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Modifications pour le document Préparer la base avant de récoler

Modifié par admin admin le 2025/08/12 09:46
Depuis la version 28.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 16:27
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 15:05
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -114,18 +114,17 @@
114 114  
115 115  == Ajouter des sous-campagnes ==
116 116  
117 -Une fois la campagne créée et enregistrée, vous pouvez y associer les espaces à récoler via des sous-campagnes.
117 +Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
118 118  
119 -Deux méthodes sont possibles :
119 +(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
120 +|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
121 +|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
120 120  
121 -* par emplacement à récoler.
122 -* par paniers.
123 -
124 124  === Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
125 125  
126 -1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler.**
127 -1. Renseignez les champs requis (libellé, emplacement à récoler, dates, etc.).
128 -1. Cliquez sur Enregistrer. La sous-campagne est créée mais elle est vide de biens à récoler. Il faut maintenant ajouter les biens à récoler dans l'emplacement.
125 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
126 +1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
127 +1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
129 129  
130 130  [[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
... ... @@ -136,322 +136,463 @@
136 136  ==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
137 137  
138 138  1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
139 -1. Recherchez les notices dans les emplacements pour les rapatrier.
138 +1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
139 +1. Sélectionnez les notices à récoler.
140 +1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
140 140  
141 141  [[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 142  
143 143  
145 +[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 144  
145 145  
148 +[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
147 -=== Méthode 2 : par panier ===
148 148  
149 -1. Préparez un **panier de notices de biens**.
150 -1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter via un panier**.
151 -1. Sélectionnez le panier concerné.
152 -1. Flora génère automatiquement les sous-campagnes à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices.
151 +[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 153  
154 -(% class="box infomessage" %)
155 -(((
156 -**Astuce** : si le panier contient plus de 2000 notices, la création est automatiquement découpée en plusieurs sous-campagnes selon les emplacements.
157 -)))
158 158  
154 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 159  
160 160  
157 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
161 161  
159 +1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
160 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
161 +1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
162 +1. Cliquez sur **Valider.**
162 162  
164 +Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
163 163  
166 +* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
167 +* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
164 164  
165 -
166 -)))
167 -)))|(% style="width:300px" %)(((
168 -(% class="box" %)
169 +(% class="box warningmessage" %)
169 169  (((
170 -**Sommaire**
171 +Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
171 171  )))
172 172  
173 -(% class="box" %)
174 -(((
175 -**Aller plus loin**
174 +[[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 176  
177 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
178 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
179 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
180 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
181 181  
182 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
183 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
184 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
185 -)))
177 +[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 186  
187 -(% class="box" %)
188 -(((
189 -**Icônes principales**
190 -)))
191 -)))
192 192  
180 +[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 193  
194 194  
183 +== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
195 195  
185 +* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
196 196  
187 +[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 197  
198 198  
190 +[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 199  
200 -
201 201  
202 -(% class="MsoCaption" %)
203 -
193 +* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
204 204  
205 -
195 +[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 206  
207 -(% class="MsoCaption" %)
208 -
209 209  
210 -
198 +[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 211  
212 -(% class="CxSpMiddle" %)
213 -
214 214  
215 -(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
216 -== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
201 +== Éditer le planning d'une campagne ==
217 217  
218 -Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
204 +Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
219 219  
206 +[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 +
208 +
209 +[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 +
211 +
212 += Récoler les biens =
213 +
214 +== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
215 +
216 +Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
217 +
218 +Les filtres disponibles portent sur :
219 +
220 +* **Le numéro d’inventaire**
221 +* **L'emplacement de référence théorique**
222 +* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
223 +
224 + Pour activer les filtres :
225 +
226 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
227 +1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
228 +1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
229 +
220 220  (% class="box infomessage" %)
221 221  (((
222 -[[image:Générer les notices de récolements.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
232 +Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
223 223  )))
224 224  
225 -Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
235 +[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 226  
227 -(% class="MsoCaption" %)
228 -[[image:2022-02-04_23h44_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
229 229  
230 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
231 -(% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
238 +[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 232  
233 -=== Récoler par domaine / typologie ===
234 234  
235 -Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
241 +Pour désactiver le filtre :
236 236  
237 -[[image:2021-12-30_11h43_52.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
243 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
244 +1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
238 238  
246 +[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 239  
240 -[[image:2021-12-30_11h42_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
241 241  
242 -Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
249 +== Récoler un bien par action rapide ==
243 243  
244 -[[image:2021-12-30_11h58_50.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
251 +L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
245 245  
246 -(% class="CxSpMiddle" %)
247 -Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
253 +1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
254 +1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
255 +1. (((
256 +Indiquez :
248 248  
258 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
259 +* La **date de récolement**, si différente de celle proposée
260 +)))
261 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
262 +
263 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
264 +
265 +* Récolé le
266 +* Récolé par
267 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
268 +* Conformité avec le registre : oui
269 +
270 +[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 +
272 +
273 +[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 +
275 +
276 +[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 +
278 +
279 +== Récoler des biens en lot ==
280 +
281 +La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
282 +
283 +1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
284 +1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
285 +1. (((
286 +Renseignez :
287 +
288 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
289 +* La **date de récolement**, si différente de la date du jour
290 +)))
291 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
292 +
293 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
294 +
295 +* Récolé le
296 +* Récolé par
297 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
298 +* Conformité avec le registre : oui
299 +
249 249  (% class="box infomessage" %)
250 250  (((
251 -Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
302 +Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
252 252  )))
253 253  
254 -[[image:2021-12-30_12h01_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
305 +[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 255  
256 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
257 -(% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
258 258  
259 -(% class="MsoCaption" %)
260 -[[image:2021-12-30_12h03_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="135" width="445" class="img-thumbnail"]]
308 +[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 261  
262 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
263 -(% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
264 264  
311 +[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 265  
266 -(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
267 -Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
268 268  
269 -[[image:2021-12-30_12h11_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
314 +[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 270  
271 271  
272 -(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
273 -==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
317 +== Récoler un bien via la notice de récolement ==
274 274  
319 +Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
275 275  
276 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
321 +Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
322 +
323 +* Marquage défaillant ou absent
324 +* État de conservation dégradé
325 +* Non-conformité avec le registre ou la base
326 +* Mauvaise localisation
327 +* Bien non vu, détruit ou manquant
328 +
277 277  (((
278 -**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
279 -En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
330 +Procédure à suivre :
331 +
332 +1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
333 +1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
334 +1. (((
335 +Renseignez les anomalies constatées :
336 +
337 +* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
338 +* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
280 280  )))
340 +1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
341 +1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
281 281  
282 -[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
343 +[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 283  
284 284  
346 +[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 285  
286 -[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
287 287  
288 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
289 -(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
349 +[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 290  
291 -(% class="box warningmessage" %)
351 +
352 +== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
353 +
354 +Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
355 +
356 +Procédure :
357 +
358 +1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
359 +1. Repérez le bien concerné
360 +1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
361 +1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
362 +
363 +(% class="box infomessage" %)
292 292  (((
293 -Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
365 +Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
294 294  )))
295 295  
296 -=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
368 +[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 297  
298 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
299 299  
300 -[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
371 +[[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 301  
302 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
303 303  
304 -=== Travailler déconnecté de Flora ===
374 +[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 +)))
305 305  
306 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
377 +
378 +
379 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
380 +
381 +
382 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
383 +
384 +
385 +== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
386 +
387 +Lorsque vous êtes dans une sous-campagne de récolement, chaque notice de bien s’accompagne d’une **icône colorée** qui reflète son **état d’avancement**. Ces codes couleurs permettent de suivre en un coup d’œil la progression du récolement et d’identifier les situations à traiter.
388 +
389 +Dans la vue de la sous-campagne, ces icônes apparaissent dans la colonne centrale, à gauche de chaque ligne de bien. Elles vous permettent de visualiser en temps réel :
390 +
391 +|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
392 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
393 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
394 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
395 +
396 +(% class="box infomessage" %)
307 307  (((
308 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
309 -- via un tableur.
310 -- via papier-crayon.
311 -- via l'application RecolApp.
398 +Astuce : vous pouvez filtrer la liste des notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**. Pour cela, utilisez l'entonnoir dans la barre d'outils des récolements.
312 312  )))
313 313  
314 -//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
315 315  
316 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
317 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
318 318  
319 -(% class="CxSpFirst" %)
320 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
403 +(% class="wikigeneratedid" %)
404 +[[image:1753697372537-107.png]]
321 321  
322 -(% class="CxSpMiddle" %)
323 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
406 +== Re localiser pendant le récolement ==
324 324  
325 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
326 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
327 327  
328 -(% class="CxSpLast" %)
329 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
409 +=== Notions d'emplacements ===
330 330  
331 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
411 +Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Le changement de localisation n’est pris en compte dans la fiche bien que si l’état d’avancement de la fiche récolement est modifié et que les nouveaux emplacements (référence ou nouvelle localisation temporaire) sont remplis.
332 332  
333 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
413 +(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
414 +Terme​
415 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
416 +Définition​
417 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
418 +Usage courant​
419 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
420 +Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
421 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
422 +Équivalence notice de bien​
423 +)))
424 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
425 +Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
426 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
427 +Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
428 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
429 +Sert de base à la préparation des campagnes​
430 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
431 +Non​
432 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
433 +Emplacement de référence​
434 +)))
435 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
436 +Nouvel emplacement de référence​
437 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
438 +Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
439 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
440 +Si le bien a définitivement changé de lieu​
441 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
442 +Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
443 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
444 +Emplacement de référence​
445 +)))
446 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
447 +Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
448 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
449 +Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
450 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
451 +Utilisée en cas de mouvements planifiés​
452 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
453 +Non​
454 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
455 +Localisation temporaire​
456 +)))
457 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
458 +Nouvelle localisation temporaire​
459 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
460 +Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
461 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
462 +Sert à signaler un changement temporaire de place​
463 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
464 +Non.
465 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
466 +Localisation temporaire​
467 +)))
334 334  
335 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
336 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
337 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
338 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
339 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
340 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
341 341  
342 -(% class="CxSpMiddle" %)
343 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
344 344  
345 -(% class="CxSpMiddle" %)
346 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
471 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
347 347  
348 -(% class="CxSpMiddle" %)
349 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
473 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
350 350  
351 -=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
475 +== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
352 352  
353 -(% class="box infomessage" %)
477 +
478 +
479 +
480 +
481 +
482 +
483 +
484 +)))
485 +)))|(% style="width:300px" %)(((
486 +(% class="box" %)
354 354  (((
355 -[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
488 +**Sommaire**
489 +
490 +{{toc depth="3" numbered="true"/}}
491 +
492 +
356 356  )))
357 357  
358 -Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
495 +(% class="box" %)
496 +(((
497 +**Aller plus loin**
359 359  
360 -(% class="CxSpFirst" %)
361 -Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
499 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
500 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
501 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
502 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
362 362  
504 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
505 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
506 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
507 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
508 +)))
363 363  
364 -[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
510 +(% class="box" %)
511 +(((
512 +**Icônes principales**
513 +)))
514 +)))
365 365  
366 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
367 -(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
368 368  
369 -[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
370 370  
371 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
372 -(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
373 373  
374 -(% class="CxSpMiddle" %)
375 -Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
376 376  
377 -[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
378 378  
379 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
380 -(% class="small" %)Tous.
381 381  
382 -[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
383 383  
384 -(% style="text-align: center;" %)
385 -(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
386 386  
387 387  
388 -=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
389 389  
390 -Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
391 391  
392 -(% class="CxSpMiddle" %)
393 -Commençons par aller sur cette notice :
394 394  
395 -[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 396  
397 -(% class="CxSpMiddle" %)
398 -Passons en modification :
399 399  
400 -[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
401 401  
402 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
403 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
404 404  
405 -(% class="CxSpFirst" %)
406 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
407 407  
408 -(% class="CxSpLast" %)
409 -J’indique donc :
410 410  
411 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
412 -* Les deux problèmes.
413 -* Les suites à donner.
414 -* Le nom du récoleur.
415 415  
416 -(% class="MsoCaption" %)
417 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
418 418  
419 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
420 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
421 421  
422 -(% class="MsoCaption" %)
423 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
424 424  
425 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
426 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
427 427  
428 -(% class="MsoCaption" %)
429 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
430 430  
431 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
432 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
540 +=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
433 433  
434 -(% class="CxSpMiddle" %)
435 -Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
542 +une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
436 436  
437 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
544 +[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
438 438  
439 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
440 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
546 +== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
441 441  
548 +=== Travailler déconnecté de Flora ===
549 +
550 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
551 +(((
552 +A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
553 +- via un tableur.
554 +- via papier-crayon.
555 +- via l'application RecolApp.
556 +)))
557 +
558 +//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
559 +
560 +* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
561 +* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
562 +
563 +(% class="CxSpFirst" %)
564 +S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
565 +
442 442  (% class="CxSpMiddle" %)
443 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
567 +Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
444 444  
445 -[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
569 +(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
570 +=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
446 446  
447 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
448 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
572 +(% class="CxSpLast" %)
573 +Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
449 449  
450 -[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
575 +* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
451 451  
452 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
453 -(% class="small" %)Réalisé sans suite
577 +=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
454 454  
579 +* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
580 +** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
581 +//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
582 +*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
583 +*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
584 +** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
585 +
586 +(% class="CxSpMiddle" %)
587 +En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
588 +
589 +(% class="CxSpMiddle" %)
590 +L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
591 +
592 +(% class="CxSpMiddle" %)
593 +Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
594 +
455 455  (% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
456 456  === Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
457 457  
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