Récoler les biens

1

(% class="wikigeneratedid" %)

2

(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**

3

4

|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.

9

10

Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.

)))

(((

Une fois les campagnes et sous-campagnes créées, la phase de récolement peut débuter. Le récolement s’effectue depuis les sous-campagnes. Selon les cas, vous pouvez valider les biens sans anomalie, modifier plusieurs notices en lot ou saisir les constats directement dans chaque fiche.

15

16

= Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne =

17

18

Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.

19

20

Les filtres disponibles portent sur :

21

22

* **Le numéro d’inventaire**

23

* **L'emplacement de référence théorique**

24

* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)

25

26

Pour activer les filtres :

27

28

1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**

29

1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités

30

1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.

31

32

(% class="box infomessage" %)

33

(((

34

Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone.

35

)))

36

37

[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

38

39

40

[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01.>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

41

42

43

Pour désactiver le filtre :

44

45

1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements.**

46

1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.

47

48

[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

49

50

51

= Récoler des biens par action rapide =

52

53

L’action rapide permet de valider un ou plusieurs biens directement depuis la liste, sans ouvrir les notices de récolement. Elle s’utilise uniquement lorsque aucun constat ou anomalie n’est à signaler.

54

55

Cette validation automatique renseigne les champs suivants :

* **Récolé le**

* **Récolé par**

* **État d'avancement** : récolé sur pièce et sur place

60

* **Conformité avec le registre** : Oui

61

62

== Récolement unitaire ==

63

64

1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne.

65

1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice.

1. (((

Indiquez :

* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé

70

* La **date de récolement**, si différente de celle proposée

71

)))

72

1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.

73

74

[[Récoler un bien sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

75

76

77

[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

78

79

80

[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

81

82

83

== Récolement par lot ==

84

85

1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler.

86

1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements.**

1. (((

Renseignez :

* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé

91

* La **date de récolement**, si différente de la date du jour

92

)))

93

1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.

94

95

(% class="box infomessage" %)

96

(((

97

Astuce : utilisez les **filtres** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.

98

)))

99

100

[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

101

102

103

[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

104

105

106

[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

107

108

109

[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

110

111

112

== Compléter les notices après une action rapide ==

113

114

Lorsque vous utilisez l'action rapide certains champs (constat sur le numéro d'inventaire, état sommaire...) ne sont pas automatiquement renseignés. Vous pouvez les compléter a posteriori grâce à la **modification par lot**.

115

116

Deux cas de figure se présentent :

117

118

=== Vous venez d’utiliser l’action rapide ===

119

120

1. Restez dans la sous-campagne et basculez en mode liste de résultats.

121

1. Dans la liste de résultats: filtrez sur les notices récolées sur pièce et sur place, puis, sélectionnez les notices concernées.

122

1. Lancez la modification par lot depuis la barre d’outils.

123

124

[[Sous-campagne de récolement → bouton basculer en mode liste de résultats.>>image:1753798101538-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

125

126

127

[[Liste de résultats → filtre par état, sélection des notices et clic sur le bouton modifier par lot.>>image:1753798241006-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

128

129

130

[[Modification par lot → ajout d'un constat sur le numéro d'inventaire.>>image:1753798415579-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

131

132

133

[[Résultat → modification effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753798478529-138.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

134

135

136

=== Vous souhaitez revenir sur des notices plus tard ===

137

138

1. Effectuez une recherche ciblée dans le menu **Hist. biens récolés** de l’espace de travail **Récoler **:

139

140

* Par **date de récolement** (index Récolé le) ;

141

* Par **agent récoleur** (index Récolé par) ;

142

* Par **état d’avancement**, en filtrant par exemple sur Récolé sur pièce et sur place.

143

144

(% start="2" %)

145

1. Une fois la sélection faite, cliquez sur Modifier le lot de fiches pour compléter les champs nécessaires.

146

147

[[Historique des biens récolés → Rechercher tous les biens récolés sur pièce et sur place le 29/07/2025, par l'administrateur Flora.>>image:1753798597551-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

148

149

150

[[Liste de résultats → sélection des notices et clic sur le bouton modifier par lot.>>image:1753798737285-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

151

152

153

[[Modification par lot → ajout d'informations sur la couverture photographique des oeuvres.>>image:1753798829168-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

154

155

156

[[Résultat → modification effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753798883229-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

157

158

159

= Récoler un bien via la notice de récolement =

160

161

Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.

162

163

Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :

164

165

* Marquage défaillant ou absent

166

* État de conservation dégradé

167

* Non-conformité avec le registre ou la base

168

* Mauvaise localisation

169

* Bien non vu, détruit ou manquant

170

* Saisie d'un constat d'état complémentaire

(((

Procédure à suivre :

1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler.

176

1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement.**

177

1. (((

178

Renseignez les anomalies constatées :

179

180

* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**

181

* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)

182

)))

183

1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner).

184

1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.

185

186

[[Choix d'une notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

187

188

189

[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

190

191

192

[[Résultat → affichage du bien récolé avec suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

193

194

195

= Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne =

196

197

Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).

Procédure :

1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**

202

1. Repérez le bien concerné

203

1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.

204

1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.

205

206

(% class="box infomessage" %)

207

(((

208

Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.

209

)))

210

211

[[Depuis une sous-campagne → loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

212

213

214

[[Depuis un bien → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

215

216

217

[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Notice de récolement → loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

237

238

239

[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

240

241

242

= Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement =

243

244

Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.

245

246

Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :

247

248

|(% style="background-color:#cbcbea; width:122px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:672px" %)**État de la notice**

249

|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé

250

|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)

251

|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement

252

253

(% class="box infomessage" %)

254

(((

255

Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.

256

)))

257

258

[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

259

260

= Relocaliser un bien pendant le récolement =

261

262

Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.

263

264

(% class="box warningmessage" %)

265

(((

266

La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.

267

)))

268

269

== Notions d'emplacements ==

270

271

Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :

272

273

(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

274

**Terme**

275

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

276

**Définition**

277

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

278

**Usage courant**

279

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

280

**Évolue automatiquement dans la notice du bien ?**

281

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

282

**Équivalence notice de bien**

283

)))

284

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

285

Emplacement de référence théorique (ou ancien)

286

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

287

Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien

288

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

289

Sert de base à la préparation des campagnes

290

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

291

Non

292

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

293

Emplacement de référence

294

)))

295

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

296

Nouvel emplacement de référence

297

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

298

Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement

299

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

300

Si le bien a définitivement changé de lieu

301

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

302

Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement

303

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

304

Emplacement de référence

305

)))

306

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

307

Localisation temporaire théorique (ou ancienne)

308

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

309

Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien

310

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

311

Utilisée en cas de mouvements planifiés

312

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

313

Non

314

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

315

Localisation temporaire

316

)))

317

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

318

Nouvelle localisation temporaire

319

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

320

Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement

321

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

322

Sert à signaler un changement temporaire de place

323

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

324

Non, valeur uniquement informative

325

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

326

Localisation temporaire

327

)))

328

329

== Procédure pour relocaliser un bien ==

330

331

1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.

332

1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.

333

1. (((

334

Dans les champs dédiés :

335

336

* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.

337

* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.

338

)))

339

1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).

340

1. Cliquez sur **Enregistrer**.

341

342

(% class="box warningmessage" %)

343

(((

344

La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.

345

)))

346

347

[[Sous-campagne de récolement → bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

348

349

350

[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence avec date, agent récoleur et état d'avancement modifié.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

351

352

353

[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

354

355

356

= Saisir des informations manquantes sur la notice du bien =

357

358

Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.

359

360

(% class="box infomessage" %)

361

(((

362

Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.

)))

Procédure :

1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.

368

1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **

369

1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.

370

1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.

371

1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.

372

1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.

373

374

(% class="box infomessage" %)

375

(((

376

Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.

377

La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.

378

Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.

379

)))

380

381

[[Sous-campagne de récolement → numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

382

383

384

[[Notice de bien → bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

385

386

387

[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

388

389

390

[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

391

392

393

= Ajouter un bien à la liste des biens à récoler =

394

395

En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.

396

397

(% class="box infomessage" %)

398

(((

399

Si vous effectuez le récolement via l'application **RecolApp**, **n’utilisez pas la fonctionnalité d’ajout de biens après la génération de la sous-campagne**.

400

401

* Cette fonction est réservée à un usage en saisie directe dans Flora.

402

* Les biens ainsi ajoutés, dont l’emplacement de référence ne correspond pas à celui défini dans la sous-campagne, **ne seront pas pris en compte dans l’export vers RecolApp** et **ne pourront donc pas être récolés en mode déconnecté**.

403

)))

404

405

== Ajouter un bien déjà existant ==

406

407

S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.

**Procédure :**

1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.

412

1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.

413

1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.

414

1. Sélectionnez le bien dans les résultats.

415

1. Cliquez sur **Valider **puis sur **Oui** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.

416

417

[[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

418

419

420

[[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

421

422

423

[[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

424

425

426

[[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

427

428

429

== Ajouter un bien non existant ==

430

431

Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.

**Procédure :**

1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.

436

1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.

437

1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.

438

1. Une **grille de saisie rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.

439

1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.

440

1. Sinon, cliquez sur **Valider**.

441

442

(% class="box infomessage" %)

443

(((

444

La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne

445

)))

446

447

[[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

448

449

450

[[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

451

452

453

[[Création d'un nouveau bien → saisie des données et validation.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

454

455

456

[[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

457

458

459

= Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? =

460

461

**Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.

462

463

Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :

464

465

(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Source|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Support utilisé sur le terrain|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mise à jour dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Particularités

466

|**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main

467

|**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.

468

469

Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :

470

471

* **La campagne de récolement** doit avoir été créée,

472

* **Les sous-campagnes** doivent être définies,

473

* **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,

474

* Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.

475

476

(% class="box infomessage" %)

477

(((

478

Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.

479

)))

480

481

== Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ==

482

483

Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :

484

485

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Format d’impression**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Objectif principal**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Utilisation recommandée**

486

|Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain

487

|Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles

488

489

Procédure d’accès aux formats d’impression :

490

491

1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée.

492

1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils.

493

1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée.

494

1. (((

495

Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.

496

)))

497

498

(% class="box infomessage" %)

499

(((

500

Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.

501

)))

502

503

[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

504

505

506

[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

507

508

509

[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

510

511

512

== Export RecolApp ==

513

514

Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.

515

516

Procédure d’export vers RecolApp :

517

518

1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.

519

1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**.

520

1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp.

521

522

(% class="box infomessage" %)

523

(((

524

Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import.

525

)))

526

527

[[Sous-campagne de récolement → bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

= Saisir un récolement hors campagne =

533

534

Dans certains cas, vous pouvez être amené à réaliser un récolement en dehors du cadre structuré des campagnes. Cela peut être le cas si votre établissement ne dispose pas du temps ou des ressources nécessaires pour planifier en amont.

535

536

Flora permet alors de créer une **notice de récolement directement depuis la fiche d’un bien**.

537

538

(% class="box infomessage" %)

539

(((

540

* **Avantage** : procédure rapide, adaptée à un besoin immédiat (récolement à la volée).

541

* **Limite** : pas de structuration préalable, pas de sélection groupée, ni d’exports globaux associés.

542

)))

543

544

(% class="wikigeneratedid" id="HProcE9duredecrE9ationd2019unrE9colementponctuel" %)

545

**Procédure de création d’un récolement hors campagne : **

546

547

1. Recherchez la notice du bien concerné.

548

1. Ouvrez la fiche et cliquez sur le bouton **Récolement complémentaire hors campagne**.

549

1. Une **notice de récolement** est automatiquement créée et liée au bien.

550

1. Vous pouvez saisir immédiatement les constats (présence, état, localisation…).

551

1. Il est également possible de **lier cette notice à une campagne existante**, si besoin.

552

1. Une fois les données saisies, cliquez sur **Enregistrer.**

**Résultat : **

* La nouvelle notice de récolement s’affiche dans la table des récolements.

557

* Elle est rattachée au bien concerné.

558

* Le champ **Dernier récolement** est automatiquement mis à jour dans la fiche du bien.

559

560

[[Notice de bien → Bouton récolement complémentaire hors campagne.>>image:1753783229275-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

561

562

563

[[Notice de récolement → saisie des données et enregistrement. >>image:1753783579343-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

564

565

566

[[Résultats → notice de récolement enregistrée avec les données saisies ; lien automatique avec le bien.>>image:1753783660195-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

567

568

569

[[Notice de bien → champ **Dernier récolement** mis à jour.>>image:1753783780493-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

570

571

572

= Gérer le post-récolement =

573

574

Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires peuvent être menées pour assurer la continuité de la gestion des collections et préparer les suites nécessaires : signalement des biens manquants, planification des traitements ou valorisation des constats établis.

575

576

== Signaler les biens manquants sur POP/Joconde ==

577

578

Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent signaler sur la plateforme POP les biens constatés comme manquants ou volés à l’issue du récolement décennal.

579

580

La passerelle d'export POP/Joconde de Flora Musées a été adaptée pour répondre à cette obligation. Elle permet de générer un fichier d’export conforme, à verser sur la plateforme du ministère.

581

582

== Organiser les traitements post-récolement ==

583

584

Lorsque le récolement met en évidence des constats nécessitant des interventions (reprise de marquage, prises de vue, chantiers de traitement...), il est possible de formaliser ces suites dans Flora.

585

586

Pour cela, vous pouvez **créer des événements internes** pour suivre, organiser et documenter les actions à réaliser.

587

588

Cas d'usage fréquents :

589

590

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; width:397px" %)**Constat lors du récolement**|(% style="background-color:#cbcbea; width:580px" %)**Type d’événement à créer**

591

|(% style="width:397px" %)Marquage absent ou défectueux|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Marquage**

592

|(% style="width:397px" %)Bien à photographier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Photographie**

593

|(% style="width:397px" %)Lot d’objets à inventorier ou à étudier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : chantier des collections**

594

|(% style="width:397px" %)Bien à restaurer|(% style="width:580px" %)**Traitement de conservation et analyse**

595

596

== Clôturer les suites à donner ==

597

598

Une fois les actions correctives réalisées, il est important de **mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées**.

599

600

=== Sur une notice individuelle ===

601

602

1. Ouvrez la notice de récolement.

603

1. Cliquez sur **Modifier**.

604

1. Mettez à jour le champ **État d’avancement** avec **Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées**.

605

1. Cliquez sur **Enregistrer**.

606

607

[[Notice de récolement → bouton modifier.>>image:1753790854237-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

608

609

610

[[Notice de récolement → modification du champ **État d'avancement **et enregistrement. >>image:1753790958225-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

611

612

613

[[Résultat → état d'avancement mis à jour dans la notice de récolement.>>image:1753790973902-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

614

615

616

=== Par lot de fiches ===

617

618

1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées dans **l'Historique des biens récolés**.

619

1. Sélectionnez les notices à modifier.

620

1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.

621

1. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ **État d’avancement **et renseignez la nouvelle valeur.

622

1. Lancez le traitement.

623

624

(% class="box infomessage" %)

625

(((

626

**Astuce** : vous pouvez utiliser l’option **Forcer** dans la modification par lot si le champ contient déjà une valeur, et que vous souhaitez la remplacer pour toutes les notices sélectionnées.

627

)))

628

629

[[Historique des biens récolés → exemple de recherche (biens à marquer du second récolement).>>image:1753791279467-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

630

631

632

[[Liste de résultats → sélection des biens et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753791358344-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

633

634

635

[[Modification par lot → Remplacer les données du champ **État d'avancement**. >>image:1753791404806-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

636

637

638

[[Résultat → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753791575103-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

639

640

641

= Supprimer des notices de récolement =

642

643

Il peut vous arriver de **générer par erreur des notices de récolement** : mauvaise sélection de biens, bien déjà récolé, etc. Ces notices, une fois créées, **ne peuvent pas être supprimées directement**, car elles sont **liées à des notices de biens**.

644

645

[[Message d'erreur → notice de récolement liée à un bien. Suppression impossible.>>image:1753793142544-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

646

647

648

Lorsque vous avez généré par erreur des notices de récolement, la suppression doit se faire en deux temps :

649

650

== Supprimer le lien entre les notices de biens et les notices de récolement ==

651

652

1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire** > menu **Bases**.

653

1. **Recherchez les biens concernés** dans la table des biens (par emplacement, leur numéro d’inventaire, par discipline, ou la campagne associée ou tout autre critère pertinent).

654

1. **Sélectionnez les notices de biens** concernées dans la liste de résultats.

655

1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches** .

656

1. (((

657

Dans l'écran de modification par lot :

658

659

* Choisissez l’onglet **Remplacer**.

660

* Sélectionnez le champ Récolement en cours (LAST_RECOL_KEY).

661

* Cochez l’option **Forcer**.

662

* Laissez le champ **Nouvelle valeur** vide.

663

* Cliquez sur **Lancer le traitement**.

664

)))

665

666

(% class="box infomessage" %)

667

(((

668

Cette étape supprime le lien entre chaque bien et sa notice de récolement, ce qui rend ensuite leur suppression possible.

669

)))

670

671

>(% class="small" %)Le 29/07/2025, l’administrateur Flora a par erreur généré et récolé des notices de récolement pour des biens déjà récolés un an plus tôt, dans le cadre du même récolement décennal. En analysant la situation, il remarque que toutes ces notices ont en commun la discipline **Sciences de la vie**. Pour procéder à leur suppression, il doit d’abord identifier les biens concernés.** Astuce** : pour maximiser vos chances de cibler précisément ces notices, utilisez **la recherche par liens**, en combinant la table **Biens **avec la table **Récolements**.

672

673

[[Ex. Recherche par liens sur les biens.>>image:1753794810591-354.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

674

675

676

[[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795344962-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

677

678

679

[[Modification par lot → remplacement par le vide du champ **Récolement en cours**.>>image:1753795486438-256.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

680

681

682

[[Résultats → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753795557143-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

683

684

685

== Supprimer les notices de récolement en lot ==

686

687

(% class="box infomessage" %)

688

(((

689

Une fois le lien rompu avec les notices de biens, la suppression s’effectue sans erreur bloquante.

690

)))

691

692

1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Récoler** > menu **Récolement**.

693

1. Lancez une **recherche dans la table Historique des biens récolés** pour retrouver les notices à supprimer (par date de récolement, campagne, agent récoleur ou tout autre critère pertinent).

694

1. Sélectionnez les notices de récolement concernées dans la liste.

695

1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches** .

696

1. (((

697

Dans l'écran de modification par lot :

698

699

* Choisissez l’onglet **Supprimer**.

700

* Cochez l’option** Ignorer les erreurs**.

701

* Cliquez sur **Lancer le traitement**.

702

* Confirmez la suppression en cliquant sur **Oui**.

703

)))

704

705

>(% class="small" %)L'administrateur Flora peut maintenant rechercher les notices de récolement à supprimer.

706

707

[[Historique des biens récolés → ex. recherche experte.>>image:1753795780592-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

708

709

710

[[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795934761-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Modification par lot → suppression des notices de récolement.>>image:1753796011088-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

716

717

718

[[Message de confirmation suppression.>>image:1753796065920-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

719

720

721

[[Résultats → suppression par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753796134120-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(((

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]

742

* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]

743

* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]

744

* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]

745

* [[MCC : export POP : signalement des biens constatés manquants ou volés >>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-france-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/specifications-d-export-vers-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france]]

746

747

* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]

748

* [[Gérer les constats d'état de récolement>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/La%20r%C3%A9gie%20des%20collections/Cr%C3%A9er%20et%20g%C3%A9rer%20les%20constats%20d%27%C3%A9tat/#HCasparticulier:Commentdocumenterl2019E9tatdesbienslorsdurE9colement3F]]

749

* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]

750

* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]

751

* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]

752

* [[Rechercher dans Flora >>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]

753

* [[Utiliser la recherche générique>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.FAQ Effectuer des recherches génériques dans l'espace de travail Administration.WebHome]]

754

* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]

755

* [[Exporter vers POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]

756

* Gérer les évènements internes

757

* [[Modifier des notices en lot>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.Manipuler les données en masse.5\.F\. Modifications globales.WebHome]]

758

* [[Référentiel des champs - Campagne de récolement>>doc:.Campagne de récolement.WebHome]]

759

* (((

760

[[Référentiel des champs - Notice de récolement>>doc:.Notice de récolement.WebHome]]

)))

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

__Communes__

* [[image:1753863617377-864.png||height="32" width="32"]] Créer

771

772

* [[image:1753863643894-162.png||height="31" width="30"]] Modifier

773

774

* [[image:1753877852633-767.png||height="28" width="28"]] Modifier par lot

__Campagnes__

* [[image:1753863617377-864.png||height="34" width="34"]] Ajouter un emplacement à récoler

779

780

* [[image:1753877997117-347.png||height="27" width="29"]] Actualiser

781

782

* [[image:1753863968641-612.png||height="33" width="34"]] Ajouter un panier à récoler

__Sous-campagnes__

* [[image:1753877543554-145.png||height="31" width="32"]] Terminer la saisie de la sous-campagne

787

788

* [[image:1753877570676-446.png||height="29" width="30"]] Démarrer les récolements

789

790

* [[image:1753877620819-280.png||height="31" width="28"]] Clôturer la sous-campagne

791

792

* [[image:1753878107306-294.png||height="29" width="29"]] Exporter vers RecolApp

793

794

* [[image:1753878266736-599.png||height="29" width="32"]] Formats d'impressions pour PV de récolement

795

796

* [[image:1753863920797-619.png||height="29" width="32"]]Filtrer les notices de récolement

797

798

* [[image:1753863617377-864.png]] Ajouter des biens à récoler

799

800

* [[image:1753878182828-182.png||height="30" width="30"]] Basculer en mode liste de résultats

801

802

* [[image:1753878385857-937.png||height="34" width="34"]] Récoler par action rapide

803

804

* [[image:1753877721227-351.png||height="36" width="39"]] Visualiser la notice de récolement

805

806

* [[image:1753863704139-919.png||height="35" width="35"]]Modifier la notice de récolement

)))

)))

(% style="text-align: center;" %)

811

Code source wiki de Récoler les biens

Rechercher

Navigation