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Code source wiki de Récoler des biens

Version 97.1 par Doriane Bautista le 2025/07/29 16:30
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="wikigeneratedid" %)
2 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
3
4 |(% style="width:840px" %)(((
5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
9
10 Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
11 )))
12
13 (((
14 = Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
15
16 Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :
17
18 * De s'assurer de la **traçabilité des biens**,
19 * De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,
20 * D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
21 * De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.
22
23 Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.
24
25 = Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
26
27 Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :
28
29 (% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation **
30 |(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01
31 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
32 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
33
34 == Préparer la base avant de récoler ==
35
36 Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
37
38 1. (((
39 **Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :
40
41 * Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
42 * Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.
43 )))
44 1. (((
45 **Une saisie documentaire suffisamment avancée** :
46
47 * Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
48 * Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).
49 )))
50 1. (((
51 **Des localisations fiables** :
52
53 * Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
54 * Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.
55 )))
56 1. (((
57 **Un périmètre clair** :
58
59 * Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
60 * Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
61 )))
62
63 == Étapes du récolement dans Flora ==
64
65 Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
66
67 1. **Créer la campagne**
68 Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
69 1. **Créer les sous-campagnes**
70 À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
71 1. **Ajouter les biens à récoler**
72 Automatiquement ou manuellement.
73 1. **Effectuer le récolement**
74 En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
75 1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
76 Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
77
78 == Fonctionnalités du module Récolement ==
79
80 Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
81
82 (% class="active" %)|Fonction|Détail
83 |Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
84 |Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
85 |Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
86 |Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
87 |Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
88 |Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
89 |Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
90
91 = Planifier les campagnes de récolement =
92
93 La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
94
95 == Créer une campagne de récolement ==
96
97 1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
98 1. Cliquez sur le bouton créer.
99 1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
100 1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
101
102 (% class="box infomessage" %)
103 (((
104 **Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
105 )))
106
107 [[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108
109
110 [[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111
112
113 [[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114
115
116 === Numéro de récolement vs numéro de la campagne : quelle différence ? ===
117
118 Lors de la création d’une campagne de récolement dans Flora, deux champs jouent un rôle structurant dans l’organisation et le suivi à long terme :
119
120 * (((
121 **Numéro de récolement**
122 Ce champ identifie la campagne décennale en cours.
123
124 >(% class="small" %)Par exemple, en 2022, nous sommes dans la **deuxième décennie** de récolement (2015–2025), donc la valeur à renseigner est **2**.
125 >(% class="small" %)Cette numérotation reste inchangée jusqu’au démarrage officiel du **troisième cycle décennal** (à partir de 2026).
126 )))
127 * (((
128 **Numéro de la campagne**
129 Ce champ permet de numéroter **les campagnes menées au sein d’un même cycle décennal**.
130
131 >(% class="small" %)Il sert à suivre leur succession dans le temps (ex. :1 pour la première campagne de 2015, 2 pour celle de 2017, etc.) et à structurer la planification progressive du récolement sur plusieurs années.
132 )))
133
134 Ce double repérage facilite **le pilotage multi-années** du récolement et l’édition des bilans décennaux exigés réglementairement.
135
136 [[Ex. Création de la 12e campagne du second récolement.>>image:1753784941571-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137
138 == Ajouter des sous-campagnes ==
139
140 Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
141
142 (% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
143 |**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
144 |**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
145
146 === Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
147
148 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
149 1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
150 1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
151
152 [[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153
154
155 [[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156
157
158 ==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
159
160 1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
161 1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
162 1. Sélectionnez les notices à récoler.
163 1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
164
165 [[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166
167
168 [[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169
170
171 [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172
173
174 [[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175
176
177 [[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178
179
180 === Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
181
182 1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
183 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
184 1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
185 1. Cliquez sur **Valider.**
186
187 Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
188
189 * Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
190 * Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
191
192 (% class="box warningmessage" %)
193 (((
194 Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
195 )))
196
197 [[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198
199
200 [[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201
202
203 [[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204
205
206 == Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
207
208 * Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
209
210 [[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211
212
213 [[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214
215
216 * Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
217
218 [[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219
220
221 [[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222
223
224 == Éditer le planning d'une campagne ==
225
226 Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
227 Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
228
229 [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230
231
232 [[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233
234
235 = Récoler les biens =
236
237 == Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
238
239 Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
240
241 Les filtres disponibles portent sur :
242
243 * **Le numéro d’inventaire**
244 * **L'emplacement de référence théorique**
245 * **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
246
247 Pour activer les filtres :
248
249 1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
250 1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
251 1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
252
253 (% class="box infomessage" %)
254 (((
255 Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
256 )))
257
258 [[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259
260
261 [[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262
263
264 Pour désactiver le filtre :
265
266 1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
267 1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
268
269 [[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270
271
272 == Récoler un bien par action rapide ==
273
274 L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
275
276 1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
277 1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
278 1. (((
279 Indiquez :
280
281 * Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
282 * La **date de récolement**, si différente de celle proposée
283 )))
284 1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
285
286 **Cette action renseigne automatiquement les champs :**
287
288 * Récolé le
289 * Récolé par
290 * État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
291 * Conformité avec le registre : oui
292
293 [[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294
295
296 [[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297
298
299 [[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300
301
302 == Récoler des biens par action rapide en lot ==
303
304 La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
305
306 1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
307 1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
308 1. (((
309 Renseignez :
310
311 * Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
312 * La **date de récolement**, si différente de la date du jour
313 )))
314 1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
315
316 **Cette action renseigne automatiquement les champs :**
317
318 * Récolé le
319 * Récolé par
320 * État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
321 * Conformité avec le registre : oui
322
323 (% class="box infomessage" %)
324 (((
325 Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
326 )))
327
328 [[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329
330
331 [[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332
333
334 [[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335
336
337 [[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338
339
340 == Compléter les notices après une action rapide ==
341
342 L’action rapide permet de valider un ou plusieurs récolements sans ouvrir la notice, mais certains champs (constat sur le numéro d'inventaire, état sommaire...) ne sont alors pas renseignés. Vous pouvez les compléter a posteriori grâce à la **modification par lot**.
343
344 Deux cas de figure se présentent :
345
346 === Vous venez d’utiliser l’action rapide ===
347
348 1. Restez dans la sous-campagne et basculez en mode liste de résultats.
349 1. Dans la liste de résultats: filtrez sur les notices récolées sur pièce et sur place, puis, sélectionnez les notices concernées.
350 1. Lancez la modification par lot depuis la barre d’outils.
351
352 [[Sous-campagne de récolement  → clic sur le bouton basculer en mode liste de résultats.>>image:1753798101538-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
353
354
355 [[Liste de résultats → filtre par état, sélection des notices et clic sur le bouton modifier par lot.>>image:1753798241006-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
356
357
358 [[Modification par lot → ajout d'un constat sur le numéro d'inventaire.>>image:1753798415579-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
359
360
361 [[Résultat → modification effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753798478529-138.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362
363
364 === Vous souhaitez revenir sur des notices plus tard ===
365
366 1. Effectuez une recherche ciblée dans le menu **Hist. biens récolés** de l’espace de travail **Récoler **:
367
368 * Par **date de récolement** (index Récolé le) ;
369 * Par **agent récoleur** (index Récolé par) ;
370 * Par **état d’avancement**, en filtrant par exemple sur Récolé sur pièce et sur place.
371
372 (% start="2" %)
373 1. Une fois la sélection faite, cliquez sur Modifier le lot de fiches pour compléter les champs nécessaires.
374
375 [[Historique des biens récolés → Rechercher tous les biens récolés sur pièce et sur place le 29/07/2025, par l'administrateur Flora.>>image:1753798597551-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376
377
378 [[Liste de résultats → sélection des notices et clic sur le bouton modifier par lot.>>image:1753798737285-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
379
380
381 [[Modification par lot → ajout d'informations sur la couverture photographique des oeuvres.>>image:1753798829168-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382
383
384 [[Résultat → modification effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753798883229-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385
386
387 == Récoler un bien via la notice de récolement ==
388
389 Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
390
391 Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
392
393 * Marquage défaillant ou absent
394 * État de conservation dégradé
395 * Non-conformité avec le registre ou la base
396 * Mauvaise localisation
397 * Bien non vu, détruit ou manquant
398 * Saisie d'un constat d'état complémentaire
399
400 (((
401 Procédure à suivre :
402
403 1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
404 1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
405 1. (((
406 Renseignez les anomalies constatées :
407
408 * Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
409 * Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
410 )))
411 1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
412 1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
413
414 [[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
415
416
417 [[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
418
419
420 [[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
421
422
423 == Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
424
425 Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
426
427 Procédure :
428
429 1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
430 1. Repérez le bien concerné
431 1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
432 1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
433
434 (% class="box infomessage" %)
435 (((
436 Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
437 )))
438
439 [[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
440
441
442 [[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443
444
445 [[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 )))
447
448
449
450
451
452
453 [[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454
455
456 [[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
457
458
459 == Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
460
461 Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
462
463 Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
464
465 |(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
466 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
467 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
468 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
469
470 (% class="box infomessage" %)
471 (((
472 Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
473 Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
474 Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
475 )))
476
477 [[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
478
479 == Relocaliser un bien pendant le récolement ==
480
481 Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
482
483 (% class="box warningmessage" %)
484 (((
485 La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
486 )))
487
488 === Notions d'emplacements ===
489
490 Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
491
492 (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
493 Terme​
494 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
495 Définition​
496 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
497 Usage courant​
498 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
499 Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
500 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
501 Équivalence notice de bien​
502 )))
503 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
504 Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
505 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
506 Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
507 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
508 Sert de base à la préparation des campagnes​
509 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
510 Non​
511 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
512 Emplacement de référence​
513 )))
514 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
515 Nouvel emplacement de référence​
516 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
517 Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
518 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
519 Si le bien a définitivement changé de lieu​
520 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
521 Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
522 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
523 Emplacement de référence​
524 )))
525 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
526 Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
527 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
528 Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
529 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
530 Utilisée en cas de mouvements planifiés​
531 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
532 Non​
533 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
534 Localisation temporaire​
535 )))
536 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
537 Nouvelle localisation temporaire​
538 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
539 Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
540 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
541 Sert à signaler un changement temporaire de place​
542 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
543 Non, valeur uniquement informative
544 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
545 Localisation temporaire​
546 )))
547
548 === Procédure pour relocaliser un bien ===
549
550 1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
551 1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
552 1. (((
553 Dans les champs dédiés :
554
555 * Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
556 * Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
557 )))
558 1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
559 1. Cliquez sur **Enregistrer**.
560
561 (% class="box warningmessage" %)
562 (((
563 La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
564 )))
565
566 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
567
568
569 [[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
570
571
572 [[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
573
574
575 == Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
576
577 Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
578
579 (% class="box infomessage" %)
580 (((
581 Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
582 )))
583
584 Procédure :
585
586 1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
587 1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
588 1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
589 1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
590 1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
591 1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
592
593 (% class="box infomessage" %)
594 (((
595 Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
596 La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
597 Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
598 )))
599
600 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
601
602
603 [[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
604
605
606 [[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
607
608
609 [[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
610
611
612 == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
613
614 En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.
615
616 (% class="box infomessage" %)
617 (((
618 Si vous effectuez le récolement via l'application **RecolApp**, **n’utilisez pas la fonctionnalité d’ajout de biens après la génération de la sous-campagne**.
619
620 * Cette fonction est réservée à un usage en saisie directe dans Flora.
621 * Les biens ainsi ajoutés, dont l’emplacement de référence ne correspond pas à celui défini dans la sous-campagne, **ne seront pas pris en compte dans l’export vers RecolApp** et **ne pourront donc pas être récolés en mode déconnecté**.
622 )))
623
624 === Ajouter un bien déjà existant ===
625
626 S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.
627
628 **Procédure :**
629
630 1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
631 1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
632 1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.
633 1. Sélectionnez le bien dans les résultats.
634 1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.
635
636 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
637
638
639 [[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
640
641
642 [[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
643
644
645 [[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
646
647
648 === Ajouter un bien non existant ===
649
650 Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.
651
652 **Procédure :**
653
654 1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
655 1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
656 1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.
657 1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
658 1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
659 1. Sinon, cliquez sur **Valider**.
660
661 (% class="box infomessage" %)
662 (((
663 La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne
664 )))
665
666 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
667
668
669 [[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
670
671
672 [[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
673
674
675 [[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
676
677
678 == Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==
679
680 **Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.
681
682 Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :
683
684 (% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités
685 |**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main
686 |**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.
687
688 Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :
689
690 * **La campagne de récolement** doit avoir été créée,
691 * **Les sous-campagnes** doivent être définies,
692 * **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,
693 * Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.
694
695 (% class="box infomessage" %)
696 (((
697 Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.
698 )))
699
700 === Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ===
701
702 Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :
703
704 (% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée
705 |Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain
706 |Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles
707
708 Procédure d’accès aux formats d’impression :
709
710 1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée.
711 1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils.
712 1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée.
713 1. (((
714 Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.
715 )))
716
717 (% class="box infomessage" %)
718 (((
719 Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.
720 )))
721
722 [[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
723
724
725 [[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
726
727
728 [[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
729
730
731 === Export RecolApp ===
732
733 Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.
734
735 Procédure d’export vers RecolApp :
736
737 1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
738 1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**.
739 1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp.
740
741 (% class="box infomessage" %)
742 (((
743 Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import.
744 )))
745
746 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
747
748
749 = Suivre l'avancement du récolement =
750
751 Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne, aussi bien au niveau des sous-campagnes que de la campagne principale. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.
752
753 == Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==
754
755 Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.
756
757 Ce suivi repose sur trois actions principales :
758
759 (% class="active" %)|=**Action**|=**Étape**|=(% style="width: 498px;" %)**Description**|=(% style="width: 221px;" %)**Icône associée**
760 |**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
761 |**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
762 |**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
763
764 [[Sous-campagne → bouton modifier l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
765
766
767 Une fois ces étapes réalisées :
768
769 * Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**.
770 * Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**.
771 * Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**.
772
773 (% class="box infomessage" %)
774 (((
775 Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.
776 )))
777
778 [[Campagne  → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
779
780
781 == Suivre l'avancement d'une campagne ==
782
783 Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.
784
785 Pour modifier l’état d’avancement :
786
787 1. Ouvrez la fiche de la campagne.
788 1. Passez en modification.
789 1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
790 1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.
791
792 Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global :
793
794 (% class="active" %)|=Couleur|=Signification
795 |Orange|Campagne non démarrée
796 |Vert|Campagne en cours
797 |Gris|Campagne clôturée
798
799 (% class="box infomessage" %)
800 (((
801 Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.
802 )))
803
804 [[Campagne  → clic sur le bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
805
806
807 [[Campagne  → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
808
809
810 [[Campagne  → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
811
812
813 [[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
814
815
816 == Suivi du récolement depuis le tableau de bord ==
817
818 En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, **le tableau de bord de Flora** offre un suivi global et synthétique du récolement.
819
820 Depuis la page d’accueil, trois encarts dédiés permet d’accéder en un clic :
821
822 * Aux **états d’avancement des objets récolés**, avec des liens directs vers les notices concernées,
823 * Aux **campagnes de récolement**, affichées selon leur statut (en préparation, en cours, clôturées),
824 * Aux **suites à donner** en post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).
825
826 Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une **vision transversale** de l’ensemble des opérations.
827
828 (% class="box infomessage" %)
829 (((
830 **Astuce** : servez-vous de ces raccourcis pour accéder rapidement aux notices à compléter ou vérifier l’état d’une campagne, sans passer par les espaces de travail ni les menus.
831 )))
832
833 [[Ex. Tableau de bord →  Suivi des récolements ; Récolement : travaux à réaliser ; Suivi des campagnes.>>image:1753784386186-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
834
835
836 = Produire les statistiques et les procès-verbaux =
837
838 Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**.
839
840 (% class="box infomessage" %)
841 (((
842 Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.
843 )))
844
845 == Pour une sous-campagne ==
846
847 * Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.
848 * Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.
849
850 [[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
851
852
853 [[Ex. Format d'impression →** liste des biens vus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
854
855
856 == Pour la campagne entière ==
857
858 * Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.
859 * Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.
860
861 [[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
862
863
864 [[Ex. Format d'impression → **Statistiques pour PV de récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
865
866
867 = Exploiter les données du récolement via la recherche =
868 )))
869
870 En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**.
871
872 Ces recherches permettent de :
873
874 * préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),
875 * suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),
876 * ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.
877
878 Elles s’appuient sur les tables des **campagnes **et l’**historique des récolements**.
879
880 Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de recherches utiles.
881
882 == Dans les campagnes ==
883
884 === Identifier les campagnes terminées du second récolement et dont le procès-verbal reste à éditer ===
885
886 **Objectif** : repérer, dans le **deuxième récolement décennal**, les campagnes clôturées, mais pour lesquelles le **PV n’a pas encore été produit**.
887
888 **Méthode** :
889
890 1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
891 1. Sélectionnez la **table Campagnes. **
892 1. (((
893 Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
894
895 * Numéro de récolement = 2
896 * État d’avancement = terminé PV à éditer
897 )))
898 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
899
900 [[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753781567199-110.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
901
902
903 == Dans l'historique des récolements ==
904
905 === Identifier les biens récolés lors du premier récolement et nécessitant un marquage ===
906
907 **Objectif :** lister les objets déjà récolés lors de la **campagne n°1** du récolement, pour lesquels une **action de marquage** a été identifiée comme suite à donner. Cela permet de suivre les anomalies constatées et d'établir un plan d'action pour les traiter en post-récolement.
908
909 **Méthode :**
910
911 1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
912 1. Sélectionnez la **table Historique des récolements**
913 1. (((
914 Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
915
916 * Numéro de récolement = 1
917 * Suites à donner contient = à marquer
918 )))
919 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
920
921 [[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
922
923
924 == Dans les biens ==
925
926 === Vérifier la documentation photographique des biens ===
927
928 **Objectif : **Distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.
929
930 Cette recherche nécessite un **croisement de plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) **via la recherche par liens.
931
932 **Méthode : **
933
934 1. Rendez-vous dans la table **Biens > Recherche par liens**.
935 1. Recherchez sur les tables Récolements (par campagne ou numéro de récolement) et Photos (par support technique).
936 1. Filtrez par **type de support** : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE. Cela suppose que les photos sont bien **liées aux notices de biens** et que le champ **Support technique** est renseigné.
937 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
938
939 [[Recherche par liens sur les biens → ex. distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.>>image:1753780719842-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
940
941
942 = Saisir un récolement hors campagne =
943
944 Dans certains cas, vous pouvez être amené à réaliser un récolement en dehors du cadre structuré des campagnes (récolement décennal ou thématique). Cela peut être le cas si votre établissement ne dispose pas du temps ou des ressources nécessaires pour planifier en amont.
945
946 Flora permet alors de créer une **notice de récolement directement depuis la fiche d’un bien**, de façon ponctuelle et rapide
947
948 (% class="box infomessage" %)
949 (((
950 * **Avantage** : procédure rapide, adaptée à un besoin immédiat (récolement à la volée).
951 * **Limite** : pas de structuration préalable, pas de sélection groupée, ni d’exports globaux associés.
952 )))
953
954 (% class="wikigeneratedid" id="HProcE9duredecrE9ationd2019unrE9colementponctuel" %)
955 **Procédure de création d’un récolement hors campagne : **
956
957 1. Recherchez la notice du bien concerné.
958 1. Ouvrez la fiche et cliquez sur le bouton **Récolement complémentaire hors campagne**.
959 1. Une **notice de récolement** est automatiquement créée et liée au bien.
960 1. Vous pouvez saisir immédiatement les constats (présence, état, localisation…).
961 1. Il est également possible de **lier cette notice à une campagne existante**, si besoin.
962 1. Une fois les données saisies, cliquez sur **Enregistrer.**
963
964 **Résultat : **
965
966 * La nouvelle notice de récolement s’affiche dans la table des récolements.
967 * Elle est rattachée au bien concerné.
968 * Le champ **Dernier récolement** est automatiquement mis à jour dans la fiche du bien.
969
970 [[Notice de bien → Bouton récolement complémentaire hors campagne.>>image:1753783229275-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
971
972
973 [[Notice de récolement → saisie des données et enregistrement. >>image:1753783579343-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
974
975
976 [[Résultats → notice de récolement enregistrée avec les données saisies ; lien automatique avec le bien.>>image:1753783660195-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
977
978
979 [[Notice de bien → champ **Dernier récolement** mis à jour.>>image:1753783780493-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
980
981
982 = Gérer le post-récolement =
983
984 Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires peuvent être menées pour assurer la continuité de la gestion des collections et préparer les suites nécessaires : signalement des biens manquants, planification des traitements ou valorisation des constats établis.
985
986 == Signaler les biens manquants sur POP/Joconde ==
987
988 Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent signaler sur la plateforme POP les biens constatés comme manquants ou volés à l’issue du récolement décennal.
989
990 La passerelle d'export POP/Joconde de Flora Musées a été adaptée pour répondre à cette obligation. Elle permet de générer un fichier d’export conforme, à verser sur la plateforme du ministère.
991
992 == Organiser les traitements post-récolement ==
993
994 Lorsque le récolement met en évidence des constats nécessitant des interventions (reprise de marquage, prises de vue, chantiers de traitement...), il est possible de formaliser ces suites dans Flora.
995
996 Pour cela, vous pouvez **créer des événements internes** pour suivre, organiser et documenter les actions à réaliser.
997
998 Cas d'usage fréquents :
999
1000 (% class="active" %)|=(% style="width: 397px;" %)Constat lors du récolement|=(% style="width: 580px;" %)Type d’événement à créer
1001 |(% style="width:397px" %)Marquage absent ou défectueux|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Marquage**
1002 |(% style="width:397px" %)Bien à photographier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Photographie**
1003 |(% style="width:397px" %)Lot d’objets à inventorier ou à étudier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : chantier des collections**
1004 |(% style="width:397px" %)Bien à restaurer|(% style="width:580px" %)**Traitement de conservation et analyse**
1005
1006 == Clôturer les suites à donner ==
1007
1008 Une fois les actions correctives réalisées, il est important de **mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées**.
1009
1010 === Sur une notice individuelle ===
1011
1012 1. Ouvrez la notice de récolement.
1013 1. Cliquez sur **Modifier**.
1014 1. Mettez à jour le champ **État d’avancement** avec **Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées**.
1015 1. Cliquez sur **Enregistrer**.
1016
1017 [[Notice de récolement → clic sur le bouton modifier.>>image:1753790854237-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1018
1019
1020 [[Notice de récolement → modification du champ **État d'avancement **et enregistrement. >>image:1753790958225-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1021
1022
1023 [[Résultat → état d'avancement mis à jour dans la notice de récolement.>>image:1753790973902-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1024
1025
1026 === Par lot de fiches ===
1027
1028 1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées.
1029 1. Sélectionnez les notices à modifier.
1030 1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.
1031 1. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ **État d’avancement **et renseignez la nouvelle valeur.
1032 1. Lancez le traitement.
1033
1034 (% class="box infomessage" %)
1035 (((
1036 **Astuce** : vous pouvez utiliser l’option **Forcer** dans la modification par lot si le champ contient déjà une valeur, et que vous souhaitez la remplacer pour toutes les notices sélectionnées.
1037 )))
1038
1039 [[Historique des biens récolés → exemple de recherche (biens à marquer du second récolement).>>image:1753791279467-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1040
1041
1042 [[Liste de résultats  → sélection des biens et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753791358344-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1043
1044
1045 [[Modification par lot → Remplacer les données du champ **État d'avancement**. >>image:1753791404806-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1046
1047
1048 [[Résultat → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753791575103-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1049
1050
1051 = Supprimer des notices de récolement =
1052
1053 Il peut vous arriver de **générer par erreur des notices de récolement** : mauvaise sélection de biens, bien déjà récolé, etc. Ces notices, une fois créées, **ne peuvent pas être supprimées directement**, car elles sont **liées à des notices de biens**.
1054
1055 [[Message d'erreur → notice de récolement liée à un bien. Suppression impossible.>>image:1753793142544-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1056
1057
1058 Lorsque vous avez généré par erreur des notices de récolement, la suppression doit se faire en deux temps :
1059
1060 == Supprimer le lien entre les notices de biens et les notices de récolement ==
1061
1062 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire** > menu **Bases**.
1063 1. **Recherchez les biens concernés** dans la table des biens (par emplacement, leur numéro d’inventaire, par discipline, ou la campagne associée ou tout autre critère pertinent).
1064 1. **Sélectionnez les notices de biens** concernées dans la liste de résultats.
1065 1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches** .
1066 1. (((
1067 Dans l'écran de modification par lot :
1068
1069 * Choisissez l’onglet **Remplacer**.
1070 * Sélectionnez le champ Récolement en cours (LAST_RECOL_KEY).
1071 * Cochez l’option **Forcer**.
1072 * Laissez le champ **Nouvelle valeur** vide.
1073 * Cliquez sur **Lancer le traitement**.
1074 )))
1075
1076 (% class="box infomessage" %)
1077 (((
1078 Cette étape supprime le lien entre chaque bien et sa notice de récolement, ce qui rend ensuite leur suppression possible.
1079 )))
1080
1081 >(% class="small" %)Le 29/07/2025, l’administrateur Flora a par erreur généré et récolé des notices de récolement pour des biens déjà récolés un an plus tôt, dans le cadre du même récolement décennal. En analysant la situation, il remarque que toutes ces notices ont en commun la discipline **Sciences de la vie**. Pour procéder à leur suppression, il doit d’abord identifier les biens concernés.** Astuce** : pour maximiser vos chances de cibler précisément ces notices, utilisez **la recherche par liens**, en combinant la table **Biens **avec la table **Récolements**.
1082
1083 [[Ex. Recherche par liens sur les biens.>>image:1753794810591-354.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1084
1085
1086 [[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795344962-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1087
1088
1089 [[Modification par lot → remplacement par le vide du champ **Récolement en cours**.>>image:1753795486438-256.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1090
1091
1092 [[Résultats → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753795557143-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1093
1094
1095 == Supprimer les notices de récolement en lot ==
1096
1097 (% class="box infomessage" %)
1098 (((
1099 Une fois le lien rompu avec les notices de biens, la suppression s’effectue sans erreur bloquante.
1100 )))
1101
1102 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Récoler** > menu **Récolement**.
1103 1. Lancez une **recherche dans la table Historique des biens récolés** pour retrouver les notices à supprimer (par date de récolement, campagne, agent récoleur ou tout autre critère pertinent).
1104 1. Sélectionnez les notices de récolement concernées dans la liste.
1105 1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches** .
1106 1. (((
1107 Dans l'écran de modification par lot :
1108
1109 * Choisissez l’onglet **Supprimer**.
1110 * Cochez l’option** Ignorer les erreurs**.
1111 * Cliquez sur **Lancer le traitement**.
1112 * Confirmez la suppression en cliquant sur **OUI**.
1113 )))
1114
1115 >(% class="small" %)L'administrateur Flora peut maintenant rechercher les notices de récolement à supprimer.
1116
1117 [[Historique des biens récolés → ex. recherche experte.>>image:1753795780592-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1118
1119
1120 [[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795934761-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1121
1122
1123 )))
1124
1125 [[Modification par lot → suppression des notices de récolement.>>image:1753796011088-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1126
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1131 [[Résultats → suppression par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753796134120-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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1151 * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
1152 * [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
1153 * [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
1154 * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
1155 * [[MCC : export POP : signalement des biens constatés manquants ou volés >>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-france-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/specifications-d-export-vers-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france]]
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1157 * [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
1158 * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
1159 * [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
1160 * [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
1161 * [[Rechercher dans Flora >>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
1162 * [[Utiliser la recherche générique>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.FAQ Effectuer des recherches génériques dans l'espace de travail Administration.WebHome]]
1163 * [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
1164 * [[Exporter vers POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
1165 * Gérer les évènements internes
1166 * [[Modifier des notices en lot>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Manipuler les données en masse.5\.F\. Modifications globales.WebHome]]
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