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Modifications pour le document Récoler les biens

Modifié par admin admin le 2025/08/12 11:52
Depuis la version 35.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 17:00
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 12:14
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -142,6 +142,9 @@
142 142  [[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 144  
145 +[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 +
147 +
145 145  [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
147 147  
... ... @@ -155,35 +155,265 @@
155 155  
156 156  1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
157 157  1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
158 -1. Sélectionnez le **panier concerné et remplissez les champs requis. **
161 +1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
159 159  1. Cliquez sur **Valider.**
160 -1. (((
161 -Flora génère automatiquement :
162 162  
163 -* Les **sous-campagnes** à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices.
164 -* Les **notices de récolement** pour tous les biens inclus.
165 -)))
164 +Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
166 166  
166 +* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
167 +* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
168 +
167 167  (% class="box warningmessage" %)
168 168  (((
169 -Le nombre de biens maximum par sous-campagne est limité à 2000 biens.
170 -Si le panier contient plus de 2000 biens, les biens vont se répartir en plusieurs sous-campagne en fonction de leur emplacement.
171 +Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
171 171  )))
172 172  
173 173  [[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 175  
176 -[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 178  
180 +[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
180 180  
183 +== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
181 181  
185 +* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
182 182  
187 +[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 183  
184 184  
190 +[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 185  
186 186  
193 +* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
194 +
195 +[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 +
197 +
198 +[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 +
200 +
201 +== Éditer le planning d'une campagne ==
202 +
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
204 +Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 +
206 +[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 +
208 +
209 +[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 +
211 +
212 += Récoler les biens =
213 +
214 +== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
215 +
216 +Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
217 +
218 +Les filtres disponibles portent sur :
219 +
220 +* **Le numéro d’inventaire**
221 +* **L'emplacement de référence théorique**
222 +* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
223 +
224 + Pour activer les filtres :
225 +
226 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
227 +1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
228 +1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
229 +
230 +(% class="box infomessage" %)
231 +(((
232 +Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
233 +)))
234 +
235 +[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236 +
237 +
238 +[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 +
240 +
241 +Pour désactiver le filtre :
242 +
243 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
244 +1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
245 +
246 +[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 +
248 +
249 +== Récoler sur pièce et sur place par action rapide ==
250 +
251 +L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 +
253 +1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
254 +1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
255 +1. (((
256 +Indiquez :
257 +
258 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
259 +* La **date de récolement**, si différente de celle proposée
260 +)))
261 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
262 +
263 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
264 +
265 +* Récolé le
266 +* Récolé par
267 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
268 +* Conformité avec le registre : oui
269 +
270 +[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 +
272 +
273 +[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 +
275 +
276 +[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 +
278 +
279 +== Récoler sur pièce et sur place en lot ==
280 +
281 +La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
282 +
283 +1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
284 +1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
285 +1. (((
286 +Renseignez :
287 +
288 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
289 +* La **date de récolement**, si différente de la date du jour
290 +)))
291 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
292 +
293 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
294 +
295 +* Récolé le
296 +* Récolé par
297 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
298 +* Conformité avec le registre : oui
299 +
300 +(% class="box infomessage" %)
301 +(((
302 +Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
303 +)))
304 +
305 +[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 +
307 +
308 +[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 +
310 +
311 +[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 +
313 +
314 +[[Résultat → 5 biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 +
316 +
317 +== Récoler via la notice de récolement ==
318 +
319 +Ce mode de saisie est **obligatoire** dès qu’une **anomalie ou une non-conformité** est constatée lors du récolement.
320 +
321 +>(% class="small" %)Exemples de cas concernés :Marquage défaillant ou absent
322 +>(% class="small" %)État de conservation dégradé
323 +>(% class="small" %)Non-conformité avec le registre ou la base
324 +>(% class="small" %)Mauvaise localisation
325 +>(% class="small" %)Bien non vu, détruit ou manquant(%%)
326 +
327 +
328 +
329 +
330 +== Connaître les états d'avancement d'une notice de récolement ==
331 +
332 +
333 +
334 +
335 +|(% style="width:122px" %)Icône|(% style="width:672px" %)État
336 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé sur pièce et sur place
337 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé non vu, manquant ou détruit
338 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)En attente de récolement
339 +
340 +(% class="wikigeneratedid" %)
341 +[[image:1753697372537-107.png]]
342 +
343 +== Re localiser pendant le récolement ==
344 +
345 +
346 +=== Notions d'emplacements ===
347 +
348 +Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Le changement de localisation n’est pris en compte dans la fiche bien que si l’état d’avancement de la fiche récolement est modifié et que les nouveaux emplacements (référence ou nouvelle localisation temporaire) sont remplis.
349 +
350 +(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
351 +Terme​
352 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
353 +Définition​
354 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
355 +Usage courant​
356 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
357 +Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
358 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
359 +Équivalence notice de bien​
360 +)))
361 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
362 +Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
363 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
364 +Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
365 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
366 +Sert de base à la préparation des campagnes​
367 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
368 +Non​
369 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
370 +Emplacement de référence​
371 +)))
372 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
373 +Nouvel emplacement de référence​
374 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
375 +Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
376 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
377 +Si le bien a définitivement changé de lieu​
378 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
379 +Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
380 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
381 +Emplacement de référence​
382 +)))
383 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
384 +Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
385 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
386 +Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
387 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
388 +Utilisée en cas de mouvements planifiés​
389 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
390 +Non​
391 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
392 +Localisation temporaire​
393 +)))
394 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
395 +Nouvelle localisation temporaire​
396 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
397 +Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
398 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
399 +Sert à signaler un changement temporaire de place​
400 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
401 +Non.
402 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
403 +Localisation temporaire​
404 +)))
405 +
406 +
407 +
408 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
409 +
410 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
411 +
412 +== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
413 +
414 +
415 +
416 +
417 +
418 +
419 +
187 187  
188 188  )))
189 189  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -190,6 +190,10 @@
190 190  (% class="box" %)
191 191  (((
192 192  **Sommaire**
426 +
427 +{{toc depth="3" numbered="true"/}}
428 +
429 +
193 193  )))
194 194  
195 195  (% class="box" %)
... ... @@ -233,30 +233,10 @@
233 233  
234 234  
235 235  
236 -(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
237 -==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
238 238  
239 239  
240 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
241 -(((
242 -**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
243 -En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
244 -)))
245 245  
246 -[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
247 247  
248 -
249 -
250 -[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
251 -
252 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
253 -(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
254 -
255 -(% class="box warningmessage" %)
256 -(((
257 -Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
258 -)))
259 -
260 260  === Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
261 261  
262 262  une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
... ... @@ -312,43 +312,7 @@
312 312  (% class="CxSpMiddle" %)
313 313  Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
314 314  
315 -=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
316 316  
317 -(% class="box infomessage" %)
318 -(((
319 -[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
320 -)))
321 -
322 -Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
323 -
324 -(% class="CxSpFirst" %)
325 -Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
326 -
327 -
328 -[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
329 -
330 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
331 -(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
332 -
333 -[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
334 -
335 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
336 -(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
337 -
338 -(% class="CxSpMiddle" %)
339 -Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
340 -
341 -[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
342 -
343 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
344 -(% class="small" %)Tous.
345 -
346 -[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 -
348 -(% style="text-align: center;" %)
349 -(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
350 -
351 -
352 352  === Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
353 353  
354 354  Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
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