Modifications pour le document Récoler les biens

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -61,14 +61,16 @@
  == Étapes du processus de récolement dans Flora ==
--Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
++Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 6 étapes clés :
 . **Créer la campagne**
--Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
++Définir la période, le numéro de récolement et les objectifs.
 . **Créer les sous-campagnes**
  À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
 . **Ajouter les biens à récoler**
  Automatiquement ou manuellement.
++1. **Générer les notices de récolement**
++À partir de l’emplacement.
 . **Effectuer le récolement**
  En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
 . **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
@@ -87,150 +87,265 @@
  |Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
  |Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
--= Planifier les campagnes de récolement =
--La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
--== Créer une campagne de récolement ==
--1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
--1. Cliquez sur le bouton créer.
--1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
--1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
--(% class="box infomessage" %)
++
++
++
++
++
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
  (((
--**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
++**Sommaire**
  )))
--[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin**
++* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
++* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
++* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
++* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
--[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
++* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
++* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
++)))
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
++)))
++)))
--[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Ajouter des sous-campagnes ==
--Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
--(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
--|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
--|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
--=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
++(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
++= Planification des campagnes de récolement =
--1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
--1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
--1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
++(% class="CxSpFirst" %)
++Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
--[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
--[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Points d’organisation pratique ==
--==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
++(% class="CxSpFirst" %)
++**POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement.
--1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
--1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
--1. Sélectionnez les notices à récoler.
--1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
++(% class="CxSpMiddle" %)
++**POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé.
--[[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="CxSpMiddle" %)
++**POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens.
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement).
--[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="CxSpLast" %)
++**POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire :
++1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire).
++1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement.
--[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++**POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place :
++//Sans Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
--[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire.
++1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif).
++1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…).
++1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement.
++//Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
--=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
++1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler
++1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement
++1. Exporter ces notices sur la tablette
++1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette)
++1. Importer la saisie de la tablette dans Flora
--1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
--1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
--1. Sélectionnez le **panier concerné et remplissez les champs requis. **
--1. Cliquez sur **Valider.**
--1. (((
--Flora génère automatiquement :
++(% class="CxSpLast" %)
++**POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ?
--* Les **sous-campagnes** à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices.
--* Les **notices de récolement** pour tous les biens inclus.
--)))
++1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial.
++1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
--(% class="box warningmessage" %)
++== ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement  sur Flora ==
++
++=== Compléter la saisie dans la table des Emplacements ===
++
++(% class="CxSpFirst" %)
++Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement.
++
++[[image:2021-12-28_18h18_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% class="CxSpLast" %)
++Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par :
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Son type : (bâtiment, niveau…).
++* Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle).
++* Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve.
++* Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement).
++* Son accessibilité.
++
++[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++=== Créer les campagnes de récolement ===
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--Le nombre de biens maximum par sous-campagne est limité à 2000 biens.
--Si le panier contient plus de 2000 biens, les biens vont se répartir en plusieurs sous-campagne en fonction de leur emplacement.
++[[image:Créer une campagne récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  )))
--[[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
++(% class="CxSpFirst" %)
++La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
--[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
++[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
++(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %)
++=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
--
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Sommaire**
++[[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  )))
--(% class="box" %)
++Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Aller plus loin**
++Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
++)))
--* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
--* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
--* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
--* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
--* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
--* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
--* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
--)))
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Ajout d'un emplacement
--(% class="box" %)
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Saisie d'un emplacement
++
++Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
++
++* European Paintings, 1250-1800.
++* Musical instruments.
++* Greek and Roman Art.
++* Réserves MET.
++* L'aile Americaine.
++* European Sculpture and Decorative Arts.
++
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Visu des emplacements récolés
++
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
++
++[[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
++
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
++
++(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
++== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
++
++Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Icônes principales**
++[[image:Générer les notices de récolements.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  )))
--)))
++Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2022-02-04_23h44_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
++=== Récoler par domaine / typologie ===
++Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
++[[image:2021-12-30_11h43_52.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[image:2021-12-30_11h42_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
++[[image:2021-12-30_11h58_50.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
++)))
++[[image:2021-12-30_12h01_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_12h03_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="135" width="445" class="img-thumbnail"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
++(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
++Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
++[[image:2021-12-30_12h11_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  (% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)

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