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Modifications pour le document Préparer la base avant de récoler

Modifié par admin admin le 2025/08/12 09:46
Depuis la version 38.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 17:07
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À la version 58.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 16:01
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -142,6 +142,9 @@
142 142  [[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 144  
145 +[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 +
147 +
145 145  [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
147 147  
... ... @@ -177,288 +177,493 @@
177 177  [[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 178  
179 179  
183 +== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
180 180  
185 +* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
181 181  
187 +[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 182  
183 183  
190 +[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 184  
185 185  
193 +* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
186 186  
195 +[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 187  
188 188  
198 +[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 189  
190 -
191 -)))
192 -)))|(% style="width:300px" %)(((
193 -(% class="box" %)
194 -(((
195 -**Sommaire**
196 -)))
197 197  
198 -(% class="box" %)
199 -(((
200 -**Aller plus loin**
201 +== Éditer le planning d'une campagne ==
201 201  
202 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
203 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
204 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
205 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
204 +Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
206 206  
207 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
208 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
209 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
210 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
211 -)))
206 +[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 212  
213 -(% class="box" %)
208 +
209 +[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 +
211 +
212 += Récoler les biens =
213 +
214 +== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
215 +
216 +Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
217 +
218 +Les filtres disponibles portent sur :
219 +
220 +* **Le numéro d’inventaire**
221 +* **L'emplacement de référence théorique**
222 +* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
223 +
224 + Pour activer les filtres :
225 +
226 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
227 +1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
228 +1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
229 +
230 +(% class="box infomessage" %)
214 214  (((
215 -**Icônes principales**
232 +Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
216 216  )))
217 -)))
218 218  
235 +[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 219  
220 220  
238 +[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 221  
222 222  
241 +Pour désactiver le filtre :
223 223  
243 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
244 +1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
224 224  
246 +[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 225  
226 226  
249 +== Récoler un bien par action rapide ==
227 227  
251 +L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
228 228  
253 +1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
254 +1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
255 +1. (((
256 +Indiquez :
229 229  
258 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
259 +* La **date de récolement**, si différente de celle proposée
260 +)))
261 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
230 230  
263 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
231 231  
265 +* Récolé le
266 +* Récolé par
267 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
268 +* Conformité avec le registre : oui
232 232  
270 +[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 233  
234 234  
273 +[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 235  
236 236  
276 +[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 237  
238 238  
239 -(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
240 -==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
279 +== Récoler des biens en lot ==
241 241  
281 +La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
242 242  
243 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
283 +1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
284 +1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
285 +1. (((
286 +Renseignez :
287 +
288 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
289 +* La **date de récolement**, si différente de la date du jour
290 +)))
291 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
292 +
293 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
294 +
295 +* Récolé le
296 +* Récolé par
297 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
298 +* Conformité avec le registre : oui
299 +
300 +(% class="box infomessage" %)
244 244  (((
245 -**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
246 -En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
302 +Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
247 247  )))
248 248  
249 -[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
305 +[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 250  
251 251  
308 +[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 252  
253 -[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
254 254  
255 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
256 -(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
311 +[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257 257  
258 -(% class="box warningmessage" %)
313 +
314 +[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 +
316 +
317 +== Récoler un bien via la notice de récolement ==
318 +
319 +Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
320 +
321 +Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
322 +
323 +* Marquage défaillant ou absent
324 +* État de conservation dégradé
325 +* Non-conformité avec le registre ou la base
326 +* Mauvaise localisation
327 +* Bien non vu, détruit ou manquant
328 +* Saisie d'un constat d'état complémentaire
329 +
259 259  (((
260 -Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
331 +Procédure à suivre :
332 +
333 +1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
334 +1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
335 +1. (((
336 +Renseignez les anomalies constatées :
337 +
338 +* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
339 +* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
261 261  )))
341 +1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
342 +1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
262 262  
263 -=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
344 +[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 264  
265 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
266 266  
267 -[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 +[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
268 268  
269 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
270 270  
271 -=== Travailler déconnecté de Flora ===
350 +[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 272  
273 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
352 +
353 +== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
354 +
355 +Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
356 +
357 +Procédure :
358 +
359 +1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
360 +1. Repérez le bien concerné
361 +1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
362 +1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
363 +
364 +(% class="box infomessage" %)
274 274  (((
275 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
276 -- via un tableur.
277 -- via papier-crayon.
278 -- via l'application RecolApp.
366 +Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
279 279  )))
280 280  
281 -//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
369 +[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 282  
283 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
284 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
285 285  
286 -(% class="CxSpFirst" %)
287 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
372 +[[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 288  
289 -(% class="CxSpMiddle" %)
290 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
291 291  
292 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
293 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
375 +[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 +)))
294 294  
295 -(% class="CxSpLast" %)
296 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
297 297  
298 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
299 299  
300 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
301 301  
302 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
303 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
304 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
305 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
306 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
307 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
308 308  
309 -(% class="CxSpMiddle" %)
310 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
382 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 311  
312 -(% class="CxSpMiddle" %)
313 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
314 314  
315 -(% class="CxSpMiddle" %)
316 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
385 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317 317  
318 -=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
319 319  
388 +== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
389 +
390 +Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
391 +
392 +Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
393 +
394 +|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
395 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
396 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
397 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
398 +
320 320  (% class="box infomessage" %)
321 321  (((
322 -[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
401 +Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
402 +Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
403 +Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
323 323  )))
324 324  
325 -Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
406 +[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 326  
327 -(% class="CxSpFirst" %)
328 -Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
408 +== Relocaliser un bien pendant le récolement ==
329 329  
410 +Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
330 330  
331 -[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
412 +(% class="box warningmessage" %)
413 +(((
414 +La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
415 +)))
332 332  
333 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
334 -(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
417 +=== Notions d'emplacements ===
335 335  
336 -[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
419 +Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
337 337  
338 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
339 -(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
421 +(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
422 +Terme​
423 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
424 +Définition​
425 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
426 +Usage courant​
427 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
428 +Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
429 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
430 +Équivalence notice de bien​
431 +)))
432 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
433 +Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
434 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
435 +Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
436 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
437 +Sert de base à la préparation des campagnes​
438 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
439 +Non​
440 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
441 +Emplacement de référence​
442 +)))
443 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
444 +Nouvel emplacement de référence​
445 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
446 +Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
447 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
448 +Si le bien a définitivement changé de lieu​
449 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
450 +Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
451 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
452 +Emplacement de référence​
453 +)))
454 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
455 +Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
456 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
457 +Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
458 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
459 +Utilisée en cas de mouvements planifiés​
460 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
461 +Non​
462 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
463 +Localisation temporaire​
464 +)))
465 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
466 +Nouvelle localisation temporaire​
467 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
468 +Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
469 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
470 +Sert à signaler un changement temporaire de place​
471 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
472 +Non, valeur uniquement informative
473 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
474 +Localisation temporaire​
475 +)))
340 340  
341 -(% class="CxSpMiddle" %)
342 -Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
477 +=== Procédure pour relocaliser un bien ===
343 343  
344 -[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
479 +1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
480 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
481 +1. (((
482 +Dans les champs dédiés :
345 345  
346 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
347 -(% class="small" %)Tous.
484 +* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
485 +* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
486 +)))
487 +1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
488 +1. Cliquez sur **Enregistrer**.
348 348  
349 -[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
490 +(% class="box warningmessage" %)
491 +(((
492 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
493 +)))
350 350  
351 -(% style="text-align: center;" %)
352 -(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
495 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
353 353  
354 354  
355 -=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
498 +[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
356 356  
357 -Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
358 358  
359 -(% class="CxSpMiddle" %)
360 -Commençons par aller sur cette notice :
501 +[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361 361  
362 -[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
363 363  
364 -(% class="CxSpMiddle" %)
365 -Passons en modification :
504 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
366 366  
367 -[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
506 +Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
368 368  
369 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
370 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
508 +(% class="box infomessage" %)
509 +(((
510 +Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
511 +)))
371 371  
372 -(% class="CxSpFirst" %)
373 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
513 +Procédure :
374 374  
375 -(% class="CxSpLast" %)
376 -J’indique donc :
515 +1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
516 +1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
517 +1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
518 +1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
519 +1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
520 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
377 377  
378 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
379 -* Les deux problèmes.
380 -* Les suites à donner.
381 -* Le nom du récoleur.
522 +(% class="box infomessage" %)
523 +(((
524 +Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
525 +La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
526 +Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
527 +)))
382 382  
383 -(% class="MsoCaption" %)
384 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
529 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753710315764-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385 385  
386 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
387 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
388 388  
389 -(% class="MsoCaption" %)
390 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
532 +[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 391  
392 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
393 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
394 394  
395 -(% class="MsoCaption" %)
396 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
535 +[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
397 397  
398 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
399 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
400 400  
401 -(% class="CxSpMiddle" %)
402 -Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
538 +[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
403 403  
404 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
405 405  
406 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
407 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
541 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
408 408  
409 -(% class="CxSpMiddle" %)
410 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
543 +=== Ajouter un bien déjà existant ===
411 411  
412 -[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
545 +=== Ajouter un bien non existant ===
413 413  
414 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
415 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
547 +== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
416 416  
417 -[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
418 418  
419 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
420 -(% class="small" %)Réalisé sans suite
421 421  
422 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
423 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
424 424  
425 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
426 426  
427 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
428 428  
429 -(% class="MsoCaption" %)
430 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
431 431  
432 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
555 +
556 +)))
557 +)))|(% style="width:300px" %)(((
558 +(% class="box" %)
559 +(((
560 +**Sommaire**
433 433  
434 -(% class="MsoCaption" %)
435 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
562 +{{toc depth="3" numbered="true"/}}
436 436  
437 -(% class="box infomessage" %)
564 +
565 +)))
566 +
567 +(% class="box" %)
438 438  (((
439 -Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
569 +**Aller plus loin**
570 +
571 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
572 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
573 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
574 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
575 +
576 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
577 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
578 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
579 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
440 440  )))
441 441  
442 -[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
582 +(% class="box" %)
583 +(((
584 +**Icônes principales**
585 +)))
586 +)))
443 443  
444 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
445 445  
446 -[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
447 447  
448 -(% class="box warningmessage" %)
590 +
591 +
592 +
593 +
594 +
595 +
596 +
597 +
598 +
599 +
600 +
601 +
602 +
603 +
604 +
605 +
606 +
607 +
608 +
609 +
610 +
611 +
612 +=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
613 +
614 +une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
615 +
616 +[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
617 +
618 +== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
619 +
620 +=== Travailler déconnecté de Flora ===
621 +
622 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
449 449  (((
450 -ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
624 +A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
625 +- via un tableur.
626 +- via papier-crayon.
627 +- via l'application RecolApp.
451 451  )))
452 452  
453 -[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
630 +//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
454 454  
455 -L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
632 +* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
633 +* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
456 456  
457 -[[image:1656938064489-651.png]]
635 +(% class="CxSpFirst" %)
636 +S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
458 458  
638 +(% class="CxSpMiddle" %)
639 +Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
459 459  
460 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
641 +(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
642 +=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
461 461  
644 +(% class="CxSpLast" %)
645 +Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
646 +
647 +* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
648 +
649 +=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
650 +
651 +* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
652 +** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
653 +//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
654 +*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
655 +*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
656 +** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
657 +
658 +(% class="CxSpMiddle" %)
659 +En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
660 +
661 +(% class="CxSpMiddle" %)
662 +L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
663 +
664 +(% class="CxSpMiddle" %)
665 +Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
666 +
667 +
668 +
669 +
462 462  (% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
463 463  === Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
464 464  
... ... @@ -468,15 +468,8 @@
468 468  
469 469  [[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
470 470  
471 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
472 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
473 473  
474 -L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
475 475  
476 -Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
477 -
478 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
479 -
480 480  (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
481 481  == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
482 482  
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