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Modifications pour le document Suivre, clôturer et analyser le récolement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:40
Depuis la version 115.1
modifié par admin admin
sur 2025/08/12 12:02
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 10:54
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Suivre, analyser et finaliser le récolement
1 +Récoler des biens
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -2,364 +2,794 @@
2 2  (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
3 3  
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 -(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
9 9  
10 10  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Suivre l'avancement du récolement =
13 += Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
15 15  
16 -Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne et des sous-campagnes. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.
15 +Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :
17 17  
18 -== Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==
17 +* De s'assurer de la **traçabilité des biens**,
18 +* De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,
19 +* D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
20 +* De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.
19 19  
20 -Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.
22 +Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.
21 21  
22 -Ce suivi repose sur trois actions principales :
24 += Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
23 23  
24 -(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Étape**|(% style="background-color:#cbcbea; width:498px" %)**Description**|(% style="background-color:#cbcbea; width:221px" %)**Icône associée**
25 -|**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
26 -|**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27 -|**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
26 +Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :
28 28  
29 -[[Sous-campagne → bouton mise à jour de l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28 +(% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation **
29 +|(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01
30 +|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
31 +|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
30 30  
33 +== Préparer la base avant de récoler ==
31 31  
32 -Une fois ces étapes réalisées :
35 +Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
33 33  
34 -* Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**.
35 -* Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**.
36 -* Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**.
37 +1. (((
38 +**Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :
37 37  
38 -(% class="box infomessage" %)
39 -(((
40 -Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.
40 +* Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
41 +* Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.
41 41  )))
43 +1. (((
44 +**Une saisie documentaire suffisamment avancée** :
42 42  
43 -[[Campagne  → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 +* Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
47 +* Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).
48 +)))
49 +1. (((
50 +**Des localisations fiables** :
44 44  
52 +* Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
53 +* Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.
54 +)))
55 +1. (((
56 +**Un périmètre clair** :
45 45  
46 -== Suivre l'avancement d'une campagne ==
58 +* Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
59 +* Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
60 +)))
47 47  
48 -Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.
62 +== Étapes du processus de récolement dans Flora ==
49 49  
50 -Pour modifier l’état d’avancement :
64 +Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
51 51  
52 -1. Ouvrez la fiche de la campagne.
53 -1. Passez en modification.
54 -1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
55 -1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.
66 +1. **Créer la campagne**
67 +Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
68 +1. **Créer les sous-campagnes**
69 +À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
70 +1. **Ajouter les biens à récoler**
71 +Automatiquement ou manuellement.
72 +1. **Effectuer le récolement**
73 +En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
74 +1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
75 +Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
56 56  
57 -Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global :
77 +== Fonctionnalités du module Récolement ==
58 58  
59 -(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
60 -|Orange|Campagne en préparation
61 -|Vert|Campagne en cours
62 -|Gris|Campagne clôturée
79 +Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
63 63  
81 +(% class="active" %)|Fonction|Détail
82 +|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
83 +|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
84 +|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
85 +|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
86 +|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
87 +|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
88 +|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
89 +
90 += Planifier les campagnes de récolement =
91 +
92 +La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
93 +
94 +== Créer une campagne de récolement ==
95 +
96 +1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
97 +1. Cliquez sur le bouton créer.
98 +1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
99 +1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
100 +
64 64  (% class="box infomessage" %)
65 65  (((
66 -Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.
103 +**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
67 67  )))
68 68  
69 -[[Campagne  → bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 +[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
71 71  
72 -[[Campagne  → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 73  
74 74  
75 -[[Campagne  → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 +[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 77  
78 -[[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 +== Ajouter des sous-campagnes ==
79 79  
117 +Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
80 80  
81 -== Suivi du récolement depuis le tableau de bord ==
119 +(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
120 +|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
121 +|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
82 82  
83 -En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, **le tableau de bord de Flora** offre un suivi global et synthétique du récolement.
123 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
84 84  
85 -Depuis la page d’accueil, trois encarts dédiés permet d’accéder en un clic :
125 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
126 +1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
127 +1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
86 86  
87 -* Aux **états d’avancement des objets récolés**, avec des liens directs vers les notices concernées,
88 -* Aux **campagnes de récolement**, affichées selon leur statut (en préparation, en cours, clôturées),
89 -* Aux **suites à donner** en post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).
129 +[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  
91 -Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une **vision transversale** de l’ensemble des opérations.
92 92  
93 -(% class="box infomessage" %)
132 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 +
134 +
135 +==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
136 +
137 +1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
138 +1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
139 +1. Sélectionnez les notices à récoler.
140 +1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
141 +
142 +[[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 +
144 +
145 +[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 +
147 +
148 +[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 +
150 +
151 +[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +
153 +
154 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 +
156 +
157 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
158 +
159 +1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
160 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
161 +1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
162 +1. Cliquez sur **Valider.**
163 +
164 +Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
165 +
166 +* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
167 +* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
168 +
169 +(% class="box warningmessage" %)
94 94  (((
95 -**Astuce** : servez-vous de ces raccourcis du tableau de bord pour accéder rapidement aux notices à compléter ou vérifier l’état d’une campagne, sans passer par les espaces de travail ni les menus.
171 +Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
96 96  )))
97 97  
98 -[[Ex. Tableau de bord →  Suivi des récolements ; Récolement : travaux à réaliser ; Suivi des campagnes.>>image:1753784386186-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 +[[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 99  
100 100  
101 -= Produire les statistiques et les procès-verbaux =
177 +[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 102  
103 -Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**.
104 104  
105 -(% class="box infomessage" %)
180 +[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 +
182 +
183 +== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
184 +
185 +* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
186 +
187 +[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 +
189 +
190 +[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 +
192 +
193 +* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
194 +
195 +[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 +
197 +
198 +[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 +
200 +
201 +== Éditer le planning d'une campagne ==
202 +
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
204 +Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 +
206 +[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 +
208 +
209 +[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 +
211 +
212 +
213 +
214 +
215 +
216 +
217 +
218 +
219 +)))
220 +)))|(% style="width:300px" %)(((
221 +(% class="box" %)
106 106  (((
107 -Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.
223 +**Sommaire**
108 108  )))
109 109  
110 -== Pour une sous-campagne ==
226 +(% class="box" %)
227 +(((
228 +**Aller plus loin**
111 111  
112 -* Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.
113 -* Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.
230 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
231 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
232 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
233 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
114 114  
115 -[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
236 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
237 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
238 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
239 +)))
116 116  
241 +(% class="box" %)
242 +(((
243 +**Icônes principales**
244 +)))
245 +)))
117 117  
118 -[[Ex. Format d'impression →** liste des biens vus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 119  
120 120  
121 -== Pour la campagne entière ==
122 122  
123 -* Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.
124 -* Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.
125 125  
126 -[[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 127  
128 128  
129 -[[Ex. Format d'impression → **Statistiques pour PV de récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
131 131  
132 -= Exploiter les données du récolement via la recherche =
255 +
256 +
257 +
258 +
259 +
260 +
261 +
262 +
263 +
264 +
265 +
266 +
267 +(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
268 +==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
269 +
270 +
271 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
272 +(((
273 +**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
274 +En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
133 133  )))
134 134  
135 -En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**.
277 +[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
136 136  
137 -Ces recherches permettent de :
138 138  
139 -* préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),
140 -* suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),
141 -* ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.
142 142  
143 -Elles s’appuient sur les tables **campagnes **et **historique des biens récolés**.
281 +[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
144 144  
145 -Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de recherches utiles.
283 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
284 +(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
146 146  
147 -== Dans les campagnes ==
286 +(% class="box warningmessage" %)
287 +(((
288 +Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
289 +)))
148 148  
149 -=== Identifier les campagnes terminées du second récolement et dont le procès-verbal reste à éditer ===
291 +=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
150 150  
151 -**Objectif** : repérer, dans le **deuxième récolement décennal**, les campagnes clôturées, mais pour lesquelles le **PV n’a pas encore été produit**.
293 +une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
152 152  
153 -**Méthode** :
295 +[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
154 154  
155 -1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
156 -1. Sélectionnez la **table Campagnes. **
157 -1. (((
158 -Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
297 +== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
159 159  
160 -* Numéro de récolement = 2
161 -* État d’avancement = terminé PV à éditer
299 +=== Travailler déconnecté de Flora ===
300 +
301 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
302 +(((
303 +A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
304 +- via un tableur.
305 +- via papier-crayon.
306 +- via l'application RecolApp.
162 162  )))
163 -1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
164 164  
165 -[[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753781567199-110.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 +//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
166 166  
311 +* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
312 +* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
167 167  
168 -== Dans l'historique des récolements ==
314 +(% class="CxSpFirst" %)
315 +S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
169 169  
170 -=== Identifier les biens récolés lors du premier récolement et nécessitant un marquage ===
317 +(% class="CxSpMiddle" %)
318 +Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
171 171  
172 -**Objectif :** lister les objets déjà récolés lors de la **campagne n°1** du récolement, pour lesquels une **action de marquage** a été identifiée comme suite à donner.
320 +(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
321 +=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
173 173  
323 +(% class="CxSpLast" %)
324 +Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
325 +
326 +* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
327 +
328 +=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
329 +
330 +* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
331 +** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
332 +//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
333 +*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
334 +*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
335 +** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
336 +
337 +(% class="CxSpMiddle" %)
338 +En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
339 +
340 +(% class="CxSpMiddle" %)
341 +L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
342 +
343 +(% class="CxSpMiddle" %)
344 +Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
345 +
346 +=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
347 +
174 174  (% class="box infomessage" %)
175 175  (((
176 -Ce type de recherche permet de suivre les anomalies constatées et d'établir un plan d'action pour les traiter en post-récolement.
350 +[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
177 177  )))
178 178  
179 -**Méthode :**
353 +Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
180 180  
181 -1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
182 -1. Sélectionnez la **table Historique des biens récolés**
183 -1. (((
184 -Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
355 +(% class="CxSpFirst" %)
356 +Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
185 185  
186 -* Numéro de récolement = 1
187 -* Suites à donner contient = à marquer
188 -)))
189 -1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
190 190  
191 -[[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
359 +[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
192 192  
361 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
362 +(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
193 193  
194 -== Dans les biens ==
364 +[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
195 195  
196 -=== Vérifier la documentation photographique des biens ===
366 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
367 +(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
197 197  
198 -**Objectif : **Distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.
369 +(% class="CxSpMiddle" %)
370 +Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
199 199  
200 -Cette recherche nécessite **de croiser plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) **via la recherche par liens.
372 +[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
201 201  
202 -**Méthode : **
374 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
375 +(% class="small" %)Tous.
203 203  
204 -1. Rendez-vous dans la table **Biens > Recherche par liens**.
205 -1. Recherchez sur les tables Récolements (par campagne ou numéro de récolement) et Photos (par support technique).
206 -1. Filtrez par **type de support** : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE. Cela suppose que les photos sont bien **liées aux notices de biens** et que le champ **Support technique** est renseigné.
207 -1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
377 +[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
208 208  
209 -[[Recherche par liens sur les biens → ex. distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.>>image:1753780719842-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
379 +(% style="text-align: center;" %)
380 +(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
210 210  
211 211  
383 +=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
212 212  
213 -= Gérer le post-récolement =
385 +Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
214 214  
215 -Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires peuvent être menées pour assurer la continuité de la gestion des collections et préparer les suites nécessaires : signalement des biens manquants, planification des traitements ou valorisation des constats établis.
387 +(% class="CxSpMiddle" %)
388 +Commençons par aller sur cette notice :
216 216  
217 -== Signaler les biens manquants sur POP/Joconde ==
390 +[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
218 218  
219 -Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent signaler sur la plateforme POP les biens constatés comme manquants ou volés à l’issue du récolement décennal.
392 +(% class="CxSpMiddle" %)
393 +Passons en modification :
220 220  
221 -La passerelle d'export POP/Joconde de Flora Musées a été adaptée pour répondre à cette obligation. Elle permet de générer un fichier d’export conforme, à verser sur la plateforme du ministère.
395 +[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
222 222  
223 -== Organiser les traitements post-récolement ==
397 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
398 +(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
224 224  
225 -Lorsque le récolement met en évidence des constats nécessitant des interventions (reprise de marquage, prises de vue, chantiers de traitement...), il est possible de formaliser ces suites dans Flora.
400 +(% class="CxSpFirst" %)
401 +Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
226 226  
227 -Pour cela, vous pouvez **créer des événements internes** pour suivre, organiser et documenter les actions à réaliser.
403 +(% class="CxSpLast" %)
404 +J’indique donc :
228 228  
229 -Cas d'usage fréquents :
406 +* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
407 +* Les deux problèmes.
408 +* Les suites à donner.
409 +* Le nom du récoleur.
230 230  
231 -(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; width:397px" %)**Constat lors du récolement**|(% style="background-color:#cbcbea; width:580px" %)**Type d’événement à créer**
232 -|(% style="width:397px" %)Marquage absent ou défectueux|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Marquage**
233 -|(% style="width:397px" %)Bien à photographier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Photographie**
234 -|(% style="width:397px" %)Lot d’objets à inventorier ou à étudier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : chantier des collections**
235 -|(% style="width:397px" %)Bien à restaurer|(% style="width:580px" %)**Traitement de conservation et analyse**
411 +(% class="MsoCaption" %)
412 +[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
236 236  
237 -== Clôturer les suites à donner ==
414 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
415 +(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
238 238  
239 -Une fois les actions correctives réalisées, il est important de **mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées**.
417 +(% class="MsoCaption" %)
418 +[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
240 240  
241 -=== Sur une notice individuelle ===
420 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
421 +(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
242 242  
243 -1. Ouvrez la notice de récolement.
244 -1. Cliquez sur **Modifier**.
245 -1. Mettez à jour le champ **État d’avancement** avec **Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées**.
246 -1. Cliquez sur **Enregistrer**.
423 +(% class="MsoCaption" %)
424 +[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
247 247  
248 -[[Notice de récolement → bouton modifier.>>image:1753790854237-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
426 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
427 +(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
249 249  
429 +(% class="CxSpMiddle" %)
430 +Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
250 250  
251 -[[Notice de récolement → modification du champ **État d'avancement **et enregistrement. >>image:1753790958225-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432 +[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
252 252  
434 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
435 +(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
253 253  
254 -[[Résultat → état d'avancement mis à jour dans la notice de récolement.>>image:1753790973902-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 +(% class="CxSpMiddle" %)
438 +Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
255 255  
440 +[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
256 256  
257 -=== Par lot de fiches ===
442 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
443 +(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
258 258  
259 -1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées dans **l'Historique des biens récolés**.
260 -1. Sélectionnez les notices à modifier.
261 -1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.
262 -1. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ **État d’avancement **et renseignez la nouvelle valeur.
263 -1. Lancez le traitement.
445 +[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
264 264  
447 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
448 +(% class="small" %)Réalisé sans suite
449 +
450 +(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
451 +=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
452 +
453 +Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
454 +
455 +//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
456 +
457 +(% class="MsoCaption" %)
458 +Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
459 +
460 +[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
461 +
462 +(% class="MsoCaption" %)
463 +Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
464 +
265 265  (% class="box infomessage" %)
266 266  (((
267 -**Astuce** : vous pouvez utiliser l’option **Forcer** dans la modification par lot si le champ contient déjà une valeur, et que vous souhaitez la remplacer pour toutes les notices sélectionnées.
467 +Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
268 268  )))
269 269  
270 -[[Historique des biens récolés → exemple de recherche (biens à marquer du second récolement).>>image:1753791279467-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
470 +[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
271 271  
472 +Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
272 272  
273 -[[Liste de résultats  → sélection des biens et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753791358344-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
474 +[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
274 274  
476 +(% class="box warningmessage" %)
477 +(((
478 +ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
479 +)))
275 275  
276 -[[Modification par lot → Remplacer les données du champ **État d'avancement**. >>image:1753791404806-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
481 +[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
277 277  
483 +L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
278 278  
279 -[[Résultat → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753791575103-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
485 +[[image:1656938064489-651.png]]
280 280  
281 -
282 -)))
283 -)))|(% style="width:300px" %)(((
284 -(% class="box" %)
285 -(((
286 -**Sommaire**
287 287  
288 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
289 -)))
488 +[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
290 290  
291 -(% class="box" %)
292 -(((
293 -**Aller plus loin**
490 +(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
491 +=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
294 294  
295 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
296 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
297 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
298 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
299 -* [[MCC : export POP : signalement des biens constatés manquants ou volés >>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-france-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/specifications-d-export-vers-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france]]
493 +les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette)
300 300  
301 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
302 -* [[Gérer les constats d'état de récolement>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/La%20r%C3%A9gie%20des%20collections/Cr%C3%A9er%20et%20g%C3%A9rer%20les%20constats%20d%27%C3%A9tat/#HCasparticulier:Commentdocumenterl2019E9tatdesbienslorsdurE9colement3F]]
303 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
304 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
305 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
306 -* [[Rechercher dans Flora >>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
307 -* [[Utiliser la recherche générique>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.FAQ Effectuer des recherches génériques dans l'espace de travail Administration.WebHome]]
308 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
309 -* [[Exporter vers POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
310 -* Gérer les évènements internes
311 -* [[Modifier des notices en lot>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.Manipuler les données en masse.5\.F\. Modifications globales.WebHome]]
312 -* [[Référentiel des champs - Campagne de récolement>>doc:.Campagne de récolement.WebHome]]
313 -* (((
314 -[[Référentiel des champs - Notice de récolement>>doc:.Notice de récolement.WebHome]]
315 -)))
316 -)))
495 +ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements
317 317  
318 -(% class="box" %)
497 +[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
498 +
499 +(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
500 +=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
501 +
502 +L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
503 +
504 +Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
505 +
506 +[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
507 +
508 +(% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
509 +== ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
510 +
511 +=== Sur les emplacements à récoler dans les campagnes ===
512 +
513 +(% class="CxSpFirst" %)
514 +En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp.
515 +
516 +[[image:2021-12-30_15h59_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
517 +
518 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
519 +(% class="small" %)Validation du commencement du récolement
520 +
521 +(% class="MsoCaption" %)
522 +[[image:2021-12-30_17h40_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
523 +
524 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
525 +(% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer.
526 +
527 +(% class="MsoCaption" %)
528 +[[image:2021-12-30_17h42_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
529 +
530 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
531 +(% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%)​
532 +
533 + Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]].
534 +
535 +[[image:2022-02-07_14h42_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
536 +
537 +(% style="text-align: center;" %)
538 +(% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne.
539 +
540 +Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé.
541 +
542 +(% class="MsoCaption" %)
543 +Sur l'emplacement, il est possible de :
544 +
545 +* Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]]
546 +* Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]]
547 +* ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]]
548 +
549 +[[image:2021-12-30_16h07_59.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
550 +
551 +
552 +[[image:2021-12-30_16h08_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
553 +
554 +
555 +[[image:2021-12-30_16h09_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
556 +
557 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
558 +(% class="small" %)Fonctionnement des boutons
559 +
560 +(% id="HPourlesCampagnes:" class="MsoCaption" %)
561 +=== Sur les Campagnes : ===
562 +
563 +(% class="MsoCaption" %)
564 +Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne.
565 +
566 +[[image:2021-12-30_17h22_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
567 +
568 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
569 +(% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié.
570 +
571 +[[image:2021-12-30_16h45_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
572 +
573 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
574 +(% class="small" %)Changer l'état d'avancement.
575 +
576 +[[image:2021-12-30_17h24_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
577 +
578 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
579 +(% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement.
580 +
581 +
582 +== ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. ==
583 +
584 +=== Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : ===
585 +
586 +
587 +[[image:2021-12-30_16h15_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
588 +
589 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
590 +(% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement.
591 +
592 +
593 +(% class="MsoCaption" %)
594 +[[image:2021-12-30_16h15_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
595 +
596 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
597 +(% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%)
598 +(% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %)
599 +
600 +(% id="HPourlaCampagne:" class="MsoCaption" %)
601 +=== Pour les Campagnes : ===
602 +
603 +(% class="MsoCaption" %)
604 +[[image:2021-12-30_16h28_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
605 +
606 +(% style="text-align: center;" %)
607 +(% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
608 +
609 +[[image:2021-12-30_16h28_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
610 +
611 +(% style="text-align: center;" %)
612 +(% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
613 +
614 +
615 +=== Modèles de PV musées de France et musées nationaux ===
616 +
617 +Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus.
618 +
619 +[[image:1663163903401-555.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="290" width="584"]]
620 +
621 +(% style="text-align: center;" %)
622 +Non localisés = non vus dans Flora
623 +
624 +Pour  les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements
625 +
626 +=== Requêtes sur l'historique des récolements ===
627 +
628 +==== Objets nécessitant des modifications à l’inventaire ====
629 +
630 +A radier (joindre une liste)... rédaction en cours
631 +
632 +==== Objets nécessitant des compléments d’identification ( à marquer, à photographier...) ====
633 +
634 +via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2
635 +
636 +(% class="box infomessage" %)
319 319  (((
320 -**Icônes principales**
638 +Attention, les nombres apparaissant entre parenthése sont comptabilisés sur toute la base documentaire, il faut donc lancer la recherche pour obtenir le résultat
639 +)))
321 321  
322 -__Communes__
641 +[[image:1663164804018-111.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
323 323  
324 -* [[image:1753863617377-864.png||height="32" width="32"]] Créer 
325 -
326 -* [[image:1753863643894-162.png||height="31" width="30"]] Modifier 
327 -
328 -* [[image:1753877852633-767.png||height="28" width="28"]] Modifier par lot
643 +==== État de conservation du bien ====
329 329  
330 -__Campagnes__
645 +via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2
331 331  
332 -* [[image:1753863617377-864.png||height="34" width="34"]] Ajouter un emplacement à récoler 
333 -
334 -* [[image:1753877997117-347.png||height="27" width="29"]] Actualiser 
335 -
336 -* [[image:1753863968641-612.png||height="33" width="34"]] Ajouter un panier à récoler
647 +[[image:1663164967991-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
337 337  
338 -__Sous-campagnes__
649 +==== Localisation des biens : Exposés dans les salles ou en réserve ====
339 339  
340 -* [[image:1753877543554-145.png||height="31" width="32"]] Terminer la saisie de la sous-campagne
341 -
342 -* [[image:1753877570676-446.png||height="29" width="30"]] Démarrer les récolements
343 -
344 -* [[image:1753877620819-280.png||height="31" width="28"]] Clôturer la sous-campagne
345 -
346 -* [[image:1753878107306-294.png||height="29" width="29"]] Exporter vers RecolApp
347 -
348 -* [[image:1753878266736-599.png||height="29" width="32"]] Formats d'impressions pour PV de récolement
349 -
350 -* [[image:1753863920797-619.png||height="29" width="32"]]Filtrer les notices de récolement
351 -
352 -* [[image:1753863617377-864.png]] Ajouter des biens à récoler
353 -
354 -* [[image:1753878182828-182.png||height="30" width="30"]] Basculer en mode liste de résultats
355 -
356 -* [[image:1753878385857-937.png||height="34" width="34"]] Récoler par action rapide
357 -
358 -* [[image:1753877721227-351.png||height="36" width="39"]] Visualiser la notice de récolement
359 -
360 -* [[image:1753863704139-919.png||height="35" width="35"]]Modifier la notice de récolement
651 +Généralement les campagnes sont organisées par emplacements donc concernent des salles du musée OU des réserves mais rarement les deux
652 +
653 +il est toutefois possible croiser la requete avec l'emplacement de référence des biens en selectionnat la branche de la table d'autorité des emplacements qui regroupe toutes les salles du musée ou toutes les réserves (utiliser 'lassiatnt pour activer la profondeur de recherche"
654 +
655 +[[image:1663165259686-230.png]]
656 +
657 +==== Documentation photographique des biens ====
658 +
659 +Argentique ou Format numérique
660 +
661 +Cette requête est délicate car il faut croiser la recherche avec la phototheque pour savoir si une notice photo est liée et si elle concerne une photo numérique ou argentiquie
662 +
663 +Utiliser l**a recherche par liens sur les biens**
664 +
665 +choisir l'emplacement à récoler dans la campagne, puis le support de la photo liée au bien (ce qui suppose que le champ a été renseigné ce qui 'est pas toujours le cas)
666 +
667 +[[image:1663166194800-369.png]]
668 +
669 +
670 +== ETAPE 6 : Post-récolement ==
671 +
672 +..en cours de ré-écriture
673 +
674 +=== Signalement des manquants sur POP/Joconde ===
675 +
676 +[[https:~~/~~/www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France]]
677 +
678 +La passerelle d'export POP/Joconde de FLora musée a été adaptée pour permettre le versement des notices de biens manquants tels que décrit dans l'article du site du ministère de la culture ci dessus
679 +
680 +Se reporter à l'article sur [[export POP/Joconde de Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]] pour savoir comment produire le fichier zip à verser sur POP
681 +
682 +
683 +(% id="HSuividesanomalies" class="CxSpMiddle" %)
684 +=== Suivi des anomalies ===
685 +
686 +(% class="CxSpMiddle" %)
687 +Pour le suivi des anomalies il sera possible de chercher directement l’information sur Flora.
688 +
689 +[[image:2021-12-30_17h48_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
690 +
691 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
692 +(% class="small" %)Recherche "suite à donner".
693 +
694 +[[image:2021-12-30_18h22_07.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
695 +
696 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
697 +(% class="small" %)Recherche "état".
698 +
699 +
700 +(% id="HClF4turerlessuitesE0donner" class="CxSpFirst" %)
701 +=== (% id="cke_bm_2543S" style="display:none" %) (%%)Clôturer les suites à données ===
702 +
703 +Ne pas oublier de clôturer les suite à donner après les avoir traitées
704 +
705 +Pour une fiche récolement, faire modifier puis changer l'état d'avancement.
706 +
707 +Pour un lot de fiches récolement faire une recherche simple comme ci dessous par exemple :
708 +
709 +[[image:2022-02-25_15h31_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
710 +
711 +(% id="cke_bm_23087S" style="display:none" %) (%%)Puis utiliser l'outil modification par lot de fiches [[image:2022-02-25_14h34_39.png||class="img-circle"]].
712 +
713 +Reproduire l'écran ci-dessous et lancer le traitement ou cliquer sur forcer et mettre uniquement la Nouvelle valeur.
714 +
715 +[[image:2022-02-25_15h25_03.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
716 +
717 +(% class="CxSpFirst" %)
718 +Résultat:
719 +
720 +=== Saisie des données minimales de récolement manquantes dans les notices biens ===
721 +
722 +(% class="CxSpFirst" style="text-align:left;text-align:left" %)
723 +Les notices des biens saisis dans la base documentaire ne comportent pas forcément les données minimales attendues lors d’un récolement. La liste des biens à récoler dans un emplacement signalera les manques flagrants (dimensions, matières-technique, …) en indiquant les champs manquant avec un point d'exclamation "!" (comme nous pouvons le voir dans le petit encadré[[image:2021-12-28_15h32_44.png]] ci dessous) . Vous pouvez avoir accès à la notice bien directement pour réaliser les modifications souhaitées[[image:2021-12-30_11h27_36.png]] à droite (A gauche, cela ouvre la notice de récolement).
724 +
725 +(% class="MsoCaption" %)
726 +[[image:2021-12-30_18h00_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
727 +
728 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
729 +(% class="small" %)Modification d'une notice bien en récolement
730 +
731 +
732 += Récolement direct sans planification de campagnes =
733 +
734 +(% class="CxSpFirst" %)
735 +Dans le cas où la structure n’a pas le temps ou les moyen humain de planifier un récolement, il sera possible de réaliser un récolement ponctuel via l’interface de la notice objet directement.
736 +
737 +(% class="CxSpMiddle" %)
738 +Recherchons la notice 2021.1.1 par exemple, appuyons sur le bouton " récolement complémentaire hors campagne de récolement décennal".
739 +
740 +[[image:2021-12-30_18h12_38.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
741 +
742 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
743 +(% class="small" %)Saisi d'un récolement complémentaire
744 +
745 +(% class="CxSpMiddle" %)
746 +Flora va donc créer directement une notice de récolement, vous pouvez décider de la lier ou non à une campagne existante.
747 +
748 +[[image:2021-12-30_18h14_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
749 +
750 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
751 +(% class="small" %)Création d'une notice de récolement
752 +
753 +[[image:2021-12-30_18h16_29.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
754 +
755 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
756 +(% class="small" %)Notice de récolement crée.
757 +
758 +(% class="MsoCaption" %)
759 +[[image:2021-12-30_18h19_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
760 +
761 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
762 +(% class="small" %)Résultat sur la notice Bien.
763 +
764 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
765 +(((
766 +Votre dernier récolement apparaitra ensuite directement sur la notice, comme pour un récolement réalisé via le module. Le plus de cette technique et la rapidité et la simplicité. Le point négatif étant l’impossibilité de préparer son récolement et de ne pouvoir récoler qu’à la volée (notice par notice).
361 361  )))
768 +
769 +(% class="box warningmessage" %)
770 +(((
771 +⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).**
362 362  )))
363 363  
774 += =
775 +
776 += Informations du tableau de bord =
777 +
778 +Le tableau de bord, présent sur la page d'accueil de Flora, permet de suivre d'un simple clic :
779 +
780 +* Les récolements.
781 +* Le campagnes de récolements.
782 +* Les travaux à réaliser.
783 +
784 +[[image:2021-12-30_18h06_55.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
785 +
364 364  (% style="text-align: center;" %)
787 +(% class="small" %)En bas du tableau de bord (ici version 4.5 même chose en Version 4).
788 +
789 += Questions / réponses =
790 +
791 +[[accéder aux questions/réponses>>doc:A masquer.faq.WebHome]]
792 +
793 +
794 +(% style="text-align: center;" %)
365 365  
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