Skip to Content

Modifications pour le document Préparer la base avant de récoler

Modifié par admin admin le 2025/08/12 09:46
Depuis la version 29.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 16:30
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 20.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 14:58
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -61,14 +61,16 @@
61 61  
62 62  == Étapes du processus de récolement dans Flora ==
63 63  
64 -Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
64 +Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 6 étapes clés :
65 65  
66 66  1. **Créer la campagne**
67 -Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
67 +Définir la période, le numéro de récolement et les objectifs.
68 68  1. **Créer les sous-campagnes**
69 69  À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
70 70  1. **Ajouter les biens à récoler**
71 71  Automatiquement ou manuellement.
72 +1. **Générer les notices de récolement**
73 +À partir de l’emplacement.
72 72  1. **Effectuer le récolement**
73 73  En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
74 74  1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
... ... @@ -87,125 +87,210 @@
87 87  |Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
88 88  |Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
89 89  
90 -= Planifier les campagnes de récolement =
91 91  
92 -La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
93 93  
94 -== Créer une campagne de récolement ==
95 95  
96 -1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
97 -1. Cliquez sur le bouton créer.
98 -1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
99 -1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
100 100  
101 -(% class="box infomessage" %)
96 +
97 +
98 +
99 +
100 +
101 +
102 +)))
103 +)))|(% style="width:300px" %)(((
104 +(% class="box" %)
102 102  (((
103 -**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
106 +**Sommaire**
104 104  )))
105 105  
106 -[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 +(% class="box" %)
110 +(((
111 +**Aller plus loin**
107 107  
113 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
114 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
115 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
116 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
108 108  
109 -[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
119 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
120 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
121 +)))
110 110  
123 +(% class="box" %)
124 +(((
125 +**Icônes principales**
126 +)))
127 +)))
111 111  
112 -[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 113  
114 114  
115 -== Ajouter des sous-campagnes ==
116 116  
117 -Une fois la campagne créée et enregistrée, vous pouvez y associer les espaces à récoler via des sous-campagnes.
118 118  
119 -Deux méthodes sont possibles :
120 120  
121 -* par emplacement à récoler.
122 -* par paniers.
134 +(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
135 += Planification des campagnes de récolement =
123 123  
124 -=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
137 +(% class="CxSpFirst" %)
138 +Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
125 125  
126 -1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
127 -1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
128 -1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
140 +(% class="CxSpMiddle" %)
141 +Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
129 129  
130 -[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 +(% class="CxSpMiddle" %)
144 +Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
131 131  
132 132  
133 -[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 +== Points d’organisation pratique ==
134 134  
149 +(% class="CxSpFirst" %)
150 +**POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement.
135 135  
136 -==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
152 +(% class="CxSpMiddle" %)
153 +**POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé.
137 137  
138 -1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
139 -1. Recherchez les notices dans les emplacements pour les rapatrier.
140 -1. Sélectionnez les notices et cliquer sur valider.
141 -1. Les biens sont ajoutés et les notices de récolement générées.
155 +(% class="CxSpMiddle" %)
156 +**POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens.
142 142  
143 -[[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 +(% class="CxSpMiddle" %)
159 +Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement).
144 144  
161 +(% class="CxSpLast" %)
162 +**POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire :
145 145  
164 +1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire).
165 +1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement.
146 146  
167 +**POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place :
147 147  
169 +//Sans Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
148 148  
149 -=== Méthode 2 : par panier ===
171 +1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire.
172 +1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif).
173 +1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…).
174 +1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement.
150 150  
151 -1. Préparez un **panier de notices de biens**.
152 -1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter via un panier**.
153 -1. Sélectionnez le panier concerné.
154 -1. Flora génère automatiquement les sous-campagnes à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices.
176 +//Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
155 155  
178 +1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler
179 +1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement
180 +1. Exporter ces notices sur la tablette
181 +1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette)
182 +1. Importer la saisie de la tablette dans Flora
183 +
184 +(% class="CxSpLast" %)
185 +**POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ?
186 +
187 +1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial.
188 +1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
189 +
190 +== ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement  sur Flora ==
191 +
192 +=== Compléter la saisie dans la table des Emplacements ===
193 +
194 +(% class="CxSpFirst" %)
195 +Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement.
196 +
197 +[[image:2021-12-28_18h18_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 +
199 +(% class="CxSpLast" %)
200 +Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par :
201 +
202 +(% style="list-style-type:circle" %)
203 +* Son type : (bâtiment, niveau…).
204 +* Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle).
205 +* Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve.
206 +* Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement).
207 +* Son accessibilité.
208 +
209 +[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
210 +
211 +=== Créer les campagnes de récolement ===
212 +
156 156  (% class="box infomessage" %)
157 157  (((
158 -**Astuce** : si le panier contient plus de 2000 notices, la création est automatiquement découpée en plusieurs sous-campagnes selon les emplacements.
215 +[[image:Créer une campagne récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
159 159  )))
160 160  
218 +Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
161 161  
220 +(% class="CxSpFirst" %)
221 +La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
162 162  
223 +[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
163 163  
225 +(% class="CxSpMiddle" %)
226 +Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
164 164  
228 +[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
165 165  
230 +(% style="text-align: center;" %)
231 +(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
166 166  
167 167  
168 -
169 -)))
170 -)))|(% style="width:300px" %)(((
171 -(% class="box" %)
172 -(((
173 -**Sommaire**
174 -)))
234 +(% class="CxSpMiddle" %)
235 +Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
175 175  
176 -(% class="box" %)
177 -(((
178 -**Aller plus loin**
237 +(% class="CxSpMiddle" %)
238 +Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
179 179  
180 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
181 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
182 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
183 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
240 +(% class="CxSpMiddle" %)
241 +Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
184 184  
185 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
186 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
187 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
188 -)))
243 +(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %)
244 +=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
189 189  
190 -(% class="box" %)
246 +(% class="box infomessage" %)
191 191  (((
192 -**Icônes principales**
248 +[[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
193 193  )))
194 -)))
195 195  
251 +Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
196 196  
253 +(% class="box infomessage" %)
254 +(((
255 +Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
256 +)))
197 197  
258 +(% class="MsoCaption" %)
259 +[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 198  
261 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
262 +(% class="small" %)Ajout d'un emplacement
199 199  
264 +(% class="MsoCaption" %)
265 +[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
200 200  
267 +(% style="text-align: center;" %)
268 +(% class="small" %)Saisie d'un emplacement
201 201  
270 +Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
202 202  
272 +* European Paintings, 1250-1800.
273 +* Musical instruments.
274 +* Greek and Roman Art.
275 +* Réserves MET.
276 +* L'aile Americaine.
277 +* European Sculpture and Decorative Arts.
203 203  
279 +(% class="MsoCaption" %)
280 +[[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
204 204  
282 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
283 +(% class="small" %)Visu des emplacements récolés
205 205  
285 +(% class="CxSpMiddle" %)
286 +Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
206 206  
288 +[[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
207 207  
290 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
291 +(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
208 208  
293 +(% class="CxSpMiddle" %)
294 +Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
295 +
209 209  (% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
210 210  == ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
211 211  
1752844006598-152.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -133.2 KB
Contenu
1752844034622-695.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -144.6 KB
Contenu
1752844118678-927.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -149.7 KB
Contenu
1752844204524-206.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -162.3 KB
Contenu
1752848047431-898.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -123.2 KB
Contenu
1752848188511-734.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -129.4 KB
Contenu
1752848284033-823.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -129.0 KB
Contenu
1752848287528-181.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -129.0 KB
Contenu
1752848514979-187.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -117.4 KB
Contenu
1752848549573-662.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -114.9 KB
Contenu