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Code source wiki de Récoler des biens

Version 91.1 par Doriane Bautista le 2025/07/29 15:40
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="wikigeneratedid" %)
2 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
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4 |(% style="width:840px" %)(((
5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
9
10 Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
11 )))
12
13 (((
14 = Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
15
16 Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :
17
18 * De s'assurer de la **traçabilité des biens**,
19 * De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,
20 * D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
21 * De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.
22
23 Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.
24
25 = Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
26
27 Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :
28
29 (% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation **
30 |(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01
31 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
32 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
33
34 == Préparer la base avant de récoler ==
35
36 Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
37
38 1. (((
39 **Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :
40
41 * Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
42 * Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.
43 )))
44 1. (((
45 **Une saisie documentaire suffisamment avancée** :
46
47 * Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
48 * Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).
49 )))
50 1. (((
51 **Des localisations fiables** :
52
53 * Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
54 * Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.
55 )))
56 1. (((
57 **Un périmètre clair** :
58
59 * Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
60 * Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
61 )))
62
63 == Étapes du récolement dans Flora ==
64
65 Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
66
67 1. **Créer la campagne**
68 Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
69 1. **Créer les sous-campagnes**
70 À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
71 1. **Ajouter les biens à récoler**
72 Automatiquement ou manuellement.
73 1. **Effectuer le récolement**
74 En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
75 1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
76 Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
77
78 == Fonctionnalités du module Récolement ==
79
80 Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
81
82 (% class="active" %)|Fonction|Détail
83 |Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
84 |Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
85 |Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
86 |Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
87 |Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
88 |Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
89 |Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
90
91 = Planifier les campagnes de récolement =
92
93 La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
94
95 == Créer une campagne de récolement ==
96
97 1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
98 1. Cliquez sur le bouton créer.
99 1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
100 1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
101
102 (% class="box infomessage" %)
103 (((
104 **Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
105 )))
106
107 [[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108
109
110 [[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111
112
113 [[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114
115
116 === Numéro de récolement vs numéro de la campagne : quelle différence ? ===
117
118 Lors de la création d’une campagne de récolement dans Flora, deux champs jouent un rôle structurant dans l’organisation et le suivi à long terme :
119
120 * (((
121 **Numéro de récolement**
122 Ce champ identifie la campagne décennale en cours.
123
124 >(% class="small" %)Par exemple, en 2022, nous sommes dans la **deuxième décennie** de récolement (2015–2025), donc la valeur à renseigner est **2**.
125 >(% class="small" %)Cette numérotation reste inchangée jusqu’au démarrage officiel du **troisième cycle décennal** (à partir de 2026).
126 )))
127 * (((
128 **Numéro de la campagne**
129 Ce champ permet de numéroter **les campagnes menées au sein d’un même cycle décennal**.
130
131 >(% class="small" %)Il sert à suivre leur succession dans le temps (ex. :1 pour la première campagne de 2015, 2 pour celle de 2017, etc.) et à structurer la planification progressive du récolement sur plusieurs années.
132 )))
133
134 Ce double repérage facilite **le pilotage multi-années** du récolement et l’édition des bilans décennaux exigés réglementairement.
135
136 [[Ex. Création de la 12e campagne du second récolement.>>image:1753784941571-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137
138 == Ajouter des sous-campagnes ==
139
140 Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
141
142 (% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
143 |**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
144 |**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
145
146 === Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
147
148 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
149 1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
150 1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
151
152 [[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153
154
155 [[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156
157
158 ==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
159
160 1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
161 1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
162 1. Sélectionnez les notices à récoler.
163 1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
164
165 [[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166
167
168 [[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169
170
171 [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172
173
174 [[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175
176
177 [[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178
179
180 === Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
181
182 1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
183 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
184 1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
185 1. Cliquez sur **Valider.**
186
187 Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
188
189 * Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
190 * Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
191
192 (% class="box warningmessage" %)
193 (((
194 Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
195 )))
196
197 [[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198
199
200 [[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201
202
203 [[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204
205
206 == Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
207
208 * Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
209
210 [[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211
212
213 [[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214
215
216 * Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
217
218 [[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219
220
221 [[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222
223
224 == Éditer le planning d'une campagne ==
225
226 Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
227 Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
228
229 [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230
231
232 [[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233
234
235 = Récoler les biens =
236
237 == Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
238
239 Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
240
241 Les filtres disponibles portent sur :
242
243 * **Le numéro d’inventaire**
244 * **L'emplacement de référence théorique**
245 * **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
246
247 Pour activer les filtres :
248
249 1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
250 1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
251 1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
252
253 (% class="box infomessage" %)
254 (((
255 Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
256 )))
257
258 [[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259
260
261 [[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262
263
264 Pour désactiver le filtre :
265
266 1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
267 1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
268
269 [[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270
271
272 == Récoler un bien par action rapide ==
273
274 L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
275
276 1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
277 1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
278 1. (((
279 Indiquez :
280
281 * Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
282 * La **date de récolement**, si différente de celle proposée
283 )))
284 1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
285
286 **Cette action renseigne automatiquement les champs :**
287
288 * Récolé le
289 * Récolé par
290 * État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
291 * Conformité avec le registre : oui
292
293 [[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294
295
296 [[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297
298
299 [[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300
301
302 == Récoler des biens en lot ==
303
304 La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
305
306 1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
307 1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
308 1. (((
309 Renseignez :
310
311 * Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
312 * La **date de récolement**, si différente de la date du jour
313 )))
314 1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
315
316 **Cette action renseigne automatiquement les champs :**
317
318 * Récolé le
319 * Récolé par
320 * État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
321 * Conformité avec le registre : oui
322
323 (% class="box infomessage" %)
324 (((
325 Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
326 )))
327
328 [[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329
330
331 [[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332
333
334 [[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335
336
337 [[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338
339
340 == Récoler un bien via la notice de récolement ==
341
342 Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
343
344 Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
345
346 * Marquage défaillant ou absent
347 * État de conservation dégradé
348 * Non-conformité avec le registre ou la base
349 * Mauvaise localisation
350 * Bien non vu, détruit ou manquant
351 * Saisie d'un constat d'état complémentaire
352
353 (((
354 Procédure à suivre :
355
356 1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
357 1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
358 1. (((
359 Renseignez les anomalies constatées :
360
361 * Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
362 * Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
363 )))
364 1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
365 1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
366
367 [[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
368
369
370 [[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371
372
373 [[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374
375
376 == Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
377
378 Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
379
380 Procédure :
381
382 1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
383 1. Repérez le bien concerné
384 1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
385 1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
386
387 (% class="box infomessage" %)
388 (((
389 Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
390 )))
391
392 [[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393
394
395 [[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396
397
398 [[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
399 )))
400
401
402
403
404
405
406
407 [[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
408
409
410 [[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
411
412
413 == Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
414
415 Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
416
417 Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
418
419 |(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
420 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
421 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
422 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
423
424 (% class="box infomessage" %)
425 (((
426 Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
427 Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
428 Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
429 )))
430
431 [[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432
433 == Relocaliser un bien pendant le récolement ==
434
435 Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
436
437 (% class="box warningmessage" %)
438 (((
439 La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
440 )))
441
442 === Notions d'emplacements ===
443
444 Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
445
446 (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
447 Terme​
448 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
449 Définition​
450 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
451 Usage courant​
452 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
453 Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
454 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
455 Équivalence notice de bien​
456 )))
457 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
458 Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
459 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
460 Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
461 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
462 Sert de base à la préparation des campagnes​
463 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
464 Non​
465 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
466 Emplacement de référence​
467 )))
468 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
469 Nouvel emplacement de référence​
470 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
471 Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
472 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
473 Si le bien a définitivement changé de lieu​
474 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
475 Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
476 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
477 Emplacement de référence​
478 )))
479 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
480 Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
481 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
482 Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
483 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
484 Utilisée en cas de mouvements planifiés​
485 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
486 Non​
487 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
488 Localisation temporaire​
489 )))
490 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
491 Nouvelle localisation temporaire​
492 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
493 Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
494 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
495 Sert à signaler un changement temporaire de place​
496 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
497 Non, valeur uniquement informative
498 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
499 Localisation temporaire​
500 )))
501
502 === Procédure pour relocaliser un bien ===
503
504 1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
505 1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
506 1. (((
507 Dans les champs dédiés :
508
509 * Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
510 * Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
511 )))
512 1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
513 1. Cliquez sur **Enregistrer**.
514
515 (% class="box warningmessage" %)
516 (((
517 La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
518 )))
519
520 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521
522
523 [[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
524
525
526 [[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
527
528
529 == Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
530
531 Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
532
533 (% class="box infomessage" %)
534 (((
535 Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
536 )))
537
538 Procédure :
539
540 1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
541 1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
542 1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
543 1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
544 1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
545 1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
546
547 (% class="box infomessage" %)
548 (((
549 Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
550 La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
551 Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
552 )))
553
554 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
555
556
557 [[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
558
559
560 [[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
561
562
563 [[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
564
565
566 == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
567
568 En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.
569
570 (% class="box infomessage" %)
571 (((
572 Si vous effectuez le récolement via l'application **RecolApp**, **n’utilisez pas la fonctionnalité d’ajout de biens après la génération de la sous-campagne**.
573
574 * Cette fonction est réservée à un usage en saisie directe dans Flora.
575 * Les biens ainsi ajoutés, dont l’emplacement de référence ne correspond pas à celui défini dans la sous-campagne, **ne seront pas pris en compte dans l’export vers RecolApp** et **ne pourront donc pas être récolés en mode déconnecté**.
576 )))
577
578 === Ajouter un bien déjà existant ===
579
580 S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.
581
582 **Procédure :**
583
584 1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
585 1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
586 1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.
587 1. Sélectionnez le bien dans les résultats.
588 1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.
589
590 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
591
592
593 [[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
594
595
596 [[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
597
598
599 [[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
600
601
602 === Ajouter un bien non existant ===
603
604 Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.
605
606 **Procédure :**
607
608 1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
609 1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
610 1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.
611 1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
612 1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
613 1. Sinon, cliquez sur **Valider**.
614
615 (% class="box infomessage" %)
616 (((
617 La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne
618 )))
619
620 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
621
622
623 [[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
624
625
626 [[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
627
628
629 [[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
630
631
632 == Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==
633
634 **Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.
635
636 Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :
637
638 (% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités
639 |**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main
640 |**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.
641
642 Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :
643
644 * **La campagne de récolement** doit avoir été créée,
645 * **Les sous-campagnes** doivent être définies,
646 * **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,
647 * Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.
648
649 (% class="box infomessage" %)
650 (((
651 Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.
652 )))
653
654 === Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ===
655
656 Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :
657
658 (% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée
659 |Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain
660 |Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles
661
662 Procédure d’accès aux formats d’impression :
663
664 1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée.
665 1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils.
666 1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée.
667 1. (((
668 Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.
669 )))
670
671 (% class="box infomessage" %)
672 (((
673 Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.
674 )))
675
676 [[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
677
678
679 [[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
680
681
682 [[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
683
684
685 === Export RecolApp ===
686
687 Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.
688
689 Procédure d’export vers RecolApp :
690
691 1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
692 1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**.
693 1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp.
694
695 (% class="box infomessage" %)
696 (((
697 Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import.
698 )))
699
700 [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
701
702
703 = Suivre l'avancement du récolement =
704
705 Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne, aussi bien au niveau des sous-campagnes que de la campagne principale. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.
706
707 == Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==
708
709 Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.
710
711 Ce suivi repose sur trois actions principales :
712
713 (% class="active" %)|=**Action**|=**Étape**|=(% style="width: 498px;" %)**Description**|=(% style="width: 221px;" %)**Icône associée**
714 |**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
715 |**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
716 |**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
717
718 [[Sous-campagne → bouton modifier l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
719
720
721 Une fois ces étapes réalisées :
722
723 * Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**.
724 * Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**.
725 * Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**.
726
727 (% class="box infomessage" %)
728 (((
729 Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.
730 )))
731
732 [[Campagne  → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
733
734
735 == Suivre l'avancement d'une campagne ==
736
737 Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.
738
739 Pour modifier l’état d’avancement :
740
741 1. Ouvrez la fiche de la campagne.
742 1. Passez en modification.
743 1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
744 1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.
745
746 Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global :
747
748 (% class="active" %)|=Couleur|=Signification
749 |Orange|Campagne non démarrée
750 |Vert|Campagne en cours
751 |Gris|Campagne clôturée
752
753 (% class="box infomessage" %)
754 (((
755 Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.
756 )))
757
758 [[Campagne  → clic sur le bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
759
760
761 [[Campagne  → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
762
763
764 [[Campagne  → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
765
766
767 [[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
768
769
770 == Suivi du récolement depuis le tableau de bord ==
771
772 En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, **le tableau de bord de Flora** offre un suivi global et synthétique du récolement.
773
774 Depuis la page d’accueil, trois encarts dédiés permet d’accéder en un clic :
775
776 * Aux **états d’avancement des objets récolés**, avec des liens directs vers les notices concernées,
777 * Aux **campagnes de récolement**, affichées selon leur statut (en préparation, en cours, clôturées),
778 * Aux **suites à donner** en post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).
779
780 Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une **vision transversale** de l’ensemble des opérations.
781
782 (% class="box infomessage" %)
783 (((
784 **Astuce** : servez-vous de ces raccourcis pour accéder rapidement aux notices à compléter ou vérifier l’état d’une campagne, sans passer par les espaces de travail ni les menus.
785 )))
786
787 [[Ex. Tableau de bord →  Suivi des récolements ; Récolement : travaux à réaliser ; Suivi des campagnes.>>image:1753784386186-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
788
789
790 = Produire les statistiques et les procès-verbaux =
791
792 Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**.
793
794 (% class="box infomessage" %)
795 (((
796 Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.
797 )))
798
799 == Pour une sous-campagne ==
800
801 * Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.
802 * Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.
803
804 [[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
805
806
807 [[Ex. Format d'impression →** liste des biens vus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
808
809
810 == Pour la campagne entière ==
811
812 * Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.
813 * Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.
814
815 [[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
816
817
818 [[Ex. Format d'impression → **Statistiques pour PV de récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
819
820
821 = Exploiter les données du récolement via la recherche =
822 )))
823
824 En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**.
825
826 Ces recherches permettent de :
827
828 * préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),
829 * suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),
830 * ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.
831
832 Elles s’appuient sur les tables des **campagnes **et l’**historique des récolements**.
833
834 Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de recherches utiles.
835
836 == Dans les campagnes ==
837
838 === Identifier les campagnes terminées du second récolement et dont le procès-verbal reste à éditer ===
839
840 **Objectif** : repérer, dans le **deuxième récolement décennal**, les campagnes clôturées, mais pour lesquelles le **PV n’a pas encore été produit**.
841
842 **Méthode** :
843
844 1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
845 1. Sélectionnez la **table Campagnes. **
846 1. (((
847 Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
848
849 * Numéro de récolement = 2
850 * État d’avancement = terminé PV à éditer
851 )))
852 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
853
854 [[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753781567199-110.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
855
856
857 == Dans l'historique des récolements ==
858
859 === Identifier les biens récolés lors du premier récolement et nécessitant un marquage ===
860
861 **Objectif :** lister les objets déjà récolés lors de la **campagne n°1** du récolement, pour lesquels une **action de marquage** a été identifiée comme suite à donner. Cela permet de suivre les anomalies constatées et d'établir un plan d'action pour les traiter en post-récolement.
862
863 **Méthode :**
864
865 1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
866 1. Sélectionnez la **table Historique des récolements**
867 1. (((
868 Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
869
870 * Numéro de récolement = 1
871 * Suites à donner contient = à marquer
872 )))
873 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
874
875 [[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
876
877
878 == Dans les biens ==
879
880 === Vérifier la documentation photographique des biens ===
881
882 **Objectif : **Distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.
883
884 Cette recherche nécessite un **croisement de plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) **via la recherche par liens.
885
886 **Méthode : **
887
888 1. Rendez-vous dans la table **Biens > Recherche par liens**.
889 1. Recherchez sur les tables Récolements (par campagne ou numéro de récolement) et Photos (par support technique).
890 1. Filtrez par **type de support** : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE. Cela suppose que les photos sont bien **liées aux notices de biens** et que le champ **Support technique** est renseigné.
891 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
892
893 [[Recherche par liens sur les biens → ex. distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.>>image:1753780719842-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
894
895
896 = Saisir un récolement hors campagne =
897
898 Dans certains cas, vous pouvez être amené à réaliser un récolement en dehors du cadre structuré des campagnes (récolement décennal ou thématique). Cela peut être le cas si votre établissement ne dispose pas du temps ou des ressources nécessaires pour planifier en amont.
899
900 Flora permet alors de créer une **notice de récolement directement depuis la fiche d’un bien**, de façon ponctuelle et rapide
901
902 (% class="box infomessage" %)
903 (((
904 * **Avantage** : procédure rapide, adaptée à un besoin immédiat (récolement à la volée).
905 * **Limite** : pas de structuration préalable, pas de sélection groupée, ni d’exports globaux associés.
906 )))
907
908 (% class="wikigeneratedid" id="HProcE9duredecrE9ationd2019unrE9colementponctuel" %)
909 **Procédure de création d’un récolement hors campagne : **
910
911 1. Recherchez la notice du bien concerné.
912 1. Ouvrez la fiche et cliquez sur le bouton **Récolement complémentaire hors campagne**.
913 1. Une **notice de récolement** est automatiquement créée et liée au bien.
914 1. Vous pouvez saisir immédiatement les constats (présence, état, localisation…).
915 1. Il est également possible de **lier cette notice à une campagne existante**, si besoin.
916 1. Une fois les données saisies, cliquez sur **Enregistrer.**
917
918 **Résultat : **
919
920 * La nouvelle notice de récolement s’affiche dans la table des récolements.
921 * Elle est rattachée au bien concerné.
922 * Le champ **Dernier récolement** est automatiquement mis à jour dans la fiche du bien.
923
924 [[Notice de bien → Bouton récolement complémentaire hors campagne.>>image:1753783229275-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
925
926
927 [[Notice de récolement → saisie des données et enregistrement. >>image:1753783579343-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
928
929
930 [[Résultats → notice de récolement enregistrée avec les données saisies ; lien automatique avec le bien.>>image:1753783660195-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
931
932
933 [[Notice de bien → champ **Dernier récolement** mis à jour.>>image:1753783780493-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
934
935
936 = Gérer le post-récolement =
937
938 Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires peuvent être menées pour assurer la continuité de la gestion des collections et préparer les suites nécessaires : signalement des biens manquants, planification des traitements ou valorisation des constats établis.
939
940 == Signaler les biens manquants sur POP/Joconde ==
941
942 Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent signaler sur la plateforme POP les biens constatés comme manquants ou volés à l’issue du récolement décennal.
943
944 La passerelle d'export POP/Joconde de Flora Musées a été adaptée pour répondre à cette obligation. Elle permet de générer un fichier d’export conforme, à verser sur la plateforme du ministère.
945
946 == Organiser les traitements post-récolement ==
947
948 Lorsque le récolement met en évidence des constats nécessitant des interventions (reprise de marquage, prises de vue, chantiers de traitement...), il est possible de formaliser ces suites dans Flora.
949
950 Pour cela, vous pouvez **créer des événements internes** pour suivre, organiser et documenter les actions à réaliser.
951
952 Cas d'usage fréquents :
953
954 (% class="active" %)|=(% style="width: 397px;" %)Constat lors du récolement|=(% style="width: 580px;" %)Type d’événement à créer
955 |(% style="width:397px" %)Marquage absent ou défectueux|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Marquage**
956 |(% style="width:397px" %)Bien à photographier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Photographie**
957 |(% style="width:397px" %)Lot d’objets à inventorier ou à étudier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : chantier des collections**
958 |(% style="width:397px" %)Bien à restaurer|(% style="width:580px" %)**Traitement de conservation et analyse**
959
960 (% class="box infomessage" %)
961 (((
962 **Astuce** : vous pouvez utiliser un **panier de notices récolées avec suites à donner** pour les lier à un nouvel événement.
963 )))
964
965 == Clôturer les suites à donner ==
966
967 Une fois les actions correctives réalisées, il est important de **mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées**.
968
969 === Sur une notice individuelle ===
970
971 1. Ouvrez la notice de récolement.
972 1. Cliquez sur **Modifier**.
973 1. Mettez à jour le champ **État d’avancement** avec **Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées**.
974 1. Cliquez sur **Enregistrer**.
975
976 [[Notice de récolement → clic sur le bouton modifier.>>image:1753790854237-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
977
978
979 [[Notice de récolement → modification du champ **État d'avancement **et enregistrement. >>image:1753790958225-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
980
981
982 [[Résultat → état d'avancement mis à jour dans la notice de récolement.>>image:1753790973902-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
983
984
985 === Par lot de fiches ===
986
987 1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées.
988 1. Sélectionnez les notices à modifier.
989 1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.
990 1. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ **État d’avancement **et renseignez la nouvelle valeur.
991 1. Lancez le traitement.
992
993 (% class="box infomessage" %)
994 (((
995 **Astuce** : vous pouvez utiliser l’option **Forcer** dans la modification par lot si le champ contient déjà une valeur, et que vous souhaitez la remplacer pour toutes les notices sélectionnées.
996 )))
997
998 [[Historique des biens récolés → exemple de recherche (biens à marquer du second récolement).>>image:1753791279467-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
999
1000
1001 [[Liste de résultats  → sélection des biens et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753791358344-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1002
1003
1004 [[Modification par lot → Remplacer les données du champ **État d'avancement**. >>image:1753791404806-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1005
1006
1007 [[Résultat → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753791575103-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1008
1009
1010 = Supprimer des notices de récolement =
1011
1012 Il peut vous arriver de **générer par erreur des notices de récolement** : mauvaise sélection de biens, bien déjà récolé, etc. Ces notices, une fois créées, **ne peuvent pas être supprimées directement**, car elles sont **liées à des notices de biens**.
1013
1014 [[Message d'erreur → notice de récolement liée à un bien. Suppression impossible.>>image:1753793142544-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1015
1016
1017 Lorsque vous avez généré par erreur des notices de récolement, la suppression doit se faire en deux temps :
1018
1019 == Supprimer le lien entre les notices de biens et les notices de récolement ==
1020
1021 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire** > menu **Bases**.
1022 1. **Recherchez les biens concernés** dans la table des biens (par emplacement, leur numéro d’inventaire, par discipline, ou la campagne associée ou tout autre critère pertinent).
1023 1. **Sélectionnez les notices de biens** concernées dans la liste de résultats.
1024 1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches** .
1025 1. (((
1026 Dans l'écran de modification par lot :
1027
1028 * Choisissez l’onglet **Remplacer**.
1029 * Sélectionnez le champ Récolement en cours (LAST_RECOL_KEY).
1030 * Cochez l’option **Forcer**.
1031 * Laissez le champ **Nouvelle valeur** vide.
1032 * Cliquez sur **Lancer le traitement**.
1033 )))
1034
1035 (% class="box infomessage" %)
1036 (((
1037 Cette étape supprime le lien entre chaque bien et sa notice de récolement, ce qui rend ensuite leur suppression possible.
1038 )))
1039
1040 >(% class="small" %)Le 29/07/2025, l’administrateur Flora a par erreur généré et récolé des notices de récolement pour des biens déjà récolés un an plus tôt, dans le cadre du même récolement décennal. En analysant la situation, il remarque que toutes ces notices ont en commun la discipline **Sciences de la vie**. Pour procéder à leur suppression, il doit d’abord identifier les biens concernés.** Astuce** : pour maximiser vos chances de cibler précisément ces notices, utilisez **la recherche par liens**, en combinant la table **Biens **avec la table **Récolements**.
1041
1042 [[Ex. Recherche par liens sur les biens.>>image:1753794810591-354.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1043
1044
1045 [[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795344962-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1046
1047
1048 [[Modification par lot → remplacement par le vide du champ **Récolement en cours**.>>image:1753795486438-256.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1049
1050
1051 [[Résultats → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753795557143-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1052
1053
1054 == Supprimer les notices de récolement en lot ==
1055
1056 (% class="box infomessage" %)
1057 (((
1058 Une fois le lien rompu avec les notices de biens, la suppression s’effectue sans erreur bloquante.
1059 )))
1060
1061 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Récoler** > menu **Récolement**.
1062 1. Lancez une **recherche dans la table Historique des biens récolés** pour retrouver les notices à supprimer (par date de récolement, campagne, agent récoleur ou tout autre critère pertinent).
1063 1. Sélectionnez les notices de récolement concernées dans la liste.
1064 1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches** .
1065 1. (((
1066 Dans l'écran de modification par lot :
1067
1068 * Choisissez l’onglet **Supprimer**.
1069 * Cochez l’option** Ignorer les erreurs**.
1070 * Cliquez sur **Lancer le traitement**.
1071 * Confirmez la suppression en cliquant sur **OUI**.
1072 )))
1073
1074 >(% class="small" %)L'administrateur Flora peut maintenant rechercher les notices de récolement à supprimer.
1075
1076 [[Historique des biens récolés → ex. recherche experte.>>image:1753795780592-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1077
1078
1079 [[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795934761-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1080
1081
1082 )))
1083
1084 [[Modification par lot → suppression des notices de récolement.>>image:1753796011088-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1085
1086
1087 [[Message de confirmation suppression.>>image:1753796065920-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1088
1089
1090 [[Résultats → suppression par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753796134120-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1091
1092
1093
1094
1095 (((
1096
1097 )))
1098 )))|(% style="width:300px" %)(((
1099 (% class="box" %)
1100 (((
1101 **Sommaire**
1102
1103 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
1104 )))
1105
1106 (% class="box" %)
1107 (((
1108 **Aller plus loin**
1109
1110 * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
1111 * [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
1112 * [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
1113 * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
1114 * [[MCC : export POP : signalement des biens constatés manquants ou volés >>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-france-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/specifications-d-export-vers-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france]]
1115
1116 * [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
1117 * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
1118 * [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
1119 * [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
1120 * [[Rechercher dans Flora >>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
1121 * [[Utiliser la recherche générique>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.FAQ Effectuer des recherches génériques dans l'espace de travail Administration.WebHome]]
1122 * [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
1123 * [[Exporter vers POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
1124 * Gérer les évènements internes
1125 * [[Modifier des notices en lot>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Manipuler les données en masse.5\.F\. Modifications globales.WebHome]]
1126 )))
1127
1128 (% class="box" %)
1129 (((
1130 **Icônes principales**
1131 )))
1132 )))
1133
1134 (% style="text-align: center;" %)
1135