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Modifications pour le document Récoler les biens

Modifié par admin admin le 2025/08/12 11:52
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -30,21 +30,8 @@
30 30  |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
31 31  |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
32 32  
33 -== Fonctions associées au module Récolement ==
33 +== Préparer la base avant de récoler ==
34 34  
35 -Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
36 -
37 -(% class="active" %)|Fonction|Détail
38 -|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
39 -|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
40 -|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
41 -|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
42 -|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
43 -|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
44 -|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
45 -
46 -== Prérequis pour récoler dans Flora ==
47 -
48 48  Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
49 49  
50 50  1. (((
... ... @@ -72,463 +72,539 @@
72 72  * Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
73 73  )))
74 74  
75 -== Récoler dans Flora ==
62 +== Étapes du processus de récolement dans Flora ==
76 76  
77 -Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 6 étapes clés :
64 +Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
78 78  
79 79  1. **Créer la campagne**
80 -Définir la période, le numéro de récolement et les objectifs.
67 +Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
81 81  1. **Créer les sous-campagnes**
82 82  À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
83 83  1. **Ajouter les biens à récoler**
84 84  Automatiquement ou manuellement.
85 -1. **Générer les notices de récolement**
86 -À partir de l’emplacement.
87 87  1. **Effectuer le récolement**
88 88  En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
89 89  1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
90 90  Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
91 91  
77 +== Fonctionnalités du module Récolement ==
92 92  
79 +Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
93 93  
81 +(% class="active" %)|Fonction|Détail
82 +|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
83 +|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
84 +|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
85 +|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
86 +|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
87 +|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
88 +|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
94 94  
90 += Planifier les campagnes de récolement =
95 95  
92 +La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
96 96  
97 -
98 -)))
99 -)))|(% style="width:300px" %)(((
100 -(% class="box" %)
94 +== Créer une campagne de récolement ==
95 +
96 +1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
97 +1. Cliquez sur le bouton créer.
98 +1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
99 +1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
100 +
101 +(% class="box infomessage" %)
101 101  (((
102 -**Sommaire**
103 +**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
103 103  )))
104 104  
105 -(% class="box" %)
106 -(((
107 -**Aller plus loin**
106 +[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
109 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
110 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
111 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
112 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
113 113  
114 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
115 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
116 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
117 -)))
109 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
119 -(% class="box" %)
120 -(((
121 -**Icônes principales**
122 -)))
123 -)))
124 124  
112 +[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  
126 126  
115 +== Ajouter des sous-campagnes ==
127 127  
117 +Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
128 128  
119 +(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
120 +|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
121 +|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
129 129  
130 -(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
131 -= Planification des campagnes de récolement =
123 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
132 132  
133 -(% class="CxSpFirst" %)
134 -Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
125 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
126 +1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
127 +1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
135 135  
136 -(% class="CxSpMiddle" %)
137 -Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
129 +[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 138  
139 -(% class="CxSpMiddle" %)
140 -Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
141 141  
132 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 142  
143 -== Points d’organisation pratique ==
144 144  
145 -(% class="CxSpFirst" %)
146 -**POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement.
135 +==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
147 147  
148 -(% class="CxSpMiddle" %)
149 -**POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé.
137 +1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
138 +1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
139 +1. Sélectionnez les notices à récoler.
140 +1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
150 150  
151 -(% class="CxSpMiddle" %)
152 -**POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens.
142 +[[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 153  
154 -(% class="CxSpMiddle" %)
155 -Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement).
156 156  
157 -(% class="CxSpLast" %)
158 -**POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire :
145 +[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 159  
160 -1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire).
161 -1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement.
162 162  
163 -**POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place :
148 +[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 164  
165 -//Sans Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
166 166  
167 -1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire.
168 -1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif).
169 -1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…).
170 -1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement.
151 +[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 171  
172 -//Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
173 173  
174 -1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler
175 -1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement
176 -1. Exporter ces notices sur la tablette
177 -1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette)
178 -1. Importer la saisie de la tablette dans Flora
154 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
180 -(% class="CxSpLast" %)
181 -**POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ?
182 182  
183 -1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial.
184 -1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
157 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
185 185  
186 -== ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement  sur Flora ==
159 +1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
160 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
161 +1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
162 +1. Cliquez sur **Valider.**
187 187  
188 -=== Compléter la saisie dans la table des Emplacements ===
164 +Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
189 189  
190 -(% class="CxSpFirst" %)
191 -Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement.
166 +* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
167 +* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
192 192  
193 -[[image:2021-12-28_18h18_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
169 +(% class="box warningmessage" %)
170 +(((
171 +Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
172 +)))
194 194  
195 -(% class="CxSpLast" %)
196 -Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par :
174 +[[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 197  
198 -(% style="list-style-type:circle" %)
199 -* Son type : (bâtiment, niveau…).
200 -* Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle).
201 -* Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve.
202 -* Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement).
203 -* Son accessibilité.
204 204  
205 -[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
177 +[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 206  
207 -=== Créer les campagnes de récolement ===
208 208  
209 -(% class="box infomessage" %)
210 -(((
211 -[[image:Créer une campagne récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
212 -)))
180 +[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213 213  
214 -Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
215 215  
216 -(% class="CxSpFirst" %)
217 -La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
183 +== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
218 218  
219 -[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
185 +* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
220 220  
221 -(% class="CxSpMiddle" %)
222 -Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
187 +[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 223  
224 -[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
225 225  
226 -(% style="text-align: center;" %)
227 -(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
190 +[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 228  
229 229  
230 -(% class="CxSpMiddle" %)
231 -Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
193 +* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
232 232  
233 -(% class="CxSpMiddle" %)
234 -Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
195 +[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 235  
236 -(% class="CxSpMiddle" %)
237 -Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
238 238  
239 -(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %)
240 -=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
198 +[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 241  
200 +
201 +== Éditer le planning d'une campagne ==
202 +
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
204 +Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 +
206 +[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 +
208 +
209 +[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 +
211 +
212 += Récoler les biens =
213 +
214 +== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
215 +
216 +Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
217 +
218 +Les filtres disponibles portent sur :
219 +
220 +* **Le numéro d’inventaire**
221 +* **L'emplacement de référence théorique**
222 +* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
223 +
224 + Pour activer les filtres :
225 +
226 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
227 +1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
228 +1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
229 +
242 242  (% class="box infomessage" %)
243 243  (((
244 -[[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
232 +Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
245 245  )))
246 246  
247 -Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
235 +[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 248  
249 -(% class="box infomessage" %)
250 -(((
251 -Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
237 +
238 +[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 +
240 +
241 +Pour désactiver le filtre :
242 +
243 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
244 +1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
245 +
246 +[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 +
248 +
249 +== Récoler un bien par action rapide ==
250 +
251 +L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 +
253 +1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
254 +1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
255 +1. (((
256 +Indiquez :
257 +
258 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
259 +* La **date de récolement**, si différente de celle proposée
252 252  )))
261 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
253 253  
254 -(% class="MsoCaption" %)
255 -[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
263 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
256 256  
257 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
258 -(% class="small" %)Ajout d'un emplacement
265 +* Récolé le
266 +* Récolé par
267 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
268 +* Conformité avec le registre : oui
259 259  
260 -(% class="MsoCaption" %)
261 -[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
270 +[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262 262  
263 -(% style="text-align: center;" %)
264 -(% class="small" %)Saisie d'un emplacement
265 265  
266 -Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
273 +[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 267  
268 -* European Paintings, 1250-1800.
269 -* Musical instruments.
270 -* Greek and Roman Art.
271 -* Réserves MET.
272 -* L'aile Americaine.
273 -* European Sculpture and Decorative Arts.
274 274  
275 -(% class="MsoCaption" %)
276 -[[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
276 +[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
279 -(% class="small" %)Visu des emplacements récolés
280 280  
281 -(% class="CxSpMiddle" %)
282 -Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
279 +== Récoler des biens en lot ==
283 283  
284 -[[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
281 +La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
285 285  
286 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
287 -(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
283 +1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
284 +1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
285 +1. (((
286 +Renseignez :
288 288  
289 -(% class="CxSpMiddle" %)
290 -Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
288 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
289 +* La **date de récolement**, si différente de la date du jour
290 +)))
291 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
291 291  
292 -(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
293 -== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
293 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
294 294  
295 -Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
295 +* Récolé le
296 +* Récolé par
297 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
298 +* Conformité avec le registre : oui
296 296  
297 297  (% class="box infomessage" %)
298 298  (((
299 -[[image:Générer les notices de récolements.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
302 +Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
300 300  )))
301 301  
302 -Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
305 +[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 303  
304 -(% class="MsoCaption" %)
305 -[[image:2022-02-04_23h44_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
306 306  
307 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
308 -(% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
308 +[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 309  
310 -=== Récoler par domaine / typologie ===
311 311  
312 -Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
311 +[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313 313  
314 -[[image:2021-12-30_11h43_52.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
315 315  
314 +[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316 316  
317 -[[image:2021-12-30_11h42_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
318 318  
319 -Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
317 +== Récoler un bien via la notice de récolement ==
320 320  
321 -[[image:2021-12-30_11h58_50.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
319 +Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
322 322  
323 -(% class="CxSpMiddle" %)
324 -Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
321 +Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
325 325  
326 -(% class="box infomessage" %)
323 +* Marquage défaillant ou absent
324 +* État de conservation dégradé
325 +* Non-conformité avec le registre ou la base
326 +* Mauvaise localisation
327 +* Bien non vu, détruit ou manquant
328 +
327 327  (((
328 -Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
330 +Procédure à suivre :
331 +
332 +1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
333 +1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
334 +1. (((
335 +Renseignez les anomalies constatées :
336 +
337 +* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
338 +* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
329 329  )))
340 +1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
341 +1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
330 330  
331 -[[image:2021-12-30_12h01_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
343 +[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 332  
333 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
334 -(% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
335 335  
336 -(% class="MsoCaption" %)
337 -[[image:2021-12-30_12h03_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="135" width="445" class="img-thumbnail"]]
346 +[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 338  
339 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
340 -(% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
341 341  
349 +[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342 342  
343 -(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
344 -Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
345 345  
346 -[[image:2021-12-30_12h11_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
352 +== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
347 347  
354 +Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
348 348  
349 -(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
350 -==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
356 +Procédure :
351 351  
358 +1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
359 +1. Repérez le bien concerné
360 +1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
361 +1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
352 352  
353 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
363 +(% class="box infomessage" %)
354 354  (((
355 -**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
356 -En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
365 +Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
357 357  )))
358 358  
359 -[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
368 +[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
360 360  
361 361  
371 +[[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362 362  
363 -[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
364 364  
365 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
366 -(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
374 +[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 +)))
367 367  
368 -(% class="box warningmessage" %)
377 +
378 +
379 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
380 +
381 +
382 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
383 +
384 +
385 +== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
386 +
387 +Lorsque vous êtes dans une sous-campagne de récolement, chaque notice de bien s’accompagne d’une **icône colorée** qui reflète son **état d’avancement**. Ces codes couleurs permettent de suivre en un coup d’œil la progression du récolement et d’identifier les situations à traiter.
388 +
389 +Dans la vue de la sous-campagne, ces icônes apparaissent dans la colonne centrale, à gauche de chaque ligne de bien. Elles vous permettent de visualiser en temps réel :
390 +
391 +|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
392 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
393 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
394 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
395 +
396 +(% class="box infomessage" %)
369 369  (((
370 -Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
398 +Astuce : vous pouvez filtrer la liste des notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**. Pour cela, utilisez l'entonnoir dans la barre d'outils des récolements.
371 371  )))
372 372  
373 -=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
374 374  
375 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
376 376  
377 -[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
403 +(% class="wikigeneratedid" %)
404 +[[image:1753697372537-107.png]]
378 378  
379 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
406 +== Re localiser pendant le récolement ==
380 380  
381 -=== Travailler déconnecté de Flora ===
382 382  
383 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
384 -(((
385 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
386 -- via un tableur.
387 -- via papier-crayon.
388 -- via l'application RecolApp.
409 +=== Notions d'emplacements ===
410 +
411 +Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Le changement de localisation n’est pris en compte dans la fiche bien que si l’état d’avancement de la fiche récolement est modifié et que les nouveaux emplacements (référence ou nouvelle localisation temporaire) sont remplis.
412 +
413 +(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
414 +Terme​
415 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
416 +Définition​
417 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
418 +Usage courant​
419 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
420 +Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
421 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
422 +Équivalence notice de bien​
389 389  )))
424 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
425 +Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
426 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
427 +Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
428 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
429 +Sert de base à la préparation des campagnes​
430 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
431 +Non​
432 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
433 +Emplacement de référence​
434 +)))
435 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
436 +Nouvel emplacement de référence​
437 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
438 +Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
439 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
440 +Si le bien a définitivement changé de lieu​
441 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
442 +Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
443 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
444 +Emplacement de référence​
445 +)))
446 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
447 +Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
448 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
449 +Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
450 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
451 +Utilisée en cas de mouvements planifiés​
452 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
453 +Non​
454 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
455 +Localisation temporaire​
456 +)))
457 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
458 +Nouvelle localisation temporaire​
459 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
460 +Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
461 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
462 +Sert à signaler un changement temporaire de place​
463 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
464 +Non.
465 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
466 +Localisation temporaire​
467 +)))
390 390  
391 -//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
392 392  
393 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
394 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
395 395  
396 -(% class="CxSpFirst" %)
397 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
471 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
398 398  
399 -(% class="CxSpMiddle" %)
400 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
473 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
401 401  
402 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
403 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
475 +== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
404 404  
405 -(% class="CxSpLast" %)
406 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
407 407  
408 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
409 409  
410 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
411 411  
412 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
413 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
414 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
415 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
416 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
417 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
418 418  
419 -(% class="CxSpMiddle" %)
420 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
421 421  
422 -(% class="CxSpMiddle" %)
423 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
424 424  
425 -(% class="CxSpMiddle" %)
426 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
483 +
484 +)))
485 +)))|(% style="width:300px" %)(((
486 +(% class="box" %)
487 +(((
488 +**Sommaire**
427 427  
428 -=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
490 +{{toc depth="3" numbered="true"/}}
429 429  
430 -(% class="box infomessage" %)
492 +
493 +)))
494 +
495 +(% class="box" %)
431 431  (((
432 -[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
497 +**Aller plus loin**
498 +
499 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
500 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
501 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
502 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
503 +
504 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
505 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
506 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
507 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
433 433  )))
434 434  
435 -Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
510 +(% class="box" %)
511 +(((
512 +**Icônes principales**
513 +)))
514 +)))
436 436  
437 -(% class="CxSpFirst" %)
438 -Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
439 439  
440 440  
441 -[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
442 442  
443 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
444 -(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
445 445  
446 -[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
447 447  
448 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
449 -(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
450 450  
451 -(% class="CxSpMiddle" %)
452 -Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
453 453  
454 -[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
455 455  
456 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
457 -(% class="small" %)Tous.
458 458  
459 -[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
460 460  
461 -(% style="text-align: center;" %)
462 -(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
463 463  
464 464  
465 -=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
466 466  
467 -Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
468 468  
469 -(% class="CxSpMiddle" %)
470 -Commençons par aller sur cette notice :
471 471  
472 -[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
473 473  
474 -(% class="CxSpMiddle" %)
475 -Passons en modification :
476 476  
477 -[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
478 478  
479 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
480 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
481 481  
482 -(% class="CxSpFirst" %)
483 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
484 484  
485 -(% class="CxSpLast" %)
486 -J’indique donc :
487 487  
488 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
489 -* Les deux problèmes.
490 -* Les suites à donner.
491 -* Le nom du récoleur.
492 492  
493 -(% class="MsoCaption" %)
494 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
495 495  
496 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
497 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
498 498  
499 -(% class="MsoCaption" %)
500 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
540 +=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
501 501  
502 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
503 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
542 +une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
504 504  
505 -(% class="MsoCaption" %)
506 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
544 +[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
507 507  
508 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
509 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
546 +== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
510 510  
511 -(% class="CxSpMiddle" %)
512 -Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
548 +=== Travailler déconnecté de Flora ===
513 513  
514 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
550 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
551 +(((
552 +A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
553 +- via un tableur.
554 +- via papier-crayon.
555 +- via l'application RecolApp.
556 +)))
515 515  
516 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
517 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
558 +//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
518 518  
560 +* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
561 +* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
562 +
563 +(% class="CxSpFirst" %)
564 +S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
565 +
519 519  (% class="CxSpMiddle" %)
520 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
567 +Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
521 521  
522 -[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
569 +(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
570 +=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
523 523  
524 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
525 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
572 +(% class="CxSpLast" %)
573 +Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
526 526  
527 -[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
575 +* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
528 528  
529 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
530 -(% class="small" %)Réalisé sans suite
577 +=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
531 531  
579 +* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
580 +** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
581 +//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
582 +*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
583 +*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
584 +** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
585 +
586 +(% class="CxSpMiddle" %)
587 +En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
588 +
589 +(% class="CxSpMiddle" %)
590 +L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
591 +
592 +(% class="CxSpMiddle" %)
593 +Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
594 +
532 532  (% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
533 533  === Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
534 534  
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