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Modifications pour le document Récoler les biens

Modifié par admin admin le 2025/08/12 11:52
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 16:01
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sur 2025/07/18 13:50
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,669 +4,634 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 -
9 -Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
7 +
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -= Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
14 14  
15 -Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :
16 16  
17 -* De s'assurer de la **traçabilité des biens**,
18 -* De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,
19 -* D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
20 -* De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.
21 21  
22 -Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.
23 23  
24 -= Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
25 -
26 -Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :
27 -
28 -(% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation **
29 -|(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01
30 -|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
31 -|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
32 -
33 -== Préparer la base avant de récoler ==
34 -
35 -Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
36 -
37 -1. (((
38 -**Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :
39 -
40 -* Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
41 -* Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.
15 +
42 42  )))
43 -1. (((
44 -**Une saisie documentaire suffisamment avancée** :
45 -
46 -* Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
47 -* Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).
17 +)))|(% style="width:300px" %)(((
18 +(% class="box" %)
19 +(((
20 +**Sommaire**
48 48  )))
49 -1. (((
50 -**Des localisations fiables** :
51 51  
52 -* Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
53 -* Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.
23 +(% class="box" %)
24 +(((
25 +**Aller plus loin**
54 54  )))
55 -1. (((
56 -**Un périmètre clair** :
57 57  
58 -* Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
59 -* Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
28 +(% class="box" %)
29 +(((
30 +**Icônes principales**
60 60  )))
32 +)))
61 61  
62 -== Étapes du processus de récolement dans Flora ==
63 63  
64 -Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
65 65  
66 -1. **Créer la campagne**
67 -Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
68 -1. **Créer les sous-campagnes**
69 -À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
70 -1. **Ajouter les biens à récoler**
71 -Automatiquement ou manuellement.
72 -1. **Effectuer le récolement**
73 -En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
74 -1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
75 -Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
76 76  
77 -== Fonctionnalités du module Récolement ==
37 += Généralités =
78 78  
79 -Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
39 +La gestion du récolement dans le progiciel Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
80 80  
81 -(% class="active" %)|Fonction|Détail
82 -|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
83 -|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
84 -|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
85 -|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
86 -|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
87 -|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
88 -|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
41 +(((
42 +(% class="mark" %)Plus d’informations sur le portail Joconde : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/>>http://www2.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/recolement-informatise.htm]]
43 +)))
89 89  
90 -= Planifier les campagnes de récolement =
45 +L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
91 91  
92 -La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
93 -
94 -== Créer une campagne de récolement ==
95 -
96 -1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
97 -1. Cliquez sur le bouton créer.
98 -1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
99 -1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
100 -
101 -(% class="box infomessage" %)
102 102  (((
103 -**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
48 +(% class="mark" %)[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
104 104  )))
105 105  
106 -[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 +== Rappel des textes ==
107 107  
53 +(% class="CxSpFirst" %)
54 +L’article L. 451-2 du code de du patrimoine (ancien article 12 de la loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France) dispose que « les collections des musées de France font l’objet d’une inscription sur un inventaire. Il est procédé à leur récolement tous les dix ans ».
108 108  
109 -[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 110  
57 +(% class="CxSpMiddle" %)
58 +Les opérations de récolement s’appliquent à la totalité des collections du musée, qu’elles soient conservées dans l’établissement ou déposées à l’extérieur.
111 111  
112 -[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 +(% class="CxSpLast" %)
61 +Le récolement est l’opération qui consiste à vérifier, sur pièce et sur place, à partir d’un bien ou de son numéro d’inventaire :
113 113  
63 +* La présence du bien dans les collections ;
64 +* Sa localisation.
65 +* L’état du bien.
66 +* Son marquage.
67 +* La conformité de l’inscription à l’inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d’œuvres, catalogues. » (article 11 de l’arrêté du 25 mai 2004).
114 114  
115 -== Ajouter des sous-campagnes ==
69 +(% class="CxSpFirst" %)
70 +Le récolement, obligatoire au moins une fois tous les dix ans, est mené par campagnes planifiées en fonction de l’organisation du musée, notamment par lieu, par technique, par corpus ou par campagne annuelle » (article 12 de l’arrêté du 25 mai 2004).
116 116  
117 -Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
118 118  
119 -(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
120 -|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
121 -|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
73 +(% class="CxSpMiddle" %)
74 +Pour chaque bien, les opérations de récolement réalisées et les informations rassemblées sont notées sur des fiches de récolement. L’utilisation de l’exemplaire original de l’inventaire pour la réalisation du récolement est proscrite » (cf. annexe 5, partie 5a, 1er alinéa, de l’arrêté du 25 mai 2004).
122 122  
123 -=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
76 +(% class="CxSpMiddle" %)
77 +Chaque campagne de récolement fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par le responsable des collections au sens de l’article L. 442-8 du code du patrimoine. Le procès-verbal est conservé par le musée (article 13 alinéa 1er de l’arrêté du 25 mai 2004).
124 124  
125 -1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
126 -1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
127 -1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
128 128  
129 -[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +(% class="Sous-titredossier" %)
81 +Cas particuliers à prévoir (cf conséquences du récolement, arrêté du 25 mai 2004)
130 130  
83 +1. Si un bien ne porte pas son numéro d’inventaire, il est procédé à son marquage.
84 +1. Si un bien a été plusieurs fois inventorié, il est procédé au choix du numéro à prendre en considération pour la gestion du bien. Les renvois nécessaires à l’inventaire sont effectués par utilisation de la rubrique “ Observations ” du registre d’inventaire. Le cas échéant, une explication des raisons de ce choix, qui peuvent concerner un bien ou une série de biens, est portée dans le dossier d’acquisition ou de dépôt de chacun des biens considérés. Les numéros devenus caduques, s’ils ont été portés sur le bien, n’y sont pas effacés mais barrés tout en devant demeurer lisibles.
85 +1. Si la destruction irrémédiable d’un bien est constatée, le bien est radié de l’inventaire, dans les conditions prévues à l’article 4 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002.
86 +1. Si la disparition d’un bien est constatée, il est procédé à des recherches approfondies. En cas de recherches répétées et infructueuses, la disparition du bien et la date à laquelle elle a été constatée sont, après information de l’instance délibérante compétente, inscrites à l’inventaire, dans la rubrique “ Observations ”. Il est ouvert si besoin un fichier particulier des biens disparus.
87 +1. S’il est constaté qu’un bien n’a jamais été inventorié, il est procédé à son inscription sur le registre d’inventaire. A partir des sources disponibles, les éléments relatifs à l’identification et au statut du bien sont complétés ou reconstitués. En l’absence de toute trace d’entrée du bien dans les collections du musée, des éléments de preuve ou de présomption de propriété sont réunis. La mention “ inconnu ” est alors portée dans la rubrique “ mode d’acquisition ” et la rubrique “ Observations ” est complétée par la mention suivante : “ attesté au musée depuis.... ”. Un dossier d’acquisition comportant les informations rassemblées est ouvert.
131 131  
132 -[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 +== Organisation et modalités pratiques ==
133 133  
91 +Pour toute information les site Joconde et du ministère de la culture sont des mines d’informations :
134 134  
135 -==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
93 +* [[http:~~/~~/www.culturecommunication.gouv.fr/Regions/Drac-Occitanie/Patrimoines-et-architecture/Musees/Le-recolement-decennal-dans-les-musees>>url:http://www.culturecommunication.gouv.fr/Regions/Drac-Occitanie/Patrimoines-et-architecture/Musees/Le-recolement-decennal-dans-les-musees]]
94 +* [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/recolement-informatise.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/recolement-informatise.htm]]
95 +* [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/note-circulaire-post-recolement.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/note-circulaire-post-recolement.pdf]]
136 136  
137 -1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
138 -1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
139 -1. Sélectionnez les notices à récoler.
140 -1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
97 +=== Plan de récolement décennal ===
141 141  
142 -[[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 +Les opérations de récolement font l’objet d’un plan d’action (plan de récolement décennal) prenant en compte :
143 143  
101 +* L’espace : répartition des collections dans les divers emplacements.
102 +* Le temps : durée pour assurer le récolement (calendrier prévisionnel).
144 144  
145 -[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 +Pour la Description des emplacements il convient de réaliser plusieurs choses :
146 146  
106 +1. Etablissement d’un plan de localisation des collections à partir des plans des bâtiments concernés en listant tous les lieux contenant des collections. Ces espaces sont identifiés par bâtiment, par niveau, etc. ; cette identification se fait uniquement par rapport aux espaces architecturaux sans prendre en compte les mobiliers. Chaque espace est affecté d’une dénomination précise. Il est préférable que celle-ci soit chiffrée (par exemple : salle A.1) et topographique, mais pas fonctionnelle (par exemple : salle des primitifs, réserve Berger, …) car la dénomination des espaces peut changer d’un récolement à l’autre. Cette cartographie – si possible informatisée – constitue le canevas de référence pour toutes les opérations de récolement.
107 +1. Caractérisation de chaque espace ainsi défini en spécifiant, notamment :
147 147  
148 -[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 +* Salles ouvertes au public/réserves.
110 +* Espaces situés dans l’enceinte du musée/espaces extérieurs.
111 +* Types de collections, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement et de conditionnement (par exemple, textiles : 30 tapisseries roulées et suspendues).
112 +* Accessibilité.
149 149  
114 +(% start="3" %)
115 +1. Mise en place du plan d’interventions.
150 150  
151 -[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +(% class="CxSpLast" %)
118 +Sur la base de ce plan de récolement décennal, le musée pourra organiser les campagnes de récolements.
152 152  
120 +(% id="HCampagnederE9colementdE9cennal" class="CxSpLast" %)
121 +=== Campagne de récolement décennal ===
153 153  
154 -[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 +Sur la base du plan de récolement décennal, le récolement sera organisé par campagne de récolement, chaque campagne devra :
155 155  
125 +* Correspondre à un objectif précis et circonscrit (récolement d’une ou de plusieurs salles, d’un type de collections, des dépôts extérieurs….) en cohérence avec le plan de récolement décennal ;
126 +* Permettre l’établissement de la cartographie précise de la zone en s’appuyant sur un relevé des espaces (salles, réserves…) et du mobilier (vitrines, armoires, grilles, travées…), chacun de ces éléments recevant une dénomination précise. Si possible la construction d’un plan numérique peut aider à la réalisation de l’inventaire, de très bons logiciels gratuits tel que SketchUp existent.
127 +* Permettre de décrire l’ordre opérationnel et le type d’interventions, en prenant en compte les contraintes (accessibilité, matériel…).
128 +* Permettre de préciser les moyens humains, techniques et financiers nécessaires et les responsabilités de chacun.
129 +* Permettre d’établir un calendrier prévisionnel.
156 156  
157 -=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
158 -
159 -1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
160 -1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
161 -1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
162 -1. Cliquez sur **Valider.**
163 -
164 -Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
165 -
166 -* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
167 -* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
168 -
169 -(% class="box warningmessage" %)
170 170  (((
171 -Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
132 +**Progression du récolement décennal :**
133 +
134 +* Chaque campagne de récolement fait l’objet d’un procès-verbal (espaces vus, collections récolées, observations….).
135 +* Chaque procès-verbal de campagne est annexé au plan de récolement décennal.
136 +* Le plan de récolement décennal est mis à jour au terme de chaque campagne pour mesurer l’avancement du récolement décennal ; il peut également, le cas échéant, au vu des conditions de réalisation de chaque campagne, être adapté afin d’assurer au mieux l’achèvement des opérations dans les délais prévus.
172 172  )))
173 173  
174 -[[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
176 176  
177 -[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 178  
179 179  
180 -[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
182 182  
183 -== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
184 184  
185 -* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
186 186  
187 -[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
189 189  
190 -[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 +=== Fiches de récolement (support de saisie) ===
191 191  
151 +Une fiche de récolement, conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 mai 2004 relatif à l’inventaire et au récolement, comporte au minimum les rubriques suivantes :
192 192  
193 -* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
153 +* Identification.
154 +* Localisation.
155 +* État du bien.
156 +* Marquage.
157 +* Conformité de l’inscription à l’inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d’œuvre, catalogues… La fiche de récolement est proposée à titre indicatif ; elle constitue un cadre qui peut être amendé ou complété par le musée en fonction des collections, de leurs spécificités, de leur nombre, des moyens et des équipes disponibles.
194 194  
195 -[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 +La fiche de récolement offre la possibilité de traiter rapidement des ensembles volumineux ou des séries, en ne récolant que leurs contenants (par exemple, une palette composée uniquement de matériel lithique).
196 196  
197 197  
198 -[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162 +=== Procès-verbal de récolement ===
199 199  
164 +(% class="CxSpFirst" %)
165 +L’article 13 de l’arrêté du 25 mai 2004 précise que « chaque campagne de récolement fait l'objet d'un procès-verbal rédigé par le professionnel responsable des collections au sens de l'article L. 442-8 du code du patrimoine. Le procès-verbal doit être conservé par le musée. Le procès-verbal décrit la méthode adoptée, le champ couvert par le récolement, ainsi que les résultats de la campagne, notamment la liste des biens non vus ou manquants, la liste des biens détruits, la liste des biens inventoriés ou à inventorier à l'issue du récolement.
200 200  
201 -== Éditer le planning d'une campagne ==
202 202  
203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
204 -Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
168 +==== Radiations ====
205 205  
206 -[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +(% class="CxSpFirst" %)
171 +Un article dédié et un pas à pas est disponible sur [[la radiation.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Radiation/]]  La radiation d’un bien des collections du musée est un acte du même niveau d’importance que son inscription à l’inventaire. Elle ne peut en aucun cas intervenir sur la décision du seul responsable des collections car, comme l’acquisition, elle ne peut émaner que de la personne morale propriétaire des collections du musée.
207 207  
173 +(% class="CxSpLast" %)
174 +A la fin du récolement, une radiation ne peut être achevée juridiquement par respect du parallélisme des formes, qu’à l’issue d’une procédure équivalente à l’acte ayant autorisé l’affectation du bien au musée, puis provoqué son inscription sur le registre d’inventaire. Les différentes possibilités de radiation des inventaires sont limitées, selon l’article 4 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002, aux seuls cas suivants :
208 208  
209 -[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 +* Destruction totale du bien : un procès-verbal doit alors être dressé et validé par l’autorité compétente (c’est-à-dire le propriétaire du musée).
177 +* Inscription indue sur l’inventaire : cette inscription doit être signalée à l’autorité compétente, propriétaire du musée, qui autorise la radiation. S’il existe deux enregistrements pour le même bien, on raye l’enregistrement le moins pertinent en effectuant un renvoi vers l’autre. Si une inscription est frappée de nullité par décision de justice, elle sera rayée une fois cette dernière devenue définitive, c’est à dire notamment après exercice d’éventuels recours.
178 +* Modification d’affectation entre deux musées de France appartenant à la même personne morale : on radiera le bien dans le registre du musée qui en perd l’affectation et on l’inscrira dans le registre de l’autre musée nouvellement affectataire.
179 +* Transfert de propriété, en application des articles L. 451-8 à L. 451-101 du code du patrimoine.
180 +* Déclassement, en application des articles L. 451-5 à L. 451-7 du code du patrimoine.III - 3.
210 210  
182 +==== Dépôts de plaintes ====
211 211  
212 -= Récoler les biens =
184 +(% class="CxSpFirst" %)
185 +A l’issue de chaque campagne de récolement, plainte est déposée pour les biens manquants au nom de la collectivité ou de l’organisme propriétaire des collections, aux services de police ou de gendarmerie ou encore directement auprès du procureur de la République, territorialement compétents (article 6 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002).
213 213  
214 -== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
215 215  
216 -Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
188 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: justify;" %)
189 +Sont considérés comme manquants les biens non localisés à la fin d’une campagne malgré des recherches répétées qui se sont révélées infructueuses. Pour chaque dépôt de plainte, un dossier individuel détaillé doit être établi comportant la preuve de l’appartenance du bien à la collection, les éléments d’identification et, dans toute la mesure du possible, une photographie. En l’absence de photographie, il convient de rassembler tous les éléments descriptifs existants. En cas de non-inscription à l’inventaire, tout document justificatif de l’entrée dans la collection (tel que facture, décision ou acte d’acquisition…) est produit.
217 217  
218 -Les filtres disponibles portent sur :
219 219  
220 -* **Le numéro d’inventaire**
221 -* **L'emplacement de référence théorique**
222 -* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
223 223  
224 - Pour activer les filtres :
193 +(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
194 += Planification des campagnes de récolement =
225 225  
226 -1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
227 -1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
228 -1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
196 +(% class="CxSpFirst" %)
197 +Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
229 229  
230 -(% class="box infomessage" %)
231 -(((
232 -Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
233 -)))
199 +(% class="CxSpMiddle" %)
200 +Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
234 234  
235 -[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202 +(% class="CxSpMiddle" %)
203 +Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
236 236  
237 237  
238 -[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 +== Points d’organisation pratique ==
239 239  
208 +(% class="CxSpFirst" %)
209 +**POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement.
240 240  
241 -Pour désactiver le filtre :
211 +(% class="CxSpMiddle" %)
212 +**POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé.
242 242  
243 -1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
244 -1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
214 +(% class="CxSpMiddle" %)
215 +**POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens.
245 245  
246 -[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 +(% class="CxSpMiddle" %)
218 +Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement).
247 247  
220 +(% class="CxSpLast" %)
221 +**POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire :
248 248  
249 -== Récoler un bien par action rapide ==
223 +1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire).
224 +1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement.
250 250  
251 -L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
226 +**POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place :
252 252  
253 -1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
254 -1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
255 -1. (((
256 -Indiquez :
228 +//Sans Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
257 257  
258 -* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
259 -* La **date de récolement**, si différente de celle proposée
260 -)))
261 -1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
230 +1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire.
231 +1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif).
232 +1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…).
233 +1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement.
262 262  
263 -**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
235 +//Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
264 264  
265 -* Récolé le
266 -* Récolé par
267 -* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
268 -* Conformité avec le registre : oui
237 +1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler
238 +1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement
239 +1. Exporter ces notices sur la tablette
240 +1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette)
241 +1. Importer la saisie de la tablette dans Flora
269 269  
270 -[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 +(% class="CxSpLast" %)
244 +**POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ?
271 271  
246 +1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial.
247 +1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
272 272  
273 -[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 +== ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement  sur Flora ==
274 274  
251 +=== Compléter la saisie dans la table des Emplacements ===
275 275  
276 -[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 +(% class="CxSpFirst" %)
254 +Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement.
277 277  
256 +[[image:2021-12-28_18h18_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
278 278  
279 -== Récoler des biens en lot ==
258 +(% class="CxSpLast" %)
259 +Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par :
280 280  
281 -La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
261 +(% style="list-style-type:circle" %)
262 +* Son type : (bâtiment, niveau…).
263 +* Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle).
264 +* Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve.
265 +* Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement).
266 +* Son accessibilité.
282 282  
283 -1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
284 -1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
285 -1. (((
286 -Renseignez :
268 +[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
287 287  
288 -* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
289 -* La **date de récolement**, si différente de la date du jour
290 -)))
291 -1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
270 +=== Créer les campagnes de récolement ===
292 292  
293 -**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
294 -
295 -* Récolé le
296 -* Récolé par
297 -* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
298 -* Conformité avec le registre : oui
299 -
300 300  (% class="box infomessage" %)
301 301  (((
302 -Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
274 +[[image:Créer une campagne récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
303 303  )))
304 304  
305 -[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 +Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
306 306  
279 +(% class="CxSpFirst" %)
280 +La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
307 307  
308 -[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 +[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
309 309  
284 +(% class="CxSpMiddle" %)
285 +Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
310 310  
311 -[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
287 +[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
312 312  
289 +(% style="text-align: center;" %)
290 +(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
313 313  
314 -[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
293 +(% class="CxSpMiddle" %)
294 +Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
316 316  
317 -== Récoler un bien via la notice de récolement ==
296 +(% class="CxSpMiddle" %)
297 +Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
318 318  
319 -Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
299 +(% class="CxSpMiddle" %)
300 +Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
320 320  
321 -Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
302 +(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %)
303 +=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
322 322  
323 -* Marquage défaillant ou absent
324 -* État de conservation dégradé
325 -* Non-conformité avec le registre ou la base
326 -* Mauvaise localisation
327 -* Bien non vu, détruit ou manquant
328 -* Saisie d'un constat d'état complémentaire
329 -
305 +(% class="box infomessage" %)
330 330  (((
331 -Procédure à suivre :
307 +[[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
308 +)))
332 332  
333 -1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
334 -1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
335 -1. (((
336 -Renseignez les anomalies constatées :
310 +Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
337 337  
338 -* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
339 -* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
312 +(% class="box infomessage" %)
313 +(((
314 +Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
340 340  )))
341 -1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
342 -1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
343 343  
344 -[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317 +(% class="MsoCaption" %)
318 +[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
345 345  
320 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
321 +(% class="small" %)Ajout d'un emplacement
346 346  
347 -[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323 +(% class="MsoCaption" %)
324 +[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
348 348  
326 +(% style="text-align: center;" %)
327 +(% class="small" %)Saisie d'un emplacement
349 349  
350 -[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 +Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
351 351  
331 +* European Paintings, 1250-1800.
332 +* Musical instruments.
333 +* Greek and Roman Art.
334 +* Réserves MET.
335 +* L'aile Americaine.
336 +* European Sculpture and Decorative Arts.
352 352  
353 -== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
338 +(% class="MsoCaption" %)
339 +[[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
354 354  
355 -Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
341 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
342 +(% class="small" %)Visu des emplacements récolés
356 356  
357 -Procédure :
344 +(% class="CxSpMiddle" %)
345 +Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
358 358  
359 -1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
360 -1. Repérez le bien concerné
361 -1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
362 -1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
347 +[[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
363 363  
364 -(% class="box infomessage" %)
365 -(((
366 -Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
367 -)))
349 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
350 +(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
368 368  
369 -[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
352 +(% class="CxSpMiddle" %)
353 +Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
370 370  
355 +(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
356 +== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
371 371  
372 -[[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
358 +Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
373 373  
374 -
375 -[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
360 +(% class="box infomessage" %)
361 +(((
362 +[[image:Générer les notices de récolements.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
376 376  )))
377 377  
365 +Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
378 378  
367 +(% class="MsoCaption" %)
368 +[[image:2022-02-04_23h44_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
379 379  
370 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
371 +(% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
380 380  
373 +=== Récoler par domaine / typologie ===
381 381  
382 -[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 +Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
383 383  
377 +[[image:2021-12-30_11h43_52.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
384 384  
385 -[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
386 386  
380 +[[image:2021-12-30_11h42_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
387 387  
388 -== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
382 +Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
389 389  
390 -Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
384 +[[image:2021-12-30_11h58_50.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
391 391  
392 -Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
386 +(% class="CxSpMiddle" %)
387 +Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
393 393  
394 -|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
395 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
396 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
397 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
398 -
399 399  (% class="box infomessage" %)
400 400  (((
401 -Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
402 -Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
403 -Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
391 +Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
404 404  )))
405 405  
406 -[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
394 +[[image:2021-12-30_12h01_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
407 407  
408 -== Relocaliser un bien pendant le récolement ==
396 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
397 +(% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
409 409  
410 -Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
399 +(% class="MsoCaption" %)
400 +[[image:2021-12-30_12h03_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="135" width="445" class="img-thumbnail"]]
411 411  
412 -(% class="box warningmessage" %)
413 -(((
414 -La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
415 -)))
402 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
403 +(% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
416 416  
417 -=== Notions d'emplacements ===
418 418  
419 -Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
406 +(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
407 +Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
420 420  
421 -(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
422 -Terme​
423 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
424 -Définition​
425 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
426 -Usage courant​
427 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
428 -Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
429 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
430 -Équivalence notice de bien​
431 -)))
432 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
433 -Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
434 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
435 -Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
436 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
437 -Sert de base à la préparation des campagnes​
438 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
439 -Non​
440 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
441 -Emplacement de référence​
442 -)))
443 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
444 -Nouvel emplacement de référence​
445 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
446 -Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
447 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
448 -Si le bien a définitivement changé de lieu​
449 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
450 -Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
451 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
452 -Emplacement de référence​
453 -)))
454 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
455 -Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
456 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
457 -Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
458 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
459 -Utilisée en cas de mouvements planifiés​
460 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
461 -Non​
462 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
463 -Localisation temporaire​
464 -)))
465 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
466 -Nouvelle localisation temporaire​
467 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
468 -Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
469 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
470 -Sert à signaler un changement temporaire de place​
471 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
472 -Non, valeur uniquement informative
473 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
474 -Localisation temporaire​
475 -)))
409 +[[image:2021-12-30_12h11_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
476 476  
477 -=== Procédure pour relocaliser un bien ===
478 478  
479 -1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
480 -1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
481 -1. (((
482 -Dans les champs dédiés :
412 +(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
413 +==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
483 483  
484 -* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
485 -* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
486 -)))
487 -1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
488 -1. Cliquez sur **Enregistrer**.
489 489  
490 -(% class="box warningmessage" %)
416 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
491 491  (((
492 -La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
418 +**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
419 +En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
493 493  )))
494 494  
495 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 +[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
496 496  
497 497  
498 -[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
499 499  
426 +[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
500 500  
501 -[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
429 +(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
502 502  
431 +(% class="box warningmessage" %)
432 +(((
433 +Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
434 +)))
503 503  
504 -== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
436 +=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
505 505  
506 -Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
438 +une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
507 507  
508 -(% class="box infomessage" %)
509 -(((
510 -Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
511 -)))
440 +[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
512 512  
513 -Procédure :
442 +== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
514 514  
515 -1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
516 -1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
517 -1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
518 -1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
519 -1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
520 -1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
444 +=== Travailler déconnecté de Flora ===
521 521  
522 -(% class="box infomessage" %)
446 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
523 523  (((
524 -Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
525 -La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
526 -Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
448 +A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
449 +- via un tableur.
450 +- via papier-crayon.
451 +- via l'application RecolApp.
527 527  )))
528 528  
529 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753710315764-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454 +//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
530 530  
456 +* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
457 +* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
531 531  
532 -[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
459 +(% class="CxSpFirst" %)
460 +S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
533 533  
462 +(% class="CxSpMiddle" %)
463 +Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
534 534  
535 -[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
465 +(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
466 +=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
536 536  
468 +(% class="CxSpLast" %)
469 +Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
537 537  
538 -[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
471 +* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
539 539  
473 +=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
540 540  
541 -== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
475 +* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
476 +** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
477 +//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
478 +*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
479 +*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
480 +** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
542 542  
543 -=== Ajouter un bien déjà existant ===
482 +(% class="CxSpMiddle" %)
483 +En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
544 544  
545 -=== Ajouter un bien non existant ===
485 +(% class="CxSpMiddle" %)
486 +L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
546 546  
547 -== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
488 +(% class="CxSpMiddle" %)
489 +Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
548 548  
491 +=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
549 549  
493 +(% class="box infomessage" %)
494 +(((
495 +[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
496 +)))
550 550  
498 +Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
551 551  
500 +(% class="CxSpFirst" %)
501 +Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
552 552  
553 553  
504 +[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
554 554  
555 -
556 -)))
557 -)))|(% style="width:300px" %)(((
558 -(% class="box" %)
559 -(((
560 -**Sommaire**
506 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
507 +(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
561 561  
562 -{{toc depth="3" numbered="true"/}}
509 +[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
563 563  
564 -
565 -)))
511 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
512 +(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
566 566  
567 -(% class="box" %)
568 -(((
569 -**Aller plus loin**
514 +(% class="CxSpMiddle" %)
515 +Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
570 570  
571 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
572 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
573 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
574 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
517 +[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
575 575  
576 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
577 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
578 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
579 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
580 -)))
519 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
520 +(% class="small" %)Tous.
581 581  
582 -(% class="box" %)
583 -(((
584 -**Icônes principales**
585 -)))
586 -)))
522 +[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
587 587  
524 +(% style="text-align: center;" %)
525 +(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
588 588  
589 589  
528 +=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
590 590  
530 +Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
591 591  
532 +(% class="CxSpMiddle" %)
533 +Commençons par aller sur cette notice :
592 592  
535 +[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
593 593  
537 +(% class="CxSpMiddle" %)
538 +Passons en modification :
594 594  
540 +[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
595 595  
542 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
543 +(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
596 596  
545 +(% class="CxSpFirst" %)
546 +Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
597 597  
548 +(% class="CxSpLast" %)
549 +J’indique donc :
598 598  
551 +* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
552 +* Les deux problèmes.
553 +* Les suites à donner.
554 +* Le nom du récoleur.
599 599  
556 +(% class="MsoCaption" %)
557 +[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
600 600  
559 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
560 +(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
601 601  
562 +(% class="MsoCaption" %)
563 +[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
602 602  
565 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
566 +(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
603 603  
568 +(% class="MsoCaption" %)
569 +[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
604 604  
571 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
572 +(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
605 605  
574 +(% class="CxSpMiddle" %)
575 +Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
606 606  
577 +[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
607 607  
579 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
580 +(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
608 608  
582 +(% class="CxSpMiddle" %)
583 +Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
609 609  
585 +[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
610 610  
587 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
588 +(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
611 611  
612 -=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
590 +[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
613 613  
614 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
592 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
593 +(% class="small" %)Réalisé sans suite
615 615  
616 -[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
595 +(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
596 +=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
617 617  
618 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
598 +Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
619 619  
620 -=== Travailler déconnecté de Flora ===
600 +//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
621 621  
622 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
623 -(((
624 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
625 -- via un tableur.
626 -- via papier-crayon.
627 -- via l'application RecolApp.
628 -)))
602 +(% class="MsoCaption" %)
603 +Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
629 629  
630 -//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
605 +[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
631 631  
632 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
633 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
607 +(% class="MsoCaption" %)
608 +Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
634 634  
635 -(% class="CxSpFirst" %)
636 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
610 +(% class="box infomessage" %)
611 +(((
612 +Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
613 +)))
637 637  
638 -(% class="CxSpMiddle" %)
639 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
615 +[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
640 640  
641 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
642 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
617 +Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
643 643  
644 -(% class="CxSpLast" %)
645 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
619 +[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
646 646  
647 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
621 +(% class="box warningmessage" %)
622 +(((
623 +ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
624 +)))
648 648  
649 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
626 +[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
650 650  
651 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
652 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
653 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
654 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
655 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
656 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
628 +L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
657 657  
658 -(% class="CxSpMiddle" %)
659 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
630 +[[image:1656938064489-651.png]]
660 660  
661 -(% class="CxSpMiddle" %)
662 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
663 663  
664 -(% class="CxSpMiddle" %)
665 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
633 +[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
666 666  
667 -
668 -
669 -
670 670  (% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
671 671  === Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
672 672  
... ... @@ -676,8 +676,15 @@
676 676  
677 677  [[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
678 678  
644 +(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
645 +=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
679 679  
647 +L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
680 680  
649 +Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
650 +
651 +[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
652 +
681 681  (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
682 682  == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
683 683  
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