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Modifications pour le document Récoler les biens

Modifié par admin admin le 2025/08/12 11:52
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 12:14
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -12,10 +12,8 @@
12 12  (((
13 13  = Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
14 14  
15 -Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004.
15 +Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :
16 16  
17 -Il permet :
18 -
19 19  * De s'assurer de la **traçabilité des biens**,
20 20  * De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,
21 21  * D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
... ... @@ -25,7 +25,7 @@
25 25  
26 26  = Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
27 27  
28 -Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales et un ensemble de fonctions associées.
26 +Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :
29 29  
30 30  (% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation **
31 31  |(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01
... ... @@ -32,19 +32,8 @@
32 32  |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
33 33  |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
34 34  
35 -== Fonctions associées au module Récolement ==
33 +== Préparer la base avant de récoler ==
36 36  
37 -(% class="active" %)|Fonction|Détail
38 -|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
39 -|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
40 -|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
41 -|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
42 -|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
43 -|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
44 -|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
45 -
46 -== Prérequis pour récoler dans Flora ==
47 -
48 48  Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
49 49  
50 50  1. (((
... ... @@ -72,287 +72,421 @@
72 72  * Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
73 73  )))
74 74  
62 +== Étapes du processus de récolement dans Flora ==
75 75  
64 +Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
76 76  
66 +1. **Créer la campagne**
67 +Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
68 +1. **Créer les sous-campagnes**
69 +À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
70 +1. **Ajouter les biens à récoler**
71 +Automatiquement ou manuellement.
72 +1. **Effectuer le récolement**
73 +En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
74 +1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
75 +Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
77 77  
77 +== Fonctionnalités du module Récolement ==
78 78  
79 +Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
79 79  
80 -
81 -)))
82 -)))|(% style="width:300px" %)(((
83 -(% class="box" %)
84 -(((
85 -**Sommaire**
86 -)))
81 +(% class="active" %)|Fonction|Détail
82 +|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
83 +|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
84 +|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
85 +|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
86 +|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
87 +|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
88 +|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
87 87  
88 -(% class="box" %)
89 -(((
90 -**Aller plus loin**
90 += Planifier les campagnes de récolement =
91 91  
92 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
93 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
94 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
95 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
92 +La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
96 96  
97 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
98 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
99 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
100 -)))
94 +== Créer une campagne de récolement ==
101 101  
102 -(% class="box" %)
96 +1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
97 +1. Cliquez sur le bouton créer.
98 +1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
99 +1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
100 +
101 +(% class="box infomessage" %)
103 103  (((
104 -**Icônes principales**
103 +**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
105 105  )))
106 -)))
107 107  
106 +[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
109 109  
109 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 110  
111 111  
112 +[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 -(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
114 -= Planification des campagnes de récolement =
115 115  
116 -(% class="CxSpFirst" %)
117 -Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
115 +== Ajouter des sous-campagnes ==
118 118  
119 -(% class="CxSpMiddle" %)
120 -Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
117 +Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
121 121  
122 -(% class="CxSpMiddle" %)
123 -Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
119 +(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
120 +|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
121 +|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
124 124  
123 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
125 125  
126 -== Points d’organisation pratique ==
125 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
126 +1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
127 +1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
127 127  
128 -(% class="CxSpFirst" %)
129 -**POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement.
129 +[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
131 -(% class="CxSpMiddle" %)
132 -**POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé.
133 133  
134 -(% class="CxSpMiddle" %)
135 -**POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens.
132 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 136  
137 -(% class="CxSpMiddle" %)
138 -Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement).
139 139  
140 -(% class="CxSpLast" %)
141 -**POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire :
135 +==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
142 142  
143 -1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire).
144 -1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement.
137 +1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
138 +1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
139 +1. Sélectionnez les notices à récoler.
140 +1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
145 145  
146 -**POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place :
142 +[[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
148 -//Sans Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
149 149  
150 -1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire.
151 -1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif).
152 -1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…).
153 -1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement.
145 +[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  
155 -//Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
156 156  
157 -1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler
158 -1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement
159 -1. Exporter ces notices sur la tablette
160 -1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette)
161 -1. Importer la saisie de la tablette dans Flora
148 +[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162 162  
163 -(% class="CxSpLast" %)
164 -**POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ?
165 165  
166 -1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial.
167 -1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
151 +[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
169 -== ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement  sur Flora ==
170 170  
171 -=== Compléter la saisie dans la table des Emplacements ===
154 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172 172  
173 -(% class="CxSpFirst" %)
174 -Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement.
175 175  
176 -[[image:2021-12-28_18h18_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
157 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
177 177  
178 -(% class="CxSpLast" %)
179 -Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par :
159 +1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
160 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
161 +1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
162 +1. Cliquez sur **Valider.**
180 180  
181 -(% style="list-style-type:circle" %)
182 -* Son type : (bâtiment, niveau…).
183 -* Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle).
184 -* Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve.
185 -* Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement).
186 -* Son accessibilité.
164 +Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
187 187  
188 -[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
166 +* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
167 +* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
189 189  
190 -=== Créer les campagnes de récolement ===
191 -
192 -(% class="box infomessage" %)
169 +(% class="box warningmessage" %)
193 193  (((
194 -[[image:Créer une campagne récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
171 +Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
195 195  )))
196 196  
197 -Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
174 +[[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 198  
199 -(% class="CxSpFirst" %)
200 -La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
201 201  
202 -[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
177 +[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 203  
204 -(% class="CxSpMiddle" %)
205 -Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
206 206  
207 -[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
180 +[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208 208  
209 -(% style="text-align: center;" %)
210 -(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
211 211  
183 +== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
212 212  
213 -(% class="CxSpMiddle" %)
214 -Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
185 +* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
215 215  
216 -(% class="CxSpMiddle" %)
217 -Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
187 +[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 218  
219 -(% class="CxSpMiddle" %)
220 -Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
221 221  
222 -(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %)
223 -=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
190 +[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 224  
192 +
193 +* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
194 +
195 +[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 +
197 +
198 +[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 +
200 +
201 +== Éditer le planning d'une campagne ==
202 +
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
204 +Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 +
206 +[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 +
208 +
209 +[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 +
211 +
212 += Récoler les biens =
213 +
214 +== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
215 +
216 +Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
217 +
218 +Les filtres disponibles portent sur :
219 +
220 +* **Le numéro d’inventaire**
221 +* **L'emplacement de référence théorique**
222 +* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
223 +
224 + Pour activer les filtres :
225 +
226 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
227 +1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
228 +1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
229 +
225 225  (% class="box infomessage" %)
226 226  (((
227 -[[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
232 +Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
228 228  )))
229 229  
230 -Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
235 +[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 231  
232 -(% class="box infomessage" %)
233 -(((
234 -Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
237 +
238 +[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 +
240 +
241 +Pour désactiver le filtre :
242 +
243 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
244 +1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
245 +
246 +[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 +
248 +
249 +== Récoler sur pièce et sur place par action rapide ==
250 +
251 +L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 +
253 +1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
254 +1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
255 +1. (((
256 +Indiquez :
257 +
258 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
259 +* La **date de récolement**, si différente de celle proposée
235 235  )))
261 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
236 236  
237 -(% class="MsoCaption" %)
238 -[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
263 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
239 239  
240 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
241 -(% class="small" %)Ajout d'un emplacement
265 +* Récolé le
266 +* Récolé par
267 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
268 +* Conformité avec le registre : oui
242 242  
243 -(% class="MsoCaption" %)
244 -[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
270 +[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 245  
246 -(% style="text-align: center;" %)
247 -(% class="small" %)Saisie d'un emplacement
248 248  
249 -Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
273 +[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 250  
251 -* European Paintings, 1250-1800.
252 -* Musical instruments.
253 -* Greek and Roman Art.
254 -* Réserves MET.
255 -* L'aile Americaine.
256 -* European Sculpture and Decorative Arts.
257 257  
258 -(% class="MsoCaption" %)
259 -[[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
276 +[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 260  
261 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
262 -(% class="small" %)Visu des emplacements récolés
263 263  
264 -(% class="CxSpMiddle" %)
265 -Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
279 +== Récoler sur pièce et sur place en lot ==
266 266  
267 -[[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
281 +La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
268 268  
269 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
270 -(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
283 +1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
284 +1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
285 +1. (((
286 +Renseignez :
271 271  
272 -(% class="CxSpMiddle" %)
273 -Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
288 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
289 +* La **date de récolement**, si différente de la date du jour
290 +)))
291 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
274 274  
275 -(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
276 -== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
293 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
277 277  
278 -Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
295 +* Récolé le
296 +* Récolé par
297 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
298 +* Conformité avec le registre : oui
279 279  
280 280  (% class="box infomessage" %)
281 281  (((
282 -[[image:Générer les notices de récolements.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
302 +Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
283 283  )))
284 284  
285 -Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
305 +[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 286  
287 -(% class="MsoCaption" %)
288 -[[image:2022-02-04_23h44_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
289 289  
290 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
291 -(% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
308 +[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 292  
293 -=== Récoler par domaine / typologie ===
294 294  
295 -Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
311 +[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 296  
297 -[[image:2021-12-30_11h43_52.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
298 298  
314 +[[Résultat → 5 biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299 299  
300 -[[image:2021-12-30_11h42_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
301 301  
302 -Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
317 +== Récoler via la notice de récolement ==
303 303  
304 -[[image:2021-12-30_11h58_50.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
319 +Ce mode de saisie est **obligatoire** dès qu’une **anomalie ou une non-conformité** est constatée lors du récolement.
305 305  
306 -(% class="CxSpMiddle" %)
307 -Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
321 +>(% class="small" %)Exemples de cas concernés :Marquage défaillant ou absent
322 +>(% class="small" %)État de conservation dégradé
323 +>(% class="small" %)Non-conformité avec le registre ou la base
324 +>(% class="small" %)Mauvaise localisation
325 +>(% class="small" %)Bien non vu, détruit ou manquant(%%)
308 308  
309 -(% class="box infomessage" %)
310 -(((
311 -Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
327 +
328 +
329 +
330 +== Connaître les états d'avancement d'une notice de récolement ==
331 +
332 +
333 +
334 +
335 +|(% style="width:122px" %)Icône|(% style="width:672px" %)État
336 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé sur pièce et sur place
337 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé non vu, manquant ou détruit
338 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)En attente de récolement
339 +
340 +(% class="wikigeneratedid" %)
341 +[[image:1753697372537-107.png]]
342 +
343 +== Re localiser pendant le récolement ==
344 +
345 +
346 +=== Notions d'emplacements ===
347 +
348 +Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Le changement de localisation n’est pris en compte dans la fiche bien que si l’état d’avancement de la fiche récolement est modifié et que les nouveaux emplacements (référence ou nouvelle localisation temporaire) sont remplis.
349 +
350 +(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
351 +Terme​
352 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
353 +Définition​
354 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
355 +Usage courant​
356 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
357 +Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
358 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
359 +Équivalence notice de bien​
312 312  )))
361 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
362 +Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
363 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
364 +Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
365 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
366 +Sert de base à la préparation des campagnes​
367 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
368 +Non​
369 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
370 +Emplacement de référence​
371 +)))
372 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
373 +Nouvel emplacement de référence​
374 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
375 +Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
376 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
377 +Si le bien a définitivement changé de lieu​
378 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
379 +Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
380 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
381 +Emplacement de référence​
382 +)))
383 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
384 +Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
385 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
386 +Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
387 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
388 +Utilisée en cas de mouvements planifiés​
389 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
390 +Non​
391 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
392 +Localisation temporaire​
393 +)))
394 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
395 +Nouvelle localisation temporaire​
396 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
397 +Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
398 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
399 +Sert à signaler un changement temporaire de place​
400 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
401 +Non.
402 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
403 +Localisation temporaire​
404 +)))
313 313  
314 -[[image:2021-12-30_12h01_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
315 315  
316 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
317 -(% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
318 318  
319 -(% class="MsoCaption" %)
320 -[[image:2021-12-30_12h03_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="135" width="445" class="img-thumbnail"]]
408 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
321 321  
322 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
323 -(% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
410 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
324 324  
412 +== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
325 325  
326 -(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
327 -Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
328 328  
329 -[[image:2021-12-30_12h11_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
330 330  
331 331  
332 -(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
333 -==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
334 334  
335 335  
336 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
337 -(((
338 -**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
339 -En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
419 +
420 +
340 340  )))
422 +)))|(% style="width:300px" %)(((
423 +(% class="box" %)
424 +(((
425 +**Sommaire**
341 341  
342 -[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
427 +{{toc depth="3" numbered="true"/}}
343 343  
429 +
430 +)))
344 344  
432 +(% class="box" %)
433 +(((
434 +**Aller plus loin**
345 345  
346 -[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
436 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
437 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
438 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
439 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
347 347  
348 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
349 -(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
441 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
442 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
443 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
444 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
445 +)))
350 350  
351 -(% class="box warningmessage" %)
447 +(% class="box" %)
352 352  (((
353 -Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
449 +**Icônes principales**
354 354  )))
451 +)))
355 355  
453 +
454 +
455 +
456 +
457 +
458 +
459 +
460 +
461 +
462 +
463 +
464 +
465 +
466 +
467 +
468 +
469 +
470 +
471 +
472 +
473 +
474 +
475 +
476 +
356 356  === Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
357 357  
358 358  une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
... ... @@ -408,43 +408,7 @@
408 408  (% class="CxSpMiddle" %)
409 409  Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
410 410  
411 -=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
412 412  
413 -(% class="box infomessage" %)
414 -(((
415 -[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
416 -)))
417 -
418 -Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
419 -
420 -(% class="CxSpFirst" %)
421 -Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
422 -
423 -
424 -[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
425 -
426 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
427 -(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
428 -
429 -[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
430 -
431 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
432 -(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
433 -
434 -(% class="CxSpMiddle" %)
435 -Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
436 -
437 -[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
438 -
439 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
440 -(% class="small" %)Tous.
441 -
442 -[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
443 -
444 -(% style="text-align: center;" %)
445 -(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
446 -
447 -
448 448  === Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
449 449  
450 450  Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
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