Modifications pour le document Planifier et créer les campagnes
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Résumé
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Détails
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- Contenu
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... ... @@ -4,7 +4,7 @@ 4 4 |(% style="width:840px" %)((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 -Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**. 7 +NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**. 8 8 9 9 Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora. 10 10 ))) ... ... @@ -142,7 +142,7 @@ 142 142 [[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 143 143 144 144 145 -[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 145 +[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 146 146 147 147 148 148 [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -180,300 +180,456 @@ 180 180 [[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 181 181 182 182 183 -== Ouvrirunesous-campagnedepuisunecampagne ==183 +== Naviguer entre campagne et sous-campagne == 184 184 185 -Pour ouvrir une sous-campagne depuis unecampagne, cliquez sur la loupe situéedansla listedes emplacementsliés.185 +* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**.. 186 186 187 -[[ Légende>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]187 +[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 188 188 189 189 190 - ==Revenirsurune campagne depuisunesous-campagne==190 +[[Résultat → ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 191 191 192 192 193 - [[Légende>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]193 +* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran. 194 194 195 +[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 195 195 196 196 198 +[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 197 197 198 198 201 +== Éditer le planning d'une campagne == 199 199 203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**. 204 +Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**. 200 200 206 +[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 201 201 202 202 209 +[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 203 203 204 204 205 - 206 -))) 207 -)))|(% style="width:300px" %)((( 208 -(% class="box" %) 209 -((( 210 -**Sommaire** 211 -))) 212 += Récoler les biens = 212 212 213 -(% class="box" %) 214 -((( 215 -**Aller plus loin** 214 +== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne == 216 216 217 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 218 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 219 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 220 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 216 +Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés. 221 221 222 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 223 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]] 224 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 225 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 226 -))) 218 +Les filtres disponibles portent sur : 227 227 228 -(% class="box" %) 220 +* **Le numéro d’inventaire** 221 +* **L'emplacement de référence théorique** 222 +* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...) 223 + 224 + Pour activer les filtres : 225 + 226 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements** 227 +1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités 228 +1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent. 229 + 230 +(% class="box infomessage" %) 229 229 ((( 230 - **Icônes principales**232 +Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent. 231 231 ))) 232 -))) 233 233 235 +[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 234 234 235 235 238 +[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 236 236 237 237 241 +Pour désactiver le filtre : 238 238 243 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements** 244 +1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète. 239 239 246 +[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 240 240 241 241 249 +== Récoler un bien par action rapide == 242 242 251 +L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler. 243 243 253 +1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne 254 +1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice 255 +1. ((( 256 +Indiquez : 244 244 258 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé 259 +* La **date de récolement**, si différente de celle proposée 260 +))) 261 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération. 245 245 263 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :** 246 246 265 +* Récolé le 266 +* Récolé par 267 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place 268 +* Conformité avec le registre : oui 247 247 270 +[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 248 248 249 249 273 +[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 250 250 251 251 276 +[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 252 252 253 253 254 -(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %) 255 -==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ==== 279 +== Récoler des biens en lot == 256 256 281 +La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler. 257 257 258 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %) 283 +1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler 284 +1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements** 285 +1. ((( 286 +Renseignez : 287 + 288 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé 289 +* La **date de récolement**, si différente de la date du jour 290 +))) 291 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer. 292 + 293 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :** 294 + 295 +* Récolé le 296 +* Récolé par 297 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place 298 +* Conformité avec le registre : oui 299 + 300 +(% class="box infomessage" %) 259 259 ((( 260 -**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans" 261 -En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné. 302 +Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot. 262 262 ))) 263 263 264 -[[image:16 62994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]305 +[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 265 265 266 266 308 +[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 267 267 268 -[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 269 269 270 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 271 -(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite). 311 +[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 272 272 273 -(% class="box warningmessage" %) 313 + 314 +[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 315 + 316 + 317 +== Récoler un bien via la notice de récolement == 318 + 319 +Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé. 320 + 321 +Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants : 322 + 323 +* Marquage défaillant ou absent 324 +* État de conservation dégradé 325 +* Non-conformité avec le registre ou la base 326 +* Mauvaise localisation 327 +* Bien non vu, détruit ou manquant 328 +* Saisie d'un constat d'état complémentaire 329 + 274 274 ((( 275 -Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices. 331 +Procédure à suivre : 332 + 333 +1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler 334 +1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement** 335 +1. ((( 336 +Renseignez les anomalies constatées : 337 + 338 +* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés** 339 +* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.) 276 276 ))) 341 +1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner) 342 +1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats. 277 277 278 - === Exportercesnoticesde récolementpoursaisiesur TabletteviaRecol'App===344 +[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 279 279 280 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger 281 281 282 -[[image: 2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]347 +[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 283 283 284 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens == 285 285 286 - ===TravaillerdéconnectédeFlora===350 +[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 287 287 288 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %) 352 + 353 +== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne == 354 + 355 +Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.). 356 + 357 +Procédure : 358 + 359 +1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler** 360 +1. Repérez le bien concerné 361 +1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits. 362 +1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran. 363 + 364 +(% class="box infomessage" %) 289 289 ((( 290 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée : 291 -- via un tableur. 292 -- via papier-crayon. 293 -- via l'application RecolApp. 366 +Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**. 294 294 ))) 295 295 296 - //Danscescas defigures,ilfaudraemmenerinsitu,**nonseulementvos registrespapier pour vérifierlaconformité avec l’inventaire,**maisaussi ~://369 +[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 297 297 298 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.// 299 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens// 300 300 301 -(% class="CxSpFirst" %) 302 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau. 372 +[[Depuis un bien → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 303 303 304 -(% class="CxSpMiddle" %) 305 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente. 306 306 307 - (%id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire"class="CxSpMiddle"%)308 - === Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===375 +[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 376 +))) 309 309 310 -(% class="CxSpLast" %) 311 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes : 312 312 313 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement 314 314 315 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire === 316 316 317 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 318 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques. 319 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner// 320 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement 321 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène 322 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]] 381 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 323 323 324 -(% class="CxSpMiddle" %) 325 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état. 326 326 327 -(% class="CxSpMiddle" %) 328 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien. 384 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 329 329 330 -(% class="CxSpMiddle" %) 331 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe. 332 332 333 -== =Validationenmassedes bienssansanomalieousuiteàdonner ===387 +== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement == 334 334 389 +Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter. 390 + 391 +Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien : 392 + 393 +|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice** 394 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé 395 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures) 396 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement 397 + 335 335 (% class="box infomessage" %) 336 336 ((( 337 -[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 400 +Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**. 401 +Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**. 402 +Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**. 338 338 ))) 339 339 340 - Leschéma durécolementdesbiens surpièceetsur placeenmasseestdisponibleenformatPDF [[ici>>attach:Récoler lesbiens surpièceetsurplace.pdf]].405 +[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 341 341 342 -(% class="CxSpFirst" %) 343 -Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]] 407 +== Relocaliser un bien pendant le récolement == 344 344 409 +Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement. 345 345 346 -[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 411 +(% class="box warningmessage" %) 412 +((( 413 +La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas. 414 +))) 347 347 348 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 349 -(% class="small" %)Validation des biens à récoler. 416 +=== Notions d'emplacements === 350 350 351 - [[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="123"width="424"class="img-thumbnail"]]418 +Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences : 352 352 353 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %) 354 -(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés. 420 +(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 421 +Terme 422 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 423 +Définition 424 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 425 +Usage courant 426 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 427 +Évolue automatiquement dans la notice du bien ? 428 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 429 +Équivalence notice de bien 430 +))) 431 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 432 +Emplacement de référence théorique (ou ancien) 433 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 434 +Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien 435 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 436 +Sert de base à la préparation des campagnes 437 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 438 +Non 439 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 440 +Emplacement de référence 441 +))) 442 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 443 +Nouvel emplacement de référence 444 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 445 +Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement 446 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 447 +Si le bien a définitivement changé de lieu 448 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 449 +Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement 450 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 451 +Emplacement de référence 452 +))) 453 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 454 +Localisation temporaire théorique (ou ancienne) 455 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 456 +Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien 457 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 458 +Utilisée en cas de mouvements planifiés 459 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 460 +Non 461 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 462 +Localisation temporaire 463 +))) 464 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 465 +Nouvelle localisation temporaire 466 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 467 +Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement 468 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 469 +Sert à signaler un changement temporaire de place 470 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 471 +Non, valeur uniquement informative 472 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 473 +Localisation temporaire 474 +))) 355 355 356 -(% class="CxSpMiddle" %) 357 -Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]]. 476 +=== Procédure pour relocaliser un bien === 358 358 359 -[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 478 +1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement. 479 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement. 480 +1. ((( 481 +Dans les champs dédiés : 360 360 361 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %) 362 -(% class="small" %)Tous. 483 +* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif. 484 +* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel. 485 +))) 486 +1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.). 487 +1. Cliquez sur **Enregistrer**. 363 363 364 -[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 489 +(% class="box warningmessage" %) 490 +((( 491 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**. 492 +))) 365 365 366 -(% style="text-align: center;" %) 367 -(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner. 494 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 368 368 369 369 370 - ===Traitementunitaire desanomaliesetsuitesàdonner ===497 +[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 371 371 372 -Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement 373 373 374 -(% class="CxSpMiddle" %) 375 -Commençons par aller sur cette notice : 500 +[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 376 376 377 -[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 378 378 379 -(% class="CxSpMiddle" %) 380 -Passons en modification : 503 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien == 381 381 382 -[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 383 383 384 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 385 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie. 506 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler == 386 386 387 -(% class="CxSpFirst" %) 388 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme. 508 +== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique == 389 389 390 -(% class="CxSpLast" %) 391 -J’indique donc : 392 392 393 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ». 394 -* Les deux problèmes. 395 -* Les suites à donner. 396 -* Le nom du récoleur. 397 397 398 -(% class="MsoCaption" %) 399 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 400 400 401 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 402 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner". 403 403 404 -(% class="MsoCaption" %) 405 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 406 406 407 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 408 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes. 409 409 410 -(% class="MsoCaption" %) 411 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 516 + 517 +))) 518 +)))|(% style="width:300px" %)((( 519 +(% class="box" %) 520 +((( 521 +**Sommaire** 412 412 413 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 414 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler. 523 +{{toc depth="3" numbered="true"/}} 415 415 416 - (%class="CxSpMiddle" %)417 - Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.525 + 526 +))) 418 418 419 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 528 +(% class="box" %) 529 +((( 530 +**Aller plus loin** 420 420 421 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 422 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement. 532 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 533 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 534 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 535 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 423 423 424 -(% class="CxSpMiddle" %) 425 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]] 537 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 538 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]] 539 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 540 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 541 +))) 426 426 427 -[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 543 +(% class="box" %) 544 +((( 545 +**Icônes principales** 546 +))) 547 +))) 428 428 429 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 430 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner. 431 431 432 -[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 433 433 434 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 435 -(% class="small" %)Réalisé sans suite 436 436 437 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %) 438 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement === 439 439 440 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement** 441 441 442 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046// 443 443 444 -(% class="MsoCaption" %) 445 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement. 446 446 447 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 448 448 449 -(% class="MsoCaption" %) 450 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement. 451 451 452 -(% class="box infomessage" %) 453 -((( 454 -Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs 455 -))) 456 456 457 -[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 458 458 459 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement 460 460 461 -[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 462 462 463 -(% class="box warningmessage" %) 562 + 563 + 564 + 565 + 566 + 567 + 568 + 569 + 570 + 571 + 572 + 573 +=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App === 574 + 575 +une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger 576 + 577 +[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 578 + 579 +== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens == 580 + 581 +=== Travailler déconnecté de Flora === 582 + 583 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %) 464 464 ((( 465 -ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place 585 +A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée : 586 +- via un tableur. 587 +- via papier-crayon. 588 +- via l'application RecolApp. 466 466 ))) 467 467 468 - [[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]591 +//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~:// 469 469 470 -L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien 593 +* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.// 594 +* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens// 471 471 472 -[[image:1656938064489-651.png]] 596 +(% class="CxSpFirst" %) 597 +S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau. 473 473 599 +(% class="CxSpMiddle" %) 600 +Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente. 474 474 475 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 602 +(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %) 603 +=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire === 476 476 605 +(% class="CxSpLast" %) 606 +Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes : 607 + 608 +* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement 609 + 610 +=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire === 611 + 612 +* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 613 +** **Il sera parfois pratique d'utiliser les ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques. 614 +//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner// 615 +*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement 616 +*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène 617 +** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]] 618 + 619 +(% class="CxSpMiddle" %) 620 +En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état. 621 + 622 +(% class="CxSpMiddle" %) 623 +L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien. 624 + 625 +(% class="CxSpMiddle" %) 626 +Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe. 627 + 628 + 629 + 630 + 631 + 632 + 477 477 (% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %) 478 478 === Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App === 479 479 ... ... @@ -483,15 +483,10 @@ 483 483 484 484 [[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 485 485 486 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %) 487 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur === 642 + 488 488 489 - L'interfaced'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.644 + 490 490 491 -Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import 492 - 493 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 494 - 495 495 (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %) 496 496 == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement == 497 497
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