Récoler des biens

1

(% class="wikigeneratedid" %)

2

(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

7

NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.

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9

Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.

)))

(((

= Qu'est-ce que le récolement décennal ? =

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15

Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :

16

17

* De s'assurer de la **traçabilité des biens**,

18

* De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,

19

* D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,

20

* De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.

21

22

Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.

23

24

= Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =

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26

Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :

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28

(% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation **

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|(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01

30

|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles

31

|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.

32

33

== Préparer la base avant de récoler ==

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Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :

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1. (((

38

**Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :

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40

* Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.

41

* Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.

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)))

43

1. (((

44

**Une saisie documentaire suffisamment avancée** :

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* Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).

47

* Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).

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)))

49

1. (((

50

**Des localisations fiables** :

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* Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.

53

* Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.

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)))

55

1. (((

56

**Un périmètre clair** :

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58

* Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?

59

* Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).

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)))

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62

== Étapes du processus de récolement dans Flora ==

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64

Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :

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66

1. **Créer la campagne**

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Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.

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1. **Créer les sous-campagnes**

69

À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.

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1. **Ajouter les biens à récoler**

71

Automatiquement ou manuellement.

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1. **Effectuer le récolement**

73

En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).

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1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**

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Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.

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77

== Fonctionnalités du module Récolement ==

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79

Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :

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81

(% class="active" %)|Fonction|Détail

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|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe

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|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation

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|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée

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|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies

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|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable

87

|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos

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|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont

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90

= Planifier les campagnes de récolement =

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92

La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).

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94

== Créer une campagne de récolement ==

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1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**

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1. Cliquez sur le bouton créer.

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1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).

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1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.

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101

(% class="box infomessage" %)

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(((

103

**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.

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)))

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[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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112

[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

113

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115

== Ajouter des sous-campagnes ==

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Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :

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(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié

120

|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…

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|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…

122

123

=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===

124

125

1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.

126

1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.

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1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.

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129

[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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131

132

[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

133

134

135

==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====

136

137

1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.

138

1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.

139

1. Sélectionnez les notices à récoler.

140

1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.

141

142

[[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

143

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145

[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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148

[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

149

150

151

[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

152

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154

[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

155

156

157

=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===

158

159

1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.

160

1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**

161

1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**

162

1. Cliquez sur **Valider.**

163

164

Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :

165

166

* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.

167

* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.

168

169

(% class="box warningmessage" %)

170

(((

171

Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.

172

)))

173

174

[[Campagne de récolement → bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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176

177

[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

178

179

180

[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

181

182

183

== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==

184

185

* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..

186

187

[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

188

189

190

[[Résultat → ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

191

192

193

* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.

194

195

[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

196

197

198

[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

199

200

201

== Éditer le planning d'une campagne ==

202

203

Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.

204

Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.

205

206

[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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208

209

[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

210

211

212

= Récoler les biens =

213

214

== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==

215

216

Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.

217

218

Les filtres disponibles portent sur :

219

220

* **Le numéro d’inventaire**

221

* **L'emplacement de référence théorique**

222

* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)

223

224

Pour activer les filtres :

225

226

1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**

227

1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités

228

1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.

229

230

(% class="box infomessage" %)

231

(((

232

Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.

233

)))

234

235

[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

236

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238

[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

239

240

241

Pour désactiver le filtre :

242

243

1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**

244

1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.

245

246

[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

247

248

249

== Récoler sur pièce et sur place par action rapide ==

250

251

L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.

252

253

1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne

254

1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice

1. (((

Indiquez :

1. Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé

259

1. La **date de récolement**, si différente de celle proposée

260

)))

261

1. Cliquez sur **Valider**

262

1. Confirmez l'opération en cliquant sur **Oui**

263

264

**Cette action renseigne automatiquement les champs :**

* Récolé le

* Récolé par

* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place

269

* Conformité avec le registre : oui

270

271

[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

272

273

274

[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

275

276

277

[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom du récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

278

279

280

== Récoler sur pièce et sur place en lot ==

281

282

283

[[Légende>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

284

285

286

[[Légende>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

287

288

289

[[Légende>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

290

291

292

[[Légende>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

293

294

295

== Récoler via la notice de récolement ==

296

297

== Connaître mes états d'avancement d'une notice de récolement ==

298

299

== Re localiser pendant le récolement ==

300

301

== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==

302

303

== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==

304

305

== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]

330

* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]

331

* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]

332

* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]

333

334

* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]

335

* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]

336

* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]

337

* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

)))

)))

=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===

371

372

une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger

373

374

[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

375

376

== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==

377

378

=== Travailler déconnecté de Flora ===

379

380

(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)

381

(((

382

A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :

383

- via un tableur.

384

- via papier-crayon.

385

- via l'application RecolApp.

386

)))

387

388

//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://

389

390

* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//

391

* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//

392

393

(% class="CxSpFirst" %)

394

S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.

395

396

(% class="CxSpMiddle" %)

397

Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.

398

399

(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)

400

=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===

401

402

(% class="CxSpLast" %)

403

Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :

404

405

* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement

406

407

=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===

408

409

* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]

410

** **Il sera parfois pratique d'utiliser les ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.

411

//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//

412

*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement

413

*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène

414

** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]

415

416

(% class="CxSpMiddle" %)

417

En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.

418

419

(% class="CxSpMiddle" %)

420

L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.

421

422

(% class="CxSpMiddle" %)

423

Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.

424

425

426

=== Traitement unitaire des anomalies et suites à donner ===

427

428

Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement

429

430

(% class="CxSpMiddle" %)

431

Commençons par aller sur cette notice :

432

433

[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

434

435

(% class="CxSpMiddle" %)

436

Passons en modification :

437

438

[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

439

440

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

441

(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.

442

443

(% class="CxSpFirst" %)

444

Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.

445

446

(% class="CxSpLast" %)

447

J’indique donc :

448

449

* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».

450

* Les deux problèmes.

451

* Les suites à donner.

452

* Le nom du récoleur.

453

454

(% class="MsoCaption" %)

455

[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

456

457

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

458

(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".

459

460

(% class="MsoCaption" %)

461

[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

462

463

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

464

(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.

465

466

(% class="MsoCaption" %)

467

[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

468

469

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

470

(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.

471

472

(% class="CxSpMiddle" %)

473

Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.

474

475

[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

476

477

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

478

(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.

479

480

(% class="CxSpMiddle" %)

481

Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]

482

483

[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

484

485

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

486

(% class="small" %)Réalisé suite à donner.

487

488

[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

489

490

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

491

(% class="small" %)Réalisé sans suite

492

493

(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)

494

=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===

495

496

Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**

497

498

//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//

499

500

(% class="MsoCaption" %)

501

Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.

502

503

[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

504

505

(% class="MsoCaption" %)

506

Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.

507

508

(% class="box infomessage" %)

509

(((

510

Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs

511

)))

512

513

[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

514

515

Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement

516

517

[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

518

519

(% class="box warningmessage" %)

520

(((

521

ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place

522

)))

523

524

[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

525

526

L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien

527

528

[[image:1656938064489-651.png]]

529

530

531

[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

532

533

(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)

534

=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===

535

536

les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette)

537

538

ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements

539

540

[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

541

542

(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)

543

=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===

544

545

L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.

546

547

Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import

548

549

[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

550

551

(% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)

552

== ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==

553

554

=== Sur les emplacements à récoler dans les campagnes ===

555

556

(% class="CxSpFirst" %)

557

En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp.

558

559

[[image:2021-12-30_15h59_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

560

561

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

562

(% class="small" %)Validation du commencement du récolement

563

564

(% class="MsoCaption" %)

565

[[image:2021-12-30_17h40_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

566

567

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

568

(% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer.

569

570

(% class="MsoCaption" %)

571

[[image:2021-12-30_17h42_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

572

573

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

574

(% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%)

575

576

Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]].

577

578

[[image:2022-02-07_14h42_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

579

580

(% style="text-align: center;" %)

581

(% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne.

582

583

Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé.

584

585

(% class="MsoCaption" %)

586

Sur l'emplacement, il est possible de :

587

588

* Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]]

589

* Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]]

590

* ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]]

591

592

[[image:2021-12-30_16h07_59.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

593

594

595

[[image:2021-12-30_16h08_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

596

597

598

[[image:2021-12-30_16h09_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

599

600

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

601

(% class="small" %)Fonctionnement des boutons

602

603

(% id="HPourlesCampagnes:" class="MsoCaption" %)

604

=== Sur les Campagnes : ===

605

606

(% class="MsoCaption" %)

607

Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne.

608

609

[[image:2021-12-30_17h22_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

610

611

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

612

(% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié.

613

614

[[image:2021-12-30_16h45_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

615

616

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

617

(% class="small" %)Changer l'état d'avancement.

618

619

[[image:2021-12-30_17h24_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

620

621

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

622

(% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement.

623

624

625

== ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. ==

626

627

=== Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : ===

628

629

630

[[image:2021-12-30_16h15_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

631

632

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

633

(% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement.

634

635

636

(% class="MsoCaption" %)

637

[[image:2021-12-30_16h15_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

638

639

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

640

(% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%)

641

(% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %)

642

643

(% id="HPourlaCampagne:" class="MsoCaption" %)

644

=== Pour les Campagnes : ===

645

646

(% class="MsoCaption" %)

647

[[image:2021-12-30_16h28_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

648

649

(% style="text-align: center;" %)

650

(% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.

651

652

[[image:2021-12-30_16h28_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

653

654

(% style="text-align: center;" %)

655

(% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.

656

657

658

=== Modèles de PV musées de France et musées nationaux ===

659

660

Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus.

661

662

[[image:1663163903401-555.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="290" width="584"]]

663

664

(% style="text-align: center;" %)

665

Non localisés = non vus dans Flora

666

667

Pour les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements

668

669

=== Requêtes sur l'historique des récolements ===

670

671

==== Objets nécessitant des modifications à l’inventaire ====

672

673

A radier (joindre une liste)... rédaction en cours

674

675

==== Objets nécessitant des compléments d’identification ( à marquer, à photographier...) ====

676

677

via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2

678

679

(% class="box infomessage" %)

680

(((

681

Attention, les nombres apparaissant entre parenthése sont comptabilisés sur toute la base documentaire, il faut donc lancer la recherche pour obtenir le résultat

682

)))

683

684

[[image:1663164804018-111.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

685

686

==== État de conservation du bien ====

687

688

via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2

689

690

[[image:1663164967991-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

691

692

==== Localisation des biens : Exposés dans les salles ou en réserve ====

693

694

Généralement les campagnes sont organisées par emplacements donc concernent des salles du musée OU des réserves mais rarement les deux

695

696

il est toutefois possible croiser la requete avec l'emplacement de référence des biens en selectionnat la branche de la table d'autorité des emplacements qui regroupe toutes les salles du musée ou toutes les réserves (utiliser 'lassiatnt pour activer la profondeur de recherche"

697

698

[[image:1663165259686-230.png]]

699

700

==== Documentation photographique des biens ====

701

702

Argentique ou Format numérique

703

704

Cette requête est délicate car il faut croiser la recherche avec la phototheque pour savoir si une notice photo est liée et si elle concerne une photo numérique ou argentiquie

705

706

Utiliser l**a recherche par liens sur les biens**

707

708

choisir l'emplacement à récoler dans la campagne, puis le support de la photo liée au bien (ce qui suppose que le champ a été renseigné ce qui 'est pas toujours le cas)

709

710

[[image:1663166194800-369.png]]

711

712

713

== ETAPE 6 : Post-récolement ==

714

715

..en cours de ré-écriture

716

717

=== Signalement des manquants sur POP/Joconde ===

718

719

[[https:~~/~~/www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France]]

720

721

La passerelle d'export POP/Joconde de FLora musée a été adaptée pour permettre le versement des notices de biens manquants tels que décrit dans l'article du site du ministère de la culture ci dessus

722

723

Se reporter à l'article sur [[export POP/Joconde de Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]] pour savoir comment produire le fichier zip à verser sur POP

724

725

726

(% id="HSuividesanomalies" class="CxSpMiddle" %)

727

=== Suivi des anomalies ===

728

729

(% class="CxSpMiddle" %)

730

Pour le suivi des anomalies il sera possible de chercher directement l’information sur Flora.

731

732

[[image:2021-12-30_17h48_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

733

734

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

735

(% class="small" %)Recherche "suite à donner".

736

737

[[image:2021-12-30_18h22_07.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

738

739

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

740

(% class="small" %)Recherche "état".

741

742

743

(% id="HClF4turerlessuitesE0donner" class="CxSpFirst" %)

744

=== (% id="cke_bm_2543S" style="display:none" %) (%%)Clôturer les suites à données ===

745

746

Ne pas oublier de clôturer les suite à donner après les avoir traitées

747

748

Pour une fiche récolement, faire modifier puis changer l'état d'avancement.

749

750

Pour un lot de fiches récolement faire une recherche simple comme ci dessous par exemple :

751

752

[[image:2022-02-25_15h31_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

753

754

(% id="cke_bm_23087S" style="display:none" %) (%%)Puis utiliser l'outil modification par lot de fiches [[image:2022-02-25_14h34_39.png||class="img-circle"]].

755

756

Reproduire l'écran ci-dessous et lancer le traitement ou cliquer sur forcer et mettre uniquement la Nouvelle valeur.

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[[image:2022-02-25_15h25_03.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

759

760

(% class="CxSpFirst" %)

761

Résultat:

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763

=== Saisie des données minimales de récolement manquantes dans les notices biens ===

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(% class="CxSpFirst" style="text-align:left;text-align:left" %)

766

Les notices des biens saisis dans la base documentaire ne comportent pas forcément les données minimales attendues lors d’un récolement. La liste des biens à récoler dans un emplacement signalera les manques flagrants (dimensions, matières-technique, …) en indiquant les champs manquant avec un point d'exclamation "!" (comme nous pouvons le voir dans le petit encadré[[image:2021-12-28_15h32_44.png]] ci dessous) . Vous pouvez avoir accès à la notice bien directement pour réaliser les modifications souhaitées[[image:2021-12-30_11h27_36.png]] à droite (A gauche, cela ouvre la notice de récolement).

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(% class="MsoCaption" %)

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[[image:2021-12-30_18h00_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

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(% class="small" %)Modification d'une notice bien en récolement

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= Récolement direct sans planification de campagnes =

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(% class="CxSpFirst" %)

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Dans le cas où la structure n’a pas le temps ou les moyen humain de planifier un récolement, il sera possible de réaliser un récolement ponctuel via l’interface de la notice objet directement.

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(% class="CxSpMiddle" %)

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Recherchons la notice 2021.1.1 par exemple, appuyons sur le bouton " récolement complémentaire hors campagne de récolement décennal".

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[[image:2021-12-30_18h12_38.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

786

(% class="small" %)Saisi d'un récolement complémentaire

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788

(% class="CxSpMiddle" %)

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Flora va donc créer directement une notice de récolement, vous pouvez décider de la lier ou non à une campagne existante.

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[[image:2021-12-30_18h14_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

794

(% class="small" %)Création d'une notice de récolement

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[[image:2021-12-30_18h16_29.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

799

(% class="small" %)Notice de récolement crée.

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(% class="MsoCaption" %)

802

[[image:2021-12-30_18h19_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

805

(% class="small" %)Résultat sur la notice Bien.

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(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)

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(((

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Votre dernier récolement apparaitra ensuite directement sur la notice, comme pour un récolement réalisé via le module. Le plus de cette technique et la rapidité et la simplicité. Le point négatif étant l’impossibilité de préparer son récolement et de ne pouvoir récoler qu’à la volée (notice par notice).

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)))

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).**

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)))

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