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Modifications pour le document Suivre, clôturer et analyser le récolement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:40
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modifié par Joséphine Ducruet
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 16:27
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Suivre, clôturer et analyser le récolement
1 +Récoler des biens
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,325 +1,800 @@
1 1  (% class="wikigeneratedid" %)
2 2  (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
3 3  
4 -(% class="table-striped" %)
5 5  |(% style="width:840px" %)(((
6 -(((
7 7  (% class="box" %)
8 8  (((
9 -Le récolement ne s’arrête pas une fois les biens vérifiés : il implique un suivi précis de l’avancement, l’édition de documents officiels, l’exploitation des données collectées et la mise en œuvre des actions correctives identifiées.
7 +Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
10 10  
11 -Cette phase finale, essentielle pour garantir la conformité réglementaire et la qualité de la gestion des collections, permet de transformer les constats en décisions concrètes et d’assurer la continuité du travail engagé.
9 +Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Suivre l'avancement du récolement =
13 += Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
16 16  
17 -Le suivi s’effectue à la fois au niveau **des sous-campagnes** et **de la campagne globale**, avec un système de statuts, de pictogrammes et de codes couleurs.
15 +Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :
18 18  
19 -== Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==
17 +* De s'assurer de la **traçabilité des biens**,
18 +* De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,
19 +* D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
20 +* De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.
20 20  
21 -Dans chaque sous-campagne, des boutons d’action permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.
22 +Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.
22 22  
24 += Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
23 23  
24 -(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Étape**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; width:498px" %)**Description**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; width:221px" %)**Icône associée**
25 -|**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:1753877543554-145.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
26 -|**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:1753877570676-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="29" width="30"]]
27 -|**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:1753877620819-280.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="31" width="28"]]
26 +Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :
28 28  
29 -**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la sous-campagne principale.
28 +(% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation **
29 +|(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01
30 +|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
31 +|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
30 30  
31 -(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
32 -|(%%)(% style="color:#e67e22" %)Orange|sous-campagne en préparation
33 -|(%%)(% style="color:#2ecc71" %)Vert|sous-campagne en cours
34 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|sous-campagne clôturée
33 +== Préparer la base avant de récoler ==
35 35  
36 -[[Sous-campagne → bouton mise à jour de l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 +Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
37 37  
37 +1. (((
38 +**Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :
38 38  
39 -[[Campagne  → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 +* Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
41 +* Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.
42 +)))
43 +1. (((
44 +**Une saisie documentaire suffisamment avancée** :
40 40  
46 +* Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
47 +* Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).
48 +)))
49 +1. (((
50 +**Des localisations fiables** :
41 41  
42 -== Suivre l'avancement d'une campagne ==
52 +* Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
53 +* Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.
54 +)))
55 +1. (((
56 +**Un périmètre clair** :
43 43  
44 -Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur** la modification manuelle **du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.
58 +* Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
59 +* Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
60 +)))
45 45  
46 -Pour modifier l’état d’avancement :
62 +== Étapes du processus de récolement dans Flora ==
47 47  
48 -1. Ouvrez la fiche de la campagne.
49 -1. Passez en modification.
50 -1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
51 -1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.
64 +Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
52 52  
53 -Une fois l’état d’avancement renseigné, des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.
66 +1. **Créer la campagne**
67 +Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
68 +1. **Créer les sous-campagnes**
69 +À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
70 +1. **Ajouter les biens à récoler**
71 +Automatiquement ou manuellement.
72 +1. **Effectuer le récolement**
73 +En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
74 +1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
75 +Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
54 54  
55 -(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
56 -|(%%)(% style="color:#e67e22" %)Orange|Campagne en préparation
57 -|(%%)(% style="color:#2ecc71" %)Vert|Campagne en cours
58 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|Campagne clôturée
77 +== Fonctionnalités du module Récolement ==
59 59  
60 -[[Campagne  → bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 +Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
61 61  
81 +(% class="active" %)|Fonction|Détail
82 +|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
83 +|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
84 +|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
85 +|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
86 +|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
87 +|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
88 +|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
62 62  
63 -[[Campagne  → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 += Planifier les campagnes de récolement =
64 64  
92 +La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
65 65  
66 -[[Campagne  → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 +== Créer une campagne de récolement ==
67 67  
96 +1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
97 +1. Cliquez sur le bouton créer.
98 +1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
99 +1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
68 68  
69 -[[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 +(% class="box infomessage" %)
102 +(((
103 +**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
104 +)))
70 70  
106 +[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 -== Suivre le récolement depuis le tableau de bord ==
73 73  
74 -En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, le tableau de bord de Flora propose trois raccourcis pour :
109 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 -* Consulter l’état des objets récolés, avec des liens directs vers les notices concernées,
77 -* Voir les campagnes par statut (en préparation, en cours, clôturées),
78 -* Accéder aux suites post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).
79 79  
80 -Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une **vision transversale** de l’ensemble des opérations.
112 +[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
114 +
115 +== Ajouter des sous-campagnes ==
116 +
117 +Une fois la campagne créée et enregistrée, vous pouvez y associer les espaces à récoler via des sous-campagnes.
118 +
119 +Deux méthodes sont possibles :
120 +
121 +* par emplacement à récoler.
122 +* par paniers.
123 +
124 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
125 +
126 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler.**
127 +1. Renseignez les champs requis (libellé, emplacement à récoler, dates, etc.).
128 +1. Cliquez sur Enregistrer. La sous-campagne est créée mais elle est vide de biens à récoler. Il faut maintenant ajouter les biens à récoler dans l'emplacement.
129 +
130 +[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 +
132 +
133 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 +
135 +
136 +==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
137 +
138 +1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
139 +1. Recherchez les notices dans les emplacements pour les rapatrier.
140 +
141 +[[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 +
143 +
144 +
145 +
146 +
147 +=== Méthode 2 : par panier ===
148 +
149 +1. Préparez un **panier de notices de biens**.
150 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter via un panier**.
151 +1. Sélectionnez le panier concerné.
152 +1. Flora génère automatiquement les sous-campagnes à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices.
153 +
82 82  (% class="box infomessage" %)
83 83  (((
84 -**Astuce** : ces raccourcis évitent de passer par les menus et offrent une vue transversale de l’avancement.
156 +**Astuce** : si le panier contient plus de 2000 notices, la création est automatiquement découpée en plusieurs sous-campagnes selon les emplacements.
85 85  )))
86 86  
87 -[[Ex. Tableau de bord →  Suivi des récolements ; Récolement : travaux à réaliser ; Suivi des campagnes.>>image:1753784386186-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  
89 89  
90 -= Produire les statistiques et les procès-verbaux =
91 91  
92 -Une fois la saisie terminée, Flora permet de générer **des statistiques** et **les PV officiels** (Musées de France ou Musées nationaux).
93 93  
94 -* **Sous-campagne** → Exporter les listes de biens et statistiques
95 -* **Campagne entière** → Utiliser le format //Statistiques pour PV de récolement//
96 96  
97 -Ces éditions peuvent être imprimées ou archivées en PDF.
98 98  
99 -Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.
165 +
166 +)))
167 +)))|(% style="width:300px" %)(((
168 +(% class="box" %)
169 +(((
170 +**Sommaire**
171 +)))
100 100  
101 -(% class="box infomessage" %)
173 +(% class="box" %)
102 102  (((
103 -(% class="mark small" %)**Depuis la version 4.7**(%%), les **statistiques intégrées aux procès-verbaux de récolement** ont été **entièrement retravaillées** afin de **se conformer aux attentes du ministère de la Culture**.
104 -Elles s’appuient désormais sur les indicateurs réglementaires officiels et garantissent une **lecture homogène et conforme aux modèles attendus par le Service des Musées de France (SMF)**.
175 +**Aller plus loin**
176 +
177 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
178 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
179 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
180 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
181 +
182 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
183 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
184 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
105 105  )))
106 106  
107 -== Pour la sous-campagne ==
187 +(% class="box" %)
188 +(((
189 +**Icônes principales**
190 +)))
191 +)))
108 108  
109 -* Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.
110 -* Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.
111 111  
112 -[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 113  
114 -== Pour la campagne ==
115 115  
116 -* Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.
117 -* Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.
118 118  
119 -[[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
121 -= Exploiter les données du récolement via la recherche =
122 -)))
123 123  
124 -En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**.
125 125  
126 -Ces recherches permettent de :
200 +
127 127  
128 -* préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),
129 -* suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),
130 -* ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.
202 +(% class="MsoCaption" %)
203 +
131 131  
132 -Ces requêtes ciblées facilitent le traitement des anomalies et le pilotage des actions post-récolement.
205 +
133 133  
134 -Elles s’appuient sur les tables **campagnes **et **historique des biens récolés**.
207 +(% class="MsoCaption" %)
208 +
135 135  
210 +
136 136  
137 -**Voici quelques recherches types à reproduire ou adapter dans Flora.**
212 +(% class="CxSpMiddle" %)
213 +
138 138  
139 -== Repérer les campagnes clôturées sans PV ==
215 +(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
216 +== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
140 140  
141 -**Objectif** : Identifier les campagnes terminées du second récolement décennal pour lesquelles le procès-verbal n’a pas encore été édité.
218 +Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
142 142  
143 -**Méthode** :
220 +(% class="box infomessage" %)
221 +(((
222 +[[image:Générer les notices de récolements.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
223 +)))
144 144  
145 -1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
146 -1. Sélectionnez la **table Campagnes. **
147 -1. **Passer en recherche experte**
148 -1. **Appliquer les critères :**
225 +Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
149 149  
150 -* Numéro de récolement = 2
151 -* État d’avancement = terminé PV à éditer
227 +(% class="MsoCaption" %)
228 +[[image:2022-02-04_23h44_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
152 152  
153 -(% start="5" %)
154 -1. **Lancer la recherche pour obtenir la liste des notices concernées.**
230 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
231 +(% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
155 155  
233 +=== Récoler par domaine / typologie ===
156 156  
235 +Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
157 157  
158 -[[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753781567199-110.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 +[[image:2021-12-30_11h43_52.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
159 159  
160 160  
161 -== Lister les biens à marquer du premier récolement ==
240 +[[image:2021-12-30_11h42_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
162 162  
163 -**Objectif :** Extraire la liste des biens déjà récolés lors du premier récolement (n°1) et pour lesquels un marquage a été identifié comme suite à donner.
242 +Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
164 164  
244 +[[image:2021-12-30_11h58_50.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
245 +
246 +(% class="CxSpMiddle" %)
247 +Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
248 +
165 165  (% class="box infomessage" %)
166 166  (((
167 -Ce type de recherche permet de suivre les anomalies constatées et d'établir un plan d'action pour les traiter en post-récolement.
251 +Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
168 168  )))
169 169  
170 -**Méthode :**
254 +[[image:2021-12-30_12h01_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
171 171  
172 -1. Ouvrir l’espace de travail **Récoler**.
173 -1. Sélectionner la table **Historique des biens récolés**.
174 -1. Passer en **recherche experte**.
175 -1. Appliquer les critères :
256 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
257 +(% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
176 176  
177 -* Numéro de récolement = 1
178 -* Suites à donner contient = à marquer
259 +(% class="MsoCaption" %)
260 +[[image:2021-12-30_12h03_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="135" width="445" class="img-thumbnail"]]
179 179  
180 -(% start="5" %)
181 -1. Lancer la recherche pour afficher la liste des biens concernés.
262 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
263 +(% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
182 182  
183 -[[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 184  
266 +(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
267 +Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
185 185  
186 -== Vérifier le type de documentation photographique ==
269 +[[image:2021-12-30_12h11_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
187 187  
188 -**Objectif : **Différencier les objets photographiés en argentique et en numérique afin de préparer des actions de numérisation ou de suivi documentaire.
189 189  
190 -Cette recherche nécessite **de croiser plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) **via la recherche par liens.
272 +(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
273 +==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
191 191  
192 -**Méthode : **
193 193  
194 -1. Ouvrir la table **Biens** puis passer en **recherche par liens**.
195 -1. Lier les tables **Récolements** (par campagne ou numéro de récolement) et **Photos** (par support technique).
196 -1. Filtrer par type de support : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE.
197 -1. Lancer la recherche pour obtenir la liste des notices correspondantes.
276 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
277 +(((
278 +**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
279 +En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
280 +)))
198 198  
199 -[[Recherche par liens sur les biens → ex. distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.>>image:1753780719842-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 +[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
200 200  
201 201  
202 -= Gérer le post-récolement =
203 203  
204 -Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires permettent d’assurer la continuité de la gestion des collections et de traiter les suites nécessaires.
286 +[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 205  
206 -Ces actions peuvent inclure :
288 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
289 +(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
207 207  
208 -* le **signalement des biens manquants** aux autorités compétentes,
209 -* la **planification des traitements** identifiés pendant le récolement,
210 -* la **mise à jour des notices** pour clôturer le suivi.
291 +(% class="box warningmessage" %)
292 +(((
293 +Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
294 +)))
211 211  
212 -== Signaler les biens manquants sur POP/Joconde ==
296 +=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
213 213  
214 -Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent [[déclarer sur la plateforme **POP**>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/diffusion-sur-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/Verser-sur-Joconde-les-biens-constates-manquants-ou-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-des-collections-d-un-musee-de-France||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] (ex-Joconde) les biens constatés comme //manquants// ou //volés// à l’issue du récolement décennal.
298 +une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
215 215  
216 -La passerelle d’export **POP/Joconde** intégrée à Flora Musées permet de :
300 +[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
217 217  
218 -* Générer un fichier d’export conforme aux normes du ministère,
219 -* Déposer ce fichier sur la plateforme POP,
220 -* Assurer la traçabilité réglementaire du signalement.
302 +== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
221 221  
222 -== Organiser les traitements post-récolement ==
304 +=== Travailler déconnecté de Flora ===
223 223  
224 -Les constats effectués pendant le récolement peuvent nécessiter des interventions spécifiques : reprise de marquage, prises de vue, restaurations, inventaires complémentaires…
306 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
307 +(((
308 +A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
309 +- via un tableur.
310 +- via papier-crayon.
311 +- via l'application RecolApp.
312 +)))
225 225  
226 -Pour planifier et suivre ces actions dans Flora, créez un **événement interne** adapté au type d’intervention.
314 +//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
227 227  
228 -(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; width:397px" %)**Constat lors du récolement**|(% style="background-color:#cbcbea; width:580px" %)**Type d’événement à créer**
229 -|(% style="width:397px" %)Marquage absent ou défectueux|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Marquage**
230 -|(% style="width:397px" %)Bien à photographier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Photographie**
231 -|(% style="width:397px" %)Lot d’objets à inventorier ou à étudier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : chantier des collections**
232 -|(% style="width:397px" %)Bien à restaurer|(% style="width:580px" %)**Traitement de conservation et analyse**
316 +* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
317 +* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
233 233  
234 -== Clôturer les suites à donner ==
319 +(% class="CxSpFirst" %)
320 +S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
235 235  
236 -Une fois les actions correctives réalisées, il est important de **mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées**.
322 +(% class="CxSpMiddle" %)
323 +Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
237 237  
238 -=== Sur une notice individuelle ===
325 +(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
326 +=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
239 239  
240 -1. Ouvrez la notice de récolement.
241 -1. Cliquez sur **Modifier**.
242 -1. Mettez à jour le champ **État d’avancement** avec **Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées**.
243 -1. Cliquez sur **Enregistrer**.
328 +(% class="CxSpLast" %)
329 +Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
244 244  
245 -[[Notice de récolement → bouton modifier.>>image:1753790854237-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
331 +* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
246 246  
333 +=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
247 247  
248 -[[Notice de récolement → modification du champ **État d'avancement **et enregistrement. >>image:1753790958225-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 +* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
336 +** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
337 +//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
338 +*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
339 +*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
340 +** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
249 249  
342 +(% class="CxSpMiddle" %)
343 +En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
250 250  
251 -[[Résultat → état d'avancement mis à jour dans la notice de récolement.>>image:1753790973902-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 +(% class="CxSpMiddle" %)
346 +L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
252 252  
253 -=== Par lot de fiches ===
348 +(% class="CxSpMiddle" %)
349 +Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
254 254  
255 -1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées dans **l'Historique des biens récolés**.
256 -1. Sélectionnez les notices à modifier.
257 -1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.
258 -1. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ **État d’avancement **et renseignez la nouvelle valeur.
259 -1. Lancez le traitement.
351 +=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
260 260  
261 261  (% class="box infomessage" %)
262 262  (((
263 -**Astuce** : Utiliser l’option //Forcer// pour remplacer une valeur déjà présente dans le champ sur toutes les notices sélectionnées.
355 +[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
264 264  )))
265 265  
266 -[[Historique des biens récolés → exemple de recherche (biens à marquer du second récolement).>>image:1753791279467-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
358 +Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
267 267  
360 +(% class="CxSpFirst" %)
361 +Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
268 268  
269 -[[Liste de résultats  → sélection des biens et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753791358344-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 270  
364 +[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
271 271  
272 -[[Modification par lot → Remplacer les données du champ **État d'avancement**. >>image:1753791404806-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
366 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
367 +(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
273 273  
369 +[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
274 274  
275 -[[Résultat → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753791575103-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
372 +(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
276 276  
277 -
278 -)))
279 -)))|(% style="width:300px" %)(((
280 -(% class="box" %)
281 -(((
282 -**Sommaire**
374 +(% class="CxSpMiddle" %)
375 +Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
283 283  
284 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
285 -)))
377 +[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
286 286  
287 -(% class="box" %)
379 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
380 +(% class="small" %)Tous.
381 +
382 +[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
383 +
384 +(% style="text-align: center;" %)
385 +(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
386 +
387 +
388 +=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
389 +
390 +Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
391 +
392 +(% class="CxSpMiddle" %)
393 +Commençons par aller sur cette notice :
394 +
395 +[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 +
397 +(% class="CxSpMiddle" %)
398 +Passons en modification :
399 +
400 +[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
401 +
402 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
403 +(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
404 +
405 +(% class="CxSpFirst" %)
406 +Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
407 +
408 +(% class="CxSpLast" %)
409 +J’indique donc :
410 +
411 +* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
412 +* Les deux problèmes.
413 +* Les suites à donner.
414 +* Le nom du récoleur.
415 +
416 +(% class="MsoCaption" %)
417 +[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
418 +
419 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
420 +(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
421 +
422 +(% class="MsoCaption" %)
423 +[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
424 +
425 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
426 +(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
427 +
428 +(% class="MsoCaption" %)
429 +[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
430 +
431 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
432 +(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
433 +
434 +(% class="CxSpMiddle" %)
435 +Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
436 +
437 +[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
438 +
439 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
440 +(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
441 +
442 +(% class="CxSpMiddle" %)
443 +Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
444 +
445 +[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
446 +
447 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
448 +(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
449 +
450 +[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
451 +
452 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
453 +(% class="small" %)Réalisé sans suite
454 +
455 +(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
456 +=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
457 +
458 +Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
459 +
460 +//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
461 +
462 +(% class="MsoCaption" %)
463 +Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
464 +
465 +[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
466 +
467 +(% class="MsoCaption" %)
468 +Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
469 +
470 +(% class="box infomessage" %)
288 288  (((
289 -**Aller plus loin**
472 +Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
473 +)))
290 290  
291 -* [[MCC : export POP : signalement des biens constatés manquants ou volés >>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-france-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/specifications-d-export-vers-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france]]
475 +[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
476 +
477 +Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
478 +
479 +[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
480 +
481 +(% class="box warningmessage" %)
482 +(((
483 +ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
292 292  )))
293 293  
294 -(% class="box" %)
486 +[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
487 +
488 +L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
489 +
490 +[[image:1656938064489-651.png]]
491 +
492 +
493 +[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
494 +
495 +(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
496 +=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
497 +
498 +les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette)
499 +
500 +ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements
501 +
502 +[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
503 +
504 +(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
505 +=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
506 +
507 +L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
508 +
509 +Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
510 +
511 +[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
512 +
513 +(% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
514 +== ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
515 +
516 +=== Sur les emplacements à récoler dans les campagnes ===
517 +
518 +(% class="CxSpFirst" %)
519 +En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp.
520 +
521 +[[image:2021-12-30_15h59_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
522 +
523 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
524 +(% class="small" %)Validation du commencement du récolement
525 +
526 +(% class="MsoCaption" %)
527 +[[image:2021-12-30_17h40_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
528 +
529 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
530 +(% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer.
531 +
532 +(% class="MsoCaption" %)
533 +[[image:2021-12-30_17h42_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
534 +
535 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
536 +(% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%)​
537 +
538 + Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]].
539 +
540 +[[image:2022-02-07_14h42_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
541 +
542 +(% style="text-align: center;" %)
543 +(% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne.
544 +
545 +Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé.
546 +
547 +(% class="MsoCaption" %)
548 +Sur l'emplacement, il est possible de :
549 +
550 +* Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]]
551 +* Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]]
552 +* ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]]
553 +
554 +[[image:2021-12-30_16h07_59.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
555 +
556 +
557 +[[image:2021-12-30_16h08_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
558 +
559 +
560 +[[image:2021-12-30_16h09_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
561 +
562 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
563 +(% class="small" %)Fonctionnement des boutons
564 +
565 +(% id="HPourlesCampagnes:" class="MsoCaption" %)
566 +=== Sur les Campagnes : ===
567 +
568 +(% class="MsoCaption" %)
569 +Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne.
570 +
571 +[[image:2021-12-30_17h22_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
572 +
573 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
574 +(% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié.
575 +
576 +[[image:2021-12-30_16h45_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
577 +
578 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
579 +(% class="small" %)Changer l'état d'avancement.
580 +
581 +[[image:2021-12-30_17h24_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
582 +
583 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
584 +(% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement.
585 +
586 +
587 +== ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. ==
588 +
589 +=== Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : ===
590 +
591 +
592 +[[image:2021-12-30_16h15_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
593 +
594 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
595 +(% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement.
596 +
597 +
598 +(% class="MsoCaption" %)
599 +[[image:2021-12-30_16h15_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
600 +
601 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
602 +(% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%)
603 +(% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %)
604 +
605 +(% id="HPourlaCampagne:" class="MsoCaption" %)
606 +=== Pour les Campagnes : ===
607 +
608 +(% class="MsoCaption" %)
609 +[[image:2021-12-30_16h28_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
610 +
611 +(% style="text-align: center;" %)
612 +(% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
613 +
614 +[[image:2021-12-30_16h28_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
615 +
616 +(% style="text-align: center;" %)
617 +(% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
618 +
619 +
620 +=== Modèles de PV musées de France et musées nationaux ===
621 +
622 +Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus.
623 +
624 +[[image:1663163903401-555.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="290" width="584"]]
625 +
626 +(% style="text-align: center;" %)
627 +Non localisés = non vus dans Flora
628 +
629 +Pour  les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements
630 +
631 +=== Requêtes sur l'historique des récolements ===
632 +
633 +==== Objets nécessitant des modifications à l’inventaire ====
634 +
635 +A radier (joindre une liste)... rédaction en cours
636 +
637 +==== Objets nécessitant des compléments d’identification ( à marquer, à photographier...) ====
638 +
639 +via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2
640 +
641 +(% class="box infomessage" %)
295 295  (((
296 -**Icônes principales**
643 +Attention, les nombres apparaissant entre parenthése sont comptabilisés sur toute la base documentaire, il faut donc lancer la recherche pour obtenir le résultat
644 +)))
297 297  
298 -__Communes__
646 +[[image:1663164804018-111.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
299 299  
300 -* [[image:1753863617377-864.png||height="32" width="32"]] Créer 
301 -
302 -* [[image:1753863643894-162.png||height="31" width="30"]] Modifier 
303 -
304 -* [[image:1753877852633-767.png||height="28" width="28"]] Modifier par lot
648 +==== État de conservation du bien ====
305 305  
306 - __Sous-campagnes__
650 +via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2
307 307  
308 -* [[image:1753877543554-145.png||height="31" width="32"]] Terminer la saisie de la sous-campagne
309 -
310 -* [[image:1753877570676-446.png||height="29" width="30"]] Démarrer les récolements
311 -
312 -* [[image:1753877620819-280.png||height="31" width="28"]] Clôturer la sous-campagne
313 -
314 -* [[image:1753878266736-599.png||height="29" width="32"]] Formats d'impressions pour PV de récolement
315 -
316 -* [[image:1753878182828-182.png||height="30" width="30"]] Basculer en mode liste de résultats
317 -
318 -* [[image:1753877721227-351.png||height="36" width="39"]] Visualiser la notice de récolement
319 -
320 -* [[image:1753863704139-919.png||height="35" width="35"]]Modifier la notice de récolement
652 +[[image:1663164967991-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
653 +
654 +==== Localisation des biens : Exposés dans les salles ou en réserve ====
655 +
656 +Généralement les campagnes sont organisées par emplacements donc concernent des salles du musée OU des réserves mais rarement les deux
657 +
658 +il est toutefois possible croiser la requete avec l'emplacement de référence des biens en selectionnat la branche de la table d'autorité des emplacements qui regroupe toutes les salles du musée ou toutes les réserves (utiliser 'lassiatnt pour activer la profondeur de recherche"
659 +
660 +[[image:1663165259686-230.png]]
661 +
662 +==== Documentation photographique des biens ====
663 +
664 +Argentique ou Format numérique
665 +
666 +Cette requête est délicate car il faut croiser la recherche avec la phototheque pour savoir si une notice photo est liée et si elle concerne une photo numérique ou argentiquie
667 +
668 +Utiliser l**a recherche par liens sur les biens**
669 +
670 +choisir l'emplacement à récoler dans la campagne, puis le support de la photo liée au bien (ce qui suppose que le champ a été renseigné ce qui 'est pas toujours le cas)
671 +
672 +[[image:1663166194800-369.png]]
673 +
674 +
675 +== ETAPE 6 : Post-récolement ==
676 +
677 +..en cours de ré-écriture
678 +
679 +=== Signalement des manquants sur POP/Joconde ===
680 +
681 +[[https:~~/~~/www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France]]
682 +
683 +La passerelle d'export POP/Joconde de FLora musée a été adaptée pour permettre le versement des notices de biens manquants tels que décrit dans l'article du site du ministère de la culture ci dessus
684 +
685 +Se reporter à l'article sur [[export POP/Joconde de Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]] pour savoir comment produire le fichier zip à verser sur POP
686 +
687 +
688 +(% id="HSuividesanomalies" class="CxSpMiddle" %)
689 +=== Suivi des anomalies ===
690 +
691 +(% class="CxSpMiddle" %)
692 +Pour le suivi des anomalies il sera possible de chercher directement l’information sur Flora.
693 +
694 +[[image:2021-12-30_17h48_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
695 +
696 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
697 +(% class="small" %)Recherche "suite à donner".
698 +
699 +[[image:2021-12-30_18h22_07.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
700 +
701 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
702 +(% class="small" %)Recherche "état".
703 +
704 +
705 +(% id="HClF4turerlessuitesE0donner" class="CxSpFirst" %)
706 +=== (% id="cke_bm_2543S" style="display:none" %) (%%)Clôturer les suites à données ===
707 +
708 +Ne pas oublier de clôturer les suite à donner après les avoir traitées
709 +
710 +Pour une fiche récolement, faire modifier puis changer l'état d'avancement.
711 +
712 +Pour un lot de fiches récolement faire une recherche simple comme ci dessous par exemple :
713 +
714 +[[image:2022-02-25_15h31_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
715 +
716 +(% id="cke_bm_23087S" style="display:none" %) (%%)Puis utiliser l'outil modification par lot de fiches [[image:2022-02-25_14h34_39.png||class="img-circle"]].
717 +
718 +Reproduire l'écran ci-dessous et lancer le traitement ou cliquer sur forcer et mettre uniquement la Nouvelle valeur.
719 +
720 +[[image:2022-02-25_15h25_03.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
721 +
722 +(% class="CxSpFirst" %)
723 +Résultat:
724 +
725 +=== Saisie des données minimales de récolement manquantes dans les notices biens ===
726 +
727 +(% class="CxSpFirst" style="text-align:left;text-align:left" %)
728 +Les notices des biens saisis dans la base documentaire ne comportent pas forcément les données minimales attendues lors d’un récolement. La liste des biens à récoler dans un emplacement signalera les manques flagrants (dimensions, matières-technique, …) en indiquant les champs manquant avec un point d'exclamation "!" (comme nous pouvons le voir dans le petit encadré[[image:2021-12-28_15h32_44.png]] ci dessous) . Vous pouvez avoir accès à la notice bien directement pour réaliser les modifications souhaitées[[image:2021-12-30_11h27_36.png]] à droite (A gauche, cela ouvre la notice de récolement).
729 +
730 +(% class="MsoCaption" %)
731 +[[image:2021-12-30_18h00_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
732 +
733 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
734 +(% class="small" %)Modification d'une notice bien en récolement
735 +
736 +
737 += Récolement direct sans planification de campagnes =
738 +
739 +(% class="CxSpFirst" %)
740 +Dans le cas où la structure n’a pas le temps ou les moyen humain de planifier un récolement, il sera possible de réaliser un récolement ponctuel via l’interface de la notice objet directement.
741 +
742 +(% class="CxSpMiddle" %)
743 +Recherchons la notice 2021.1.1 par exemple, appuyons sur le bouton " récolement complémentaire hors campagne de récolement décennal".
744 +
745 +[[image:2021-12-30_18h12_38.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
746 +
747 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
748 +(% class="small" %)Saisi d'un récolement complémentaire
749 +
750 +(% class="CxSpMiddle" %)
751 +Flora va donc créer directement une notice de récolement, vous pouvez décider de la lier ou non à une campagne existante.
752 +
753 +[[image:2021-12-30_18h14_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
754 +
755 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
756 +(% class="small" %)Création d'une notice de récolement
757 +
758 +[[image:2021-12-30_18h16_29.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
759 +
760 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
761 +(% class="small" %)Notice de récolement crée.
762 +
763 +(% class="MsoCaption" %)
764 +[[image:2021-12-30_18h19_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
765 +
766 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
767 +(% class="small" %)Résultat sur la notice Bien.
768 +
769 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
770 +(((
771 +Votre dernier récolement apparaitra ensuite directement sur la notice, comme pour un récolement réalisé via le module. Le plus de cette technique et la rapidité et la simplicité. Le point négatif étant l’impossibilité de préparer son récolement et de ne pouvoir récoler qu’à la volée (notice par notice).
321 321  )))
773 +
774 +(% class="box warningmessage" %)
775 +(((
776 +⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).**
322 322  )))
323 323  
779 += =
780 +
781 += Informations du tableau de bord =
782 +
783 +Le tableau de bord, présent sur la page d'accueil de Flora, permet de suivre d'un simple clic :
784 +
785 +* Les récolements.
786 +* Le campagnes de récolements.
787 +* Les travaux à réaliser.
788 +
789 +[[image:2021-12-30_18h06_55.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
790 +
324 324  (% style="text-align: center;" %)
792 +(% class="small" %)En bas du tableau de bord (ici version 4.5 même chose en Version 4).
793 +
794 += Questions / réponses =
795 +
796 +[[accéder aux questions/réponses>>doc:A masquer.faq.WebHome]]
797 +
798 +
799 +(% style="text-align: center;" %)
325 325  
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