Récoler des biens

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(% class="wikigeneratedid" %)

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.

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10

Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.

)))

(((

= Qu'est-ce que le récolement décennal ? =

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Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :

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* De s'assurer de la **traçabilité des biens**,

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* De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,

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* D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,

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* De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.

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Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.

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= Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =

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Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :

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(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="background-color:#cbcbea; width:140px" %)**Table**|(% style="background-color:#cbcbea; width:314px" %)**Rôle**|(% style="background-color:#cbcbea; width:205px" %)**Exemple / Utilisation **

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|(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01

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|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles

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|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.

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== Préparer la base avant de récoler ==

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Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :

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1. (((

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**Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :

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* Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.

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* Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.

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)))

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1. (((

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**Une saisie documentaire suffisamment avancée** :

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* Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).

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* Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).

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)))

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1. (((

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**Des localisations fiables** :

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* Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.

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* Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.

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)))

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1. (((

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**Un périmètre clair** :

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* Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?

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* Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).

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)))

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== Étapes du récolement dans Flora ==

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Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :

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1. **Créer la campagne**

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Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.

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1. **Créer les sous-campagnes**

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À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.

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1. **Ajouter les biens à récoler**

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Automatiquement ou manuellement.

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1. **Effectuer le récolement**

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En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).

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1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**

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Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.

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== Fonctionnalités du module Récolement ==

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Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :

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(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Fonction**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Détail**

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|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe

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|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation

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|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée

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|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies

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|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable

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|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos

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|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont

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= Planifier les campagnes de récolement =

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La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).

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== Créer une campagne de récolement ==

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1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**

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1. Cliquez sur le bouton créer.

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1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).

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1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.

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)))

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[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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=== Numéro de récolement vs numéro de la campagne : quelle différence ? ===

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Lors de la création d’une campagne de récolement dans Flora, deux champs jouent un rôle structurant dans l’organisation et le suivi à long terme :

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|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Champ**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Définition**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Exemple / Utilisation**

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|**Numéro de récolement**|Identifie le cycle décennal de récolement en cours.|En 2022, on renseigne **2** (deuxième décennie : 2015–2025).

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|**Numéro de la campagne**|Permet de numéroter les campagnes menées dans un même cycle décennal.|**1** pour la première campagne de 2015, **2** pour celle de 2017, etc. Sert au suivi chronologique et à la planification progressive.

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124

Ce double repérage facilite **le pilotage multi-années** du récolement et l’édition des bilans décennaux exigés réglementairement.

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[[Ex. Création de la 12e campagne du second récolement.>>image:1753784941571-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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128

== Ajouter des sous-campagnes ==

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130

Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :

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(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Méthode**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Principe**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Cas d’usage privilégié**

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|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…

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|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…

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=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===

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1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.

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1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.

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1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.

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142

[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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148

==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====

149

150

1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.

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1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.

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1. Sélectionnez les notices à récoler.

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1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.

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155

[[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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158

[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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161

[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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164

[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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167

[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

168

169

170

=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===

171

172

1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.

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1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**

174

1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**

175

1. Cliquez sur **Valider.**

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177

Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :

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* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.

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* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.

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(% class="box warningmessage" %)

183

(((

184

Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.

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)))

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[[Campagne de récolement → bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → sous-campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==

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* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**.

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200

[[Campagne → loupe pour ouvrir la sous-campagne 2-10-2.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

201

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203

[[Résultat → ouverture de la sous-campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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206

* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.

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208

[[Sous-campagne → loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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211

[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

212

213

214

== Éditer le planning d'une campagne ==

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216

Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.

217

Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.

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219

[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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222

[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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225

= Récoler les biens =

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227

Une fois les campagnes et sous-campagnes créées, la phase de récolement peut débuter. Le récolement s’effectue depuis les sous-campagnes. Selon les cas, vous pouvez valider les biens sans anomalie, modifier plusieurs notices en lot ou saisir les constats directement dans chaque fiche.

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229

== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==

230

231

Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.

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233

Les filtres disponibles portent sur :

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* **Le numéro d’inventaire**

236

* **L'emplacement de référence théorique**

237

* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)

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239

Pour activer les filtres :

240

241

1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**

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1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités

243

1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.

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245

(% class="box infomessage" %)

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(((

247

Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone.

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)))

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250

[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

251

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253

[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01.>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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Pour désactiver le filtre :

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258

1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements.**

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1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.

260

261

[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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264

== Récoler des biens par action rapide ==

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L’action rapide permet de valider un ou plusieurs biens directement depuis la liste, sans ouvrir les notices de récolement. Elle s’utilise uniquement lorsque aucun constat ou anomalie n’est à signaler.

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268

Cette validation automatique renseigne les champs suivants :

* **Récolé le**

* **Récolé par**

* **État d'avancement** : récolé sur pièce et sur place

273

* **Conformité avec le registre** : Oui

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275

=== Récolement unitaire ===

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1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne.

278

1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice.

1. (((

Indiquez :

* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé

283

* La **date de récolement**, si différente de celle proposée

284

)))

285

1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.

286

287

[[Récoler un bien sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

288

289

290

[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

291

292

293

[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

294

295

296

=== Récolement par lot ===

297

298

1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler.

299

1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements.**

1. (((

Renseignez :

* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé

304

* La **date de récolement**, si différente de la date du jour

305

)))

306

1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.

307

308

(% class="box infomessage" %)

309

(((

310

Astuce : utilisez les **filtres** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.

311

)))

312

313

[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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318

319

[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

320

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322

[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

323

324

325

== Compléter les notices après une action rapide ==

326

327

Lorsque vous utilisez l'action rapide certains champs (constat sur le numéro d'inventaire, état sommaire...) ne sont pas automatiquement renseignés. Vous pouvez les compléter a posteriori grâce à la **modification par lot**.

328

329

Deux cas de figure se présentent :

330

331

=== Vous venez d’utiliser l’action rapide ===

332

333

1. Restez dans la sous-campagne et basculez en mode liste de résultats.

334

1. Dans la liste de résultats: filtrez sur les notices récolées sur pièce et sur place, puis, sélectionnez les notices concernées.

335

1. Lancez la modification par lot depuis la barre d’outils.

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337

[[Sous-campagne de récolement → bouton basculer en mode liste de résultats.>>image:1753798101538-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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340

[[Liste de résultats → filtre par état, sélection des notices et clic sur le bouton modifier par lot.>>image:1753798241006-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

341

342

343

[[Modification par lot → ajout d'un constat sur le numéro d'inventaire.>>image:1753798415579-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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346

[[Résultat → modification effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753798478529-138.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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348

349

=== Vous souhaitez revenir sur des notices plus tard ===

350

351

1. Effectuez une recherche ciblée dans le menu **Hist. biens récolés** de l’espace de travail **Récoler **:

352

353

* Par **date de récolement** (index Récolé le) ;

354

* Par **agent récoleur** (index Récolé par) ;

355

* Par **état d’avancement**, en filtrant par exemple sur Récolé sur pièce et sur place.

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357

(% start="2" %)

358

1. Une fois la sélection faite, cliquez sur Modifier le lot de fiches pour compléter les champs nécessaires.

359

360

[[Historique des biens récolés → Rechercher tous les biens récolés sur pièce et sur place le 29/07/2025, par l'administrateur Flora.>>image:1753798597551-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

361

362

363

[[Liste de résultats → sélection des notices et clic sur le bouton modifier par lot.>>image:1753798737285-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

364

365

366

[[Modification par lot → ajout d'informations sur la couverture photographique des oeuvres.>>image:1753798829168-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

367

368

369

[[Résultat → modification effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753798883229-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

370

371

372

== Récoler un bien via la notice de récolement ==

373

374

Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.

375

376

Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :

377

378

* Marquage défaillant ou absent

379

* État de conservation dégradé

380

* Non-conformité avec le registre ou la base

381

* Mauvaise localisation

382

* Bien non vu, détruit ou manquant

383

* Saisie d'un constat d'état complémentaire

(((

Procédure à suivre :

1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler.

389

1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement.**

390

1. (((

391

Renseignez les anomalies constatées :

392

393

* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**

394

* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)

395

)))

396

1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner).

397

1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.

398

399

[[Choix d'une notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

400

401

402

[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

403

404

405

[[Résultat → affichage du bien récolé avec suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

406

407

408

== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==

409

410

Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).

Procédure :

1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**

415

1. Repérez le bien concerné

416

1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.

417

1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.

418

419

(% class="box infomessage" %)

420

(((

421

Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.

422

)))

423

424

[[Depuis une sous-campagne → loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

425

426

427

[[Depuis un bien → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

428

429

430

[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Notice de récolement → loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

439

440

441

[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

442

443

444

== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==

445

446

Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.

447

448

Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :

449

450

|(% style="background-color:#cbcbea; width:122px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:672px" %)**État de la notice**

451

|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé

452

|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)

453

|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement

454

455

(% class="box infomessage" %)

456

(((

457

Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.

458

)))

459

460

[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

461

462

== Relocaliser un bien pendant le récolement ==

463

464

Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.

465

466

(% class="box warningmessage" %)

467

(((

468

La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.

469

)))

470

471

=== Notions d'emplacements ===

472

473

Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :

474

475

(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

476

**Terme**

477

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

478

**Définition**

479

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

480

**Usage courant**

481

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

482

**Évolue automatiquement dans la notice du bien ?**

483

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

484

**Équivalence notice de bien**

485

)))

486

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

487

Emplacement de référence théorique (ou ancien)

488

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

489

Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien

490

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

491

Sert de base à la préparation des campagnes

492

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

493

Non

494

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

495

Emplacement de référence

496

)))

497

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

498

Nouvel emplacement de référence

499

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

500

Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement

501

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

502

Si le bien a définitivement changé de lieu

503

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

504

Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement

505

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

506

Emplacement de référence

507

)))

508

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

509

Localisation temporaire théorique (ou ancienne)

510

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

511

Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien

512

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

513

Utilisée en cas de mouvements planifiés

514

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

515

Non

516

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

517

Localisation temporaire

518

)))

519

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

520

Nouvelle localisation temporaire

521

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

522

Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement

523

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

524

Sert à signaler un changement temporaire de place

525

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

526

Non, valeur uniquement informative

527

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

528

Localisation temporaire

529

)))

530

531

=== Procédure pour relocaliser un bien ===

532

533

1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.

534

1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.

535

1. (((

536

Dans les champs dédiés :

537

538

* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.

539

* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.

540

)))

541

1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).

542

1. Cliquez sur **Enregistrer**.

543

544

(% class="box warningmessage" %)

545

(((

546

La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.

547

)))

548

549

[[Sous-campagne de récolement → bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

550

551

552

[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence avec date, agent récoleur et état d'avancement modifié.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

553

554

555

[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

556

557

558

== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==

559

560

Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.

561

562

(% class="box infomessage" %)

563

(((

564

Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.

)))

Procédure :

1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.

570

1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **

571

1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.

572

1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.

573

1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.

574

1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.

575

576

(% class="box infomessage" %)

577

(((

578

Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.

579

La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.

580

Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.

581

)))

582

583

[[Sous-campagne de récolement → numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

584

585

586

[[Notice de bien → bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

587

588

589

[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

590

591

592

[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

593

594

595

== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==

596

597

En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.

598

599

(% class="box infomessage" %)

600

(((

601

Si vous effectuez le récolement via l'application **RecolApp**, **n’utilisez pas la fonctionnalité d’ajout de biens après la génération de la sous-campagne**.

602

603

* Cette fonction est réservée à un usage en saisie directe dans Flora.

604

* Les biens ainsi ajoutés, dont l’emplacement de référence ne correspond pas à celui défini dans la sous-campagne, **ne seront pas pris en compte dans l’export vers RecolApp** et **ne pourront donc pas être récolés en mode déconnecté**.

605

)))

606

607

=== Ajouter un bien déjà existant ===

608

609

S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.

**Procédure :**

1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.

614

1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.

615

1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.

616

1. Sélectionnez le bien dans les résultats.

617

1. Cliquez sur **Valider **puis sur **Oui** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.

618

619

[[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

620

621

622

[[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

623

624

625

[[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

626

627

628

[[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

629

630

631

=== Ajouter un bien non existant ===

632

633

Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.

**Procédure :**

1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.

638

1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.

639

1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.

640

1. Une **grille de saisie rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.

641

1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.

642

1. Sinon, cliquez sur **Valider**.

643

644

(% class="box infomessage" %)

645

(((

646

La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne

647

)))

648

649

[[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

650

651

652

[[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

653

654

655

[[Création d'un nouveau bien → saisie des données et validation.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

656

657

658

[[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

659

660

661

== Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==

662

663

**Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.

664

665

Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :

666

667

(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Source|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Support utilisé sur le terrain|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mise à jour dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Particularités

668

|**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main

669

|**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.

670

671

Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :

672

673

* **La campagne de récolement** doit avoir été créée,

674

* **Les sous-campagnes** doivent être définies,

675

* **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,

676

* Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.

677

678

(% class="box infomessage" %)

679

(((

680

Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.

681

)))

682

683

=== Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ===

684

685

Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :

686

687

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Format d’impression**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Objectif principal**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Utilisation recommandée**

688

|Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain

689

|Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles

690

691

Procédure d’accès aux formats d’impression :

692

693

1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée.

694

1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils.

695

1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée.

696

1. (((

697

Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.

698

)))

699

700

(% class="box infomessage" %)

701

(((

702

Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.

703

)))

704

705

[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

706

707

708

[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

709

710

711

[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

712

713

714

=== Export RecolApp ===

715

716

Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.

717

718

Procédure d’export vers RecolApp :

719

720

1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.

721

1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**.

722

1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp.

723

724

(% class="box infomessage" %)

725

(((

726

Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import.

727

)))

728

729

[[Sous-campagne de récolement → bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

730

731

732

= Suivre l'avancement du récolement =

733

734

Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne et des sous-campagnes. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.

735

736

== Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==

737

738

Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.

739

740

Ce suivi repose sur trois actions principales :

741

742

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Étape**|(% style="background-color:#cbcbea; width:498px" %)**Description**|(% style="background-color:#cbcbea; width:221px" %)**Icône associée**

743

|**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

744

|**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

745

|**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

746

747

[[Sous-campagne → bouton mise à jour de l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

748

749

750

Une fois ces étapes réalisées :

751

752

* Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**.

753

* Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**.

754

* Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**.

755

756

(% class="box infomessage" %)

757

(((

758

Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.

759

)))

760

761

[[Campagne → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

762

763

764

== Suivre l'avancement d'une campagne ==

765

766

Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.

767

768

Pour modifier l’état d’avancement :

769

770

1. Ouvrez la fiche de la campagne.

771

1. Passez en modification.

772

1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).

773

1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.

774

775

Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global :

776

777

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**

778

|Orange|Campagne en préparation

779

|Vert|Campagne en cours

780

|Gris|Campagne clôturée

781

782

(% class="box infomessage" %)

783

(((

784

Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.

785

)))

786

787

[[Campagne → bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

788

789

790

[[Campagne → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

791

792

793

[[Campagne → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

794

795

796

[[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

797

798

799

== Suivi du récolement depuis le tableau de bord ==

800

801

En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, **le tableau de bord de Flora** offre un suivi global et synthétique du récolement.

802

803

Depuis la page d’accueil, trois encarts dédiés permet d’accéder en un clic :

804

805

* Aux **états d’avancement des objets récolés**, avec des liens directs vers les notices concernées,

806

* Aux **campagnes de récolement**, affichées selon leur statut (en préparation, en cours, clôturées),

807

* Aux **suites à donner** en post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).

808

809

Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une **vision transversale** de l’ensemble des opérations.

810

811

(% class="box infomessage" %)

812

(((

813

**Astuce** : servez-vous de ces raccourcis du tableau de bord pour accéder rapidement aux notices à compléter ou vérifier l’état d’une campagne, sans passer par les espaces de travail ni les menus.

814

)))

815

816

[[Ex. Tableau de bord → Suivi des récolements ; Récolement : travaux à réaliser ; Suivi des campagnes.>>image:1753784386186-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

817

818

819

= Produire les statistiques et les procès-verbaux =

820

821

Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**.

822

823

(% class="box infomessage" %)

824

(((

825

Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.

826

)))

827

828

== Pour une sous-campagne ==

829

830

* Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.

831

* Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.

832

833

[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

834

835

836

[[Ex. Format d'impression →** liste des biens vus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

837

838

839

== Pour la campagne entière ==

840

841

* Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.

842

* Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.

843

844

[[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

845

846

847

[[Ex. Format d'impression → **Statistiques pour PV de récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

848

849

850

= Exploiter les données du récolement via la recherche =

851

)))

852

853

En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**.

854

855

Ces recherches permettent de :

856

857

* préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),

858

* suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),

859

* ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.

860

861

Elles s’appuient sur les tables **campagnes **et **historique des biens récolés**.

862

863

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de recherches utiles.

864

865

== Dans les campagnes ==

866

867

=== Identifier les campagnes terminées du second récolement et dont le procès-verbal reste à éditer ===

868

869

**Objectif** : repérer, dans le **deuxième récolement décennal**, les campagnes clôturées, mais pour lesquelles le **PV n’a pas encore été produit**.

**Méthode** :

1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.

874

1. Sélectionnez la **table Campagnes. **

875

1. (((

876

Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :

877

878

* Numéro de récolement = 2

879

* État d’avancement = terminé PV à éditer

880

)))

881

1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.

882

883

[[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753781567199-110.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

884

885

886

== Dans l'historique des récolements ==

887

888

=== Identifier les biens récolés lors du premier récolement et nécessitant un marquage ===

889

890

**Objectif :** lister les objets déjà récolés lors de la **campagne n°1** du récolement, pour lesquels une **action de marquage** a été identifiée comme suite à donner.

891

892

(% class="box infomessage" %)

893

(((

894

Ce type de recherche permet de suivre les anomalies constatées et d'établir un plan d'action pour les traiter en post-récolement.

)))

**Méthode :**

1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.

900

1. Sélectionnez la **table Historique des biens récolés**

901

1. (((

902

Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :

903

904

* Numéro de récolement = 1

905

* Suites à donner contient = à marquer

906

)))

907

1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.

908

909

[[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

== Dans les biens ==

=== Vérifier la documentation photographique des biens ===

915

916

**Objectif : **Distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.

917

918

Cette recherche nécessite **de croiser plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) **via la recherche par liens.

**Méthode : **

1. Rendez-vous dans la table **Biens > Recherche par liens**.

923

1. Recherchez sur les tables Récolements (par campagne ou numéro de récolement) et Photos (par support technique).

924

1. Filtrez par **type de support** : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE. Cela suppose que les photos sont bien **liées aux notices de biens** et que le champ **Support technique** est renseigné.

925

1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.

926

927

[[Recherche par liens sur les biens → ex. distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.>>image:1753780719842-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

928

929

930

= Saisir un récolement hors campagne =

931

932

Dans certains cas, vous pouvez être amené à réaliser un récolement en dehors du cadre structuré des campagnes. Cela peut être le cas si votre établissement ne dispose pas du temps ou des ressources nécessaires pour planifier en amont.

933

934

Flora permet alors de créer une **notice de récolement directement depuis la fiche d’un bien**.

935

936

(% class="box infomessage" %)

937

(((

938

* **Avantage** : procédure rapide, adaptée à un besoin immédiat (récolement à la volée).

939

* **Limite** : pas de structuration préalable, pas de sélection groupée, ni d’exports globaux associés.

940

)))

941

942

(% class="wikigeneratedid" id="HProcE9duredecrE9ationd2019unrE9colementponctuel" %)

943

**Procédure de création d’un récolement hors campagne : **

944

945

1. Recherchez la notice du bien concerné.

946

1. Ouvrez la fiche et cliquez sur le bouton **Récolement complémentaire hors campagne**.

947

1. Une **notice de récolement** est automatiquement créée et liée au bien.

948

1. Vous pouvez saisir immédiatement les constats (présence, état, localisation…).

949

1. Il est également possible de **lier cette notice à une campagne existante**, si besoin.

950

1. Une fois les données saisies, cliquez sur **Enregistrer.**

**Résultat : **

* La nouvelle notice de récolement s’affiche dans la table des récolements.

955

* Elle est rattachée au bien concerné.

956

* Le champ **Dernier récolement** est automatiquement mis à jour dans la fiche du bien.

957

958

[[Notice de bien → Bouton récolement complémentaire hors campagne.>>image:1753783229275-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

959

960

961

[[Notice de récolement → saisie des données et enregistrement. >>image:1753783579343-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

962

963

964

[[Résultats → notice de récolement enregistrée avec les données saisies ; lien automatique avec le bien.>>image:1753783660195-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

965

966

967

[[Notice de bien → champ **Dernier récolement** mis à jour.>>image:1753783780493-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

968

969

970

= Gérer le post-récolement =

971

972

Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires peuvent être menées pour assurer la continuité de la gestion des collections et préparer les suites nécessaires : signalement des biens manquants, planification des traitements ou valorisation des constats établis.

973

974

== Signaler les biens manquants sur POP/Joconde ==

975

976

Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent signaler sur la plateforme POP les biens constatés comme manquants ou volés à l’issue du récolement décennal.

977

978

La passerelle d'export POP/Joconde de Flora Musées a été adaptée pour répondre à cette obligation. Elle permet de générer un fichier d’export conforme, à verser sur la plateforme du ministère.

979

980

== Organiser les traitements post-récolement ==

981

982

Lorsque le récolement met en évidence des constats nécessitant des interventions (reprise de marquage, prises de vue, chantiers de traitement...), il est possible de formaliser ces suites dans Flora.

983

984

Pour cela, vous pouvez **créer des événements internes** pour suivre, organiser et documenter les actions à réaliser.

985

986

Cas d'usage fréquents :

987

988

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; width:397px" %)**Constat lors du récolement**|(% style="background-color:#cbcbea; width:580px" %)**Type d’événement à créer**

989

|(% style="width:397px" %)Marquage absent ou défectueux|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Marquage**

990

|(% style="width:397px" %)Bien à photographier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Photographie**

991

|(% style="width:397px" %)Lot d’objets à inventorier ou à étudier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : chantier des collections**

992

|(% style="width:397px" %)Bien à restaurer|(% style="width:580px" %)**Traitement de conservation et analyse**

993

994

== Clôturer les suites à donner ==

995

996

Une fois les actions correctives réalisées, il est important de **mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées**.

997

998

=== Sur une notice individuelle ===

999

1000

1. Ouvrez la notice de récolement.

1001

1. Cliquez sur **Modifier**.

1002

1. Mettez à jour le champ **État d’avancement** avec **Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées**.

1003

1. Cliquez sur **Enregistrer**.

1004

1005

[[Notice de récolement → bouton modifier.>>image:1753790854237-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1006

1007

1008

[[Notice de récolement → modification du champ **État d'avancement **et enregistrement. >>image:1753790958225-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1009

1010

1011

[[Résultat → état d'avancement mis à jour dans la notice de récolement.>>image:1753790973902-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1012

1013

1014

=== Par lot de fiches ===

1015

1016

1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées dans **l'Historique des biens récolés**.

1017

1. Sélectionnez les notices à modifier.

1018

1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.

1019

1. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ **État d’avancement **et renseignez la nouvelle valeur.

1020

1. Lancez le traitement.

1021

1022

(% class="box infomessage" %)

1023

(((

1024

**Astuce** : vous pouvez utiliser l’option **Forcer** dans la modification par lot si le champ contient déjà une valeur, et que vous souhaitez la remplacer pour toutes les notices sélectionnées.

1025

)))

1026

1027

[[Historique des biens récolés → exemple de recherche (biens à marquer du second récolement).>>image:1753791279467-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1028

1029

1030

[[Liste de résultats → sélection des biens et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753791358344-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1031

1032

1033

[[Modification par lot → Remplacer les données du champ **État d'avancement**. >>image:1753791404806-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1034

1035

1036

[[Résultat → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753791575103-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1037

1038

1039

= Supprimer des notices de récolement =

1040

1041

Il peut vous arriver de **générer par erreur des notices de récolement** : mauvaise sélection de biens, bien déjà récolé, etc. Ces notices, une fois créées, **ne peuvent pas être supprimées directement**, car elles sont **liées à des notices de biens**.

1042

1043

[[Message d'erreur → notice de récolement liée à un bien. Suppression impossible.>>image:1753793142544-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1044

1045

1046

Lorsque vous avez généré par erreur des notices de récolement, la suppression doit se faire en deux temps :

1047

1048

== Supprimer le lien entre les notices de biens et les notices de récolement ==

1049

1050

1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire** > menu **Bases**.

1051

1. **Recherchez les biens concernés** dans la table des biens (par emplacement, leur numéro d’inventaire, par discipline, ou la campagne associée ou tout autre critère pertinent).

1052

1. **Sélectionnez les notices de biens** concernées dans la liste de résultats.

1053

1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches** .

1054

1. (((

1055

Dans l'écran de modification par lot :

1056

1057

* Choisissez l’onglet **Remplacer**.

1058

* Sélectionnez le champ Récolement en cours (LAST_RECOL_KEY).

1059

* Cochez l’option **Forcer**.

1060

* Laissez le champ **Nouvelle valeur** vide.

1061

* Cliquez sur **Lancer le traitement**.

1062

)))

1063

1064

(% class="box infomessage" %)

1065

(((

1066

Cette étape supprime le lien entre chaque bien et sa notice de récolement, ce qui rend ensuite leur suppression possible.

1067

)))

1068

1069

>(% class="small" %)Le 29/07/2025, l’administrateur Flora a par erreur généré et récolé des notices de récolement pour des biens déjà récolés un an plus tôt, dans le cadre du même récolement décennal. En analysant la situation, il remarque que toutes ces notices ont en commun la discipline **Sciences de la vie**. Pour procéder à leur suppression, il doit d’abord identifier les biens concernés.** Astuce** : pour maximiser vos chances de cibler précisément ces notices, utilisez **la recherche par liens**, en combinant la table **Biens **avec la table **Récolements**.

1070

1071

[[Ex. Recherche par liens sur les biens.>>image:1753794810591-354.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1072

1073

1074

[[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795344962-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1075

1076

1077

[[Modification par lot → remplacement par le vide du champ **Récolement en cours**.>>image:1753795486438-256.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1078

1079

1080

[[Résultats → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753795557143-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1081

1082

1083

== Supprimer les notices de récolement en lot ==

1084

1085

(% class="box infomessage" %)

1086

(((

1087

Une fois le lien rompu avec les notices de biens, la suppression s’effectue sans erreur bloquante.

1088

)))

1089

1090

1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Récoler** > menu **Récolement**.

1091

1. Lancez une **recherche dans la table Historique des biens récolés** pour retrouver les notices à supprimer (par date de récolement, campagne, agent récoleur ou tout autre critère pertinent).

1092

1. Sélectionnez les notices de récolement concernées dans la liste.

1093

1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches** .

1094

1. (((

1095

Dans l'écran de modification par lot :

1096

1097

* Choisissez l’onglet **Supprimer**.

1098

* Cochez l’option** Ignorer les erreurs**.

1099

* Cliquez sur **Lancer le traitement**.

1100

* Confirmez la suppression en cliquant sur **Oui**.

1101

)))

1102

1103

>(% class="small" %)L'administrateur Flora peut maintenant rechercher les notices de récolement à supprimer.

1104

1105

[[Historique des biens récolés → ex. recherche experte.>>image:1753795780592-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1106

1107

1108

[[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795934761-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Modification par lot → suppression des notices de récolement.>>image:1753796011088-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1114

1115

1116

[[Message de confirmation suppression.>>image:1753796065920-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

1117

1118

1119

[[Résultats → suppression par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753796134120-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(((

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]

1140

* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]

1141

* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]

1142

* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]

1143

* [[MCC : export POP : signalement des biens constatés manquants ou volés >>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-france-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/specifications-d-export-vers-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france]]

1144

1145

* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]

1146

* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]

1147

* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]

1148

* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]

1149

* [[Rechercher dans Flora >>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]

1150

* [[Utiliser la recherche générique>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.FAQ Effectuer des recherches génériques dans l'espace de travail Administration.WebHome]]

1151

* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]

1152

* [[Exporter vers POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]

1153

* Gérer les évènements internes

1154

* [[Modifier des notices en lot>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Manipuler les données en masse.5\.F\. Modifications globales.WebHome]]

1155

* [[Référentiel des champs - Campagne de récolement>>doc:.Campagne de récolement.WebHome]]

1156

* (((