Modifications pour le document Planifier et créer les campagnes

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -12,205 +12,225 @@
12	12	(((
13	13	= Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
14	14
15		-Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :
	15	+Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004.
16	16
	17	+Il permet :
	18	+
17	17	* De s'assurer de la **traçabilité des biens**,
18	18	* De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,
19		-* D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
	21	+* D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
20	20	* De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.
21	21
22	22	Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.
23	23
24		-= Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
25	25
26		-Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :
	27	+= Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
27	27
28		-(% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation **
29		-|(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01
30		-|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
31		-|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
	29	+Dans Flora Musées, le récolement repose sur trois éléments clés :
32	32
33		-== Préparer la base avant de récoler ==
	31	+* La **table des emplacements** : elle structure l’espace du musée (salles, réserves, vitrines…) de façon hiérarchique.
	32	+* La **table des campagnes de récolement** : elle planifie le travail à l’échelle décennale, via des campagnes et des sous-campagnes.
	33	+* La **table des notices de récolement** : elle recueille les constats faits sur chaque bien.
34	34
35		-Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
36	36
37		-1. (((
38		-**Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :
39	39
40		-* Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
41		-* Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.
42		-)))
43		-1. (((
44		-**Une saisie documentaire suffisamment avancée** :
45	45
46		-* Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
47		-* Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).
48		-)))
49		-1. (((
50		-**Des localisations fiables** :
51	51
52		-* Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
53		-* Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.
54		-)))
55		-1. (((
56		-**Un périmètre clair** :
57	57
58		-* Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
59		-* Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
	40	+
60	60	)))
	42	+)))|(% style="width:300px" %)(((
	43	+(% class="box" %)
	44	+(((
	45	+**Sommaire**
	46	+)))
61	61
62		-== Étapes du processus de récolement dans Flora ==
	48	+(% class="box" %)
	49	+(((
	50	+**Aller plus loin**
63	63
64		-Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
	52	+* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
	53	+* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
	54	+* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
	55	+* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
65	65
66		-1. **Créer la campagne**
67		-Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
68		-1. **Créer les sous-campagnes**
69		-À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
70		-1. **Ajouter les biens à récoler**
71		-Automatiquement ou manuellement.
72		-1. **Effectuer le récolement**
73		-En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
74		-1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
75		-Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
	57	+* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
	58	+* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
	59	+* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
	60	+)))
76	76
77		-== Fonctionnalités du module Récolement ==
	62	+(% class="box" %)
	63	+(((
	64	+**Icônes principales**
	65	+)))
	66	+)))
78	78
79		-Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
80	80
81		-(% class="active" %)|Fonction|Détail
82		-|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
83		-|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
84		-|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
85		-|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
86		-|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
87		-|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
88		-|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
89	89
90		-= Planifier les campagnes de récolement =
91	91
92		-La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
93	93
94		-== Créer une campagne de récolement ==
95	95
96		-1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
97		-1. Cliquez sur le bouton créer.
98		-1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
99		-1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
	73	+(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
	74	+= Planification des campagnes de récolement =
100	100
101		-(% class="box infomessage" %)
102		-(((
103		-**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
104		-)))
	76	+(% class="CxSpFirst" %)
	77	+Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
105	105
106		-[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	79	+(% class="CxSpMiddle" %)
	80	+Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
107	107
	82	+(% class="CxSpMiddle" %)
	83	+Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
108	108
109		-[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110	110
	86	+== Points d’organisation pratique ==
111	111
112		-[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	88	+(% class="CxSpFirst" %)
	89	+**POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement.
113	113
	91	+(% class="CxSpMiddle" %)
	92	+**POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé.
114	114
115		-== Ajouter des sous-campagnes ==
	94	+(% class="CxSpMiddle" %)
	95	+**POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens.
116	116
117		-Une fois la campagne créée et enregistrée, vous pouvez y associer les espaces à récoler via des sous-campagnes.
	97	+(% class="CxSpMiddle" %)
	98	+Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement).
118	118
119		-Deux méthodes sont possibles :
	100	+(% class="CxSpLast" %)
	101	+**POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire :
120	120
121		-* par emplacement à récoler.
122		-* par paniers.
	103	+1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire).
	104	+1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement.
123	123
124		-=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
	106	+**POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place :
125	125
126		-1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler.**
127		-1. Renseignez les champs requis (libellé, emplacement à récoler, dates, etc.).
128		-1. Cliquez sur Enregistrer. La sous-campagne est créée mais elle est vide de biens à récoler. Il faut maintenant ajouter les biens à récoler dans l'emplacement.
	108	+//Sans Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
129	129
130		-[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	110	+1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire.
	111	+1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif).
	112	+1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…).
	113	+1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement.
131	131
	115	+//Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
132	132
133		-[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	117	+1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler
	118	+1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement
	119	+1. Exporter ces notices sur la tablette
	120	+1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette)
	121	+1. Importer la saisie de la tablette dans Flora
134	134
	123	+(% class="CxSpLast" %)
	124	+**POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ?
135	135
136		-==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
	126	+1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial.
	127	+1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
137	137
138		-1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
139		-1. Recherchez les notices dans les emplacements pour les rapatrier.
	129	+== ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement  sur Flora ==
140	140
141		-[[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	131	+=== Compléter la saisie dans la table des Emplacements ===
142	142
	133	+(% class="CxSpFirst" %)
	134	+Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement.
143	143
	136	+[[image:2021-12-28_18h18_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
144	144
	138	+(% class="CxSpLast" %)
	139	+Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par :
145	145
	141	+(% style="list-style-type:circle" %)
	142	+* Son type : (bâtiment, niveau…).
	143	+* Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle).
	144	+* Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve.
	145	+* Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement).
	146	+* Son accessibilité.
146	146
147		-=== Méthode 2 : par panier ===
	148	+[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
148	148
149		-1. Préparez un **panier de notices de biens**.
150		-1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter via un panier**.
151		-1. Sélectionnez le panier concerné.
152		-1. Flora génère automatiquement les sous-campagnes à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices.
	150	+=== Créer les campagnes de récolement ===
153	153
154	154	(% class="box infomessage" %)
155	155	(((
156		-**Astuce** : si le panier contient plus de 2000 notices, la création est automatiquement découpée en plusieurs sous-campagnes selon les emplacements.
	154	+[[image:Créer une campagne récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
157	157	)))
158	158
	157	+Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
159	159
	159	+(% class="CxSpFirst" %)
	160	+La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
160	160
	162	+[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
161	161
	164	+(% class="CxSpMiddle" %)
	165	+Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
162	162
	167	+[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
163	163
	169	+(% style="text-align: center;" %)
	170	+(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
164	164
165		-
166		-)))
167		-)))|(% style="width:300px" %)(((
168		-(% class="box" %)
169		-(((
170		-**Sommaire**
171		-)))
172	172
173		-(% class="box" %)
174		-(((
175		-**Aller plus loin**
	173	+(% class="CxSpMiddle" %)
	174	+Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
176	176
177		-* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
178		-* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
179		-* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
180		-* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
	176	+(% class="CxSpMiddle" %)
	177	+Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
181	181
182		-* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
183		-* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
184		-* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
185		-)))
	179	+(% class="CxSpMiddle" %)
	180	+Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
186	186
187		-(% class="box" %)
	182	+(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %)
	183	+=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
	184	+
	185	+(% class="box infomessage" %)
188	188	(((
189		-**Icônes principales**
	187	+[[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
190	190	)))
191		-)))
192	192
	190	+Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
193	193
	192	+(% class="box infomessage" %)
	193	+(((
	194	+Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
	195	+)))
194	194
	197	+(% class="MsoCaption" %)
	198	+[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
195	195
	200	+(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
	201	+(% class="small" %)Ajout d'un emplacement
196	196
	203	+(% class="MsoCaption" %)
	204	+[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
197	197
	206	+(% style="text-align: center;" %)
	207	+(% class="small" %)Saisie d'un emplacement
198	198
	209	+Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
199	199
200		-
	211	+* European Paintings, 1250-1800.
	212	+* Musical instruments.
	213	+* Greek and Roman Art.
	214	+* Réserves MET.
	215	+* L'aile Americaine.
	216	+* European Sculpture and Decorative Arts.
201	201
202	202	(% class="MsoCaption" %)
203		-
	219	+[[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
204	204
205		-
	221	+(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
	222	+(% class="small" %)Visu des emplacements récolés
206	206
207		-(% class="MsoCaption" %)
208		-
	224	+(% class="CxSpMiddle" %)
	225	+Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
209	209
210		-
	227	+[[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
211	211
	229	+(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
	230	+(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
	231	+
212	212	(% class="CxSpMiddle" %)
213		-
	233	+Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
214	214
215	215	(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
216	216	== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==

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