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Code source wiki de Récoler des biens

Version 94.1 par Doriane Bautista le 2025/07/29 16:25
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="wikigeneratedid" %)
2 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
3
4 |(% style="width:840px" %)(((
5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
9
10 Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
11 )))
12
13 (((
14 = Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
15
16 Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :
17
18 * De s'assurer de la **traçabilité des biens**,
19 * De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,
20 * D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
21 * De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.
22
23 Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.
24
25 = Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
26
27 Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :
28
29 (% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation **
30 |(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01
31 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
32 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
33
34 == Préparer la base avant de récoler ==
35
36 Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
37
38 1. (((
39 **Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :
40
41 * Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
42 * Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.
43 )))
44 1. (((
45 **Une saisie documentaire suffisamment avancée** :
46
47 * Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
48 * Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).
49 )))
50 1. (((
51 **Des localisations fiables** :
52
53 * Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
54 * Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.
55 )))
56 1. (((
57 **Un périmètre clair** :
58
59 * Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
60 * Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
61 )))
62
63 == Étapes du récolement dans Flora ==
64
65 Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
66
67 1. **Créer la campagne**
68 Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
69 1. **Créer les sous-campagnes**
70 À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
71 1. **Ajouter les biens à récoler**
72 Automatiquement ou manuellement.
73 1. **Effectuer le récolement**
74 En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
75 1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
76 Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
77
78 == Fonctionnalités du module Récolement ==
79
80 Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
81
82 (% class="active" %)|Fonction|Détail
83 |Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
84 |Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
85 |Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
86 |Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
87 |Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
88 |Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
89 |Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
90
91 = Planifier les campagnes de récolement =
92
93 La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
94
95 == Créer une campagne de récolement ==
96
97 1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
98 1. Cliquez sur le bouton créer.
99 1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
100 1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
101
102 (% class="box infomessage" %)
103 (((
104 **Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
105 )))
106
107 [[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108
109
110 [[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111
112
113 [[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114
115
116 === Numéro de récolement vs numéro de la campagne : quelle différence ? ===
117
118 Lors de la création d’une campagne de récolement dans Flora, deux champs jouent un rôle structurant dans l’organisation et le suivi à long terme :
119
120 * (((
121 **Numéro de récolement**
122 Ce champ identifie la campagne décennale en cours.
123
124 >(% class="small" %)Par exemple, en 2022, nous sommes dans la **deuxième décennie** de récolement (2015–2025), donc la valeur à renseigner est **2**.
125 >(% class="small" %)Cette numérotation reste inchangée jusqu’au démarrage officiel du **troisième cycle décennal** (à partir de 2026).
126 )))
127 * (((
128 **Numéro de la campagne**
129 Ce champ permet de numéroter **les campagnes menées au sein d’un même cycle décennal**.
130
131 >(% class="small" %)Il sert à suivre leur succession dans le temps (ex. :1 pour la première campagne de 2015, 2 pour celle de 2017, etc.) et à structurer la planification progressive du récolement sur plusieurs années.
132 )))
133
134 Ce double repérage facilite **le pilotage multi-années** du récolement et l’édition des bilans décennaux exigés réglementairement.
135
136 [[Ex. Création de la 12e campagne du second récolement.>>image:1753784941571-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137
138 == Ajouter des sous-campagnes ==
139
140 Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
141
142 (% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
143 |**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
144 |**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
145
146 === Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
147
148 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
149 1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
150 1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
151
152 [[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153
154
155 [[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156
157
158 ==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
159
160 1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
161 1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
162 1. Sélectionnez les notices à récoler.
163 1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
164
165 [[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166
167
168 [[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169
170
171 [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172
173
174 [[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175
176
177 [[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178
179
180 === Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
181
182 1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
183 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
184 1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
185 1. Cliquez sur **Valider.**
186
187 Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
188
189 * Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
190 * Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
191
192 (% class="box warningmessage" %)
193 (((
194 Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
195 )))
196
197 [[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198
199
200 [[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201
202
203 [[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204
205
206 == Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
207
208 * Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
209
210 [[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211
212
213 [[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214
215
216 * Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
217
218 [[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219
220
221 [[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222
223
224 == Éditer le planning d'une campagne ==
225
226 Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
227 Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
228
229 [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230
231
232 [[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233
234
235 = Récoler les biens =
236
237 == Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
238
239 Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
240
241 Les filtres disponibles portent sur :
242
243 * **Le numéro d’inventaire**
244 * **L'emplacement de référence théorique**
245 * **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
246
247 Pour activer les filtres :
248
249 1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
250 1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
251 1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
252
253 (% class="box infomessage" %)
254 (((
255 Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
256 )))
257
258 [[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259
260
261 [[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262
263
264 Pour désactiver le filtre :
265
266 1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
267 1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
268
269 [[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270
271
272 == Récoler un bien par action rapide ==
273
274 L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
275
276 1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
277 1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
278 1. (((
279 Indiquez :
280
281 * Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
282 * La **date de récolement**, si différente de celle proposée
283 )))
284 1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
285
286 **Cette action renseigne automatiquement les champs :**
287
288 * Récolé le
289 * Récolé par
290 * État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
291 * Conformité avec le registre : oui
292
293 [[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294
295
296 [[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297
298
299 [[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300
301
302 == Récoler des biens en lot ==
303
304 La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
305
306 1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
307 1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
308 1. (((
309 Renseignez :
310
311 * Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
312 * La **date de récolement**, si différente de la date du jour
313 )))
314 1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
315
316 **Cette action renseigne automatiquement les champs :**
317
318 * Récolé le
319 * Récolé par
320 * État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
321 * Conformité avec le registre : oui
322
323 (% class="box infomessage" %)
324 (((
325 Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
326 )))
327
328 [[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329
330
331 [[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332
333
334 [[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335
336
337 [[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338
339
340 == Compléter les notices après une action rapide ==
341
342 L’action rapide permet de valider un récolement sans ouvrir la notice, mais certains champs (constat sur le numéro d'inventaire, état sommaire...) ne sont alors pas renseignés. Vous pouvez les compléter a posteriori grâce à la **modification par lot**.
343
344 Deux cas de figure se présentent :
345
346 === Vous venez d’utiliser l’action rapide ===
347
348 1. Restez dans la sous-campagne et basculez en mode liste de résultats.
349 1. Dans la liste de résultats: filtrez sur les notices récolées sur pièce et sur place, puis, sélectionnez les notices concernées.
350 1. Lancez la modification par lot depuis la barre d’outils.
351
352 [[Sous-campagne de récolement  → clic sur le bouton basculer en mode liste de résultats.>>image:1753798101538-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
353
354
355 [[Liste de résultats → filtre par état, sélection des notices et clic sur le bouton modifier par lot.>>image:1753798241006-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
356
357
358 [[Modification par lot → ajout d'un constat sur le numéro d'inventaire.>>image:1753798415579-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
359
360
361 [[Résultat → modification effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753798478529-138.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362
363
364 === Vous souhaitez revenir sur des notices plus tard ===
365
366 1. Effectuez une recherche ciblée dans le menu **Hist. biens récolés** de l’espace de travail **Récoler **:
367
368 * Par **date de récolement** (index Récolé le) ;
369 * Par **agent récoleur** (index Récolé par) ;
370 * Par **état d’avancement**, en filtrant par exemple sur Récolé sur pièce et sur place.
371
372 (% start="2" %)
373 1. Une fois la sélection faite, cliquez sur Modifier le lot de fiches pour compléter les champs nécessaires.
374
375 [[Historique des biens récolés → Rechercher tous les biens récolés sur pièce et sur place le 29/07/2025, par l'administrateur Flora.>>image:1753798597551-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376
377
378 [[Liste de résultats → sélection des notices et clic sur le bouton modifier par lot.>>image:1753798737285-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
379
380
381 [[Modification par lot → ajout d'informations sur la couverture photographique des oeuvres.>>image:1753798829168-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382
383
384 [[Résultat → modification effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753798883229-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385
386
387 == Récoler un bien via la notice de récolement ==
388
389 Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
390
391 Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
392
393 * Marquage défaillant ou absent
394 * État de conservation dégradé
395 * Non-conformité avec le registre ou la base
396 * Mauvaise localisation
397 * Bien non vu, détruit ou manquant
398 * Saisie d'un constat d'état complémentaire
399
400 (((
401 Procédure à suivre :
402
403 1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
404 1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
405 1. (((
406 Renseignez les anomalies constatées :
407
408 * Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
409 * Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
410 )))
411 1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
412 1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
413
414 [[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
415
416
417 [[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
418
419
420 [[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
421
422
423 == Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
424
425 Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
426
427 Procédure :
428
429 1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
430 1. Repérez le bien concerné
431 1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
432 1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
433
434 (% class="box infomessage" %)
435 (((
436 Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
437 )))
438
439 [[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
440
441
442 [[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443
444
445 [[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 )))
447
448
449
450 [[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
451
452
453 [[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454
455
456 == Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
457
458 Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
459
460 Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
461
462 |(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
463 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
464 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
465 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
466
467 (% class="box infomessage" %)
468 (((
469 Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
470 Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
471 Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
472 )))
473
474 [[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
475
476 == Relocaliser un bien pendant le récolement ==
477
478 Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
479
480 (% class="box warningmessage" %)
481 (((
482 La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
483 )))
484
485 === Notions d'emplacements ===
486
487 Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
488
489 (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
490 Terme​
491 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
492 Définition​
493 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
494 Usage courant​
495 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
496 Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
497 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
498 Équivalence notice de bien​
499 )))
500 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
501 Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
502 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
503 Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
504 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
505 Sert de base à la préparation des campagnes​
506 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
507 Non​
508 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
509 Emplacement de référence​
510 )))
511 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
512 Nouvel emplacement de référence​
513 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
514 Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
515 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
516 Si le bien a définitivement changé de lieu​
517 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
518 Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
519 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
520 Emplacement de référence​
521 )))
522 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
523 Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
524 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
525 Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
526 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
527 Utilisée en cas de mouvements planifiés​
528 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
529 Non​
530 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
531 Localisation temporaire​
532 )))
533 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
534 Nouvelle localisation temporaire​
535 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
536 Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
537 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
538 Sert à signaler un changement temporaire de place​
539 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
540 Non, valeur uniquement informative
541 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
542 Localisation temporaire​
543 )))
544
545 === Procédure pour relocaliser un bien ===
546
547 1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
548 1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
549 1. (((
550 Dans les champs dédiés :
551
552 * Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
553 * Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
554 )))
555 1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
556 1. Cliquez sur **Enregistrer**.
557
558 (% class="box warningmessage" %)
559 (((
560 La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
561 )))
562
563 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
564
565
566 [[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
567
568
569 [[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
570
571
572 == Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
573
574 Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
575
576 (% class="box infomessage" %)
577 (((
578 Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
579 )))
580
581 Procédure :
582
583 1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
584 1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
585 1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
586 1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
587 1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
588 1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
589
590 (% class="box infomessage" %)
591 (((
592 Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
593 La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
594 Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
595 )))
596
597 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
598
599
600 [[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
601
602
603 [[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
604
605
606 [[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
607
608
609 == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
610
611 En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.
612
613 (% class="box infomessage" %)
614 (((
615 Si vous effectuez le récolement via l'application **RecolApp**, **n’utilisez pas la fonctionnalité d’ajout de biens après la génération de la sous-campagne**.
616
617 * Cette fonction est réservée à un usage en saisie directe dans Flora.
618 * Les biens ainsi ajoutés, dont l’emplacement de référence ne correspond pas à celui défini dans la sous-campagne, **ne seront pas pris en compte dans l’export vers RecolApp** et **ne pourront donc pas être récolés en mode déconnecté**.
619 )))
620
621 === Ajouter un bien déjà existant ===
622
623 S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.
624
625 **Procédure :**
626
627 1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
628 1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
629 1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.
630 1. Sélectionnez le bien dans les résultats.
631 1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.
632
633 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
634
635
636 [[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
637
638
639 [[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
640
641
642 [[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
643
644
645 === Ajouter un bien non existant ===
646
647 Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.
648
649 **Procédure :**
650
651 1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
652 1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
653 1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.
654 1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
655 1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
656 1. Sinon, cliquez sur **Valider**.
657
658 (% class="box infomessage" %)
659 (((
660 La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne
661 )))
662
663 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
664
665
666 [[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
667
668
669 [[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
670
671
672 [[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
673
674
675 == Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==
676
677 **Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.
678
679 Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :
680
681 (% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités
682 |**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main
683 |**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.
684
685 Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :
686
687 * **La campagne de récolement** doit avoir été créée,
688 * **Les sous-campagnes** doivent être définies,
689 * **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,
690 * Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.
691
692 (% class="box infomessage" %)
693 (((
694 Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.
695 )))
696
697 === Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ===
698
699 Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :
700
701 (% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée
702 |Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain
703 |Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles
704
705 Procédure d’accès aux formats d’impression :
706
707 1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée.
708 1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils.
709 1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée.
710 1. (((
711 Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.
712 )))
713
714 (% class="box infomessage" %)
715 (((
716 Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.
717 )))
718
719 [[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
720
721
722 [[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
723
724
725 [[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
726
727
728 === Export RecolApp ===
729
730 Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.
731
732 Procédure d’export vers RecolApp :
733
734 1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
735 1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**.
736 1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp.
737
738 (% class="box infomessage" %)
739 (((
740 Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import.
741 )))
742
743 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
744
745
746 = Suivre l'avancement du récolement =
747
748 Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne, aussi bien au niveau des sous-campagnes que de la campagne principale. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.
749
750 == Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==
751
752 Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.
753
754 Ce suivi repose sur trois actions principales :
755
756 (% class="active" %)|=**Action**|=**Étape**|=(% style="width: 498px;" %)**Description**|=(% style="width: 221px;" %)**Icône associée**
757 |**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
758 |**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
759 |**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
760
761 [[Sous-campagne → bouton modifier l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
762
763
764 Une fois ces étapes réalisées :
765
766 * Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**.
767 * Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**.
768 * Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**.
769
770 (% class="box infomessage" %)
771 (((
772 Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.
773 )))
774
775 [[Campagne  → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
776
777
778 == Suivre l'avancement d'une campagne ==
779
780 Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.
781
782 Pour modifier l’état d’avancement :
783
784 1. Ouvrez la fiche de la campagne.
785 1. Passez en modification.
786 1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
787 1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.
788
789 Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global :
790
791 (% class="active" %)|=Couleur|=Signification
792 |Orange|Campagne non démarrée
793 |Vert|Campagne en cours
794 |Gris|Campagne clôturée
795
796 (% class="box infomessage" %)
797 (((
798 Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.
799 )))
800
801 [[Campagne  → clic sur le bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
802
803
804 [[Campagne  → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
805
806
807 [[Campagne  → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
808
809
810 [[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
811
812
813 == Suivi du récolement depuis le tableau de bord ==
814
815 En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, **le tableau de bord de Flora** offre un suivi global et synthétique du récolement.
816
817 Depuis la page d’accueil, trois encarts dédiés permet d’accéder en un clic :
818
819 * Aux **états d’avancement des objets récolés**, avec des liens directs vers les notices concernées,
820 * Aux **campagnes de récolement**, affichées selon leur statut (en préparation, en cours, clôturées),
821 * Aux **suites à donner** en post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).
822
823 Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une **vision transversale** de l’ensemble des opérations.
824
825 (% class="box infomessage" %)
826 (((
827 **Astuce** : servez-vous de ces raccourcis pour accéder rapidement aux notices à compléter ou vérifier l’état d’une campagne, sans passer par les espaces de travail ni les menus.
828 )))
829
830 [[Ex. Tableau de bord →  Suivi des récolements ; Récolement : travaux à réaliser ; Suivi des campagnes.>>image:1753784386186-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
831
832
833 = Produire les statistiques et les procès-verbaux =
834
835 Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**.
836
837 (% class="box infomessage" %)
838 (((
839 Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.
840 )))
841
842 == Pour une sous-campagne ==
843
844 * Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.
845 * Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.
846
847 [[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
848
849
850 [[Ex. Format d'impression →** liste des biens vus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
851
852
853 == Pour la campagne entière ==
854
855 * Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.
856 * Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.
857
858 [[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
859
860
861 [[Ex. Format d'impression → **Statistiques pour PV de récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
862
863
864 = Exploiter les données du récolement via la recherche =
865 )))
866
867 En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**.
868
869 Ces recherches permettent de :
870
871 * préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),
872 * suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),
873 * ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.
874
875 Elles s’appuient sur les tables des **campagnes **et l’**historique des récolements**.
876
877 Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de recherches utiles.
878
879 == Dans les campagnes ==
880
881 === Identifier les campagnes terminées du second récolement et dont le procès-verbal reste à éditer ===
882
883 **Objectif** : repérer, dans le **deuxième récolement décennal**, les campagnes clôturées, mais pour lesquelles le **PV n’a pas encore été produit**.
884
885 **Méthode** :
886
887 1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
888 1. Sélectionnez la **table Campagnes. **
889 1. (((
890 Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
891
892 * Numéro de récolement = 2
893 * État d’avancement = terminé PV à éditer
894 )))
895 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
896
897 [[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753781567199-110.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
898
899
900 == Dans l'historique des récolements ==
901
902 === Identifier les biens récolés lors du premier récolement et nécessitant un marquage ===
903
904 **Objectif :** lister les objets déjà récolés lors de la **campagne n°1** du récolement, pour lesquels une **action de marquage** a été identifiée comme suite à donner. Cela permet de suivre les anomalies constatées et d'établir un plan d'action pour les traiter en post-récolement.
905
906 **Méthode :**
907
908 1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
909 1. Sélectionnez la **table Historique des récolements**
910 1. (((
911 Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
912
913 * Numéro de récolement = 1
914 * Suites à donner contient = à marquer
915 )))
916 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
917
918 [[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
919
920
921 == Dans les biens ==
922
923 === Vérifier la documentation photographique des biens ===
924
925 **Objectif : **Distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.
926
927 Cette recherche nécessite un **croisement de plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) **via la recherche par liens.
928
929 **Méthode : **
930
931 1. Rendez-vous dans la table **Biens > Recherche par liens**.
932 1. Recherchez sur les tables Récolements (par campagne ou numéro de récolement) et Photos (par support technique).
933 1. Filtrez par **type de support** : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE. Cela suppose que les photos sont bien **liées aux notices de biens** et que le champ **Support technique** est renseigné.
934 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
935
936 [[Recherche par liens sur les biens → ex. distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.>>image:1753780719842-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
937
938
939 = Saisir un récolement hors campagne =
940
941 Dans certains cas, vous pouvez être amené à réaliser un récolement en dehors du cadre structuré des campagnes (récolement décennal ou thématique). Cela peut être le cas si votre établissement ne dispose pas du temps ou des ressources nécessaires pour planifier en amont.
942
943 Flora permet alors de créer une **notice de récolement directement depuis la fiche d’un bien**, de façon ponctuelle et rapide
944
945 (% class="box infomessage" %)
946 (((
947 * **Avantage** : procédure rapide, adaptée à un besoin immédiat (récolement à la volée).
948 * **Limite** : pas de structuration préalable, pas de sélection groupée, ni d’exports globaux associés.
949 )))
950
951 (% class="wikigeneratedid" id="HProcE9duredecrE9ationd2019unrE9colementponctuel" %)
952 **Procédure de création d’un récolement hors campagne : **
953
954 1. Recherchez la notice du bien concerné.
955 1. Ouvrez la fiche et cliquez sur le bouton **Récolement complémentaire hors campagne**.
956 1. Une **notice de récolement** est automatiquement créée et liée au bien.
957 1. Vous pouvez saisir immédiatement les constats (présence, état, localisation…).
958 1. Il est également possible de **lier cette notice à une campagne existante**, si besoin.
959 1. Une fois les données saisies, cliquez sur **Enregistrer.**
960
961 **Résultat : **
962
963 * La nouvelle notice de récolement s’affiche dans la table des récolements.
964 * Elle est rattachée au bien concerné.
965 * Le champ **Dernier récolement** est automatiquement mis à jour dans la fiche du bien.
966
967 [[Notice de bien → Bouton récolement complémentaire hors campagne.>>image:1753783229275-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
968
969
970 [[Notice de récolement → saisie des données et enregistrement. >>image:1753783579343-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
971
972
973 [[Résultats → notice de récolement enregistrée avec les données saisies ; lien automatique avec le bien.>>image:1753783660195-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
974
975
976 [[Notice de bien → champ **Dernier récolement** mis à jour.>>image:1753783780493-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
977
978
979 = Gérer le post-récolement =
980
981 Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires peuvent être menées pour assurer la continuité de la gestion des collections et préparer les suites nécessaires : signalement des biens manquants, planification des traitements ou valorisation des constats établis.
982
983 == Signaler les biens manquants sur POP/Joconde ==
984
985 Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent signaler sur la plateforme POP les biens constatés comme manquants ou volés à l’issue du récolement décennal.
986
987 La passerelle d'export POP/Joconde de Flora Musées a été adaptée pour répondre à cette obligation. Elle permet de générer un fichier d’export conforme, à verser sur la plateforme du ministère.
988
989 == Organiser les traitements post-récolement ==
990
991 Lorsque le récolement met en évidence des constats nécessitant des interventions (reprise de marquage, prises de vue, chantiers de traitement...), il est possible de formaliser ces suites dans Flora.
992
993 Pour cela, vous pouvez **créer des événements internes** pour suivre, organiser et documenter les actions à réaliser.
994
995 Cas d'usage fréquents :
996
997 (% class="active" %)|=(% style="width: 397px;" %)Constat lors du récolement|=(% style="width: 580px;" %)Type d’événement à créer
998 |(% style="width:397px" %)Marquage absent ou défectueux|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Marquage**
999 |(% style="width:397px" %)Bien à photographier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Photographie**
1000 |(% style="width:397px" %)Lot d’objets à inventorier ou à étudier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : chantier des collections**
1001 |(% style="width:397px" %)Bien à restaurer|(% style="width:580px" %)**Traitement de conservation et analyse**
1002
1003 (% class="box infomessage" %)
1004 (((
1005 **Astuce** : vous pouvez utiliser un **panier de notices récolées avec suites à donner** pour les lier à un nouvel événement.
1006 )))
1007
1008 == Clôturer les suites à donner ==
1009
1010 Une fois les actions correctives réalisées, il est important de **mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées**.
1011
1012 === Sur une notice individuelle ===
1013
1014 1. Ouvrez la notice de récolement.
1015 1. Cliquez sur **Modifier**.
1016 1. Mettez à jour le champ **État d’avancement** avec **Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées**.
1017 1. Cliquez sur **Enregistrer**.
1018
1019 [[Notice de récolement → clic sur le bouton modifier.>>image:1753790854237-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1020
1021
1022 [[Notice de récolement → modification du champ **État d'avancement **et enregistrement. >>image:1753790958225-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1023
1024
1025 [[Résultat → état d'avancement mis à jour dans la notice de récolement.>>image:1753790973902-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1026
1027
1028 === Par lot de fiches ===
1029
1030 1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées.
1031 1. Sélectionnez les notices à modifier.
1032 1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.
1033 1. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ **État d’avancement **et renseignez la nouvelle valeur.
1034 1. Lancez le traitement.
1035
1036 (% class="box infomessage" %)
1037 (((
1038 **Astuce** : vous pouvez utiliser l’option **Forcer** dans la modification par lot si le champ contient déjà une valeur, et que vous souhaitez la remplacer pour toutes les notices sélectionnées.
1039 )))
1040
1041 [[Historique des biens récolés → exemple de recherche (biens à marquer du second récolement).>>image:1753791279467-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1042
1043
1044 [[Liste de résultats  → sélection des biens et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753791358344-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1045
1046
1047 [[Modification par lot → Remplacer les données du champ **État d'avancement**. >>image:1753791404806-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1048
1049
1050 [[Résultat → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753791575103-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1051
1052
1053 = Supprimer des notices de récolement =
1054
1055 Il peut vous arriver de **générer par erreur des notices de récolement** : mauvaise sélection de biens, bien déjà récolé, etc. Ces notices, une fois créées, **ne peuvent pas être supprimées directement**, car elles sont **liées à des notices de biens**.
1056
1057 [[Message d'erreur → notice de récolement liée à un bien. Suppression impossible.>>image:1753793142544-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1058
1059
1060 Lorsque vous avez généré par erreur des notices de récolement, la suppression doit se faire en deux temps :
1061
1062 == Supprimer le lien entre les notices de biens et les notices de récolement ==
1063
1064 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire** > menu **Bases**.
1065 1. **Recherchez les biens concernés** dans la table des biens (par emplacement, leur numéro d’inventaire, par discipline, ou la campagne associée ou tout autre critère pertinent).
1066 1. **Sélectionnez les notices de biens** concernées dans la liste de résultats.
1067 1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches** .
1068 1. (((
1069 Dans l'écran de modification par lot :
1070
1071 * Choisissez l’onglet **Remplacer**.
1072 * Sélectionnez le champ Récolement en cours (LAST_RECOL_KEY).
1073 * Cochez l’option **Forcer**.
1074 * Laissez le champ **Nouvelle valeur** vide.
1075 * Cliquez sur **Lancer le traitement**.
1076 )))
1077
1078 (% class="box infomessage" %)
1079 (((
1080 Cette étape supprime le lien entre chaque bien et sa notice de récolement, ce qui rend ensuite leur suppression possible.
1081 )))
1082
1083 >(% class="small" %)Le 29/07/2025, l’administrateur Flora a par erreur généré et récolé des notices de récolement pour des biens déjà récolés un an plus tôt, dans le cadre du même récolement décennal. En analysant la situation, il remarque que toutes ces notices ont en commun la discipline **Sciences de la vie**. Pour procéder à leur suppression, il doit d’abord identifier les biens concernés.** Astuce** : pour maximiser vos chances de cibler précisément ces notices, utilisez **la recherche par liens**, en combinant la table **Biens **avec la table **Récolements**.
1084
1085 [[Ex. Recherche par liens sur les biens.>>image:1753794810591-354.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1086
1087
1088 [[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795344962-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1089
1090
1091 [[Modification par lot → remplacement par le vide du champ **Récolement en cours**.>>image:1753795486438-256.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1092
1093
1094 [[Résultats → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753795557143-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1095
1096
1097 == Supprimer les notices de récolement en lot ==
1098
1099 (% class="box infomessage" %)
1100 (((
1101 Une fois le lien rompu avec les notices de biens, la suppression s’effectue sans erreur bloquante.
1102 )))
1103
1104 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Récoler** > menu **Récolement**.
1105 1. Lancez une **recherche dans la table Historique des biens récolés** pour retrouver les notices à supprimer (par date de récolement, campagne, agent récoleur ou tout autre critère pertinent).
1106 1. Sélectionnez les notices de récolement concernées dans la liste.
1107 1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches** .
1108 1. (((
1109 Dans l'écran de modification par lot :
1110
1111 * Choisissez l’onglet **Supprimer**.
1112 * Cochez l’option** Ignorer les erreurs**.
1113 * Cliquez sur **Lancer le traitement**.
1114 * Confirmez la suppression en cliquant sur **OUI**.
1115 )))
1116
1117 >(% class="small" %)L'administrateur Flora peut maintenant rechercher les notices de récolement à supprimer.
1118
1119 [[Historique des biens récolés → ex. recherche experte.>>image:1753795780592-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1120
1121
1122 [[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795934761-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1123
1124
1125 )))
1126
1127 [[Modification par lot → suppression des notices de récolement.>>image:1753796011088-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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1130 [[Message de confirmation suppression.>>image:1753796065920-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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1133 [[Résultats → suppression par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753796134120-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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1153 * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
1154 * [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
1155 * [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
1156 * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
1157 * [[MCC : export POP : signalement des biens constatés manquants ou volés >>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-france-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/specifications-d-export-vers-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france]]
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1159 * [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
1160 * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
1161 * [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
1162 * [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
1163 * [[Rechercher dans Flora >>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
1164 * [[Utiliser la recherche générique>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.FAQ Effectuer des recherches génériques dans l'espace de travail Administration.WebHome]]
1165 * [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
1166 * [[Exporter vers POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
1167 * Gérer les évènements internes
1168 * [[Modifier des notices en lot>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Manipuler les données en masse.5\.F\. Modifications globales.WebHome]]
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