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Modifications pour le document Suivre, clôturer et analyser le récolement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:40
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 15:45
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 10:54
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -89,215 +89,181 @@
89 89  
90 90  = Planifier les campagnes de récolement =
91 91  
92 +La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
93 +
92 92  == Créer une campagne de récolement ==
93 93  
96 +1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
97 +1. Cliquez sur le bouton créer.
98 +1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
99 +1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
94 94  
95 -[[Légende>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 +(% class="box infomessage" %)
102 +(((
103 +**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
104 +)))
96 96  
106 +[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 -[[Légende>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 99  
109 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 100  
101 -[[Légende>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 102  
112 +[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
115 +== Ajouter des sous-campagnes ==
105 105  
117 +Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
106 106  
107 -
108 -)))
109 -)))|(% style="width:300px" %)(((
110 -(% class="box" %)
111 -(((
112 -**Sommaire**
113 -)))
119 +(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
120 +|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
121 +|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
114 114  
115 -(% class="box" %)
116 -(((
117 -**Aller plus loin**
123 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
118 118  
119 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
120 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
121 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
122 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
125 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
126 +1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
127 +1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
123 123  
124 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
125 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
126 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
127 -)))
129 +[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
129 -(% class="box" %)
130 -(((
131 -**Icônes principales**
132 -)))
133 -)))
134 134  
132 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
136 136  
135 +==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
137 137  
137 +1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
138 +1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
139 +1. Sélectionnez les notices à récoler.
140 +1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
138 138  
142 +[[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 139  
140 -(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
141 -= Planification des campagnes de récolement =
142 142  
143 -(% class="CxSpFirst" %)
144 -Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
145 +[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 145  
146 -(% class="CxSpMiddle" %)
147 -Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
148 148  
149 -(% class="CxSpMiddle" %)
150 -Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
148 +[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
152 152  
153 -1. aisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
151 +[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  
155 -== Etape 1 créer une campagne ==
156 156  
157 -[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
154 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 -=== Créer les campagnes de récolement ===
160 160  
161 -(% class="box infomessage" %)
157 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
158 +
159 +1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
160 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
161 +1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
162 +1. Cliquez sur **Valider.**
163 +
164 +Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
165 +
166 +* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
167 +* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
168 +
169 +(% class="box warningmessage" %)
162 162  (((
163 -[[image:Créer une campagne récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
171 +Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
164 164  )))
165 165  
166 -Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
174 +[[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 167  
168 -(% class="CxSpFirst" %)
169 -La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
170 170  
171 -[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
177 +[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172 172  
173 -(% class="CxSpMiddle" %)
174 -Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
175 175  
176 -[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
180 +[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 -(% style="text-align: center;" %)
179 -(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
180 180  
183 +== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
181 181  
182 -(% class="CxSpMiddle" %)
183 -Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
185 +* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
184 184  
185 -(% class="CxSpMiddle" %)
186 -Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
187 +[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 187  
188 -(% class="CxSpMiddle" %)
189 -Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
190 190  
191 -(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %)
192 -=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
190 +[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 193  
194 -(% class="box infomessage" %)
195 -(((
196 -[[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
197 -)))
198 198  
199 -Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
193 +* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
200 200  
201 -(% class="box infomessage" %)
202 -(((
203 -Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
204 -)))
195 +[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205 205  
206 -(% class="MsoCaption" %)
207 -[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
208 208  
209 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
210 -(% class="small" %)Ajout d'un emplacement
198 +[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 211  
212 -(% class="MsoCaption" %)
213 -[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
214 214  
215 -(% style="text-align: center;" %)
216 -(% class="small" %)Saisie d'un emplacement
201 +== Éditer le planning d'une campagne ==
217 217  
218 -Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
204 +Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
219 219  
220 -* European Paintings, 1250-1800.
221 -* Musical instruments.
222 -* Greek and Roman Art.
223 -* Réserves MET.
224 -* L'aile Americaine.
225 -* European Sculpture and Decorative Arts.
206 +[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 226  
227 -(% class="MsoCaption" %)
228 -[[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
229 229  
230 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
231 -(% class="small" %)Visu des emplacements récolés
209 +[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 232  
233 -(% class="CxSpMiddle" %)
234 -Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
235 235  
236 -[[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
237 237  
238 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
239 -(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
240 240  
241 -(% class="CxSpMiddle" %)
242 -Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
243 243  
244 -(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
245 -== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
246 246  
247 -Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
248 248  
249 -(% class="box infomessage" %)
217 +
218 +
219 +)))
220 +)))|(% style="width:300px" %)(((
221 +(% class="box" %)
250 250  (((
251 -[[image:Générer les notices de récolements.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
223 +**Sommaire**
252 252  )))
253 253  
254 -Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
226 +(% class="box" %)
227 +(((
228 +**Aller plus loin**
255 255  
256 -(% class="MsoCaption" %)
257 -[[image:2022-02-04_23h44_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
230 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
231 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
232 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
233 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
258 258  
259 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
260 -(% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
235 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
236 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
237 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
238 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
239 +)))
261 261  
262 -=== Récoler par domaine / typologie ===
241 +(% class="box" %)
242 +(((
243 +**Icônes principales**
244 +)))
245 +)))
263 263  
264 -Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
265 265  
266 -[[image:2021-12-30_11h43_52.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
267 267  
268 268  
269 -[[image:2021-12-30_11h42_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
270 270  
271 -Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
272 272  
273 -[[image:2021-12-30_11h58_50.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
274 274  
275 -(% class="CxSpMiddle" %)
276 -Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
277 277  
278 -(% class="box infomessage" %)
279 -(((
280 -Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
281 -)))
282 282  
283 -[[image:2021-12-30_12h01_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
284 284  
285 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
286 -(% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
287 287  
288 -(% class="MsoCaption" %)
289 -[[image:2021-12-30_12h03_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="135" width="445" class="img-thumbnail"]]
290 290  
291 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
292 -(% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
293 293  
294 294  
295 -(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
296 -Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
297 297  
298 -[[image:2021-12-30_12h11_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
299 299  
300 300  
263 +
264 +
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266 +
301 301  (% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
302 302  ==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
303 303  
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