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Code source wiki de Récolement informatisé

Version 1.3 par Doriane Bautista le 2025/05/26 14:37
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1 {{box title="**Sommaire**
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9 = Généralités =
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11 La gestion du récolement dans le progiciel Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
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14 (% class="mark" %)Plus d’informations sur le portail Joconde : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/>>http://www2.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/recolement-informatise.htm]]
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17 L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
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20 (% class="mark" %)[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
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23 == Rappel des textes ==
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25 (% class="CxSpFirst" %)
26 L’article L. 451-2 du code de du patrimoine (ancien article 12 de la loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France) dispose que « les collections des musées de France font l’objet d’une inscription sur un inventaire. Il est procédé à leur récolement tous les dix ans ».
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29 (% class="CxSpMiddle" %)
30 Les opérations de récolement s’appliquent à la totalité des collections du musée, qu’elles soient conservées dans l’établissement ou déposées à l’extérieur.
31
32 (% class="CxSpLast" %)
33 Le récolement est l’opération qui consiste à vérifier, sur pièce et sur place, à partir d’un bien ou de son numéro d’inventaire :
34
35 * La présence du bien dans les collections ;
36 * Sa localisation.
37 * L’état du bien.
38 * Son marquage.
39 * La conformité de l’inscription à l’inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d’œuvres, catalogues. » (article 11 de l’arrêté du 25 mai 2004).
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41 (% class="CxSpFirst" %)
42 Le récolement, obligatoire au moins une fois tous les dix ans, est mené par campagnes planifiées en fonction de l’organisation du musée, notamment par lieu, par technique, par corpus ou par campagne annuelle » (article 12 de l’arrêté du 25 mai 2004).
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45 (% class="CxSpMiddle" %)
46 Pour chaque bien, les opérations de récolement réalisées et les informations rassemblées sont notées sur des fiches de récolement. L’utilisation de l’exemplaire original de l’inventaire pour la réalisation du récolement est proscrite » (cf. annexe 5, partie 5a, 1er alinéa, de l’arrêté du 25 mai 2004).
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48 (% class="CxSpMiddle" %)
49 Chaque campagne de récolement fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par le responsable des collections au sens de l’article L. 442-8 du code du patrimoine. Le procès-verbal est conservé par le musée (article 13 alinéa 1er de l’arrêté du 25 mai 2004).
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52 (% class="Sous-titredossier" %)
53 Cas particuliers à prévoir (cf conséquences du récolement, arrêté du 25 mai 2004)
54
55 1. Si un bien ne porte pas son numéro d’inventaire, il est procédé à son marquage.
56 1. Si un bien a été plusieurs fois inventorié, il est procédé au choix du numéro à prendre en considération pour la gestion du bien. Les renvois nécessaires à l’inventaire sont effectués par utilisation de la rubrique “ Observations ” du registre d’inventaire. Le cas échéant, une explication des raisons de ce choix, qui peuvent concerner un bien ou une série de biens, est portée dans le dossier d’acquisition ou de dépôt de chacun des biens considérés. Les numéros devenus caduques, s’ils ont été portés sur le bien, n’y sont pas effacés mais barrés tout en devant demeurer lisibles.
57 1. Si la destruction irrémédiable d’un bien est constatée, le bien est radié de l’inventaire, dans les conditions prévues à l’article 4 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002.
58 1. Si la disparition d’un bien est constatée, il est procédé à des recherches approfondies. En cas de recherches répétées et infructueuses, la disparition du bien et la date à laquelle elle a été constatée sont, après information de l’instance délibérante compétente, inscrites à l’inventaire, dans la rubrique “ Observations ”. Il est ouvert si besoin un fichier particulier des biens disparus.
59 1. S’il est constaté qu’un bien n’a jamais été inventorié, il est procédé à son inscription sur le registre d’inventaire. A partir des sources disponibles, les éléments relatifs à l’identification et au statut du bien sont complétés ou reconstitués. En l’absence de toute trace d’entrée du bien dans les collections du musée, des éléments de preuve ou de présomption de propriété sont réunis. La mention “ inconnu ” est alors portée dans la rubrique “ mode d’acquisition ” et la rubrique “ Observations ” est complétée par la mention suivante : “ attesté au musée depuis.... ”. Un dossier d’acquisition comportant les informations rassemblées est ouvert.
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61 == Organisation et modalités pratiques ==
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63 Pour toute information les site Joconde et du ministère de la culture sont des mines d’informations :
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65 * [[http:~~/~~/www.culturecommunication.gouv.fr/Regions/Drac-Occitanie/Patrimoines-et-architecture/Musees/Le-recolement-decennal-dans-les-musees>>url:http://www.culturecommunication.gouv.fr/Regions/Drac-Occitanie/Patrimoines-et-architecture/Musees/Le-recolement-decennal-dans-les-musees]]
66 * [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/recolement-informatise.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/recolement-informatise.htm]]
67 * [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/note-circulaire-post-recolement.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/note-circulaire-post-recolement.pdf]]
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69 === Plan de récolement décennal ===
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71 Les opérations de récolement font l’objet d’un plan d’action (plan de récolement décennal) prenant en compte :
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73 * L’espace : répartition des collections dans les divers emplacements.
74 * Le temps : durée pour assurer le récolement (calendrier prévisionnel).
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76 Pour la Description des emplacements il convient de réaliser plusieurs choses :
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78 1. Etablissement d’un plan de localisation des collections à partir des plans des bâtiments concernés en listant tous les lieux contenant des collections. Ces espaces sont identifiés par bâtiment, par niveau, etc. ; cette identification se fait uniquement par rapport aux espaces architecturaux sans prendre en compte les mobiliers. Chaque espace est affecté d’une dénomination précise. Il est préférable que celle-ci soit chiffrée (par exemple : salle A.1) et topographique, mais pas fonctionnelle (par exemple : salle des primitifs, réserve Berger, …) car la dénomination des espaces peut changer d’un récolement à l’autre. Cette cartographie – si possible informatisée – constitue le canevas de référence pour toutes les opérations de récolement.
79 1. Caractérisation de chaque espace ainsi défini en spécifiant, notamment :
80
81 * Salles ouvertes au public/réserves.
82 * Espaces situés dans l’enceinte du musée/espaces extérieurs.
83 * Types de collections, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement et de conditionnement (par exemple, textiles : 30 tapisseries roulées et suspendues).
84 * Accessibilité.
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86 (% start="3" %)
87 1. Mise en place du plan d’interventions.
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89 (% class="CxSpLast" %)
90 Sur la base de ce plan de récolement décennal, le musée pourra organiser les campagnes de récolements.
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92 (% class="CxSpLast" id="HCampagnederE9colementdE9cennal" %)
93 === Campagne de récolement décennal ===
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95 Sur la base du plan de récolement décennal, le récolement sera organisé par campagne de récolement, chaque campagne devra :
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97 * Correspondre à un objectif précis et circonscrit (récolement d’une ou de plusieurs salles, d’un type de collections, des dépôts extérieurs….) en cohérence avec le plan de récolement décennal ;
98 * Permettre l’établissement de la cartographie précise de la zone en s’appuyant sur un relevé des espaces (salles, réserves…) et du mobilier (vitrines, armoires, grilles, travées…), chacun de ces éléments recevant une dénomination précise. Si possible la construction d’un plan numérique peut aider à la réalisation de l’inventaire, de très bons logiciels gratuits tel que SketchUp existent.
99 * Permettre de décrire l’ordre opérationnel et le type d’interventions, en prenant en compte les contraintes (accessibilité, matériel…).
100 * Permettre de préciser les moyens humains, techniques et financiers nécessaires et les responsabilités de chacun.
101 * Permettre d’établir un calendrier prévisionnel.
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103 (((
104 **Progression du récolement décennal :**
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106 * Chaque campagne de récolement fait l’objet d’un procès-verbal (espaces vus, collections récolées, observations….).
107 * Chaque procès-verbal de campagne est annexé au plan de récolement décennal.
108 * Le plan de récolement décennal est mis à jour au terme de chaque campagne pour mesurer l’avancement du récolement décennal ; il peut également, le cas échéant, au vu des conditions de réalisation de chaque campagne, être adapté afin d’assurer au mieux l’achèvement des opérations dans les délais prévus.
109 )))
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114 === Fiches de récolement (support de saisie) ===
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116 Une fiche de récolement, conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 mai 2004 relatif à l’inventaire et au récolement, comporte au minimum les rubriques suivantes :
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118 * Identification.
119 * Localisation.
120 * État du bien.
121 * Marquage.
122 * Conformité de l’inscription à l’inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d’œuvre, catalogues… La fiche de récolement est proposée à titre indicatif ; elle constitue un cadre qui peut être amendé ou complété par le musée en fonction des collections, de leurs spécificités, de leur nombre, des moyens et des équipes disponibles.
123
124 La fiche de récolement offre la possibilité de traiter rapidement des ensembles volumineux ou des séries, en ne récolant que leurs contenants (par exemple, une palette composée uniquement de matériel lithique).
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127 === Procès-verbal de récolement ===
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129 (% class="CxSpFirst" %)
130 L’article 13 de l’arrêté du 25 mai 2004 précise que « chaque campagne de récolement fait l'objet d'un procès-verbal rédigé par le professionnel responsable des collections au sens de l'article L. 442-8 du code du patrimoine. Le procès-verbal doit être conservé par le musée. Le procès-verbal décrit la méthode adoptée, le champ couvert par le récolement, ainsi que les résultats de la campagne, notamment la liste des biens non vus ou manquants, la liste des biens détruits, la liste des biens inventoriés ou à inventorier à l'issue du récolement.
131
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133 ==== Radiations ====
134
135 (% class="CxSpFirst" %)
136 Un article dédié et un pas à pas est disponible sur [[la radiation.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Radiation/]]  La radiation d’un bien des collections du musée est un acte du même niveau d’importance que son inscription à l’inventaire. Elle ne peut en aucun cas intervenir sur la décision du seul responsable des collections car, comme l’acquisition, elle ne peut émaner que de la personne morale propriétaire des collections du musée.
137
138 (% class="CxSpLast" %)
139 A la fin du récolement, une radiation ne peut être achevée juridiquement par respect du parallélisme des formes, qu’à l’issue d’une procédure équivalente à l’acte ayant autorisé l’affectation du bien au musée, puis provoqué son inscription sur le registre d’inventaire. Les différentes possibilités de radiation des inventaires sont limitées, selon l’article 4 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002, aux seuls cas suivants :
140
141 * Destruction totale du bien : un procès-verbal doit alors être dressé et validé par l’autorité compétente (c’est-à-dire le propriétaire du musée).
142 * Inscription indue sur l’inventaire : cette inscription doit être signalée à l’autorité compétente, propriétaire du musée, qui autorise la radiation. S’il existe deux enregistrements pour le même bien, on raye l’enregistrement le moins pertinent en effectuant un renvoi vers l’autre. Si une inscription est frappée de nullité par décision de justice, elle sera rayée une fois cette dernière devenue définitive, c’est à dire notamment après exercice d’éventuels recours.
143 * Modification d’affectation entre deux musées de France appartenant à la même personne morale : on radiera le bien dans le registre du musée qui en perd l’affectation et on l’inscrira dans le registre de l’autre musée nouvellement affectataire.
144 * Transfert de propriété, en application des articles L. 451-8 à L. 451-101 du code du patrimoine.
145 * Déclassement, en application des articles L. 451-5 à L. 451-7 du code du patrimoine.III - 3.
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147 ==== Dépôts de plaintes ====
148
149 (% class="CxSpFirst" %)
150 A l’issue de chaque campagne de récolement, plainte est déposée pour les biens manquants au nom de la collectivité ou de l’organisme propriétaire des collections, aux services de police ou de gendarmerie ou encore directement auprès du procureur de la République, territorialement compétents (article 6 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002).
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153 (% class="CxSpMiddle" style="text-align: justify;" %)
154 Sont considérés comme manquants les biens non localisés à la fin d’une campagne malgré des recherches répétées qui se sont révélées infructueuses. Pour chaque dépôt de plainte, un dossier individuel détaillé doit être établi comportant la preuve de l’appartenance du bien à la collection, les éléments d’identification et, dans toute la mesure du possible, une photographie. En l’absence de photographie, il convient de rassembler tous les éléments descriptifs existants. En cas de non-inscription à l’inventaire, tout document justificatif de l’entrée dans la collection (tel que facture, décision ou acte d’acquisition…) est produit.
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158 (% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
159 = Planification des campagnes de récolement =
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161 (% class="CxSpFirst" %)
162 Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
163
164 (% class="CxSpMiddle" %)
165 Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
166
167 (% class="CxSpMiddle" %)
168 Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
169
170
171 == Points d’organisation pratique ==
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173 (% class="CxSpFirst" %)
174 **POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement.
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176 (% class="CxSpMiddle" %)
177 **POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé.
178
179 (% class="CxSpMiddle" %)
180 **POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens.
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182 (% class="CxSpMiddle" %)
183 Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement).
184
185 (% class="CxSpLast" %)
186 **POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire :
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188 1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire).
189 1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement.
190
191 **POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place :
192
193 //Sans Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
194
195 1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire.
196 1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif).
197 1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…).
198 1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement.
199
200 //Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
201
202 1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler
203 1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement
204 1. Exporter ces notices sur la tablette
205 1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette)
206 1. Importer la saisie de la tablette dans Flora
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208 (% class="CxSpLast" %)
209 **POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ?
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211 1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial.
212 1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
213
214 == ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement  sur Flora ==
215
216 === Compléter la saisie dans la table des Emplacements ===
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218 (% class="CxSpFirst" %)
219 Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement.
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221 (% style="text-align:center" %)
222 [[image:2021-12-28_18h18_22.png||class="img-thumbnail"]]
223
224 (% class="CxSpLast" %)
225 Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par :
226
227 (% style="list-style-type:circle" %)
228 * Son type : (bâtiment, niveau…).
229 * Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle).
230 * Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve.
231 * Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement).
232 * Son accessibilité.
233
234 (% style="text-align:center" %)
235 [[image:2021-12-28_18h23_36.png||class="img-thumbnail"]]
236
237 === Créer les campagnes de récolement ===
238
239 (% class="box infomessage" %)
240 (((
241 (% style="text-align:center" %)
242 [[image:Créer une campagne récolement.jpg||class="img-thumbnail"]]
243 )))
244
245 Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
246
247 (% class="CxSpFirst" %)
248 La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
249
250 (% style="text-align:center" %)
251 [[image:2021-12-28_18h26_13.png||class="img-thumbnail"]]
252
253 (% class="CxSpMiddle" %)
254 Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
255
256 (% style="text-align:center" %)
257 [[image:2021-12-30_11h09_13.png||class="img-thumbnail"]]
258
259 (% style="text-align: center;" %)
260 (% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
261
262
263 (% class="CxSpMiddle" %)
264 Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
265
266 (% class="CxSpMiddle" %)
267 Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
268
269 (% class="CxSpMiddle" %)
270 Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
271
272 (% class="CxSpMiddle" id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." %)
273 === Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
274
275 (% class="box infomessage" %)
276 (((
277 (% style="text-align:center" %)
278 [[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||class="img-thumbnail"]]
279 )))
280
281 Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
282
283 (% class="box infomessage" %)
284 (((
285 Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
286 )))
287
288 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
289 [[image:2021-12-30_10h32_13.png||class="img-thumbnail"]]
290
291 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
292 (% class="small" %)Ajout d'un emplacement
293
294 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
295 [[image:2021-12-30_10h29_17.png||class="img-thumbnail"]]
296
297 (% style="text-align: center;" %)
298 (% class="small" %)Saisie d'un emplacement
299
300 Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
301
302 * European Paintings, 1250-1800.
303 * Musical instruments.
304 * Greek and Roman Art.
305 * Réserves MET.
306 * L'aile Americaine.
307 * European Sculpture and Decorative Arts.
308
309 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
310 [[image:2021-12-30_10h38_01.png||class="img-thumbnail"]]
311
312 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
313 (% class="small" %)Visu des emplacements récolés
314
315 (% class="CxSpMiddle" %)
316 Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
317
318 (% style="text-align:center" %)
319 [[image:2021-12-30_11h28_27.png||class="img-thumbnail"]]
320
321 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
322 (% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
323
324 (% class="CxSpMiddle" %)
325 Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
326
327 (% class="CxSpMiddle" id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" %)
328 == ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
329
330 Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
331
332 (% class="box infomessage" %)
333 (((
334 (% style="text-align:center" %)
335 [[image:Générer les notices de récolements.jpg||class="img-thumbnail"]]
336 )))
337
338 Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
339
340 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
341 [[image:2022-02-04_23h44_56.png||class="img-thumbnail"]]
342
343 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
344 (% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
345
346 === Récoler par domaine / typologie ===
347
348 Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
349
350 (% style="text-align:center" %)
351 [[image:2021-12-30_11h43_52.png||class="img-thumbnail"]]
352
353
354 (% style="text-align:center" %)
355 [[image:2021-12-30_11h42_27.png||class="img-thumbnail"]]
356
357 Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
358
359 (% style="text-align:center" %)
360 [[image:2021-12-30_11h58_50.png||class="img-thumbnail"]]
361
362 (% class="CxSpMiddle" %)
363 Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
364
365 (% class="box infomessage" %)
366 (((
367 Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
368 )))
369
370 (% style="text-align:center" %)
371 [[image:2021-12-30_12h01_33.png||class="img-thumbnail"]]
372
373 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
374 (% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
375
376 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
377 [[image:2021-12-30_12h03_33.png||class="img-thumbnail" height="135" width="445"]]
378
379 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
380 (% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
381
382
383 (% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
384 Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
385
386 (% style="text-align:center" %)
387 [[image:2021-12-30_12h11_26.png||class="img-thumbnail"]]
388
389
390 (% class="Encarttexte" id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" %)
391 ==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
392
393
394 (% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
395 (((
396 **Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
397 En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
398 )))
399
400 (% style="text-align:center" %)
401 [[image:1662994468477-740.png||class="img-thumbnail"]]
402
403
404
405 (% style="text-align:center" %)
406 [[image:2021-12-30_12h08_36.png||class="img-thumbnail"]]
407
408 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
409 (% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
410
411 (% class="box warningmessage" %)
412 (((
413 Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
414 )))
415
416 === Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
417
418 une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
419
420 (% style="text-align:center" %)
421 [[image:2021-12-30_16h06_25.png||class="img-thumbnail"]]
422
423 == ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
424
425 === Travailler déconnecté de Flora ===
426
427 (% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
428 (((
429 A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
430 - via un tableur.
431 - via papier-crayon.
432 - via l'application RecolApp.
433 )))
434
435 //Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
436
437 * //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
438 * //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
439
440 (% class="CxSpFirst" %)
441 S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
442
443 (% class="CxSpMiddle" %)
444 Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
445
446 (% class="CxSpMiddle" id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" %)
447 === Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
448
449 (% class="CxSpLast" %)
450 Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
451
452 * **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
453
454 === Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
455
456 * **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Registres.WebHome]]
457 ** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
458 //A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
459 *** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
460 *** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
461 ** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
462
463 (% class="CxSpMiddle" %)
464 En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
465
466 (% class="CxSpMiddle" %)
467 L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
468
469 (% class="CxSpMiddle" %)
470 Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
471
472 === Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
473
474 (% class="box infomessage" %)
475 (((
476 (% style="text-align:center" %)
477 [[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||class="img-thumbnail"]]
478 )))
479
480 Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
481
482 (% class="CxSpFirst" %)
483 Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
484
485
486 (% style="text-align:center" %)
487 [[image:2021-12-30_12h22_35.png||class="img-thumbnail"]]
488
489 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
490 (% class="small" %)Validation des biens à récoler.
491
492 (% style="text-align:center" %)
493 [[image:2021-12-30_12h28_23.png||class="img-thumbnail" height="123" width="424"]]
494
495 (% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
496 (% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
497
498 (% class="CxSpMiddle" %)
499 Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
500
501 (% style="text-align:center" %)
502 [[image:2021-12-30_14h21_35.png||class="img-thumbnail"]]
503
504 (% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
505 (% class="small" %)Tous.
506
507 (% style="text-align:center" %)
508 [[image:2021-12-30_14h24_10.png||class="img-thumbnail"]]
509
510 (% style="text-align: center;" %)
511 (% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
512
513
514 === Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
515
516 Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
517
518 (% class="CxSpMiddle" %)
519 Commençons par aller sur cette notice :
520
521 (% style="text-align:center" %)
522 [[image:2021-12-30_14h38_16.png||class="img-thumbnail"]]
523
524 (% class="CxSpMiddle" %)
525 Passons en modification :
526
527 (% style="text-align:center" %)
528 [[image:2021-12-30_14h43_40.png||class="img-thumbnail"]]
529
530 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
531 (% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
532
533 (% class="CxSpFirst" %)
534 Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
535
536 (% class="CxSpLast" %)
537 J’indique donc :
538
539 * L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
540 * Les deux problèmes.
541 * Les suites à donner.
542 * Le nom du récoleur.
543
544 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
545 [[image:2021-12-30_14h58_49.png||class="img-thumbnail"]]
546
547 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
548 (% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
549
550 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
551 [[image:2021-12-30_15h10_56.png||class="img-thumbnail"]]
552
553 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
554 (% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
555
556 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
557 [[image:2021-12-30_15h13_23.png||class="img-thumbnail"]]
558
559 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
560 (% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
561
562 (% class="CxSpMiddle" %)
563 Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
564
565 (% style="text-align:center" %)
566 [[image:2021-12-30_15h13_54.png||class="img-thumbnail"]]
567
568 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
569 (% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
570
571 (% class="CxSpMiddle" %)
572 Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
573
574 (% style="text-align:center" %)
575 [[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||class="img-thumbnail"]]
576
577 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
578 (% class="small" %)Réalisé suite à donner.
579
580 (% style="text-align:center" %)
581 [[image:2021-12-30_15h56_11.png||class="img-thumbnail"]]
582
583 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
584 (% class="small" %)Réalisé sans suite
585
586 (% class="MsoCaption" id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" %)
587 === Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
588
589 Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
590
591 //Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
592
593 (% class="MsoCaption" %)
594 Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||class="img-circle img-rounded" height="32" width="34"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
595
596 (% style="text-align:center" %)
597 [[image:2022-02-25_10h54_56.png||class="img-thumbnail"]]
598
599 (% class="MsoCaption" %)
600 Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
601
602 (% class="box infomessage" %)
603 (((
604 Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
605 )))
606
607 (% style="text-align:center" %)
608 [[image:1656937191065-206.png||class="img-thumbnail"]]
609
610 Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
611
612 (% style="text-align:center" %)
613 [[image:1656937498343-297.png||class="img-thumbnail"]]
614
615 (% class="box warningmessage" %)
616 (((
617 ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
618 )))
619
620 (% style="text-align:center" %)
621 [[image:1656937677197-202.png||class="img-thumbnail"]]
622
623 L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
624
625 [[image:1656938064489-651.png]]
626
627
628 (% style="text-align:center" %)
629 [[image:2022-02-25_15h37_53.png||class="img-thumbnail"]]
630
631 (% class="CxSpFirst" id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" %)
632 === Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
633
634 les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette)
635
636 ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements
637
638 (% style="text-align:center" %)
639 [[image:1662995226581-313.png||class="img-thumbnail"]]
640
641 (% class="CxSpFirst" id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" %)
642 === Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
643
644 L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
645
646 Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
647
648 (% style="text-align:center" %)
649 [[image:1662995550681-609.png||class="img-thumbnail"]]
650
651 (% class="CxSpFirst" id="HUtilisationduworkflow" %)
652 == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
653
654 === Sur les emplacements à récoler dans les campagnes ===
655
656 (% class="CxSpFirst" %)
657 En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp.
658
659 (% style="text-align:center" %)
660 [[image:2021-12-30_15h59_15.png||class="img-thumbnail"]]
661
662 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
663 (% class="small" %)Validation du commencement du récolement
664
665 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
666 [[image:2021-12-30_17h40_43.png||class="img-thumbnail"]]
667
668 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
669 (% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer.
670
671 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
672 [[image:2021-12-30_17h42_05.png||class="img-thumbnail"]]
673
674 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
675 (% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%)​
676
677 Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]].
678
679 (% style="text-align:center" %)
680 [[image:2022-02-07_14h42_24.png||class="img-thumbnail"]]
681
682 (% style="text-align: center;" %)
683 (% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne.
684
685 Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé.
686
687 (% class="MsoCaption" %)
688 Sur l'emplacement, il est possible de :
689
690 * Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]]
691 * Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]]
692 * ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]]
693
694 (% style="text-align:center" %)
695 [[image:2021-12-30_16h07_59.png||class="img-thumbnail"]]
696
697
698 (% style="text-align:center" %)
699 [[image:2021-12-30_16h08_43.png||class="img-thumbnail"]]
700
701
702 (% style="text-align:center" %)
703 [[image:2021-12-30_16h09_14.png||class="img-thumbnail"]]
704
705 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
706 (% class="small" %)Fonctionnement des boutons
707
708 (% class="MsoCaption" id="HPourlesCampagnes:" %)
709 === Sur les Campagnes : ===
710
711 (% class="MsoCaption" %)
712 Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne.
713
714 (% style="text-align:center" %)
715 [[image:2021-12-30_17h22_47.png||class="img-thumbnail"]]
716
717 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
718 (% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié.
719
720 (% style="text-align:center" %)
721 [[image:2021-12-30_16h45_51.png||class="img-thumbnail"]]
722
723 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
724 (% class="small" %)Changer l'état d'avancement.
725
726 (% style="text-align:center" %)
727 [[image:2021-12-30_17h24_37.png||class="img-thumbnail"]]
728
729 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
730 (% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement.
731
732
733 == ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. ==
734
735 === Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : ===
736
737
738 (% style="text-align:center" %)
739 [[image:2021-12-30_16h15_12.png||class="img-thumbnail"]]
740
741 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
742 (% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement.
743
744
745 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
746 [[image:2021-12-30_16h15_31.png||class="img-thumbnail"]]
747
748 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
749 (% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%)
750 (% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %)
751
752 (% class="MsoCaption" id="HPourlaCampagne:" %)
753 === Pour les Campagnes : ===
754
755 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
756 [[image:2021-12-30_16h28_32.png||class="img-thumbnail"]]
757
758 (% style="text-align: center;" %)
759 (% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
760
761 (% style="text-align:center" %)
762 [[image:2021-12-30_16h28_51.png||class="img-thumbnail"]]
763
764 (% style="text-align: center;" %)
765 (% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
766
767
768 === Modèles de PV musées de France et musées nationaux ===
769
770 Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus.
771
772 (% style="text-align:center" %)
773 [[image:1663163903401-555.png||height="290" width="584"]]
774
775 (% style="text-align: center;" %)
776 Non localisés = non vus dans Flora
777
778 Pour  les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements
779
780 === Requêtes sur l'historique des récolements ===
781
782 ==== Objets nécessitant des modifications à l’inventaire ====
783
784 A radier (joindre une liste)... rédaction en cours
785
786 ==== Objets nécessitant des compléments d’identification ( à marquer, à photographier...) ====
787
788 via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2
789
790 (% class="box infomessage" %)
791 (((
792 Attention, les nombres apparaissant entre parenthése sont comptabilisés sur toute la base documentaire, il faut donc lancer la recherche pour obtenir le résultat
793 )))
794
795 (% style="text-align:center" %)
796 [[image:1663164804018-111.png||class="img-thumbnail"]]
797
798 ==== État de conservation du bien ====
799
800 via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2
801
802 (% style="text-align:center" %)
803 [[image:1663164967991-161.png||class="img-thumbnail"]]
804
805 ==== Localisation des biens : Exposés dans les salles ou en réserve ====
806
807 Généralement les campagnes sont organisées par emplacements donc concernent des salles du musée OU des réserves mais rarement les deux
808
809 il est toutefois possible croiser la requete avec l'emplacement de référence des biens en selectionnat la branche de la table d'autorité des emplacements qui regroupe toutes les salles du musée ou toutes les réserves (utiliser 'lassiatnt pour activer la profondeur de recherche"
810
811 [[image:1663165259686-230.png]]
812
813 ==== Documentation photographique des biens ====
814
815 Argentique ou Format numérique
816
817 Cette requête est délicate car il faut croiser la recherche avec la phototheque pour savoir si une notice photo est liée et si elle concerne une photo numérique ou argentiquie
818
819 Utiliser l**a recherche par liens sur les biens**
820
821 choisir l'emplacement à récoler dans la campagne, puis le support de la photo liée au bien (ce qui suppose que le champ a été renseigné ce qui 'est pas toujours le cas)
822
823 [[image:1663166194800-369.png]]
824
825
826 == ETAPE 6 : Post-récolement ==
827
828 ..en cours de ré-écriture
829
830 === Signalement des manquants sur POP/Joconde ===
831
832 [[https:~~/~~/www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France]]
833
834 La passerelle d'export POP/Joconde de FLora musée a été adaptée pour permettre le versement des notices de biens manquants tels que décrit dans l'article du site du ministère de la culture ci dessus
835
836 Se reporter à l'article sur [[export POP/Joconde de Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Export POP.WebHome]] pour savoir comment produire le fichier zip à verser sur POP
837
838
839 (% class="CxSpMiddle" id="HSuividesanomalies" %)
840 === Suivi des anomalies ===
841
842 (% class="CxSpMiddle" %)
843 Pour le suivi des anomalies il sera possible de chercher directement l’information sur Flora.
844
845 (% style="text-align:center" %)
846 [[image:2021-12-30_17h48_40.png]]
847
848 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
849 (% class="small" %)Recherche "suite à donner".
850
851 (% style="text-align:center" %)
852 [[image:2021-12-30_18h22_07.png||class="img-thumbnail"]]
853
854 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
855 (% class="small" %)Recherche "état".
856
857
858 (% class="CxSpFirst" id="HClF4turerlessuitesE0donner" %)
859 === (% id="cke_bm_2543S" style="display:none" %) (%%)Clôturer les suites à données ===
860
861 Ne pas oublier de clôturer les suite à donner après les avoir traitées
862
863 Pour une fiche récolement, faire modifier puis changer l'état d'avancement.
864
865 Pour un lot de fiches récolement faire une recherche simple comme ci dessous par exemple :
866
867 (% style="text-align:center" %)
868 [[image:2022-02-25_15h31_26.png||class="img-thumbnail"]]
869
870 (% id="cke_bm_23087S" style="display:none" %) (%%)Puis utiliser l'outil modification par lot de fiches [[image:2022-02-25_14h34_39.png||class="img-circle"]].
871
872 Reproduire l'écran ci-dessous et lancer le traitement ou cliquer sur forcer et mettre uniquement la Nouvelle valeur.
873
874 (% style="text-align:center" %)
875 [[image:2022-02-25_15h25_03.png||class="img-thumbnail"]]
876
877 (% class="CxSpFirst" %)
878 Résultat:
879
880 === Saisie des données minimales de récolement manquantes dans les notices biens ===
881
882 (% class="CxSpFirst" style="text-align:left;text-align:left" %)
883 Les notices des biens saisis dans la base documentaire ne comportent pas forcément les données minimales attendues lors d’un récolement. La liste des biens à récoler dans un emplacement signalera les manques flagrants (dimensions, matières-technique, …) en indiquant les champs manquant avec un point d'exclamation "!" (comme nous pouvons le voir dans le petit encadré[[image:2021-12-28_15h32_44.png]] ci dessous) . Vous pouvez avoir accès à la notice bien directement pour réaliser les modifications souhaitées[[image:2021-12-30_11h27_36.png]] à droite (A gauche, cela ouvre la notice de récolement).
884
885 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
886 [[image:2021-12-30_18h00_14.png||class="img-thumbnail"]]
887
888 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
889 (% class="small" %)Modification d'une notice bien en récolement
890
891
892 = Récolement direct sans planification de campagnes =
893
894 (% class="CxSpFirst" %)
895 Dans le cas où la structure n’a pas le temps ou les moyen humain de planifier un récolement, il sera possible de réaliser un récolement ponctuel via l’interface de la notice objet directement.
896
897 (% class="CxSpMiddle" %)
898 Recherchons la notice 2021.1.1 par exemple, appuyons sur le bouton " récolement complémentaire hors campagne de récolement décennal".
899
900 (% style="text-align:center" %)
901 [[image:2021-12-30_18h12_38.png||class="img-thumbnail"]]
902
903 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
904 (% class="small" %)Saisi d'un récolement complémentaire
905
906 (% class="CxSpMiddle" %)
907 Flora va donc créer directement une notice de récolement, vous pouvez décider de la lier ou non à une campagne existante.
908
909 (% style="text-align:center" %)
910 [[image:2021-12-30_18h14_20.png||class="img-thumbnail"]]
911
912 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
913 (% class="small" %)Création d'une notice de récolement
914
915 (% style="text-align:center" %)
916 [[image:2021-12-30_18h16_29.png||class="img-thumbnail"]]
917
918 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
919 (% class="small" %)Notice de récolement crée.
920
921 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
922 [[image:2021-12-30_18h19_24.png||class="img-thumbnail"]]
923
924 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
925 (% class="small" %)Résultat sur la notice Bien.
926
927 (% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
928 (((
929 Votre dernier récolement apparaitra ensuite directement sur la notice, comme pour un récolement réalisé via le module. Le plus de cette technique et la rapidité et la simplicité. Le point négatif étant l’impossibilité de préparer son récolement et de ne pouvoir récoler qu’à la volée (notice par notice).
930 )))
931
932 (% class="box warningmessage" %)
933 (((
934 ⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).**
935 )))
936
937 = =
938
939 = Informations du tableau de bord =
940
941 Le tableau de bord, présent sur la page d'accueil de Flora, permet de suivre d'un simple clic :
942
943 * Les récolements.
944 * Le campagnes de récolements.
945 * Les travaux à réaliser.
946
947 (% style="text-align:center" %)
948 [[image:2021-12-30_18h06_55.png||class="img-thumbnail"]]
949
950 (% style="text-align: center;" %)
951 (% class="small" %)En bas du tableau de bord (ici version 4.5 même chose en Version 4).
952
953 = Questions / réponses =
954
955 [[accéder aux questions/réponses>>doc:.faq.WebHome]]
956
957
958 (% style="text-align: center;" %)
959