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Modifications pour le document Préparer la base avant de récoler

Modifié par admin admin le 2025/08/12 09:46
Depuis la version 58.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 16:01
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À la version 40.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 10:39
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -142,7 +142,7 @@
142 142  [[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 144  
145 -[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
147 147  
148 148  [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -180,493 +180,300 @@
180 180  [[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
182 182  
183 -== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
183 +== Ouvrir une sous-campagne depuis une campagne ==
184 184  
185 -* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
185 +Pour ouvrir une sous-campagne depuis une campagne, cliquez sur la loupe située dans la liste des emplacements liés.
186 186  
187 -[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 +[[Légende>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
189 189  
190 -[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +== Revenir sur une campagne depuis une sous-campagne ==
191 191  
192 192  
193 -* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
193 +[[Légende>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 194  
195 -[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 196  
197 197  
198 -[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 199  
200 200  
201 -== Éditer le planning d'une campagne ==
202 202  
203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
204 -Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 205  
206 -[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 208  
209 -[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 210  
211 211  
212 -= Récoler les biens =
205 +
206 +)))
207 +)))|(% style="width:300px" %)(((
208 +(% class="box" %)
209 +(((
210 +**Sommaire**
211 +)))
213 213  
214 -== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
213 +(% class="box" %)
214 +(((
215 +**Aller plus loin**
215 215  
216 -Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
217 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
218 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
219 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
220 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
217 217  
218 -Les filtres disponibles portent sur :
222 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
223 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
224 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
225 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
226 +)))
219 219  
220 -* **Le numéro d’inventaire**
221 -* **L'emplacement de référence théorique**
222 -* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
223 -
224 - Pour activer les filtres :
225 -
226 -1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
227 -1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
228 -1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
229 -
230 -(% class="box infomessage" %)
228 +(% class="box" %)
231 231  (((
232 -Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
230 +**Icônes principales**
233 233  )))
232 +)))
234 234  
235 -[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236 236  
237 237  
238 -[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 239  
240 240  
241 -Pour désactiver le filtre :
242 242  
243 -1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
244 -1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
245 245  
246 -[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 247  
248 248  
249 -== Récoler un bien par action rapide ==
250 250  
251 -L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 252  
253 -1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
254 -1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
255 -1. (((
256 -Indiquez :
257 257  
258 -* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
259 -* La **date de récolement**, si différente de celle proposée
260 -)))
261 -1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
262 262  
263 -**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
264 264  
265 -* Récolé le
266 -* Récolé par
267 -* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
268 -* Conformité avec le registre : oui
269 269  
270 -[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 271  
272 272  
273 -[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 274  
275 275  
276 -[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 278  
279 -== Récoler des biens en lot ==
254 +(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
255 +==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
280 280  
281 -La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
282 282  
283 -1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
284 -1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
285 -1. (((
286 -Renseignez :
287 -
288 -* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
289 -* La **date de récolement**, si différente de la date du jour
290 -)))
291 -1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
292 -
293 -**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
294 -
295 -* Récolé le
296 -* Récolé par
297 -* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
298 -* Conformité avec le registre : oui
299 -
300 -(% class="box infomessage" %)
258 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
301 301  (((
302 -Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
260 +**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
261 +En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
303 303  )))
304 304  
305 -[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 +[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
306 306  
307 307  
308 -[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 309  
268 +[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
310 310  
311 -[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
271 +(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
312 312  
313 -
314 -[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 -
316 -
317 -== Récoler un bien via la notice de récolement ==
318 -
319 -Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
320 -
321 -Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
322 -
323 -* Marquage défaillant ou absent
324 -* État de conservation dégradé
325 -* Non-conformité avec le registre ou la base
326 -* Mauvaise localisation
327 -* Bien non vu, détruit ou manquant
328 -* Saisie d'un constat d'état complémentaire
329 -
273 +(% class="box warningmessage" %)
330 330  (((
331 -Procédure à suivre :
332 -
333 -1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
334 -1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
335 -1. (((
336 -Renseignez les anomalies constatées :
337 -
338 -* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
339 -* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
275 +Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
340 340  )))
341 -1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
342 -1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
343 343  
344 -[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278 +=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
345 345  
280 +une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
346 346  
347 -[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 +[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
348 348  
284 +== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
349 349  
350 -[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 +=== Travailler déconnecté de Flora ===
351 351  
352 -
353 -== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
354 -
355 -Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
356 -
357 -Procédure :
358 -
359 -1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
360 -1. Repérez le bien concerné
361 -1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
362 -1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
363 -
364 -(% class="box infomessage" %)
288 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
365 365  (((
366 -Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
290 +A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
291 +- via un tableur.
292 +- via papier-crayon.
293 +- via l'application RecolApp.
367 367  )))
368 368  
369 -[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 +//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
370 370  
298 +* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
299 +* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
371 371  
372 -[[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 +(% class="CxSpFirst" %)
302 +S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
373 373  
304 +(% class="CxSpMiddle" %)
305 +Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
374 374  
375 -[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 -)))
307 +(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
308 +=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
377 377  
310 +(% class="CxSpLast" %)
311 +Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
378 378  
313 +* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
379 379  
315 +=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
380 380  
317 +* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
318 +** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
319 +//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
320 +*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
321 +*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
322 +** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
381 381  
382 -[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 +(% class="CxSpMiddle" %)
325 +En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
383 383  
327 +(% class="CxSpMiddle" %)
328 +L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
384 384  
385 -[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 +(% class="CxSpMiddle" %)
331 +Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
386 386  
333 +=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
387 387  
388 -== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
389 -
390 -Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
391 -
392 -Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
393 -
394 -|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
395 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
396 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
397 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
398 -
399 399  (% class="box infomessage" %)
400 400  (((
401 -Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
402 -Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
403 -Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
337 +[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
404 404  )))
405 405  
406 -[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
340 +Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
407 407  
408 -== Relocaliser un bien pendant le récolement ==
342 +(% class="CxSpFirst" %)
343 +Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
409 409  
410 -Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
411 411  
412 -(% class="box warningmessage" %)
413 -(((
414 -La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
415 -)))
346 +[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
416 416  
417 -=== Notions d'emplacements ===
348 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
349 +(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
418 418  
419 -Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
351 +[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
420 420  
421 -(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
422 -Terme​
423 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
424 -Définition​
425 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
426 -Usage courant​
427 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
428 -Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
429 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
430 -Équivalence notice de bien​
431 -)))
432 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
433 -Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
434 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
435 -Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
436 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
437 -Sert de base à la préparation des campagnes​
438 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
439 -Non​
440 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
441 -Emplacement de référence​
442 -)))
443 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
444 -Nouvel emplacement de référence​
445 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
446 -Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
447 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
448 -Si le bien a définitivement changé de lieu​
449 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
450 -Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
451 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
452 -Emplacement de référence​
453 -)))
454 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
455 -Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
456 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
457 -Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
458 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
459 -Utilisée en cas de mouvements planifiés​
460 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
461 -Non​
462 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
463 -Localisation temporaire​
464 -)))
465 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
466 -Nouvelle localisation temporaire​
467 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
468 -Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
469 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
470 -Sert à signaler un changement temporaire de place​
471 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
472 -Non, valeur uniquement informative
473 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
474 -Localisation temporaire​
475 -)))
353 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
354 +(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
476 476  
477 -=== Procédure pour relocaliser un bien ===
356 +(% class="CxSpMiddle" %)
357 +Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
478 478  
479 -1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
480 -1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
481 -1. (((
482 -Dans les champs dédiés :
359 +[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
483 483  
484 -* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
485 -* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
486 -)))
487 -1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
488 -1. Cliquez sur **Enregistrer**.
361 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
362 +(% class="small" %)Tous.
489 489  
490 -(% class="box warningmessage" %)
491 -(((
492 -La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
493 -)))
364 +[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
494 494  
495 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
366 +(% style="text-align: center;" %)
367 +(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
496 496  
497 497  
498 -[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 +=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
499 499  
372 +Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
500 500  
501 -[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 +(% class="CxSpMiddle" %)
375 +Commençons par aller sur cette notice :
502 502  
377 +[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
503 503  
504 -== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
379 +(% class="CxSpMiddle" %)
380 +Passons en modification :
505 505  
506 -Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
382 +[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
507 507  
508 -(% class="box infomessage" %)
509 -(((
510 -Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
511 -)))
384 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
385 +(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
512 512  
513 -Procédure :
387 +(% class="CxSpFirst" %)
388 +Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
514 514  
515 -1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
516 -1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
517 -1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
518 -1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
519 -1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
520 -1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
390 +(% class="CxSpLast" %)
391 +J’indique donc :
521 521  
522 -(% class="box infomessage" %)
523 -(((
524 -Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
525 -La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
526 -Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
527 -)))
393 +* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
394 +* Les deux problèmes.
395 +* Les suites à donner.
396 +* Le nom du récoleur.
528 528  
529 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753710315764-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
398 +(% class="MsoCaption" %)
399 +[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
530 530  
401 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
402 +(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
531 531  
532 -[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
404 +(% class="MsoCaption" %)
405 +[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
533 533  
407 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
408 +(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
534 534  
535 -[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
410 +(% class="MsoCaption" %)
411 +[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
536 536  
413 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
414 +(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
537 537  
538 -[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 +(% class="CxSpMiddle" %)
417 +Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
539 539  
419 +[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
540 540  
541 -== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
421 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
422 +(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
542 542  
543 -=== Ajouter un bien déjà existant ===
424 +(% class="CxSpMiddle" %)
425 +Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
544 544  
545 -=== Ajouter un bien non existant ===
427 +[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
546 546  
547 -== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
429 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
430 +(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
548 548  
432 +[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
549 549  
434 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
435 +(% class="small" %)Réalisé sans suite
550 550  
437 +(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
438 +=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
551 551  
440 +Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
552 552  
442 +//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
553 553  
444 +(% class="MsoCaption" %)
445 +Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
554 554  
555 -
556 -)))
557 -)))|(% style="width:300px" %)(((
558 -(% class="box" %)
559 -(((
560 -**Sommaire**
447 +[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
561 561  
562 -{{toc depth="3" numbered="true"/}}
449 +(% class="MsoCaption" %)
450 +Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
563 563  
564 -
565 -)))
566 -
567 -(% class="box" %)
452 +(% class="box infomessage" %)
568 568  (((
569 -**Aller plus loin**
570 -
571 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
572 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
573 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
574 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
575 -
576 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
577 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
578 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
579 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
454 +Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
580 580  )))
581 581  
582 -(% class="box" %)
583 -(((
584 -**Icônes principales**
585 -)))
586 -)))
457 +[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
587 587  
459 +Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
588 588  
461 +[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
589 589  
590 -
591 -
592 -
593 -
594 -
595 -
596 -
597 -
598 -
599 -
600 -
601 -
602 -
603 -
604 -
605 -
606 -
607 -
608 -
609 -
610 -
611 -
612 -=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
613 -
614 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
615 -
616 -[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
617 -
618 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
619 -
620 -=== Travailler déconnecté de Flora ===
621 -
622 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
463 +(% class="box warningmessage" %)
623 623  (((
624 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
625 -- via un tableur.
626 -- via papier-crayon.
627 -- via l'application RecolApp.
465 +ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
628 628  )))
629 629  
630 -//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
468 +[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
631 631  
632 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
633 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
470 +L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
634 634  
635 -(% class="CxSpFirst" %)
636 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
472 +[[image:1656938064489-651.png]]
637 637  
638 -(% class="CxSpMiddle" %)
639 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
640 640  
641 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
642 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
475 +[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
643 643  
644 -(% class="CxSpLast" %)
645 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
646 -
647 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
648 -
649 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
650 -
651 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
652 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
653 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
654 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
655 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
656 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
657 -
658 -(% class="CxSpMiddle" %)
659 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
660 -
661 -(% class="CxSpMiddle" %)
662 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
663 -
664 -(% class="CxSpMiddle" %)
665 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
666 -
667 -
668 -
669 -
670 670  (% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
671 671  === Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
672 672  
... ... @@ -676,8 +676,15 @@
676 676  
677 677  [[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
678 678  
486 +(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
487 +=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
679 679  
489 +L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
680 680  
491 +Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
492 +
493 +[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
494 +
681 681  (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
682 682  == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
683 683  
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