Récoler des biens

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(% class="wikigeneratedid" %)

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.

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10

Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.

)))

(((

= Qu'est-ce que le récolement décennal ? =

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Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :

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* De s'assurer de la **traçabilité des biens**,

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* De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,

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* D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,

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* De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.

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Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.

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= Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =

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Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :

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(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="background-color:#cbcbea; width:140px" %)**Table**|(% style="background-color:#cbcbea; width:314px" %)**Rôle**|(% style="background-color:#cbcbea; width:205px" %)**Exemple / Utilisation **

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|(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01

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|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles

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|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.

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== Préparer la base avant de récoler ==

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Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :

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1. (((

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**Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :

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* Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.

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* Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.

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)))

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1. (((

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**Une saisie documentaire suffisamment avancée** :

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* Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).

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* Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).

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)))

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1. (((

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**Des localisations fiables** :

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* Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.

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* Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.

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)))

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1. (((

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**Un périmètre clair** :

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* Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?

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* Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).

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)))

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== Étapes du récolement dans Flora ==

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Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :

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1. **Créer la campagne**

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Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.

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1. **Créer les sous-campagnes**

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À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.

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1. **Ajouter les biens à récoler**

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Automatiquement ou manuellement.

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1. **Effectuer le récolement**

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En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).

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1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**

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Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.

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== Fonctionnalités du module Récolement ==

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Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :

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(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Fonction**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Détail**

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|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe

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|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation

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|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée

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|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies

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|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable

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|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos

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|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont

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= Planifier les campagnes de récolement =

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La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).

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== Créer une campagne de récolement ==

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1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**

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1. Cliquez sur le bouton créer.

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1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).

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1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.

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)))

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[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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=== Numéro de récolement vs numéro de la campagne : quelle différence ? ===

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Lors de la création d’une campagne de récolement dans Flora, deux champs jouent un rôle structurant dans l’organisation et le suivi à long terme :

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|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Champ**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Définition**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Exemple / Utilisation**

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|**Numéro de récolement**|Identifie le cycle décennal de récolement en cours.|En 2022, on renseigne **2** (deuxième décennie : 2015–2025).

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|**Numéro de la campagne**|Permet de numéroter les campagnes menées dans un même cycle décennal.|**1** pour la première campagne de 2015, **2** pour celle de 2017, etc. Sert au suivi chronologique et à la planification progressive.

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124

Ce double repérage facilite **le pilotage multi-années** du récolement et l’édition des bilans décennaux exigés réglementairement.

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[[Ex. Création de la 12e campagne du second récolement.>>image:1753784941571-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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128

== Ajouter des sous-campagnes ==

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130

Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :

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(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Méthode**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Principe**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Cas d’usage privilégié**

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|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…

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|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…

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=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===

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1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.

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1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.

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1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.

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142

[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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148

==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====

149

150

1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.

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1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.

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1. Sélectionnez les notices à récoler.

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1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.

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155

[[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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158

[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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161

[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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164

[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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167

[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

168

169

170

=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===

171

172

1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.

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1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**

174

1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**

175

1. Cliquez sur **Valider.**

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177

Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :

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* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.

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* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.

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(% class="box warningmessage" %)

183

(((

184

Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.

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)))

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[[Campagne de récolement → bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → sous-campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==

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* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**.

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200

[[Campagne → loupe pour ouvrir la sous-campagne 2-10-2.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

201

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203

[[Résultat → ouverture de la sous-campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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206

* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.

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208

[[Sous-campagne → loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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211

[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

212

213

214

== Éditer le planning d'une campagne ==

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216

Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.

217

Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.

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219

[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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222

[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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225

= Récoler les biens =

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227

Une fois les campagnes et sous-campagnes créées, la phase de récolement peut débuter. Le récolement s’effectue depuis les sous-campagnes. Selon les cas, vous pouvez valider les biens sans anomalie, modifier plusieurs notices en lot ou saisir les constats directement dans chaque fiche.

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229

== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==

230

231

Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.

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233

Les filtres disponibles portent sur :

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* **Le numéro d’inventaire**

236

* **L'emplacement de référence théorique**

237

* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)

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239

Pour activer les filtres :

240

241

1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**

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1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités

243

1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.

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245

(% class="box infomessage" %)

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(((

247

Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone.

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)))

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250

[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

251

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253

[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01.>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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Pour désactiver le filtre :

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258

1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements.**

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1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.

260

261

[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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264

== Récoler des biens par action rapide ==

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L’action rapide permet de valider un ou plusieurs biens directement depuis la liste, sans ouvrir les notices de récolement. Elle s’utilise uniquement lorsque aucun constat ou anomalie n’est à signaler.

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268

Cette validation automatique renseigne les champs suivants :

* **Récolé le**

* **Récolé par**

* **État d'avancement** : récolé sur pièce et sur place

273

* **Conformité avec le registre** : Oui

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275

=== Récolement unitaire ===

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1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne.

278

1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice.

1. (((

Indiquez :

* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé

283

* La **date de récolement**, si différente de celle proposée

284

)))

285

1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.

286

287

[[Récoler un bien sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

288

289

290

[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

291

292

293

[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

294

295

296

=== Récolement par lot ===

297

298

1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler.

299

1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements.**

1. (((

Renseignez :

* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé

304

* La **date de récolement**, si différente de la date du jour

305

)))

306

1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.

307

308

(% class="box infomessage" %)

309

(((

310

Astuce : utilisez les **filtres** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.

311

)))

312

313

[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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318

319

[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

320

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322

[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

323

324

325

== Compléter les notices après une action rapide ==

326

327

Lorsque vous utilisez l'action rapide certains champs (constat sur le numéro d'inventaire, état sommaire...) ne sont pas automatiquement renseignés. Vous pouvez les compléter a posteriori grâce à la **modification par lot**.

328

329

Deux cas de figure se présentent :

330

331

=== Vous venez d’utiliser l’action rapide ===

332

333

1. Restez dans la sous-campagne et basculez en mode liste de résultats.

334

1. Dans la liste de résultats: filtrez sur les notices récolées sur pièce et sur place, puis, sélectionnez les notices concernées.

335

1. Lancez la modification par lot depuis la barre d’outils.

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337

[[Sous-campagne de récolement → bouton basculer en mode liste de résultats.>>image:1753798101538-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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340

[[Liste de résultats → filtre par état, sélection des notices et clic sur le bouton modifier par lot.>>image:1753798241006-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

341

342

343

[[Modification par lot → ajout d'un constat sur le numéro d'inventaire.>>image:1753798415579-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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346

[[Résultat → modification effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753798478529-138.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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348

349

=== Vous souhaitez revenir sur des notices plus tard ===

350

351

1. Effectuez une recherche ciblée dans le menu **Hist. biens récolés** de l’espace de travail **Récoler **:

352

353

* Par **date de récolement** (index Récolé le) ;

354

* Par **agent récoleur** (index Récolé par) ;

355

* Par **état d’avancement**, en filtrant par exemple sur Récolé sur pièce et sur place.

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357

(% start="2" %)

358

1. Une fois la sélection faite, cliquez sur Modifier le lot de fiches pour compléter les champs nécessaires.

359

360

[[Historique des biens récolés → Rechercher tous les biens récolés sur pièce et sur place le 29/07/2025, par l'administrateur Flora.>>image:1753798597551-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

361

362

363

[[Liste de résultats → sélection des notices et clic sur le bouton modifier par lot.>>image:1753798737285-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

364

365

366

[[Modification par lot → ajout d'informations sur la couverture photographique des oeuvres.>>image:1753798829168-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

367

368

369

[[Résultat → modification effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753798883229-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

370

371

372

== Récoler un bien via la notice de récolement ==

373

374

Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.

375

376

Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :

377

378

* Marquage défaillant ou absent

379

* État de conservation dégradé

380

* Non-conformité avec le registre ou la base

381

* Mauvaise localisation

382

* Bien non vu, détruit ou manquant

383

* Saisie d'un constat d'état complémentaire

(((

Procédure à suivre :

1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler.

389

1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement.**

390

1. (((

391

Renseignez les anomalies constatées :

392

393

* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**

394

* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)

395

)))

396

1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner).

397

1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.

398

399

[[Choix d'une notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

400

401

402

[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

403

404

405

[[Résultat → affichage du bien récolé avec suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

406

407

408

== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==

409

410

Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).

Procédure :

1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**

415

1. Repérez le bien concerné

416

1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.

417

1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.

418

419

(% class="box infomessage" %)

420

(((

421

Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.

422

)))

423

424

[[Depuis une sous-campagne → loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

425

426

427

[[Depuis un bien → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

428

429

430

[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Notice de récolement → loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

447

448

449

[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

450

451

452

== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==

453

454

Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.

455

456

Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :

457

458

|(% style="background-color:#cbcbea; width:122px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:672px" %)**État de la notice**

459

|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé

460

|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)

461

|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement

462

463

(% class="box infomessage" %)

464

(((

465

Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.

466

)))

467

468

[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

469

470

== Relocaliser un bien pendant le récolement ==

471

472

Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.

473

474

(% class="box warningmessage" %)

475

(((

476

La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.

477

)))

478

479

=== Notions d'emplacements ===

480

481

Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :

482

483

(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

484

**Terme**

485

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

486

**Définition**

487

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

488

**Usage courant**

489

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

490

**Évolue automatiquement dans la notice du bien ?**

491

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

492

**Équivalence notice de bien**

493

)))

494

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

495

Emplacement de référence théorique (ou ancien)

496

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

497

Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien

498

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

499

Sert de base à la préparation des campagnes

500

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

501

Non

502

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

503

Emplacement de référence

504

)))

505

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

506

Nouvel emplacement de référence

507

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

508

Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement

509

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

510

Si le bien a définitivement changé de lieu

511

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

512

Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement

513

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

514

Emplacement de référence

515

)))

516

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

517

Localisation temporaire théorique (ou ancienne)

518

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

519

Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien

520

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

521

Utilisée en cas de mouvements planifiés

522

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

523

Non

524

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

525

Localisation temporaire

526

)))

527

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

528

Nouvelle localisation temporaire

529

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

530

Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement

531

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

532

Sert à signaler un changement temporaire de place

533

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

534

Non, valeur uniquement informative

535

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

536

Localisation temporaire

537

)))

538

539

=== Procédure pour relocaliser un bien ===

540

541

1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.

542

1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.

543

1. (((

544

Dans les champs dédiés :

545

546

* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.

547

* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.

548

)))

549

1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).

550

1. Cliquez sur **Enregistrer**.

551

552

(% class="box warningmessage" %)

553

(((

554

La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.

555

)))

556

557

[[Sous-campagne de récolement → bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

558

559

560

[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence avec date, agent récoleur et état d'avancement modifié.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

561

562

563

[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

564

565

566

== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==

567

568

Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.

569

570

(% class="box infomessage" %)

571

(((

572

Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.

)))

Procédure :

1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.

578

1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **

579

1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.

580

1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.

581

1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.

582

1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.

583

584

(% class="box infomessage" %)

585

(((

586

Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.

587

La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.

588

Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.

589

)))

590

591

[[Sous-campagne de récolement → numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

592

593

594

[[Notice de bien → bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

595

596

597

[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

598

599

600

[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

601

602

603

== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==

604

605

En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.

606

607

(% class="box infomessage" %)

608

(((

609

Si vous effectuez le récolement via l'application **RecolApp**, **n’utilisez pas la fonctionnalité d’ajout de biens après la génération de la sous-campagne**.

610

611

* Cette fonction est réservée à un usage en saisie directe dans Flora.

612

* Les biens ainsi ajoutés, dont l’emplacement de référence ne correspond pas à celui défini dans la sous-campagne, **ne seront pas pris en compte dans l’export vers RecolApp** et **ne pourront donc pas être récolés en mode déconnecté**.

613

)))

614

615

=== Ajouter un bien déjà existant ===

616

617

S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.

**Procédure :**

1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.

622

1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.

623

1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.

624

1. Sélectionnez le bien dans les résultats.

625

1. Cliquez sur **Valider **puis sur **Oui** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.

626

627

[[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

628

629

630

[[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

631

632

633

[[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

634

635

636

[[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

637

638

639

=== Ajouter un bien non existant ===

640

641

Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.

**Procédure :**

1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.

646

1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.

647

1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.

648

1. Une **grille de saisie rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.

649

1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.

650

1. Sinon, cliquez sur **Valider**.

651

652

(% class="box infomessage" %)

653

(((

654

La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne

655

)))

656

657

[[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

658

659

660

[[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

661

662

663

[[Création d'un nouveau bien → saisie des données et validation.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

664

665

666

[[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

667

668

669

== Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==

670

671

**Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.

672

673

Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :

674

675

(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Source|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Support utilisé sur le terrain|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mise à jour dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Particularités

676

|**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main

677

|**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.

678

679

Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :

680

681

* **La campagne de récolement** doit avoir été créée,

682

* **Les sous-campagnes** doivent être définies,

683

* **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,

684

* Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.

685

686

(% class="box infomessage" %)

687

(((

688

Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.

689

)))

690

691

=== Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ===

692

693

Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :

694

695

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Format d’impression**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Objectif principal**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Utilisation recommandée**

696

|Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain

697

|Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles

698

699

Procédure d’accès aux formats d’impression :

700

701

1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée.

702

1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils.

703

1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée.

704

1. (((

705

Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.

706

)))

707

708

(% class="box infomessage" %)

709

(((

710

Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.

711

)))

712

713

[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

714

715

716

[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

717

718

719

[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

720

721

722

=== Export RecolApp ===

723

724

Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.

725

726

Procédure d’export vers RecolApp :

727

728

1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.

729

1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**.

730

1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp.

731

732

(% class="box infomessage" %)

733

(((

734

Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import.

735

)))

736

737

[[Sous-campagne de récolement → bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

738

739

740

= Suivre l'avancement du récolement =

741

742

Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne et des sous-campagnes. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.

743

744

== Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==

745

746

Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.

747

748

Ce suivi repose sur trois actions principales :

749

750

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Étape**|(% style="background-color:#cbcbea; width:498px" %)**Description**|(% style="background-color:#cbcbea; width:221px" %)**Icône associée**

751

|**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

752

|**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

753

|**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

754

755

[[Sous-campagne → bouton mise à jour de l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

756

757

758

Une fois ces étapes réalisées :

759

760

* Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**.

761

* Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**.

762

* Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**.

763

764

(% class="box infomessage" %)

765

(((

766

Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.

767

)))

768

769

[[Campagne → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

770

771

772

== Suivre l'avancement d'une campagne ==

773

774

Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.

775

776

Pour modifier l’état d’avancement :

777

778

1. Ouvrez la fiche de la campagne.

779

1. Passez en modification.

780

1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).

781

1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.

782

783

Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global :

784

785

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**

786

|Orange|Campagne en préparation

787

|Vert|Campagne en cours

788

|Gris|Campagne clôturée

789

790

(% class="box infomessage" %)

791

(((

792

Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.

793

)))

794

795

[[Campagne → bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

796

797

798

[[Campagne → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

799

800

801

[[Campagne → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

802

803

804

[[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

805

806

807

== Suivi du récolement depuis le tableau de bord ==

808

809

En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, **le tableau de bord de Flora** offre un suivi global et synthétique du récolement.

810

811

Depuis la page d’accueil, trois encarts dédiés permet d’accéder en un clic :

812

813

* Aux **états d’avancement des objets récolés**, avec des liens directs vers les notices concernées,

814

* Aux **campagnes de récolement**, affichées selon leur statut (en préparation, en cours, clôturées),

815

* Aux **suites à donner** en post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).

816

817

Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une **vision transversale** de l’ensemble des opérations.

818

819

(% class="box infomessage" %)

820

(((

821

**Astuce** : servez-vous de ces raccourcis du tableau de bord pour accéder rapidement aux notices à compléter ou vérifier l’état d’une campagne, sans passer par les espaces de travail ni les menus.

822

)))

823

824

[[Ex. Tableau de bord → Suivi des récolements ; Récolement : travaux à réaliser ; Suivi des campagnes.>>image:1753784386186-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

825

826

827

= Produire les statistiques et les procès-verbaux =

828

829

Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**.

830

831

(% class="box infomessage" %)

832

(((

833

Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.

834

)))

835

836

== Pour une sous-campagne ==

837

838

* Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.

839

* Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.

840

841

[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

842

843

844

[[Ex. Format d'impression →** liste des biens vus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

845

846

847

== Pour la campagne entière ==

848

849

* Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.

850

* Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.

851

852

[[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

853

854

855

[[Ex. Format d'impression → **Statistiques pour PV de récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

856

857

858

= Exploiter les données du récolement via la recherche =

859

)))

860

861

En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**.

862

863

Ces recherches permettent de :

864

865

* préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),

866

* suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),

867

* ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.

868

869

Elles s’appuient sur les tables **campagnes **et **historique des biens récolés**.

870

871

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de recherches utiles.

872

873

== Dans les campagnes ==

874

875

=== Identifier les campagnes terminées du second récolement et dont le procès-verbal reste à éditer ===

876

877

**Objectif** : repérer, dans le **deuxième récolement décennal**, les campagnes clôturées, mais pour lesquelles le **PV n’a pas encore été produit**.

**Méthode** :

1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.

882

1. Sélectionnez la **table Campagnes. **

883

1. (((

884

Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :

885

886

* Numéro de récolement = 2

887

* État d’avancement = terminé PV à éditer

888

)))

889

1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.

890

891

[[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753781567199-110.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

892

893

894

== Dans l'historique des récolements ==

895

896

=== Identifier les biens récolés lors du premier récolement et nécessitant un marquage ===

897

898

**Objectif :** lister les objets déjà récolés lors de la **campagne n°1** du récolement, pour lesquels une **action de marquage** a été identifiée comme suite à donner.

899

900

(% class="box infomessage" %)

901

(((

902

Ce type de recherche permet de suivre les anomalies constatées et d'établir un plan d'action pour les traiter en post-récolement.

)))

**Méthode :**

1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.

908

1. Sélectionnez la **table Historique des biens récolés**

909

1. (((

910

Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :

911

912

* Numéro de récolement = 1

913

* Suites à donner contient = à marquer

914

)))

915

1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.

916

917

[[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

== Dans les biens ==

=== Vérifier la documentation photographique des biens ===

923

924

**Objectif : **Distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.

925

926

Cette recherche nécessite **de croiser plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) **via la recherche par liens.

**Méthode : **

1. Rendez-vous dans la table **Biens > Recherche par liens**.

931

1. Recherchez sur les tables Récolements (par campagne ou numéro de récolement) et Photos (par support technique).

932

1. Filtrez par **type de support** : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE. Cela suppose que les photos sont bien **liées aux notices de biens** et que le champ **Support technique** est renseigné.

933

1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.

934

935

[[Recherche par liens sur les biens → ex. distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.>>image:1753780719842-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

936

937

938

= Saisir un récolement hors campagne =

939

940

Dans certains cas, vous pouvez être amené à réaliser un récolement en dehors du cadre structuré des campagnes. Cela peut être le cas si votre établissement ne dispose pas du temps ou des ressources nécessaires pour planifier en amont.

941

942

Flora permet alors de créer une **notice de récolement directement depuis la fiche d’un bien**.

943

944

(% class="box infomessage" %)

945

(((

946

* **Avantage** : procédure rapide, adaptée à un besoin immédiat (récolement à la volée).

947

* **Limite** : pas de structuration préalable, pas de sélection groupée, ni d’exports globaux associés.

948

)))

949

950

(% class="wikigeneratedid" id="HProcE9duredecrE9ationd2019unrE9colementponctuel" %)

951

**Procédure de création d’un récolement hors campagne : **

952

953

1. Recherchez la notice du bien concerné.

954

1. Ouvrez la fiche et cliquez sur le bouton **Récolement complémentaire hors campagne**.

955

1. Une **notice de récolement** est automatiquement créée et liée au bien.

956

1. Vous pouvez saisir immédiatement les constats (présence, état, localisation…).

957

1. Il est également possible de **lier cette notice à une campagne existante**, si besoin.

958

1. Une fois les données saisies, cliquez sur **Enregistrer.**

**Résultat : **

* La nouvelle notice de récolement s’affiche dans la table des récolements.

963

* Elle est rattachée au bien concerné.

964

* Le champ **Dernier récolement** est automatiquement mis à jour dans la fiche du bien.

965

966

[[Notice de bien → Bouton récolement complémentaire hors campagne.>>image:1753783229275-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

967

968

969

[[Notice de récolement → saisie des données et enregistrement. >>image:1753783579343-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

970

971

972

[[Résultats → notice de récolement enregistrée avec les données saisies ; lien automatique avec le bien.>>image:1753783660195-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

973

974

975

[[Notice de bien → champ **Dernier récolement** mis à jour.>>image:1753783780493-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

976

977

978

= Gérer le post-récolement =

979

980

Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires peuvent être menées pour assurer la continuité de la gestion des collections et préparer les suites nécessaires : signalement des biens manquants, planification des traitements ou valorisation des constats établis.

981

982

== Signaler les biens manquants sur POP/Joconde ==

983

984

Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent signaler sur la plateforme POP les biens constatés comme manquants ou volés à l’issue du récolement décennal.

985

986

La passerelle d'export POP/Joconde de Flora Musées a été adaptée pour répondre à cette obligation. Elle permet de générer un fichier d’export conforme, à verser sur la plateforme du ministère.

987

988

== Organiser les traitements post-récolement ==

989

990

Lorsque le récolement met en évidence des constats nécessitant des interventions (reprise de marquage, prises de vue, chantiers de traitement...), il est possible de formaliser ces suites dans Flora.

991

992

Pour cela, vous pouvez **créer des événements internes** pour suivre, organiser et documenter les actions à réaliser.

993

994

Cas d'usage fréquents :

995

996

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; width:397px" %)**Constat lors du récolement**|(% style="background-color:#cbcbea; width:580px" %)**Type d’événement à créer**

997

|(% style="width:397px" %)Marquage absent ou défectueux|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Marquage**

998

|(% style="width:397px" %)Bien à photographier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Photographie**

999

|(% style="width:397px" %)Lot d’objets à inventorier ou à étudier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : chantier des collections**

1000

|(% style="width:397px" %)Bien à restaurer|(% style="width:580px" %)**Traitement de conservation et analyse**

1001

1002

== Clôturer les suites à donner ==

1003

1004

Une fois les actions correctives réalisées, il est important de **mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées**.

1005

1006

=== Sur une notice individuelle ===

1007

1008

1. Ouvrez la notice de récolement.

1009

1. Cliquez sur **Modifier**.

1010

1. Mettez à jour le champ **État d’avancement** avec **Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées**.

1011

1. Cliquez sur **Enregistrer**.

1012

1013

[[Notice de récolement → bouton modifier.>>image:1753790854237-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1014

1015

1016

[[Notice de récolement → modification du champ **État d'avancement **et enregistrement. >>image:1753790958225-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1017

1018

1019

[[Résultat → état d'avancement mis à jour dans la notice de récolement.>>image:1753790973902-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1020

1021

1022

=== Par lot de fiches ===

1023

1024

1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées dans **l'Historique des biens récolés**.

1025

1. Sélectionnez les notices à modifier.

1026

1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.

1027

1. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ **État d’avancement **et renseignez la nouvelle valeur.

1028

1. Lancez le traitement.

1029

1030

(% class="box infomessage" %)

1031

(((

1032

**Astuce** : vous pouvez utiliser l’option **Forcer** dans la modification par lot si le champ contient déjà une valeur, et que vous souhaitez la remplacer pour toutes les notices sélectionnées.

1033

)))

1034

1035

[[Historique des biens récolés → exemple de recherche (biens à marquer du second récolement).>>image:1753791279467-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1036

1037

1038

[[Liste de résultats → sélection des biens et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753791358344-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1039

1040

1041

[[Modification par lot → Remplacer les données du champ **État d'avancement**. >>image:1753791404806-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1042

1043

1044

[[Résultat → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753791575103-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1045

1046

1047

= Supprimer des notices de récolement =

1048

1049

Il peut vous arriver de **générer par erreur des notices de récolement** : mauvaise sélection de biens, bien déjà récolé, etc. Ces notices, une fois créées, **ne peuvent pas être supprimées directement**, car elles sont **liées à des notices de biens**.

1050

1051

[[Message d'erreur → notice de récolement liée à un bien. Suppression impossible.>>image:1753793142544-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1052

1053

1054

Lorsque vous avez généré par erreur des notices de récolement, la suppression doit se faire en deux temps :

1055

1056

== Supprimer le lien entre les notices de biens et les notices de récolement ==

1057

1058

1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire** > menu **Bases**.

1059

1. **Recherchez les biens concernés** dans la table des biens (par emplacement, leur numéro d’inventaire, par discipline, ou la campagne associée ou tout autre critère pertinent).

1060

1. **Sélectionnez les notices de biens** concernées dans la liste de résultats.

1061

1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches** .

1062

1. (((

1063

Dans l'écran de modification par lot :

1064

1065

* Choisissez l’onglet **Remplacer**.

1066

* Sélectionnez le champ Récolement en cours (LAST_RECOL_KEY).

1067

* Cochez l’option **Forcer**.

1068

* Laissez le champ **Nouvelle valeur** vide.

1069

* Cliquez sur **Lancer le traitement**.

1070

)))

1071

1072

(% class="box infomessage" %)

1073

(((

1074

Cette étape supprime le lien entre chaque bien et sa notice de récolement, ce qui rend ensuite leur suppression possible.

1075

)))

1076

1077

>(% class="small" %)Le 29/07/2025, l’administrateur Flora a par erreur généré et récolé des notices de récolement pour des biens déjà récolés un an plus tôt, dans le cadre du même récolement décennal. En analysant la situation, il remarque que toutes ces notices ont en commun la discipline **Sciences de la vie**. Pour procéder à leur suppression, il doit d’abord identifier les biens concernés.** Astuce** : pour maximiser vos chances de cibler précisément ces notices, utilisez **la recherche par liens**, en combinant la table **Biens **avec la table **Récolements**.

1078

1079

[[Ex. Recherche par liens sur les biens.>>image:1753794810591-354.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1080

1081

1082

[[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795344962-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1083

1084

1085

[[Modification par lot → remplacement par le vide du champ **Récolement en cours**.>>image:1753795486438-256.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1086

1087

1088

[[Résultats → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753795557143-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1089

1090

1091

== Supprimer les notices de récolement en lot ==

1092

1093

(% class="box infomessage" %)

1094

(((

1095

Une fois le lien rompu avec les notices de biens, la suppression s’effectue sans erreur bloquante.

1096

)))

1097

1098

1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Récoler** > menu **Récolement**.

1099

1. Lancez une **recherche dans la table Historique des biens récolés** pour retrouver les notices à supprimer (par date de récolement, campagne, agent récoleur ou tout autre critère pertinent).

1100

1. Sélectionnez les notices de récolement concernées dans la liste.

1101

1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches** .

1102

1. (((

1103

Dans l'écran de modification par lot :

1104

1105

* Choisissez l’onglet **Supprimer**.

1106

* Cochez l’option** Ignorer les erreurs**.

1107

* Cliquez sur **Lancer le traitement**.

1108

* Confirmez la suppression en cliquant sur **Oui**.

1109

)))

1110

1111

>(% class="small" %)L'administrateur Flora peut maintenant rechercher les notices de récolement à supprimer.

1112

1113

[[Historique des biens récolés → ex. recherche experte.>>image:1753795780592-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1114

1115

1116

[[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795934761-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Modification par lot → suppression des notices de récolement.>>image:1753796011088-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1122

1123

1124

[[Message de confirmation suppression.>>image:1753796065920-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1125

1126

1127

[[Résultats → suppression par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753796134120-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(((

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]

1148

* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]

1149

* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]

1150

* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]

1151

* [[MCC : export POP : signalement des biens constatés manquants ou volés >>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-france-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/specifications-d-export-vers-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france]]

1152

1153

* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]

1154

* [[Gérer les constats d'état de récolement>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/La%20r%C3%A9gie%20des%20collections/Cr%C3%A9er%20et%20g%C3%A9rer%20les%20constats%20d%27%C3%A9tat/#HCasparticulier:Commentdocumenterl2019E9tatdesbienslorsdurE9colement3F]]

1155

* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]

1156

* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]

1157

* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]

1158

* [[Rechercher dans Flora >>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]

1159

* [[Utiliser la recherche générique>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.FAQ Effectuer des recherches génériques dans l'espace de travail Administration.WebHome]]

1160

* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]

1161

* [[Exporter vers POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]

1162

* Gérer les évènements internes

1163

* [[Modifier des notices en lot>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Manipuler les données en masse.5\.F\. Modifications globales.WebHome]]

1164

* [[Référentiel des champs - Campagne de récolement>>doc:.Campagne de récolement.WebHome]]

1165

* (((

1166

[[Référentiel des champs - Notice de récolement>>doc:.Notice de récolement.WebHome]]

)))

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

__Communes__

* [[image:1753863617377-864.png||height="32" width="32"]] Créer

1177

1178

* [[image:1753863643894-162.png||height="31" width="30"]] Modifier

1179

1180

* [[image:1753877852633-767.png||height="28" width="28"]] Modifier par lot

__Campagnes__

* [[image:1753863617377-864.png||height="34" width="34"]] Ajouter un emplacement à récoler

1185

1186

* [[image:1753877997117-347.png||height="27" width="29"]] Actualiser

1187

1188

* [[image:1753863968641-612.png||height="33" width="34"]] Ajouter un panier à récoler

__Sous-campagnes__

* [[image:1753877543554-145.png||height="31" width="32"]] Terminer la saisie de la sous-campagne

1193

1194

* [[image:1753877570676-446.png||height="29" width="30"]] Démarrer les récolements

1195

1196

* [[image:1753877620819-280.png||height="31" width="28"]] Clôturer la sous-campagne

1197

1198

* [[image:1753878107306-294.png||height="29" width="29"]] Exporter vers RecolApp

1199

1200

* [[image:1753878266736-599.png||height="29" width="32"]] Formats d'impressions pour PV de récolement

1201

1202

* [[image:1753863920797-619.png||height="29" width="32"]]Filtrer les notices de récolement

1203

1204

* [[image:1753863617377-864.png]] Ajouter des biens à récoler

1205

1206

* [[image:1753878182828-182.png||height="30" width="30"]] Basculer en mode liste de résultats

1207

1208

* [[image:1753878385857-937.png||height="34" width="34"]] Récoler par action rapide

1209

1210

* [[image:1753877721227-351.png||height="36" width="39"]] Visualiser la notice de récolement

1211

1212

* [[image:1753863704139-919.png||height="35" width="35"]]Modifier la notice de récolement

)))

)))

(% style="text-align: center;" %)

1217

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