Code source wiki de Récoler des biens
Version 59.1 par Doriane Bautista le 2025/07/28 16:15
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="wikigeneratedid" %) | ||
| 2 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures** | ||
| 3 | |||
| 4 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 5 | (% class="box" %) | ||
| 6 | ((( | ||
| 7 | Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**. | ||
| 8 | |||
| 9 | Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora. | ||
| 10 | ))) | ||
| 11 | |||
| 12 | ((( | ||
| 13 | = Qu'est-ce que le récolement décennal ? = | ||
| 14 | |||
| 15 | Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet : | ||
| 16 | |||
| 17 | * De s'assurer de la **traçabilité des biens**, | ||
| 18 | * De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées, | ||
| 19 | * D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**, | ||
| 20 | * De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections. | ||
| 21 | |||
| 22 | Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement. | ||
| 23 | |||
| 24 | = Comment fonctionne le récolement dans Flora ? = | ||
| 25 | |||
| 26 | Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales : | ||
| 27 | |||
| 28 | (% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation ** | ||
| 29 | |(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01 | ||
| 30 | |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles | ||
| 31 | |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre. | ||
| 32 | |||
| 33 | == Préparer la base avant de récoler == | ||
| 34 | |||
| 35 | Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables : | ||
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| 37 | 1. ((( | ||
| 38 | **Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) : | ||
| 39 | |||
| 40 | * Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement. | ||
| 41 | * Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire. | ||
| 42 | ))) | ||
| 43 | 1. ((( | ||
| 44 | **Une saisie documentaire suffisamment avancée** : | ||
| 45 | |||
| 46 | * Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale). | ||
| 47 | * Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.). | ||
| 48 | ))) | ||
| 49 | 1. ((( | ||
| 50 | **Des localisations fiables** : | ||
| 51 | |||
| 52 | * Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes. | ||
| 53 | * Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**. | ||
| 54 | ))) | ||
| 55 | 1. ((( | ||
| 56 | **Un périmètre clair** : | ||
| 57 | |||
| 58 | * Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ? | ||
| 59 | * Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier). | ||
| 60 | ))) | ||
| 61 | |||
| 62 | == Étapes du processus de récolement dans Flora == | ||
| 63 | |||
| 64 | Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés : | ||
| 65 | |||
| 66 | 1. **Créer la campagne** | ||
| 67 | Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs. | ||
| 68 | 1. **Créer les sous-campagnes** | ||
| 69 | À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens. | ||
| 70 | 1. **Ajouter les biens à récoler** | ||
| 71 | Automatiquement ou manuellement. | ||
| 72 | 1. **Effectuer le récolement** | ||
| 73 | En saisie directe ou déconnectée (RecolApp). | ||
| 74 | 1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal** | ||
| 75 | Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal. | ||
| 76 | |||
| 77 | == Fonctionnalités du module Récolement == | ||
| 78 | |||
| 79 | Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats : | ||
| 80 | |||
| 81 | (% class="active" %)|Fonction|Détail | ||
| 82 | |Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe | ||
| 83 | |Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation | ||
| 84 | |Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée | ||
| 85 | |Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies | ||
| 86 | |Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable | ||
| 87 | |Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos | ||
| 88 | |Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont | ||
| 89 | |||
| 90 | = Planifier les campagnes de récolement = | ||
| 91 | |||
| 92 | La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler). | ||
| 93 | |||
| 94 | == Créer une campagne de récolement == | ||
| 95 | |||
| 96 | 1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.** | ||
| 97 | 1. Cliquez sur le bouton créer. | ||
| 98 | 1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.). | ||
| 99 | 1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes. | ||
| 100 | |||
| 101 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 102 | ((( | ||
| 103 | **Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation. | ||
| 104 | ))) | ||
| 105 | |||
| 106 | [[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 107 | |||
| 108 | |||
| 109 | [[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 110 | |||
| 111 | |||
| 112 | [[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 113 | |||
| 114 | |||
| 115 | == Ajouter des sous-campagnes == | ||
| 116 | |||
| 117 | Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation : | ||
| 118 | |||
| 119 | (% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié | ||
| 120 | |**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve… | ||
| 121 | |**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs… | ||
| 122 | |||
| 123 | === Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler === | ||
| 124 | |||
| 125 | 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**. | ||
| 126 | 1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc. | ||
| 127 | 1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement. | ||
| 128 | |||
| 129 | [[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 130 | |||
| 131 | |||
| 132 | [[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 133 | |||
| 134 | |||
| 135 | ==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ==== | ||
| 136 | |||
| 137 | 1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**. | ||
| 138 | 1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné. | ||
| 139 | 1. Sélectionnez les notices à récoler. | ||
| 140 | 1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés. | ||
| 141 | |||
| 142 | [[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 143 | |||
| 144 | |||
| 145 | [[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 146 | |||
| 147 | |||
| 148 | [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 149 | |||
| 150 | |||
| 151 | [[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 152 | |||
| 153 | |||
| 154 | [[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 155 | |||
| 156 | |||
| 157 | === Créer une sous-campagne à partir d'un panier === | ||
| 158 | |||
| 159 | 1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler. | ||
| 160 | 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.** | ||
| 161 | 1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.** | ||
| 162 | 1. Cliquez sur **Valider.** | ||
| 163 | |||
| 164 | Flora effectue automatiquement les opérations suivantes : | ||
| 165 | |||
| 166 | * Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices. | ||
| 167 | * Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus. | ||
| 168 | |||
| 169 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 170 | ((( | ||
| 171 | Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements. | ||
| 172 | ))) | ||
| 173 | |||
| 174 | [[Campagne de récolement → bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 175 | |||
| 176 | |||
| 177 | [[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 178 | |||
| 179 | |||
| 180 | [[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 181 | |||
| 182 | |||
| 183 | == Naviguer entre campagne et sous-campagne == | ||
| 184 | |||
| 185 | * Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**.. | ||
| 186 | |||
| 187 | [[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 188 | |||
| 189 | |||
| 190 | [[Résultat → ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 191 | |||
| 192 | |||
| 193 | * Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran. | ||
| 194 | |||
| 195 | [[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 196 | |||
| 197 | |||
| 198 | [[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 199 | |||
| 200 | |||
| 201 | == Éditer le planning d'une campagne == | ||
| 202 | |||
| 203 | Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**. | ||
| 204 | Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**. | ||
| 205 | |||
| 206 | [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 207 | |||
| 208 | |||
| 209 | [[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 210 | |||
| 211 | |||
| 212 | = Récoler les biens = | ||
| 213 | |||
| 214 | == Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne == | ||
| 215 | |||
| 216 | Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés. | ||
| 217 | |||
| 218 | Les filtres disponibles portent sur : | ||
| 219 | |||
| 220 | * **Le numéro d’inventaire** | ||
| 221 | * **L'emplacement de référence théorique** | ||
| 222 | * **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...) | ||
| 223 | |||
| 224 | Pour activer les filtres : | ||
| 225 | |||
| 226 | 1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements** | ||
| 227 | 1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités | ||
| 228 | 1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent. | ||
| 229 | |||
| 230 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 231 | ((( | ||
| 232 | Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent. | ||
| 233 | ))) | ||
| 234 | |||
| 235 | [[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 236 | |||
| 237 | |||
| 238 | [[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 239 | |||
| 240 | |||
| 241 | Pour désactiver le filtre : | ||
| 242 | |||
| 243 | 1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements** | ||
| 244 | 1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète. | ||
| 245 | |||
| 246 | [[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 247 | |||
| 248 | |||
| 249 | == Récoler un bien par action rapide == | ||
| 250 | |||
| 251 | L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler. | ||
| 252 | |||
| 253 | 1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne | ||
| 254 | 1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice | ||
| 255 | 1. ((( | ||
| 256 | Indiquez : | ||
| 257 | |||
| 258 | * Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé | ||
| 259 | * La **date de récolement**, si différente de celle proposée | ||
| 260 | ))) | ||
| 261 | 1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération. | ||
| 262 | |||
| 263 | **Cette action renseigne automatiquement les champs :** | ||
| 264 | |||
| 265 | * Récolé le | ||
| 266 | * Récolé par | ||
| 267 | * État d'avancement : récolé sur pièce et sur place | ||
| 268 | * Conformité avec le registre : oui | ||
| 269 | |||
| 270 | [[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 271 | |||
| 272 | |||
| 273 | [[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 274 | |||
| 275 | |||
| 276 | [[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 277 | |||
| 278 | |||
| 279 | == Récoler des biens en lot == | ||
| 280 | |||
| 281 | La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler. | ||
| 282 | |||
| 283 | 1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler | ||
| 284 | 1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements** | ||
| 285 | 1. ((( | ||
| 286 | Renseignez : | ||
| 287 | |||
| 288 | * Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé | ||
| 289 | * La **date de récolement**, si différente de la date du jour | ||
| 290 | ))) | ||
| 291 | 1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer. | ||
| 292 | |||
| 293 | **Cette action renseigne automatiquement les champs :** | ||
| 294 | |||
| 295 | * Récolé le | ||
| 296 | * Récolé par | ||
| 297 | * État d'avancement : récolé sur pièce et sur place | ||
| 298 | * Conformité avec le registre : oui | ||
| 299 | |||
| 300 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 301 | ((( | ||
| 302 | Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot. | ||
| 303 | ))) | ||
| 304 | |||
| 305 | [[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 306 | |||
| 307 | |||
| 308 | [[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 309 | |||
| 310 | |||
| 311 | [[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 312 | |||
| 313 | |||
| 314 | [[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 315 | |||
| 316 | |||
| 317 | == Récoler un bien via la notice de récolement == | ||
| 318 | |||
| 319 | Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé. | ||
| 320 | |||
| 321 | Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants : | ||
| 322 | |||
| 323 | * Marquage défaillant ou absent | ||
| 324 | * État de conservation dégradé | ||
| 325 | * Non-conformité avec le registre ou la base | ||
| 326 | * Mauvaise localisation | ||
| 327 | * Bien non vu, détruit ou manquant | ||
| 328 | * Saisie d'un constat d'état complémentaire | ||
| 329 | |||
| 330 | ((( | ||
| 331 | Procédure à suivre : | ||
| 332 | |||
| 333 | 1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler | ||
| 334 | 1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement** | ||
| 335 | 1. ((( | ||
| 336 | Renseignez les anomalies constatées : | ||
| 337 | |||
| 338 | * Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés** | ||
| 339 | * Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.) | ||
| 340 | ))) | ||
| 341 | 1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner) | ||
| 342 | 1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats. | ||
| 343 | |||
| 344 | [[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 345 | |||
| 346 | |||
| 347 | [[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 348 | |||
| 349 | |||
| 350 | [[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 351 | |||
| 352 | |||
| 353 | == Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne == | ||
| 354 | |||
| 355 | Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.). | ||
| 356 | |||
| 357 | Procédure : | ||
| 358 | |||
| 359 | 1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler** | ||
| 360 | 1. Repérez le bien concerné | ||
| 361 | 1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits. | ||
| 362 | 1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran. | ||
| 363 | |||
| 364 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 365 | ((( | ||
| 366 | Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**. | ||
| 367 | ))) | ||
| 368 | |||
| 369 | [[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 370 | |||
| 371 | |||
| 372 | [[Depuis un bien → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 373 | |||
| 374 | |||
| 375 | [[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 376 | ))) | ||
| 377 | |||
| 378 | |||
| 379 | |||
| 380 | [[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 381 | |||
| 382 | |||
| 383 | [[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 384 | |||
| 385 | |||
| 386 | == Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement == | ||
| 387 | |||
| 388 | Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter. | ||
| 389 | |||
| 390 | Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien : | ||
| 391 | |||
| 392 | |(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice** | ||
| 393 | |(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé | ||
| 394 | |(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures) | ||
| 395 | |(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement | ||
| 396 | |||
| 397 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 398 | ((( | ||
| 399 | Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**. | ||
| 400 | Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**. | ||
| 401 | Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**. | ||
| 402 | ))) | ||
| 403 | |||
| 404 | [[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 405 | |||
| 406 | == Relocaliser un bien pendant le récolement == | ||
| 407 | |||
| 408 | Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement. | ||
| 409 | |||
| 410 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 411 | ((( | ||
| 412 | La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas. | ||
| 413 | ))) | ||
| 414 | |||
| 415 | === Notions d'emplacements === | ||
| 416 | |||
| 417 | Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences : | ||
| 418 | |||
| 419 | (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 420 | Terme | ||
| 421 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 422 | Définition | ||
| 423 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 424 | Usage courant | ||
| 425 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 426 | Évolue automatiquement dans la notice du bien ? | ||
| 427 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 428 | Équivalence notice de bien | ||
| 429 | ))) | ||
| 430 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 431 | Emplacement de référence théorique (ou ancien) | ||
| 432 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 433 | Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien | ||
| 434 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 435 | Sert de base à la préparation des campagnes | ||
| 436 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 437 | Non | ||
| 438 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 439 | Emplacement de référence | ||
| 440 | ))) | ||
| 441 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 442 | Nouvel emplacement de référence | ||
| 443 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 444 | Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement | ||
| 445 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 446 | Si le bien a définitivement changé de lieu | ||
| 447 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 448 | Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement | ||
| 449 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 450 | Emplacement de référence | ||
| 451 | ))) | ||
| 452 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 453 | Localisation temporaire théorique (ou ancienne) | ||
| 454 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 455 | Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien | ||
| 456 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 457 | Utilisée en cas de mouvements planifiés | ||
| 458 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 459 | Non | ||
| 460 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 461 | Localisation temporaire | ||
| 462 | ))) | ||
| 463 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 464 | Nouvelle localisation temporaire | ||
| 465 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 466 | Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement | ||
| 467 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 468 | Sert à signaler un changement temporaire de place | ||
| 469 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 470 | Non, valeur uniquement informative | ||
| 471 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 472 | Localisation temporaire | ||
| 473 | ))) | ||
| 474 | |||
| 475 | === Procédure pour relocaliser un bien === | ||
| 476 | |||
| 477 | 1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement. | ||
| 478 | 1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement. | ||
| 479 | 1. ((( | ||
| 480 | Dans les champs dédiés : | ||
| 481 | |||
| 482 | * Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif. | ||
| 483 | * Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel. | ||
| 484 | ))) | ||
| 485 | 1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.). | ||
| 486 | 1. Cliquez sur **Enregistrer**. | ||
| 487 | |||
| 488 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 489 | ((( | ||
| 490 | La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**. | ||
| 491 | ))) | ||
| 492 | |||
| 493 | [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 494 | |||
| 495 | |||
| 496 | [[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 497 | |||
| 498 | |||
| 499 | [[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 500 | |||
| 501 | |||
| 502 | == Saisir des informations manquantes sur la notice du bien == | ||
| 503 | |||
| 504 | Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet. | ||
| 505 | |||
| 506 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 507 | ((( | ||
| 508 | Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler. | ||
| 509 | ))) | ||
| 510 | |||
| 511 | Procédure : | ||
| 512 | |||
| 513 | 1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste. | ||
| 514 | 1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. ** | ||
| 515 | 1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification. | ||
| 516 | 1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**. | ||
| 517 | 1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc. | ||
| 518 | 1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications. | ||
| 519 | |||
| 520 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 521 | ((( | ||
| 522 | Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**. | ||
| 523 | La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan. | ||
| 524 | Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**. | ||
| 525 | ))) | ||
| 526 | |||
| 527 | [[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753710315764-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 528 | |||
| 529 | |||
| 530 | [[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 531 | |||
| 532 | |||
| 533 | [[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 534 | |||
| 535 | |||
| 536 | [[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 537 | |||
| 538 | |||
| 539 | == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler == | ||
| 540 | |||
| 541 | En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non. | ||
| 542 | |||
| 543 | === Ajouter un bien déjà existant === | ||
| 544 | |||
| 545 | S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel. | ||
| 546 | |||
| 547 | **Procédure :** | ||
| 548 | |||
| 549 | 1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**. | ||
| 550 | 1. Cliquez sur le bouton **Ajouter un bien à récoler**. | ||
| 551 | 1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire. | ||
| 552 | 1. Sélectionnez le bien dans les résultats. | ||
| 553 | 1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne. | ||
| 554 | |||
| 555 | [[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton d'ajout de biens à récoler.>>image:1753711558163-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 556 | |||
| 557 | |||
| 558 | [[Ajout de biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753711717651-200.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 559 | |||
| 560 | |||
| 561 | [[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 562 | |||
| 563 | |||
| 564 | [[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753711810906-325.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 565 | |||
| 566 | |||
| 567 | === Ajouter un bien non existant === | ||
| 568 | |||
| 569 | Si le bien n’est pas encore enregistré dans la base, il doit être **créé dans la table des biens** avant de pouvoir être rattaché à la campagne. | ||
| 570 | |||
| 571 | Procédure : | ||
| 572 | |||
| 573 | 1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**. | ||
| 574 | 1. Cliquez sur le bouton **Ajouter un bien à récoler**. | ||
| 575 | 1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **cliquez sur Nouveau en bas à droite.** | ||
| 576 | 1. **Une grille rapide apparait : elle vous permet de saisir les champs mimimaux pour documenter une notice. Si besoin de compléter plus de champs, cliquer sur compléter en bas à droite. **Sinon, cliquez sur Valider. | ||
| 577 | 1. Une notice de bien est créée dans la table des biens et une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne. | ||
| 578 | |||
| 579 | |||
| 580 | |||
| 581 | |||
| 582 | == Connaître les exports pour récoler sans outil informatique == | ||
| 583 | |||
| 584 | |||
| 585 | |||
| 586 | |||
| 587 | |||
| 588 | |||
| 589 | |||
| 590 | |||
| 591 | ))) | ||
| 592 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 593 | (% class="box" %) | ||
| 594 | ((( | ||
| 595 | **Sommaire** | ||
| 596 | |||
| 597 | {{toc depth="3" numbered="true"/}} | ||
| 598 | |||
| 599 | |||
| 600 | ))) | ||
| 601 | |||
| 602 | (% class="box" %) | ||
| 603 | ((( | ||
| 604 | **Aller plus loin** | ||
| 605 | |||
| 606 | * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] | ||
| 607 | * [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] | ||
| 608 | * [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] | ||
| 609 | * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] | ||
| 610 | |||
| 611 | * [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] | ||
| 612 | * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]] | ||
| 613 | * [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] | ||
| 614 | * [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] | ||
| 615 | ))) | ||
| 616 | |||
| 617 | (% class="box" %) | ||
| 618 | ((( | ||
| 619 | **Icônes principales** | ||
| 620 | ))) | ||
| 621 | ))) | ||
| 622 | |||
| 623 | |||
| 624 | |||
| 625 | |||
| 626 | |||
| 627 | |||
| 628 | |||
| 629 | |||
| 630 | |||
| 631 | |||
| 632 | |||
| 633 | |||
| 634 | |||
| 635 | |||
| 636 | |||
| 637 | |||
| 638 | |||
| 639 | |||
| 640 | |||
| 641 | |||
| 642 | |||
| 643 | |||
| 644 | |||
| 645 | |||
| 646 | |||
| 647 | === Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App === | ||
| 648 | |||
| 649 | une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger | ||
| 650 | |||
| 651 | [[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 652 | |||
| 653 | == ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens == | ||
| 654 | |||
| 655 | === Travailler déconnecté de Flora === | ||
| 656 | |||
| 657 | (% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %) | ||
| 658 | ((( | ||
| 659 | A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée : | ||
| 660 | - via un tableur. | ||
| 661 | - via papier-crayon. | ||
| 662 | - via l'application RecolApp. | ||
| 663 | ))) | ||
| 664 | |||
| 665 | //Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~:// | ||
| 666 | |||
| 667 | * //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.// | ||
| 668 | * //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens// | ||
| 669 | |||
| 670 | (% class="CxSpFirst" %) | ||
| 671 | S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau. | ||
| 672 | |||
| 673 | (% class="CxSpMiddle" %) | ||
| 674 | Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente. | ||
| 675 | |||
| 676 | (% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %) | ||
| 677 | === Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire === | ||
| 678 | |||
| 679 | (% class="CxSpLast" %) | ||
| 680 | Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes : | ||
| 681 | |||
| 682 | * **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement | ||
| 683 | |||
| 684 | === Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire === | ||
| 685 | |||
| 686 | * **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] | ||
| 687 | ** **Il sera parfois pratique d'utiliser les ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques. | ||
| 688 | //A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner// | ||
| 689 | *** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement | ||
| 690 | *** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène | ||
| 691 | ** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]] | ||
| 692 | |||
| 693 | (% class="CxSpMiddle" %) | ||
| 694 | En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état. | ||
| 695 | |||
| 696 | (% class="CxSpMiddle" %) | ||
| 697 | L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien. | ||
| 698 | |||
| 699 | (% class="CxSpMiddle" %) | ||
| 700 | Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe. | ||
| 701 | |||
| 702 | |||
| 703 | |||
| 704 | |||
| 705 | (% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %) | ||
| 706 | === Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App === | ||
| 707 | |||
| 708 | les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette) | ||
| 709 | |||
| 710 | ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements | ||
| 711 | |||
| 712 | [[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 713 | |||
| 714 | |||
| 715 | |||
| 716 | (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %) | ||
| 717 | == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement == | ||
| 718 | |||
| 719 | === Sur les emplacements à récoler dans les campagnes === | ||
| 720 | |||
| 721 | (% class="CxSpFirst" %) | ||
| 722 | En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp. | ||
| 723 | |||
| 724 | [[image:2021-12-30_15h59_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 725 | |||
| 726 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 727 | (% class="small" %)Validation du commencement du récolement | ||
| 728 | |||
| 729 | (% class="MsoCaption" %) | ||
| 730 | [[image:2021-12-30_17h40_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 731 | |||
| 732 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 733 | (% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer. | ||
| 734 | |||
| 735 | (% class="MsoCaption" %) | ||
| 736 | [[image:2021-12-30_17h42_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 737 | |||
| 738 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 739 | (% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%) | ||
| 740 | |||
| 741 | Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]]. | ||
| 742 | |||
| 743 | [[image:2022-02-07_14h42_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 744 | |||
| 745 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 746 | (% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne. | ||
| 747 | |||
| 748 | Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé. | ||
| 749 | |||
| 750 | (% class="MsoCaption" %) | ||
| 751 | Sur l'emplacement, il est possible de : | ||
| 752 | |||
| 753 | * Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]] | ||
| 754 | * Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]] | ||
| 755 | * ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]] | ||
| 756 | |||
| 757 | [[image:2021-12-30_16h07_59.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 758 | |||
| 759 | |||
| 760 | [[image:2021-12-30_16h08_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 761 | |||
| 762 | |||
| 763 | [[image:2021-12-30_16h09_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 764 | |||
| 765 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 766 | (% class="small" %)Fonctionnement des boutons | ||
| 767 | |||
| 768 | (% id="HPourlesCampagnes:" class="MsoCaption" %) | ||
| 769 | === Sur les Campagnes : === | ||
| 770 | |||
| 771 | (% class="MsoCaption" %) | ||
| 772 | Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne. | ||
| 773 | |||
| 774 | [[image:2021-12-30_17h22_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 775 | |||
| 776 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 777 | (% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié. | ||
| 778 | |||
| 779 | [[image:2021-12-30_16h45_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 780 | |||
| 781 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 782 | (% class="small" %)Changer l'état d'avancement. | ||
| 783 | |||
| 784 | [[image:2021-12-30_17h24_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 785 | |||
| 786 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 787 | (% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement. | ||
| 788 | |||
| 789 | |||
| 790 | == ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. == | ||
| 791 | |||
| 792 | === Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : === | ||
| 793 | |||
| 794 | |||
| 795 | [[image:2021-12-30_16h15_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 796 | |||
| 797 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 798 | (% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement. | ||
| 799 | |||
| 800 | |||
| 801 | (% class="MsoCaption" %) | ||
| 802 | [[image:2021-12-30_16h15_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 803 | |||
| 804 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 805 | (% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%) | ||
| 806 | (% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %) | ||
| 807 | |||
| 808 | (% id="HPourlaCampagne:" class="MsoCaption" %) | ||
| 809 | === Pour les Campagnes : === | ||
| 810 | |||
| 811 | (% class="MsoCaption" %) | ||
| 812 | [[image:2021-12-30_16h28_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 813 | |||
| 814 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 815 | (% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne. | ||
| 816 | |||
| 817 | [[image:2021-12-30_16h28_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 818 | |||
| 819 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 820 | (% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne. | ||
| 821 | |||
| 822 | |||
| 823 | === Modèles de PV musées de France et musées nationaux === | ||
| 824 | |||
| 825 | Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus. | ||
| 826 | |||
| 827 | [[image:1663163903401-555.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="290" width="584"]] | ||
| 828 | |||
| 829 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 830 | Non localisés = non vus dans Flora | ||
| 831 | |||
| 832 | Pour les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements | ||
| 833 | |||
| 834 | === Requêtes sur l'historique des récolements === | ||
| 835 | |||
| 836 | ==== Objets nécessitant des modifications à l’inventaire ==== | ||
| 837 | |||
| 838 | A radier (joindre une liste)... rédaction en cours | ||
| 839 | |||
| 840 | ==== Objets nécessitant des compléments d’identification ( à marquer, à photographier...) ==== | ||
| 841 | |||
| 842 | via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2 | ||
| 843 | |||
| 844 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 845 | ((( | ||
| 846 | Attention, les nombres apparaissant entre parenthése sont comptabilisés sur toute la base documentaire, il faut donc lancer la recherche pour obtenir le résultat | ||
| 847 | ))) | ||
| 848 | |||
| 849 | [[image:1663164804018-111.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 850 | |||
| 851 | ==== État de conservation du bien ==== | ||
| 852 | |||
| 853 | via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2 | ||
| 854 | |||
| 855 | [[image:1663164967991-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 856 | |||
| 857 | ==== Localisation des biens : Exposés dans les salles ou en réserve ==== | ||
| 858 | |||
| 859 | Généralement les campagnes sont organisées par emplacements donc concernent des salles du musée OU des réserves mais rarement les deux | ||
| 860 | |||
| 861 | il est toutefois possible croiser la requete avec l'emplacement de référence des biens en selectionnat la branche de la table d'autorité des emplacements qui regroupe toutes les salles du musée ou toutes les réserves (utiliser 'lassiatnt pour activer la profondeur de recherche" | ||
| 862 | |||
| 863 | [[image:1663165259686-230.png]] | ||
| 864 | |||
| 865 | ==== Documentation photographique des biens ==== | ||
| 866 | |||
| 867 | Argentique ou Format numérique | ||
| 868 | |||
| 869 | Cette requête est délicate car il faut croiser la recherche avec la phototheque pour savoir si une notice photo est liée et si elle concerne une photo numérique ou argentiquie | ||
| 870 | |||
| 871 | Utiliser l**a recherche par liens sur les biens** | ||
| 872 | |||
| 873 | choisir l'emplacement à récoler dans la campagne, puis le support de la photo liée au bien (ce qui suppose que le champ a été renseigné ce qui 'est pas toujours le cas) | ||
| 874 | |||
| 875 | [[image:1663166194800-369.png]] | ||
| 876 | |||
| 877 | |||
| 878 | == ETAPE 6 : Post-récolement == | ||
| 879 | |||
| 880 | ..en cours de ré-écriture | ||
| 881 | |||
| 882 | === Signalement des manquants sur POP/Joconde === | ||
| 883 | |||
| 884 | [[https:~~/~~/www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France]] | ||
| 885 | |||
| 886 | La passerelle d'export POP/Joconde de FLora musée a été adaptée pour permettre le versement des notices de biens manquants tels que décrit dans l'article du site du ministère de la culture ci dessus | ||
| 887 | |||
| 888 | Se reporter à l'article sur [[export POP/Joconde de Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]] pour savoir comment produire le fichier zip à verser sur POP | ||
| 889 | |||
| 890 | |||
| 891 | (% id="HSuividesanomalies" class="CxSpMiddle" %) | ||
| 892 | === Suivi des anomalies === | ||
| 893 | |||
| 894 | (% class="CxSpMiddle" %) | ||
| 895 | Pour le suivi des anomalies il sera possible de chercher directement l’information sur Flora. | ||
| 896 | |||
| 897 | [[image:2021-12-30_17h48_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] | ||
| 898 | |||
| 899 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 900 | (% class="small" %)Recherche "suite à donner". | ||
| 901 | |||
| 902 | [[image:2021-12-30_18h22_07.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 903 | |||
| 904 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 905 | (% class="small" %)Recherche "état". | ||
| 906 | |||
| 907 | |||
| 908 | (% id="HClF4turerlessuitesE0donner" class="CxSpFirst" %) | ||
| 909 | === (% id="cke_bm_2543S" style="display:none" %) (%%)Clôturer les suites à données === | ||
| 910 | |||
| 911 | Ne pas oublier de clôturer les suite à donner après les avoir traitées | ||
| 912 | |||
| 913 | Pour une fiche récolement, faire modifier puis changer l'état d'avancement. | ||
| 914 | |||
| 915 | Pour un lot de fiches récolement faire une recherche simple comme ci dessous par exemple : | ||
| 916 | |||
| 917 | [[image:2022-02-25_15h31_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 918 | |||
| 919 | (% id="cke_bm_23087S" style="display:none" %) (%%)Puis utiliser l'outil modification par lot de fiches [[image:2022-02-25_14h34_39.png||class="img-circle"]]. | ||
| 920 | |||
| 921 | Reproduire l'écran ci-dessous et lancer le traitement ou cliquer sur forcer et mettre uniquement la Nouvelle valeur. | ||
| 922 | |||
| 923 | [[image:2022-02-25_15h25_03.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 924 | |||
| 925 | (% class="CxSpFirst" %) | ||
| 926 | Résultat: | ||
| 927 | |||
| 928 | === Saisie des données minimales de récolement manquantes dans les notices biens === | ||
| 929 | |||
| 930 | (% class="CxSpFirst" style="text-align:left;text-align:left" %) | ||
| 931 | Les notices des biens saisis dans la base documentaire ne comportent pas forcément les données minimales attendues lors d’un récolement. La liste des biens à récoler dans un emplacement signalera les manques flagrants (dimensions, matières-technique, …) en indiquant les champs manquant avec un point d'exclamation "!" (comme nous pouvons le voir dans le petit encadré[[image:2021-12-28_15h32_44.png]] ci dessous) . Vous pouvez avoir accès à la notice bien directement pour réaliser les modifications souhaitées[[image:2021-12-30_11h27_36.png]] à droite (A gauche, cela ouvre la notice de récolement). | ||
| 932 | |||
| 933 | (% class="MsoCaption" %) | ||
| 934 | [[image:2021-12-30_18h00_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 935 | |||
| 936 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 937 | (% class="small" %)Modification d'une notice bien en récolement | ||
| 938 | |||
| 939 | |||
| 940 | = Récolement direct sans planification de campagnes = | ||
| 941 | |||
| 942 | (% class="CxSpFirst" %) | ||
| 943 | Dans le cas où la structure n’a pas le temps ou les moyen humain de planifier un récolement, il sera possible de réaliser un récolement ponctuel via l’interface de la notice objet directement. | ||
| 944 | |||
| 945 | (% class="CxSpMiddle" %) | ||
| 946 | Recherchons la notice 2021.1.1 par exemple, appuyons sur le bouton " récolement complémentaire hors campagne de récolement décennal". | ||
| 947 | |||
| 948 | [[image:2021-12-30_18h12_38.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 949 | |||
| 950 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 951 | (% class="small" %)Saisi d'un récolement complémentaire | ||
| 952 | |||
| 953 | (% class="CxSpMiddle" %) | ||
| 954 | Flora va donc créer directement une notice de récolement, vous pouvez décider de la lier ou non à une campagne existante. | ||
| 955 | |||
| 956 | [[image:2021-12-30_18h14_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 957 | |||
| 958 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 959 | (% class="small" %)Création d'une notice de récolement | ||
| 960 | |||
| 961 | [[image:2021-12-30_18h16_29.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 962 | |||
| 963 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 964 | (% class="small" %)Notice de récolement crée. | ||
| 965 | |||
| 966 | (% class="MsoCaption" %) | ||
| 967 | [[image:2021-12-30_18h19_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 968 | |||
| 969 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 970 | (% class="small" %)Résultat sur la notice Bien. | ||
| 971 | |||
| 972 | (% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %) | ||
| 973 | ((( | ||
| 974 | Votre dernier récolement apparaitra ensuite directement sur la notice, comme pour un récolement réalisé via le module. Le plus de cette technique et la rapidité et la simplicité. Le point négatif étant l’impossibilité de préparer son récolement et de ne pouvoir récoler qu’à la volée (notice par notice). | ||
| 975 | ))) | ||
| 976 | |||
| 977 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 978 | ((( | ||
| 979 | ⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).** | ||
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| 982 | = = | ||
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| 984 | = Informations du tableau de bord = | ||
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| 986 | Le tableau de bord, présent sur la page d'accueil de Flora, permet de suivre d'un simple clic : | ||
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| 988 | * Les récolements. | ||
| 989 | * Le campagnes de récolements. | ||
| 990 | * Les travaux à réaliser. | ||
| 991 | |||
| 992 | [[image:2021-12-30_18h06_55.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 993 | |||
| 994 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 995 | (% class="small" %)En bas du tableau de bord (ici version 4.5 même chose en Version 4). | ||
| 996 | |||
| 997 | = Questions / réponses = | ||
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| 999 | [[accéder aux questions/réponses>>doc:A masquer.faq.WebHome]] | ||
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| 1002 | (% style="text-align: center;" %) | ||
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