %)
190 -(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
191 191  
65 +[[Campagne  → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 192  
193 -(% class="CxSpMiddle" %)
194 -Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
195 195  
196 -(% class="CxSpMiddle" %)
197 -Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
68 +[[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 198  
199 -(% class="CxSpMiddle" %)
200 -Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
201 201  
202 -(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %)
203 -=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
71 +== Suivre le récolement depuis le tableau de bord ==
204 204  
205 -(% class="box infomessage" %)
206 -(((
207 -[[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
208 -)))
73 +En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, le tableau de bord de Flora propose trois raccourcis pour :
209 209  
210 -Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
75 +* Consulter l’état des objets récolés, avec des liens directs vers les notices concernées,
76 +* Voir les campagnes par statut (en préparation, en cours, clôturées),
77 +* Accéder aux suites post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).
211 211  
212 -(% class="box infomessage" %)
213 -(((
214 -Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
215 -)))
79 +Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une **vision transversale** de l’ensemble des opérations.
216 216  
217 -(% class="MsoCaption" %)
218 -[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
219 -
220 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
221 -(% class="small" %)Ajout d'un emplacement
222 -
223 -(% class="MsoCaption" %)
224 -[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
225 -
226 -(% style="text-align: center;" %)
227 -(% class="small" %)Saisie d'un emplacement
228 -
229 -Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
230 -
231 -* European Paintings, 1250-1800.
232 -* Musical instruments.
233 -* Greek and Roman Art.
234 -* Réserves MET.
235 -* L'aile Americaine.
236 -* European Sculpture and Decorative Arts.
237 -
238 -(% class="MsoCaption" %)
239 -[[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
240 -
241 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
242 -(% class="small" %)Visu des emplacements récolés
243 -
244 -(% class="CxSpMiddle" %)
245 -Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
246 -
247 -[[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
248 -
249 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
250 -(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
251 -
252 -(% class="CxSpMiddle" %)
253 -Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
254 -
255 -(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
256 -== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
257 -
258 -Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
259 -
260 260  (% class="box infomessage" %)
261 261  (((
262 -[[image:Générer les notices de récolements.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
83 +**Astuce** : ces raccourcis évitent de passer par les menus et offrent une vue transversale de l’avancement.
263 263  )))
264 264  
265 -Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
86 +[[Ex. Tableau de bord →  Suivi des récolements ; Récolement : travaux à réaliser ; Suivi des campagnes.>>image:1753784386186-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 266  
267 -(% class="MsoCaption" %)
268 -[[image:2022-02-04_23h44_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
269 269  
270 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
271 -(% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
89 += Produire les statistiques et les procès-verbaux =
272 272  
273 -=== Récoler par domaine / typologie ===
91 +Une fois la saisie terminée, Flora permet de générer **des statistiques** et **les PV officiels** (Musées de France ou Musées nationaux).
274 274  
275 -Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
93 +* **Sous-campagne** → Exporter les listes de biens et statistiques
94 +* **Campagne entière** → Utiliser le format //Statistiques pour PV de récolement//
276 276  
277 -[[image:2021-12-30_11h43_52.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
96 +Ces éditions peuvent être imprimées ou archivées en PDF.
278 278  
279 -
280 -[[image:2021-12-30_11h42_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
281 -
282 -Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
283 -
284 -[[image:2021-12-30_11h58_50.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
285 -
286 -(% class="CxSpMiddle" %)
287 -Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
288 -
289 289  (% class="box infomessage" %)
290 290  (((
291 -Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
100 +Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.
292 292  )))
293 293  
294 -[[image:2021-12-30_12h01_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
103 +== Pour la sous-campagne ==
295 295  
296 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
297 -(% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
105 +* Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.
106 +* Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.
298 298  
299 -(% class="MsoCaption" %)
300 -[[image:2021-12-30_12h03_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="135" width="445" class="img-thumbnail"]]
108 +[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 301  
302 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
303 -(% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
304 304  
111 +[[Ex. Format d'impression →** liste des biens vus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305 305  
306 -(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
307 -Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
308 308  
309 -[[image:2021-12-30_12h11_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
114 +== Pour la campagne ==
310 310  
116 +* Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.
117 +* Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.
311 311  
312 -(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
313 -==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
119 +[[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314 314  
315 315  
316 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
317 -(((
318 -**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
319 -En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
320 -)))
122 +[[Ex. Format d'impression → **Statistiques pour PV de récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
322 -[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
323 323  
324 -
325 -
326 -[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
327 -
328 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
329 -(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
330 -
331 -(% class="box warningmessage" %)
332 -(((
333 -Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
125 += Exploiter les données du récolement via la recherche =
334 334  )))
335 335  
336 -=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
128 +En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**.
337 337  
338 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
130 +Ces recherches permettent de :
339 339  
340 -[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
132 +* préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),
133 +* suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),
134 +* ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.
341 341  
342 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
136 +Ces requêtes ciblées facilitent le traitement des anomalies et le pilotage des actions post-récolement.
343 343  
344 -=== Travailler déconnecté de Flora ===
138 +Elles s’appuient sur les tables **campagnes **et **historique des biens récolés**.
345 345  
346 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
347 -(((
348 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
349 -- via un tableur.
350 -- via papier-crayon.
351 -- via l'application RecolApp.
352 -)))
353 353  
354 -//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
141 +**Voici quelques recherches types à reproduire ou adapter dans Flora.**
355 355  
356 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
357 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
143 +== Repérer les campagnes clôturées sans PV ==
358 358  
359 -(% class="CxSpFirst" %)
360 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
145 +**Objectif** : Identifier les campagnes terminées du second récolement décennal pour lesquelles le procès-verbal n’a pas encore été édité.
361 361  
362 -(% class="CxSpMiddle" %)
363 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
147 +**Méthode** :
364 364  
365 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
366 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
149 +1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
150 +1. Sélectionnez la **table Campagnes. **
151 +1. **Passer en recherche experte**
152 +1. **Appliquer les critères :**
367 367  
368 -(% class="CxSpLast" %)
369 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
154 +* Numéro de récolement = 2
155 +* État d’avancement = terminé PV à éditer
370 370  
371 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
157 +(% start="5" %)
158 +1. **Lancer la recherche pour obtenir la liste des notices concernées.**
372 372  
373 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
374 374  
375 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
376 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
377 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
378 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
379 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
380 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
381 381  
382 -(% class="CxSpMiddle" %)
383 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
162 +[[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753781567199-110.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
384 384  
385 -(% class="CxSpMiddle" %)
386 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
387 387  
388 -(% class="CxSpMiddle" %)
389 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
165 +== Lister les biens à marquer du premier récolement ==
390 390  
391 -=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
167 +**Objectif :** Extraire la liste des biens déjà récolés lors du premier récolement (n°1) et pour lesquels un marquage a été identifié comme suite à donner.
392 392  
393 393  (% class="box infomessage" %)
394 394  (((
395 -[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
171 +Ce type de recherche permet de suivre les anomalies constatées et d'établir un plan d'action pour les traiter en post-récolement.
396 396  )))
397 397  
398 -Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
174 +**Méthode :**
399 399  
400 -(% class="CxSpFirst" %)
401 -Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
176 +1. Ouvrir l’espace de travail **Récoler**.
177 +1. Sélectionner la table **Historique des biens récolés**.
178 +1. Passer en **recherche experte**.
179 +1. Appliquer les critères :
402 402  
181 +* Numéro de récolement = 1
182 +* Suites à donner contient = à marquer
403 403  
404 -[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
184 +1. Lancer la recherche pour afficher la liste des biens concernés.
405 405  
406 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
407 -(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
186 +[[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
408 408  
409 -[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
410 410  
411 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
412 -(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
189 +== Vérifier le type de documentation photographique ==
413 413  
414 -(% class="CxSpMiddle" %)
415 -Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
191 +**Objectif : **Différencier les objets photographiés en argentique et en numérique afin de préparer des actions de numérisation ou de suivi documentaire.
416 416  
417 -[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
193 +Cette recherche nécessite **de croiser plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) **via la recherche par liens.
418 418  
419 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
420 -(% class="small" %)Tous.
195 +**Méthode : **
421 421  
422 -[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
197 +1. Ouvrir la table **Biens** puis passer en **recherche par liens**.
198 +1. Lier les tables **Récolements** (par campagne ou numéro de récolement) et **Photos** (par support technique).
199 +1. Filtrer par type de support : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE.
200 +1. Lancer la recherche pour obtenir la liste des notices correspondantes.
423 423  
424 -(% style="text-align: center;" %)
425 -(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
202 +[[Recherche par liens sur les biens → ex. distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.>>image:1753780719842-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
426 426  
427 427  
428 -=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
205 += Gérer le post-récolement =
429 429  
430 -Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
207 +Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires permettent d’assurer la continuité de la gestion des collections et de traiter les suites nécessaires.
431 431  
432 -(% class="CxSpMiddle" %)
433 -Commençons par aller sur cette notice :
209 +Ces actions peuvent inclure :
434 434  
435 -[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
211 +* le **signalement des biens manquants** aux autorités compétentes,
212 +* la **planification des traitements** identifiés pendant le récolement,
213 +* la **mise à jour des notices** pour clôturer le suivi.
436 436  
437 -(% class="CxSpMiddle" %)
438 -Passons en modification :
215 +== Signaler les biens manquants sur POP/Joconde ==
439 439  
440 -[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
217 +Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent [[déclarer sur la plateforme **POP**>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/diffusion-sur-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/Verser-sur-Joconde-les-biens-constates-manquants-ou-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-des-collections-d-un-musee-de-France||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] (ex-Joconde) les biens constatés comme //manquants// ou //volés// à l’issue du récolement décennal.
441 441  
442 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
443 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
219 +La passerelle d’export **POP/Joconde** intégrée à Flora Musées permet de :
444 444  
445 -(% class="CxSpFirst" %)
446 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
221 +* Générer un fichier d’export conforme aux normes du ministère,
222 +* Déposer ce fichier sur la plateforme POP,
223 +* Assurer la traçabilité réglementaire du signalement.
447 447  
448 -(% class="CxSpLast" %)
449 -J’indique donc :
225 +== Organiser les traitements post-récolement ==
450 450  
451 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
452 -* Les deux problèmes.
453 -* Les suites à donner.
454 -* Le nom du récoleur.
227 +Les constats effectués pendant le récolement peuvent nécessiter des interventions spécifiques : reprise de marquage, prises de vue, restaurations, inventaires complémentaires…
455 455  
456 -(% class="MsoCaption" %)
457 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
229 +Pour planifier et suivre ces actions dans Flora, créez un **événement interne** adapté au type d’intervention.
458 458  
459 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
460 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
461 461  
462 -(% class="MsoCaption" %)
463 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
232 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; width:397px" %)**Constat lors du récolement**|(% style="background-color:#cbcbea; width:580px" %)**Type d’événement à créer**
233 +|(% style="width:397px" %)Marquage absent ou défectueux|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Marquage**
234 +|(% style="width:397px" %)Bien à photographier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Photographie**
235 +|(% style="width:397px" %)Lot d’objets à inventorier ou à étudier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : chantier des collections**
236 +|(% style="width:397px" %)Bien à restaurer|(% style="width:580px" %)**Traitement de conservation et analyse**
464 464  
465 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
466 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
238 +== Clôturer les suites à donner ==
467 467  
468 -(% class="MsoCaption" %)
469 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
240 +Une fois les actions correctives réalisées, il est important de **mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées**.
470 470  
471 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
472 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
242 +=== Sur une notice individuelle ===
473 473  
474 -(% class="CxSpMiddle" %)
475 -Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
244 +1. Ouvrez la notice de récolement.
245 +1. Cliquez sur **Modifier**.
246 +1. Mettez à jour le champ **État d’avancement** avec **Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées**.
247 +1. Cliquez sur **Enregistrer**.
476 476  
477 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
249 +[[Notice de récolement → bouton modifier.>>image:1753790854237-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
478 478  
479 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
480 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
481 481  
482 -(% class="CxSpMiddle" %)
483 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
252 +[[Notice de récolement → modification du champ **État d'avancement **et enregistrement. >>image:1753790958225-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
484 484  
485 -[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
486 486  
487 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
488 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
255 +[[Résultat → état d'avancement mis à jour dans la notice de récolement.>>image:1753790973902-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
489 489  
490 -[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
491 491  
492 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
493 -(% class="small" %)Réalisé sans suite
258 +=== Par lot de fiches ===
494 494  
495 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
496 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
260 +1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées dans **l'Historique des biens récolés**.
261 +1. Sélectionnez les notices à modifier.
262 +1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.
263 +1. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ **État d’avancement **et renseignez la nouvelle valeur.
264 +1. Lancez le traitement.
497 497  
498 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
499 -
500 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
501 -
502 -(% class="MsoCaption" %)
503 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
504 -
505 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
506 -
507 -(% class="MsoCaption" %)
508 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
509 -
510 510  (% class="box infomessage" %)
511 511  (((
512 -Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
268 +**Astuce** : Utiliser l’option //Forcer// pour remplacer une valeur déjà présente dans le champ sur toutes les notices sélectionnées.
513 513  )))
514 514  
515 -[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
271 +[[Historique des biens récolés → exemple de recherche (biens à marquer du second récolement).>>image:1753791279467-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
516 516  
517 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
518 518  
519 -[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
274 +[[Liste de résultats  → sélection des biens et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753791358344-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
520 520  
521 -(% class="box warningmessage" %)
522 -(((
523 -ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
524 -)))
525 525  
526 -[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
277 +[[Modification par lot → Remplacer les données du champ **État d'avancement**. >>image:1753791404806-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
527 527  
528 -L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
529 529  
530 -[[image:1656938064489-651.png]]
280 +[[Résultat → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753791575103-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
531 531  
282 +
283 +)))
284 +)))|(% style="width:300px" %)(((
285 +(% class="box" %)
286 +(((
287 +**Sommaire**
532 532  
533 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
289 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
290 +)))
534 534  
535 -(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
536 -=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
537 -
538 -les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette)
539 -
540 -ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements
541 -
542 -[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
543 -
544 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
545 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
546 -
547 -L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
548 -
549 -Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
550 -
551 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
552 -
553 -(% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
554 -== ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
555 -
556 -=== Sur les emplacements à récoler dans les campagnes ===
557 -
558 -(% class="CxSpFirst" %)
559 -En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp.
560 -
561 -[[image:2021-12-30_15h59_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
562 -
563 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
564 -(% class="small" %)Validation du commencement du récolement
565 -
566 -(% class="MsoCaption" %)
567 -[[image:2021-12-30_17h40_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
568 -
569 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
570 -(% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer.
571 -
572 -(% class="MsoCaption" %)
573 -[[image:2021-12-30_17h42_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
574 -
575 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
576 -(% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%)​
577 -
578 - Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]].
579 -
580 -[[image:2022-02-07_14h42_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
581 -
582 -(% style="text-align: center;" %)
583 -(% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne.
584 -
585 -Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé.
586 -
587 -(% class="MsoCaption" %)
588 -Sur l'emplacement, il est possible de :
589 -
590 -* Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]]
591 -* Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]]
592 -* ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]]
593 -
594 -[[image:2021-12-30_16h07_59.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
595 -
596 -
597 -[[image:2021-12-30_16h08_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
598 -
599 -
600 -[[image:2021-12-30_16h09_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
601 -
602 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
603 -(% class="small" %)Fonctionnement des boutons
604 -
605 -(% id="HPourlesCampagnes:" class="MsoCaption" %)
606 -=== Sur les Campagnes : ===
607 -
608 -(% class="MsoCaption" %)
609 -Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne.
610 -
611 -[[image:2021-12-30_17h22_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
612 -
613 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
614 -(% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié.
615 -
616 -[[image:2021-12-30_16h45_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
617 -
618 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
619 -(% class="small" %)Changer l'état d'avancement.
620 -
621 -[[image:2021-12-30_17h24_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
622 -
623 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
624 -(% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement.
625 -
626 -
627 -== ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. ==
628 -
629 -=== Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : ===
630 -
631 -
632 -[[image:2021-12-30_16h15_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
633 -
634 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
635 -(% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement.
636 -
637 -
638 -(% class="MsoCaption" %)
639 -[[image:2021-12-30_16h15_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
640 -
641 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
642 -(% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%)
643 -(% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %)
644 -
645 -(% id="HPourlaCampagne:" class="MsoCaption" %)
646 -=== Pour les Campagnes : ===
647 -
648 -(% class="MsoCaption" %)
649 -[[image:2021-12-30_16h28_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
650 -
651 -(% style="text-align: center;" %)
652 -(% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
653 -
654 -[[image:2021-12-30_16h28_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
655 -
656 -(% style="text-align: center;" %)
657 -(% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
658 -
659 -
660 -=== Modèles de PV musées de France et musées nationaux ===
661 -
662 -Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus.
663 -
664 -[[image:1663163903401-555.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="290" width="584"]]
665 -
666 -(% style="text-align: center;" %)
667 -Non localisés = non vus dans Flora
668 -
669 -Pour  les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements
670 -
671 -=== Requêtes sur l'historique des récolements ===
672 -
673 -==== Objets nécessitant des modifications à l’inventaire ====
674 -
675 -A radier (joindre une liste)... rédaction en cours
676 -
677 -==== Objets nécessitant des compléments d’identification ( à marquer, à photographier...) ====
678 -
679 -via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2
680 -
681 -(% class="box infomessage" %)
292 +(% class="box" %)
682 682  (((
683 -Attention, les nombres apparaissant entre parenthése sont comptabilisés sur toute la base documentaire, il faut donc lancer la recherche pour obtenir le résultat
294 +Aller plus loin
295 +[[MCC : export POP : signalement des biens constatés manquants ou volés >>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-france-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/specifications-d-export-vers-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france]]
684 684  )))
685 685  
686 -[[image:1663164804018-111.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
298 +(% class="box" %)
299 +(((
300 +**Icônes principales**
687 687  
688 -==== État de conservation du bien ====
302 +__Communes__
689 689  
690 -via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2
304 +* [[image:1753863617377-864.png||height="32" width="32"]] Créer 
305 +
306 +* [[image:1753863643894-162.png||height="31" width="30"]] Modifier 
307 +
308 +* [[image:1753877852633-767.png||height="28" width="28"]] Modifier par lot
691 691  
692 -[[image:1663164967991-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
310 + __Sous-campagnes__
693 693  
694 -==== Localisation des biens : Exposés dans les salles ou en réserve ====
695 -
696 -Généralement les campagnes sont organisées par emplacements donc concernent des salles du musée OU des réserves mais rarement les deux
697 -
698 -il est toutefois possible croiser la requete avec l'emplacement de référence des biens en selectionnat la branche de la table d'autorité des emplacements qui regroupe toutes les salles du musée ou toutes les réserves (utiliser 'lassiatnt pour activer la profondeur de recherche"
699 -
700 -[[image:1663165259686-230.png]]
701 -
702 -==== Documentation photographique des biens ====
703 -
704 -Argentique ou Format numérique
705 -
706 -Cette requête est délicate car il faut croiser la recherche avec la phototheque pour savoir si une notice photo est liée et si elle concerne une photo numérique ou argentiquie
707 -
708 -Utiliser l**a recherche par liens sur les biens**
709 -
710 -choisir l'emplacement à récoler dans la campagne, puis le support de la photo liée au bien (ce qui suppose que le champ a été renseigné ce qui 'est pas toujours le cas)
711 -
712 -[[image:1663166194800-369.png]]
713 -
714 -
715 -== ETAPE 6 : Post-récolement ==
716 -
717 -..en cours de ré-écriture
718 -
719 -=== Signalement des manquants sur POP/Joconde ===
720 -
721 -[[https:~~/~~/www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France]]
722 -
723 -La passerelle d'export POP/Joconde de FLora musée a été adaptée pour permettre le versement des notices de biens manquants tels que décrit dans l'article du site du ministère de la culture ci dessus
724 -
725 -Se reporter à l'article sur [[export POP/Joconde de Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]] pour savoir comment produire le fichier zip à verser sur POP
726 -
727 -
728 -(% id="HSuividesanomalies" class="CxSpMiddle" %)
729 -=== Suivi des anomalies ===
730 -
731 -(% class="CxSpMiddle" %)
732 -Pour le suivi des anomalies il sera possible de chercher directement l’information sur Flora.
733 -
734 -[[image:2021-12-30_17h48_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
735 -
736 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
737 -(% class="small" %)Recherche "suite à donner".
738 -
739 -[[image:2021-12-30_18h22_07.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
740 -
741 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
742 -(% class="small" %)Recherche "état".
743 -
744 -
745 -(% id="HClF4turerlessuitesE0donner" class="CxSpFirst" %)
746 -=== (% id="cke_bm_2543S" style="display:none" %) (%%)Clôturer les suites à données ===
747 -
748 -Ne pas oublier de clôturer les suite à donner après les avoir traitées
749 -
750 -Pour une fiche récolement, faire modifier puis changer l'état d'avancement.
751 -
752 -Pour un lot de fiches récolement faire une recherche simple comme ci dessous par exemple :
753 -
754 -[[image:2022-02-25_15h31_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
755 -
756 -(% id="cke_bm_23087S" style="display:none" %) (%%)Puis utiliser l'outil modification par lot de fiches [[image:2022-02-25_14h34_39.png||class="img-circle"]].
757 -
758 -Reproduire l'écran ci-dessous et lancer le traitement ou cliquer sur forcer et mettre uniquement la Nouvelle valeur.
759 -
760 -[[image:2022-02-25_15h25_03.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
761 -
762 -(% class="CxSpFirst" %)
763 -Résultat:
764 -
765 -=== Saisie des données minimales de récolement manquantes dans les notices biens ===
766 -
767 -(% class="CxSpFirst" style="text-align:left;text-align:left" %)
768 -Les notices des biens saisis dans la base documentaire ne comportent pas forcément les données minimales attendues lors d’un récolement. La liste des biens à récoler dans un emplacement signalera les manques flagrants (dimensions, matières-technique, …) en indiquant les champs manquant avec un point d'exclamation "!" (comme nous pouvons le voir dans le petit encadré[[image:2021-12-28_15h32_44.png]] ci dessous) . Vous pouvez avoir accès à la notice bien directement pour réaliser les modifications souhaitées[[image:2021-12-30_11h27_36.png]] à droite (A gauche, cela ouvre la notice de récolement).
769 -
770 -(% class="MsoCaption" %)
771 -[[image:2021-12-30_18h00_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
772 -
773 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
774 -(% class="small" %)Modification d'une notice bien en récolement
775 -
776 -
777 -= Récolement direct sans planification de campagnes =
778 -
779 -(% class="CxSpFirst" %)
780 -Dans le cas où la structure n’a pas le temps ou les moyen humain de planifier un récolement, il sera possible de réaliser un récolement ponctuel via l’interface de la notice objet directement.
781 -
782 -(% class="CxSpMiddle" %)
783 -Recherchons la notice 2021.1.1 par exemple, appuyons sur le bouton " récolement complémentaire hors campagne de récolement décennal".
784 -
785 -[[image:2021-12-30_18h12_38.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
786 -
787 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
788 -(% class="small" %)Saisi d'un récolement complémentaire
789 -
790 -(% class="CxSpMiddle" %)
791 -Flora va donc créer directement une notice de récolement, vous pouvez décider de la lier ou non à une campagne existante.
792 -
793 -[[image:2021-12-30_18h14_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
794 -
795 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
796 -(% class="small" %)Création d'une notice de récolement
797 -
798 -[[image:2021-12-30_18h16_29.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
799 -
800 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
801 -(% class="small" %)Notice de récolement crée.
802 -
803 -(% class="MsoCaption" %)
804 -[[image:2021-12-30_18h19_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
805 -
806 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
807 -(% class="small" %)Résultat sur la notice Bien.
808 -
809 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
810 -(((
811 -Votre dernier récolement apparaitra ensuite directement sur la notice, comme pour un récolement réalisé via le module. Le plus de cette technique et la rapidité et la simplicité. Le point négatif étant l’impossibilité de préparer son récolement et de ne pouvoir récoler qu’à la volée (notice par notice).
312 +* [[image:1753877543554-145.png||height="31" width="32"]] Terminer la saisie de la sous-campagne
313 +
314 +* [[image:1753877570676-446.png||height="29" width="30"]] Démarrer les récolements
315 +
316 +* [[image:1753877620819-280.png||height="31" width="28"]] Clôturer la sous-campagne
317 +
318 +* [[image:1753878266736-599.png||height="29" width="32"]] Formats d'impressions pour PV de récolement
319 +
320 +* [[image:1753878182828-182.png||height="30" width="30"]] Basculer en mode liste de résultats
321 +
322 +* [[image:1753877721227-351.png||height="36" width="39"]] Visualiser la notice de récolement
323 +
324 +* [[image:1753863704139-919.png||height="35" width="35"]]Modifier la notice de récolement
812 812  )))
813 -
814 -(% class="box warningmessage" %)
815 -(((
816 -⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).**
817 817  )))
818 818  
819 -= =
820 -
821 -= Informations du tableau de bord =
822 -
823 -Le tableau de bord, présent sur la page d'accueil de Flora, permet de suivre d'un simple clic :
824 -
825 -* Les récolements.
826 -* Le campagnes de récolements.
827 -* Les travaux à réaliser.
828 -
829 -[[image:2021-12-30_18h06_55.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
830 -
831 831  (% style="text-align: center;" %)
832 -(% class="small" %)En bas du tableau de bord (ici version 4.5 même chose en Version 4).
833 -
834 -= Questions / réponses =
835 -
836 -[[accéder aux questions/réponses>>doc:A masquer.faq.WebHome]]
837 -
838 -
839 -(% style="text-align: center;" %)
840 840  
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